10 tips for å hjelpe deg med e-post mer effektivt

Det beste rådet jeg har hørt om e-post og e-produktivitet er - ikke svar på e-postmeldinger første om morgenen. Det er litt paradoksalt, men sant at e-post og produktivitet er i loggerheads med hverandre. Hvis vi er for besatt av det, blir innboksen vår en stor fart på effektivitetsveien. Men det trenger ikke å være. Med de rette vaner og metoder kan vi tamme dyret som ligger uskyldig og venter på oss fra øyeblikket vi våkner opp. Selv i tider med sosiale vennelister og 140 karakteroppdateringer, er “eldre” e-post er fortsatt det foretrukne kommunikasjonsmiddelet, kanskje bare nakke og nakke med SMS.

Disse tipsene er ikke ment å bringe deg til den hellige grensen til innboksnull, men er ment å introdusere svake e-postvanerendringer som forhåpentligvis vil gjøre deg e-post mer effektivt. Åpne innboksen.

handle nå!

Innboksen din er en forsamlingslinje. Behandle hva som står foran deg og send det. Det vil si at mottoet ditt fra det øyeblikket du logger på, skal leses - svare - slette (eller arkivere). Mange av oss logger inn på våre e-postkontoer og bare leser e-postene uten å foreta noen handlinger. Før eller senere må vi komme tilbake til det, og det betyr bare å doble arbeidet, og doble bortkastet tid. Deretter er det alltid risiko for å savne en viktig epost i andre runde. Så det er mer effektivt å lese og svare umiddelbart. Arkiver lese e-post, slik at innboksen inneholder de viktigste og handlingsbare.

E-post er ikke til-dos

E-post kan bli omgjort til handlinger som kan brukes med etiketter som i Gmail, eller flagg som i Microsoft Outlook. Men det er lett å miste dem i roten i innboksen. Det er mer effektivt å arkivere viktige handlingspunkter i et eget sted og arkivere e-posten for fremtidig referanse. Du kan slå e-post til handlinger som kan gjøres på to måter:

Bruk oppgaver i Gmail: Ta opp oppgaveruten ved å klikke på rullegardinmenyen ved siden av Mail. Oppgaver er en enkel gjøremålsliste, men et veldig effektivt prosjektstyringsverktøy. Bare klikk og skriv for å legge til nye oppgaver, angi forfallsdatoer eller legge til notater, og merk av dem når du er ferdig. Du kan øke produktiviteten med hurtigtaster. For eksempel med Shift + T, Du kan opprette en oppgave basert på den åpne meldingen.

Bruk et Google-dokument: Du kan aktivere funksjonen Opprett et dokument i Gmail-labs. Åpne en epost. Klikk på Mer - Opprett et dokument. E-postkroppen kopieres automatisk til Google Doc. Hvis du har tastatursnarveier i Gmail, kan du treffe G og W Å åpne en tom Google Dok mens du er i en e-post.

Lag din personlighet i en signatur

Slik ser den offisielle Gmail-signaturen ut. Dette ble opprettet med WiseStamp Slik spiser du epost signaturer med WiseStamp Slik spiser du epost signaturer Med WiseStamp WiseStamp kan du opprette flere personlige e-signaturer for alle vanlige webmail kontoer, inkludert Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail og AOL Mail. I tillegg til standard personlige data og sosiale nettverk profil ... Les mer; Den gratis kontoen lar deg lage to signaturer, så jeg har en for personlige e-post og en for jobb. Min signatur har lenker til Twitter, LinkedIn, Facebook og Google+ profiler. Med en enkel signatur tilbyr jeg ikke bare e-post-IDen min som en kontaktreferanse, men også andre hvor jeg kan kontaktes. En profilbasert signatur bidrar til å skape en mer profesjonell e-post og fungerer som en bro for sosiale nettverk. Du kan til og med markedsføre ditt arbeid De 2 enkle måtene å markedsføre ditt nyeste blogginnlegg med en e-post signatur De 2 enkle måtene å markedsføre ditt nyeste blogginnlegg med en e-post signatur Les mer med bare en epost signatur.

Har du hørt om maler?

Ganske mange e-postmeldinger som lander opp, kan håndteres med boilerplate-svar. Gmail Labs har en funksjon som heter Canned Responses, som som navnet antyder, kan brukes til å gi øyeblikkelige og standard svar på vanlige e-poster.

Aktiver hermetisk respons fra Innstillinger - Labs - Hermetiske svar. Klikk på Lagre endringer. Skriv en ny e-post eller et svar, klikk på knappen Canned responses som ligger like under emnelinjen. Din første hermetikkrespons er satt opp. Du kan sette opp flere hermetiske svar som kan brukes som maler for vanlige e-poster. Mark gikk inn i bruken av hermetiske svar i to artikler noen år tilbake som fortsatt gjelder i dag:

• Spar tid med Gmail e-postmaler ved hjelp av “Hermetiske svar” Spar tid med Gmail-e-postmaler ved hjelp av "Hermetiske tilbakemeldinger" Spar tid med Gmail-e-postmaler ved å bruke "Hermetiske svar" Les mer
• Opprett en automatisk e-postrespons med Gmails nye filter Opprett en automatisk e-postrespons med Gmails nye filter Opprett en automatisk e-postrespons med Gmails nye filter Les mer

Ikke forstyrr - Slett av meldinger

E-post effektivitet handler om hva du sender ut og også hva du inviterer inn. Hvert nettsted du logger på med en e-post, har meldinger aktivert som standard. Det er ingenting som er så mye produktivitetsmord som den konstante strømmen av meldinger fra Facebook, Twitter, Google+, Pinterest og deres like. Slå dem av. Trenger du meldinger når du besøker nettstedene selv? Innse at det er lett å miste fokus, og veldig vanskelig å få det tilbake.

