7 tips for å skape den perfekte profesjonelle epost signaturen

Hver profesjonell trenger å lære å skrive profesjonelle e-postmeldinger - og ikke bare for å fremme sin karriere. Hvordan skrive Amazing Emails kan videre din karriere. Hvordan skrive Amazing Emails kan videre din karriere. Sending profesjonelle e-postmeldinger gir et immaterielt løft til din online (og offline ) omdømme. Den ultimate målestokken for kunstfull e-post er om du kan pose en jobb eller lande en konsert med bare en imponerende epost ... Les mer. Det kan være tøft, spesielt når du må håndtere uhøflig, sint eller til og med trollhvide personer. 10 Email Tips for å håndtere Angry, Trollish eller Rude Emails. 10 Email Tips for å håndtere Angry, Trollish eller Rude Emails. Det er utrolig frustrerende å sjekk e-post innboksen din for å finne en helt hatefull melding. Hvorfor fungerer i verden slik som i verden? Med det sagt, bør du lære å forsvare deg selv mens ... Les mer, men er det ikke en ærefull ting å ta stolthet i e-postene du sender ut?

Vi har skrevet mye om hvordan du sender e-post som et proff. Hvordan e-post som et proff Hvordan e-post som et proff. Det er mange faktorer som spiller inn i e-post effektivitet - ikke bare å skrive e-postene, men å sette inn innboksen, administrere e-postmeldinger, vite når du skal sjekke e-post, og mer. Øk effektiviteten til e-post betyr ... Les mer, men et aspekt som regelmessig overses er e-signaturen. Mange mennesker har ikke en, og de som har en, kaster bort potensialet. Plus, hvis du er den typen person som har e-postangst. 5 Tips for å avslutte e-postmeldingen Angst 5 tips for å avslutte e-postforsendelsesangst Internett-etikett kan være et berøkt emne, og selv om jeg ikke anser meg selv for Miss Manners Internett, prøver jeg mitt beste for å være høflig med hvordan jeg handler online. Gitt, jeg er ... Les mer, en signatur kan bety en mindre ting å bekymre seg for per e-post.

Tenker på å sette en signatur for deg selv Du kan også dra nytte av kraften i e-post signaturer du kan også dra nytte av kraften i e-post signaturer En signatur forteller deg noe om en personlighet. På samme måte som to mennesker nesten ikke skriver like, tegner de seg også annerledes. Slik kom "vitenskapen" til grafikken til. Men den digitale tidsalderen og e-posten ... Les mer? Her er hva du trenger å vite for å få mest mulig ut av det.

1. Bruk høyre delimiter

En avgrensning er en tegnsekvens som brukes til å markere hvor en ting slutter og en annen begynner. I lekmanns vilkår er det hva du skriver for å si “Min epost slutter her, min signatur starter her”. Mest moderne e-postklienter Du bør Ditch Webmail for en stasjonær e-postklient hvis ... Du bør Ditch Webmail for en stasjonær e-postklient Hvis ... For noen år siden var webmail all rave. Lurer på om det er på tide å bytte tilbake til en stasjonær e-postklient? Se ikke lenger. Vi viser deg fordelene ved en lokal posttjeneste. Les mer vil skille signaturen fra e-postkroppen hvis en signatur er oppdaget.

(email body)
-
(e-post signatur)

For det må du bruke en avgrenser som e-postklienten gjenkjenner. Heldigvis er det en akseptert standard som de fleste moderne e-postklienter bruker: to vanlige bindestreker etterfulgt av et mellomromstegn (-). Denne avgrenseren skal være på egen linje før signaturen.

2. Hold det enkelt

Som med de fleste skrive-relaterte ting, er mindre mer når det gjelder e-signaturer. Bare de mest essensielle elementene bør inkluderes, noe som betyr å kaste ut alt annet som kanskje ikke er nyttig. Jo mer rot du har, desto mindre sannsynlig vil mottakeren din faktisk lese den.

Så hva skal du definitivt inkludere?

