5 måter Xero kan hjelpe med økonomien din

Regnskap kan være forvirrende Topp 12 Regnskapskurs online for å lukke ferdigheten din Gap Top 12 Regnskapskurs online for å lukke din ferdighetskap Takket være billige og gratis høykvalitets online kurs, er det enklere enn noensinne å være din egen finansdirektør for din nye eller eksisterende virksomhet . Les mer, tidkrevende, og (hvis du må betale en profesjonell revisor) dyrt.

Det er derfor ikke overraskende at regnskapsmessig programvare har begynt å øke i popularitet blant frilansere og småbedriftseiere.

Slike programvare er typisk skreddersydd til landet der du bruker det, kan håndtere alle aspekter av bokføringsprosessen, og er mye mer kostnadseffektiv enn å betale en profesjonell.

En av de mest populære løsningene er Xero. Vi tar en titt på hva det er og hva du kan gjøre med det.

Hva er Xero?

Xero ble grunnlagt i New Zealand tilbake i 2006 og har siden vokst til å ha over 600.000 brukere. De tilbyr deres produkt basert på det vanlige “programvare som en tjeneste” (SaaS) -modellen, slik at du ikke trenger å laste ned noe for å kunne bruke det.

De har fått mye anerkjennelse fra industrien, inkludert to Webby Awards i 2009 og en i 2010, en Fast Company Innovation by Design Award i 2012, og mest imponerende, første plass i Forbes Magazine “100 mest innovative vekstselskaper” liste i 2014.

Selve produktet er en av de mest multifunksjonelle delene av regnskapsmessig programvare på markedet i dag, og tilbyr nesten alt som enten en liten bedrift eller en frilanser må være vellykket.

De viktigste funksjonene er:

• • Kontantstrømstyring (online regnskap, bankavstemming, budsjettrapporter og lagerstyring)

Faktura (sende, betale og utstede sitater)

• Betalingshåndtering (kostnadskrav, regninger og innkjøpsordrer)
• Lønnsadministrasjon (inkludert tidsskrifter og standard lønnsløp)
• Skattestøtte (W-2s, 1099s, salgsskattberegninger og innlevering)

Men hva er de fem mest nyttige funksjonene? La oss undersøke.

Avgift

Ah, skatt ... Federal 940s, W-2s, 1099s, arbeidsskatt, arbeidsledighetskatter - hva betyr det hele?!

Mens Xero ikke kan lære deg om alle de enkelte føderale og statslige skattekoder og skjemaer (selv om de har en god grunnleggende hjelpeguide), kan det gjøre beregning av dem og sende dem mye lettere.

For eksempel vil det la deg straks finne ut hvor mye du skal arkivere på W-2 og 1099-tallet. Det vil til og med fjerne den uendelige forvirringen over 1099 leverandørklassifisering ved å la deg kjøre en rapport og foreta nødvendige justeringer.

Her er en titt på prosessen:

For å legge inn en W-2 (uten tvil den vanligste skatteformen i USA), må du først opprette en ansatt. Gjør dette ved å klikke Lønn> Legg til ansatt og fyller inn de nødvendige personopplysningene.

Deretter må du fylle ut deres sysselsettingsdetaljer - inkludert lønnsdata og deres personnummer. Selvfølgelig bør du allerede ha alle dine medarbeideropplysninger, men hvis du ikke legger til det her, vil det føre til at du ikke kan legge personen til lønnslisten din.

Til slutt kan du legge til sine individuelle føderale og statlige skatteopplysninger. Det bør bemerkes at dette fortsatt kan være et potensielt minfelt for ikke-profesjonelle. Det kan være lurt å betale en regnskapsfører for å sørge for at dette er riktig satt opp - det er selvstyrende deretter, så du vil fortsatt spare mye på avgifter i det lange løp.

Når du har en ansatt fullstendig satt opp, må du også sette opp egen skatt. Du vil ikke kunne opprette en lønn (og dermed generere avkastningsdata) til du har gjort dette.

