6 måter å få travle mennesker til å svare på e-postene dine

Når du går av noen på gaten og si hei, hvordan får det deg til å føle når de ikke sier en hei tilbake? Det er utrolig hvor lite en mangel på bekreftelse kan få en person til å føle, men det er også utrolig, hvor mye du kan gjøre for å oppmuntre til et svar. Det samme gjelder for e-post.

Tenk nå omvendt scenario. Du passerer noen på gaten og de kortblikk på deg, si hei, og så se snart bort. Hvor sannsynlig er du å si hei tilbake? Tenk deg nå at en person ser deg rett i øynene, smiler stort og sier hei - selv med navnet ditt! Oddsen er mye bedre at du vil bli inspirert til å svare i form.

Det samme igjen, er sant med e-post. Bortsett fra, i stedet for ansiktsuttrykk eller stemmefølge, er det et helt annet sett med regler når det kommer til e-post som vil oppmuntre eller motvirke en person til å treffe “svare” knappen og svar på deg. I dette innlegget skal jeg dele noen triks med deg som jeg har lært i løpet av årene - tips som vil øke suksessen din med å få e-post-svar, selv fra svært travle mennesker.

Hvorfor trenger du et svar?

Da jeg forandret jobber for noen år siden, begynte jeg å jobbe i et selskap der folk var mye travlere enn ved min siste jobb. Folk hadde knapt tid til å fullføre prosjektarbeidet, og det var derfor en oppgave å prioritere 5 Gmail-filtre for å prioritere og organisere innboksen. 5 Gmail-filtre for å prioritere og organisere innboksen. Hvilke filtre skal hver person ha i sitt arsenal slik at Innboksen deres er så ordentlig som min? Jeg er her for å hjelpe deg med å komme i gang med å sette opp de fem første filtene dine, eller ... Les mer. Jeg lærte snart at hvis jeg ikke fulgte et bestemt format og tilnærming når jeg emailer folk, kan jeg kanskje ikke få svar i mange dager, hvis det i det hele tatt.

Det første du må gjøre når du emailer noen - spesielt noen som er ekstremt opptatt - er å ta en rask oversikt over dine egne grunner for å sende dem. Hvis de er opptatt og e-posten din ikke er et høyt prioritetsproblem, vil det sannsynligvis bli stanset bort et sted på en oppgaveliste, bare for å bli behandlet når det er mer tid å fokusere på problemet (hvis i det hele tatt ). Opptatt folk har det vanskelig å håndtere e-post. Jo bedre de er, desto mindre sannsynlig er det å få svar hvis du ikke spiller kortene dine riktig.

Hvis du kan rettferdiggjøre viktigheten av problemet nok til å garantere en e-post, så for all del, la oss komme i gang.

Still et spørsmål - helst om dem

I 2012 gjennomførte Harvard University forskere en ganske grundig studie som selv involvert hjerneskann, og fant at folk faktisk får en “biokjemisk buzz” fra å snakke om seg selv. Jo kraftigere en person er - så mange ekstremt travle mennesker er - jo mer liker de å snakke om seg selv. Tross alt er det bare så mye å fortelle, rett?

Dette betyr at hvis du dingle gulrot av et personlig spørsmål inne i e-posten din, er du i utgangspunktet fristende den personen med en personlig høy - muligheten for en liten bit av en “buzz” ved å dele noe om seg selv med deg. Og noen mennesker, egentlig, liker virkelig muligheten til å ha en såpekasse. Så gi det til dem.

Du kan bare spørre hvordan et prosjekt de jobber med, går. Hvis du er veldig nær dem og snakk om familie ofte nok, spør hvordan familien gjør. Hvis det er et stort spill, snakker alle om - spør dem hva de synes. Gi dem en mulighet til å svare på deg og “ta en pause” fra å tenke på arbeid så mye. Du kan følge opp spørsmålet ditt med det arbeidsrelaterte spørsmålet du ønsket å spørre i utgangspunktet, men henvendelsen til en mening vil utløse det behovet for en “I-get-to-talk-om-meg selv” høy.

Ekstra Bonus: Bruk noe du begge har til felles. Kids. En kjærlighet til baseball. Uansett hva det er - gjør den personlige forbindelsen først. Personen vil være mindre sannsynlig å raskt sende e-posten til senere.