• Navn
• Tittel
• Selskap
• Telefonnummer
• Epostadresse

Avhengig av ditt felt og posisjon, kan du også inkludere en postadresse, men det kan ende med å bli for mye. Hvis du fremdeles bruker faksmaskiner, fortsett og legg til et faksnummer. Eventuelle andre detaljer utover dette er ikke-kritisk. Du kan legge til flere, men bare hvis du kan rettferdiggjøre det.

Det store spørsmålet er, hva med sosiale medier profiler? Hvis du føler at du absolutt må inkludere dem, prøv å holde den til en eller to. De tre beste kandidatene er LinkedIn, Facebook og Twitter. Velg de to du bruker mest. Mer enn det, og du risikerer rot.

3. Hold det kort

Hvis du holder på med rådene for å holde det enkelt, bør det ikke være vanskelig å holde det kort - men likevel kan det være lett å la deg vekte og ende opp med en stor signatur, selv om den ikke sier mye. Kondense alt så mye du kan.

Tommelfingerregelen er at det er bedre å strekke seg horisontalt enn vertikalt. Prøv å holde alt på fire linjer eller mindre. Hvis du overskrider det, kan signaturen din virke for stor, og det betyr at mottakere vil være mindre sannsynlig å plage å lese det.

Navn
Tittel på selskapet
[email protected] | Tlf: (###) ### - #### | Faks: (###) ### - ####

Så vær ikke redd for å kombinere flere elementer på samme linje. Standarden er å skille flere elementer ved hjelp av et rørkarakter (|), men du kan bruke noe lignende hvis du vil, for eksempel midtpunktet (·) eller emdash karakteren (-).

4. Hold det subtilt

Her kan ting bli vanskelig. Av de menneskene som bruker e-signaturer, prøver for mange av dem altfor hardt for å sikre at signaturene deres stikker ut som ømme tommel. Tross alt, vil du at mottakeren skal ta varsel og sjekke ut dine profiler, rett?

Problemet er at e-signaturen din ikke skal være den tingen som skiller deg fra alle andre. I stedet er e-postkroppen der du overbeviser mottakeren om at du er verdt tiden sin. Hvis e-postkroppen har gjort jobben sin, vil mottakeren oppsøke signaturen din, uansett hvor kjedelig eller glemsom det er.

Din signatur bør bare være der av en grunn: å fortelle dem hvordan du kommer til deg. Hold den subtil. Ingen prangende farger, ingen intens formatering, og definitivt holde grafikken til et minimum. En høy signatur kan til og med vende en mottaker 7 Netiquette Retningslinjer for skriving av e-post og foruminnlegg 7 Netikettretningslinjer for skriving av e-post og foruminnlegg Netiquette er kort for nettverk eller internettikett. Den omfatter det spesielle settet av sosiale konvensjoner som finnes i online-interaksjoner. Mens netikett er veldig lik god oppførsel eller etikett i offline møter, er det ... Les mer hvem var Overbevist av e-postkroppen.

5. Bruk flere signaturer

Hvis din e-postklient tillater flere signaturer, bør du vurdere å utnytte det. For eksempel kan du sette opp en sesongbetegnelse med en “god jul!” melding i ferien månedene. Eller kanskje du kan sette opp forskjellige signaturer for sammensatte e-post versus svar.

Tross alt, hvis du svarer på noens e-post, vet de trolig allerede hvem du er, så mye av den vanlige informasjonen i en e-post signatur blir unødvendig. En signatur for svar kan bli kuttet ned og bare satt inn for smakformål (for å gjøre e-posten din profesjonell).

Bare vær sikker på at du ikke går overbord med dette!

6. Vær forsiktig med HTML og vCards

E-post kan sendes på to måter: ren tekst og HTML. Enkel tekst er stor fordi hver e-postklient kan håndtere den, men du mister tekstformatering, hyperlink, etc. HTML er fint på grunn av hva det kan gjøre, men noen e-postklienter kan ikke vise meldingene dine som beregnet.