Navigere til Innstillinger> Skatter og fyll inn både din føderale og statlige informasjon:

Det er det. Bare kjør lønnen din hver måned, og programvaren vil automatisk holde tilbake skattene når det er hensiktsmessig og logge alt i systemet. Ved utgangen av hvert skatteår vil du kunne utstede de nødvendige W-2-er og andre statlige skjemaer som kan være påkrevd.

Du kan følge nøyaktig samme metode for uavhengige entreprenører, bare denne gangen må du utstede en 1099-skjema i stedet.

Best av alt trenger du ikke engang å bekymre deg for å sende inn 1099 skatteskjemaer 6 Best Free Tax Software for å sende din neste retur 6 Best Free Tax Software for å sende din neste retur Hvis du er lei av å betale for å sende inn skattene dine, Du vil elske disse seks gratis alternativene for å arkivere statlige og føderale skjemaer. Les mer, når du har fylt dem i, kan du arkivere dem fra programvaren ved hjelp av Track1099.

Det er faktisk mange flere skatteproblemer som Xero kan hjelpe deg med, bortsett fra IRS-skjemaer.

Eksempelvis beregner det automatisk selvangivelsen avhengig av lokaliteten din, og Xeros integrasjon med Avalara TrustFile betyr at du kan forberede og sende inn selvangivelse nesten øyeblikkelig (gå til Innstillinger> Generelle innstillinger> Finansielle innstillinger å angi informasjonen din).

Du kan til og med eksportere Xero-filene til harddisker hvis du foretrekker en mer “DIY” tilnærming til skatteinntekter Gjør dine skatter? 5 Excel-formler du må vite å gjøre dine skatter? 5 Excel-formler du må vite Det er to dager før skattene dine er forfalte, og du vil ikke betale et annet forsendelsesgebyr. Dette er på tide å utnytte kraften i Excel for å få alt i orden. Les mer .

lønn

Løpetid på ukentlig, to ukentlig eller månedlig basis kan nesten være så forvirrende og tidkrevende som å utdanne dine skatter!

Det er flere aspekter ved Xero som vil bidra til å gjøre lønnene mindre smertefulle.

For det første inkluderer det ansatt timesheet programvare. Ansatte kan legge inn sine egne data, eller du (eller en annen ansatt) kan gjøre det på deres vegne, og det kommer med omfattende rapporteringsverktøy som lar deg se data basert på timelønn, inntektstype og penger brukt per ansatt eller per gang periode.

For det andre kommer det med betalingsprogramvare. I praksis betyr dette at du kan kjøre og godkjenne lønn for arbeidstakere på en fast dato, engangs lønnssammenheng og starte direkte innskudd i ansattes bankkontoer. Du kan til og med skrive ut sjekker og paystubs, som begge kan tilpasses med ditt eget firmas merkevarebygging.

Vær oppmerksom på at du må sette opp ansatte, skatteinformasjon, arbeidsplasser, betalingsplaner og bankkontoinformasjon før du kan kjøre full lønnslønn.

Til slutt finnes det en hel rekke tredjepartsapps som kan gi ekstra funksjonalitet. For eksempel, hvis du har ansatte som arbeider i land som ikke er nasjonalt dekket av Xero, kan du bruke plugin-moduler slik at du fortsatt kan betale dem.

utgifter

Ok, så høytidene for bruk av selskapsutgifter står for å betale for alt fra middag til eksotiske ferier, kan være langt borte, men de er fortsatt en viktig del av et moderne forretningssett..

Utgiftsstyringen 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse Trello er en listelskers glede. Dens Kanban-stil tilnærming var ikke ment bare for prosjektledelse. Tror ikke på oss? Se på disse ti unike bruksområder av Trello. Les mer Funksjonen til Xero er svært imponerende, slik at du både kan håndtere dine egne personlige utgifter, samt refundere dine ansatte for deres kostnader.

Fra et brukerperspektiv vil det la deg (og dine ansatte) legge til utgifter mens du er ute etter bare ved å ta et fotografi av kvittering og sende det via mobilappen, noe som gjør det mindre sannsynlig at kostnadene vil bli oversett.