Sitt ned en dag ... og avmeld deg bort

En av de største synderne av e-rot er nyhetsbrev, profesjonelle abonnementer og nyhetskilder. Hvis du gjør en revisjon av alt du har abonnert på, kan du bare finne ut at de fleste av dem er unødvendige. Men de er blitt skogen der du mangler trærne. Gmail Prioritert Innboks Gmail Prioritert Innboks Løser Bacn Problem Gmails Prioriterte Innboks Løser Bacn Problem Les mer bidrar til en grad. Men desto bedre måte er å manuelt avmelde dem. Det er tidkrevende, men du får en renere innboks. Du kan også administrere abonnementene dine ved å bruke tjenester som - Unroll.me og Swizzle

Dekk trådene

Gjengede samtaler er flotte. De gjør lesing av e-post lettere, men de har også vane med å bli en lang, ubøyelig kjede. Du har kanskje lagt merke til at de fleste e-postmeldinger vanligvis har hele samtalen tread i den siste sendte / mottatte e-posten. Så, du kan bare beholde den siste e-postmeldingen og slette resten som kom før den.

Hold det kort

En av mine kjærester er de enkle ordsvarene som sier ingenting mer enn en “OK”, eller a “Takk skal du ha”. Å åpne og lese dem tar bort en brøkdel av et minutt, og over en travel dag kan det legge opp. Ja, men hold e-postene dine kort. Det hjelper både avsenderen og mottakeren. Trim e-posten din slik at de tar opp de viktigste. Du kan også strukturere e-posten din for bedre lesbarhet. Ved hjelp av punktpunkter eller veldefinerte avsnitt bidrar det til å skanne en e-post raskere. Det er godt å huske Guy Kawasakis fem-setningsregel -

“Alt du bør gjøre er å forklare hvem du er, hva du vil, hvorfor du burde få det, og når du trenger det av.”

Og så er det neste tipset alltid sakrosomt.

Emne ... emne ... emne

I min erfaring har jeg savnet viktige e-poster. Jeg har også åpnet e-post som syntes viktig. Begge hadde en ting til felles - en dårlig konstruert emnelinje. Det tar noen sekunder å tenke opp en intelligent emnelinje som gjenspeiler meldingen. Igjen hjelper det både avsenderen og mottakeren, da det blir lettere å hente e-posten senere enten med et søk eller til og med manuelt. Husk - “LOL” er ikke et emne!

Se meg, ingen hender!

E-post effektivitet krever desverre det motsatte. Effektiviteten din vil bli drastisk bedre hvis du lærer snarveier i stedet for å stole på museklikk. Stasjonære klienter som Outlook og Thunderbird støtter tastaturgenveier, og med dem er det lett å brise gjennom samtaletrådene. Hva med Gmail? Disse tipsene bør dekke alt, og noen flere:

• LAST NED Nyttige Gmail-snarveier
• Snarveier for Gmail: En nyttig utvidelse som veileder deg om hurtigtaster for Gmail-kontoen din [Chrome]
• Hurtig Lær Gmail Tastaturgenveier Med KeyRocket For Gmail Hurtig Lær Gmail Tastatursnarveier Med KeyRocket For Gmail Hurtig Lær Gmail Tastaturgenveier Med KeyRocket For Gmail Få mest mulig ut av Gmail ved å lære alle tastaturgenveiene. Med Keyrocket for Gmail vil du bli vist et varsel hver gang du bruker musen i stedet for en hurtigtast, og hjelper deg ... Les mer

E-post er kanskje som den typen partnere du ikke vil leve med, men kan heller ikke leve uten. Men akkurat som enhver partner, kan det være en for produktiviteten din også. Vi må spille det riktig. E-postadministrasjon 6 enkle triks for å redusere e-postspenning 6 enkle triks for å redusere e-poststress Å håndtere e-post er den beste delen av dagen min. Sa ingen noengang. Du trenger alle tipsene du kan få til å administrere din e-postboks? Vi kan hjelpe deg! Les mer har vært et favorittemne av oss her på MakeUseOf.com. Du vil ikke være kort av råd, men mer enn det ser vi frem til ditt. To advarsler her - jeg har laget det meste av dette innlegget på Gmail som det er det populære valget, og jeg har også unngått å nevne bruk av mapper, etiketter og filtre og andre mer åpenbare arbeidsflyttips.

Så, hva er det beste tipset du har som kan hjelpe oss alle e-post mer effektivt?

Image Credit: tegneserier via Shutterstock | hvis du bare kunne sende meg via Shutterstock

Utforsk mer om: E-posttips.