Og så er det vCards, som i utgangspunktet er elektroniske visittkort. De er nyttige i teorien, men ikke så bra i praksis fordi få mennesker faktisk bryr seg om dem. Faktisk vet de ikke engang hva de er. Dessuten skal signaturen din ha alle dine relevante detaljer, noe som gjør vCards litt overflødig.

Jeg sier deg ikke kan ikke bruk HTML eller vCards, men det er potensielle ulemper å tenke på. Det kommer ned til de menneskene du sender på e-post, og om du er ok med en og annen irritert mottaker. Jeg tror personlig at folk skal holde fast med vanlige visittkort. 13 Kreative visittkortidéer som hjelper deg med å skille seg ut. 13 Kreative visittkortidéer som hjelper deg med å stå ute I den grove og tommelfingerverdenen kan ingenting hjelpe deg med å skille seg utover en minneverdig visittkort. Her er noen ideer som kan hjelpe deg med å skille seg ut. Les mer .

7. Test med flere e-postklienter

Når e-postsignaturen din er satt og klar til å gå, er det en siste ting du trenger å gjøre: send en epost til deg selv og sørg for at du sjekker hva signaturen ser ut til å bruke så mange forskjellige e-postklienter som mulig. I det minste bør du sjekke med Outlook, Gmail og noen få mobilapper.

Den siste tingen du vil ha, er en e-signatur som ser bra ut i din egen e-postklient, men ser helt ut i noe som Gmail, noe som ikke alltid fungerer bra med ting som HTML. Alltid dobbeltsjekk bare for å være sikker på at det ser ut som forventet.

Bruker du e-post signaturer?

Tingen om e-post er at den ikke går overalt når som helst snart Oddhistorien om hvordan e-posten ble så jævlig populær Den merkelige historien om hvordan e-posten ble så jævlig Populær e-post virker som en så primitiv teknikk. Hvordan ble det blitt så populært? Og hvordan kommer vi fremdeles bruker den til i dag? Her er historien om hvordan alt skjedde. Les mer, så hvis du ikke allerede har det, bør du virkelig se nærmere på disse tipsene for å forbedre e-post effektiviteten. 7 E-post effektivitetstips for å få mer e-post ferdig, raskere 7 E-post effektivitetstips for å få mer e-post ferdig, raskere Livet dreier seg om kommunikasjon og Bokstavelig talt blir ingenting oppnådd uten det. E-post er et kommunikasjonsverktøy som er ment å gjøre livet enklere. I stedet for å skrive inn et brev eller prøve å fange noen ... Les mer. Signaturer er ikke den eneste måten å gjøre livet ditt lettere. For eksempel kan hermetiske svar spare deg mye tid E-post Raskere og bedre med hermetiske svar E-post raskere og bedre med hermetiske svar Har du ikke tid til å lage mat lunsj? Ikke noe problem, ta en boks. Trenger du en campingplass som ikke går dårlig? Lett, få litt hermetikk. Er du lei av å skrive de samme e-post svarene? Prøv hermetisert e-post! Tenk ... Les mer .

Bare husk å ta de riktige sikkerhetsregler for e-post 7 Viktige e-postsikkerhetstips du bør vite om 7 Viktige e-postsikkerhetstips du bør vite om Internett-sikkerhet er et emne som vi alle vet å være viktige, men det sitter ofte ofte tilbake i fordypningene av våre sinn, lure oss selv til å tro at "det kommer ikke til å skje". Enten ... Les mer så du ikke ender med en malware-ridd datamaskin eller ved et uhell gi bort livet ditt til en av de beryktede nigerianske prinsene.

Hva synes du om e-signaturer? Bruker du dem for kontoene dine? Hva er ditt største kjæledyr når du ser andres e-signatur? Del dine tanker med oss ​​i kommentarene nedenfor!

Bildekreditter: Eksempel signatur via Small Business Sense, Holiday Email ved legenda via Shutterstock, visittkort av Irina Bg via Shutterstock