Fra et ledelsesperspektiv grupperes kvitteringer fra turer sammen slik at du enkelt kan se den totale kostnaden, og du kan godkjenne og avvise krav som du ser passer.

Alle disse dataene kan deretter eksporteres til lønnsfunksjonen for å gjøre lønningsdagen enda mer rett frem.

Frilansere kan også holde seg over sine utgifter (og deres bredere kontantstrømssituasjon) ved å bruke bankavstemmingsfunksjonen.

For det første må du legge til en bankkonto. For å gjøre det, naviger til Kontoer> Bankkontoer> Legg til bankkonto. Populære banker blir automatisk oppført, og du kan også legge til tjenester som PayPal og kredittkort.

Fyll ut kontonummeret ditt og gi kontoen et navn, så vil du bli presentert med en skjerm som lar deg importere alle dine bankfeeder.

Når det er gjort, kan du importere all bankens data, og den vil automatisk avstemmes med Xero. Dataene kan nås via mobilappen for forsinkelsesavstemming, du kan opprette egendefinerte regler for å hjelpe til med å samsvare med mer komplekse transaksjoner, og over 160 valutaer støttes.

Finansielle rapporter

Det er veldig vanskelig å få en klar forståelse av hvor sunn virksomheten din er uten klare og effektive finansielle rapporter.

Heldigvis tilbyr Xero mer enn 40 grunnleggende og avanserte finansielle rapporter. Disse inkluderer alle de vanligste, for eksempel fortjeneste og tap, selvangivelser og balanser - men også mer uvanlige (men like nyttige) som utenlandsk valuta gevinst og tap. Unngå å bli revet når du bytter valuta eller sender penger utenlands Komme dratt av når du bytter valuta eller sender penger i utlandet Hvis du har sendt penger i utlandet eller byttet valutaer før en ferie, har du sannsynligvis en dårlig avtale. Her er noen bedre alternativer til banker og valutaveksling. Les mer og avskrivningsplaner.

Rapportene tilbyr også budsjettsporere 5 Budsjettapplikasjoner du bør bruke hvis du virkelig vil spare penger 5 Budsjettapplikasjoner du bør bruke hvis du virkelig vil spare penger Her er de mest effektive budsjettappene som er tilgjengelige. Velg den du liker best. Les mer (slik at du kan utarbeide konturer og sammenligne faktisk ytelse mot forventet ytelse), og muligheten til å legge til sporings kategorier (og dermed gi deg en enkel måte å sammenligne og kontrast til enkelte deler av virksomheten din).

Alle disse rapportene kan utarbeides og skrives ut i et spørsmål om klikk.

fakturering

Hvilke gode er alle disse fancy funksjonene hvis du ikke klarer å håndtere fakturaer? De er brød og smør av å drive en bedrift, men kan raskt bli komplisert. Slik bruker du Internett til å jage ubetalte fakturaer. Slik bruker du Internett for å jage ubetalte fakturaer. Hvis du jobber for deg selv, er det konstant bekymring for at en av dine kunder til slutt kommer til å mislykkes i å betale en faktura. Her er noen elektroniske tips for å hente de tapte pengene. Les mer hvis du har mange kunder.

Xos faktureringsfunksjon har mange flotte funksjoner. For eksempel kan du legge til kredittnotater og enkelt lade utgifter tilbake til klienter ved hjelp av en spesiell kode, og kredittnotater kan utstedes når det er hensiktsmessig.

Kundene dine vil også kunne betale dine fakturaer med bare ett klikk via enten kredittkort eller PayPal, og du vil bli varslet når kundene åpner sine fakturaer (slik at du vet om de bare ignorerer deg!).

Endelig, som lønnsprogrammet, vil du kunne tilpasse og tilpasse alle dine fakturaer med egne logoer og merkevarebygging.

Har du brukt Xero?

Har du brukt Xero? Hvilke funksjoner og funksjoner likte du? Hvilket trengte mer arbeid? Er det noe som mangler at du vil se utviklerne introdusere?

Du kan fortelle oss dine tanker og tilbakemeldinger i kommentarfeltet nedenfor.

Les mer om: Personlig økonomi.