Velg en krevende emnelinje

Opptatt folk begynner naturlig å prioritere e-post, og noen ganger vil de ikke engang åpne e-posten for å gjøre det. De vil raskt se på emnelinjen. Så, hvis du vil ha et raskt svar fra disse menneskene, kan du bare forestille deg hvor viktig faglinjen er. Hvis du trenger tips om hvordan du gjør dette, anbefaler jeg Aarons råd om hvordan du gjør faglinjen din skiller seg ut. Slik får du din e-postmelding i en rotete innboks Hvordan får du din e-postmelding i en rotete innboks Har du noen gang sendt en epost du følte var viktig bare for å bli besvart mange dager senere, eller verre glemt om? Gitt, noen ganger er det ute av kontroll, men det er ting du kan gjøre ... Les mer i en rotete innboks.

Bunnlinjen er dette: Hvis du trenger et svar med en gang, hvorfor er ikke faglinjen din forut av “VIKTIG:” eller “SOM HASTER:” ? Det er ikke noe galt med å gjøre dette, og det er faktisk nyttig for travle mennesker som bruker slike emnelinjer som en visuell indikator for hva du skal angripe først i e-postboksen. Bare gjør det ikke over dumme, ubetydelige problemer, eller du blir den “gutten som ropte ulv”, og e-postene dine vil etter hvert bli fullstendig ignorert!

Hold det kort og søt

Dette er delen av artikkelen der jeg blir hyklerisk. Fyren som skriver 2000 ordartikler, kommer til å fortelle USA om å holde det kort og søtt? Jepp. Det er akkurat det jeg”Jeg skal gjøre. Vi snakker e-post her, og her er leksjonen som Mr. Wordy lærte det første året på sin nye jobb: PILE. Det er et akronym som jeg nettopp kom opp med. Det står for Folk ignorerer lange e-poster.

Etter omtrent seks måneder med å ignorere mine lange, forseggjort e-post, prøvde jeg noe nytt. Jeg begynte å skrive veldig, veldig korte e-poster som bare ga poenget. Jeg ga ikke ekstra detaljer, men på slutten av e-postene tilbød jeg å gi mer informasjon hvis de ønsket det.

Jeg begynte å kaste mine e-poster ned. Da jeg trodde de var kort nok, gikk jeg gjennom og kuttet litt mer. Du må spørre deg selv, er denne linjen bare overflødig? Deler du informasjon for å få folk til å vite hvor mye du vet - eller har det ikke noe å gjøre med problemet? Kutt ordene ned. Kom raskt til rette. Da jeg begynte å gjøre dette, la jeg merke til responsraten skyrocket. Hvis du kan pare ned e-posten din til en enkelt linje - oddsen er ganske bra, får du et øyeblikkelig svar.

Bestikke dem

Hvis vi skal være ærlige her, må du innrømme at av sin natur er mennesker en selvbetjente gjeng. Når folk ser at det kan være “noe i det” For dem føler de seg mer tvunget til å handle. Du kan dra nytte av dette i en e-post ved å lukke e-posten din med noe som, “Så kom tilbake til meg med en god tid når du kan snakke om det over en kopp kaffe - på meg!”

En gratis kopp kaffe bare for å trykke på svarknappen? Det er bra incitament. Og hvis problemet er enda viktigere - si, du prøver å selge noe eller få en ny klient - gå videre og tilbud om å kjøpe lunsj. Den lille investeringen vil være vel verdt det. Folk elsker en gratis lunsj.

Involver en annen part

Hvis du har sendt noen få e-post til noen, har du prøvd alle taktikkene som er nevnt ovenfor, og du får fremdeles ikke svar, så er det på tide å trekke ut de store våpenene. Jeg pleier å reservere disse to siste taktikkene for folk som kronisk ignorerer e-post. Den første “stor pistol” Tilnærming er å trekke inn noen som kan være relatert til situasjonen. Dette kan være sjefen din, eller en ekstra person du jobber med på prosjektet som holdes opp fordi personen ikke svarer på e-posten din.

Dette er ikke noe du vil gjøre på første, andre eller til og med den tredje e-posten. Men hvis du blir blatant ignorert, skriv deretter en mer høflig e-post, og bare cc en involvert person. Hvis det er noen høyere opp, som sjefen din, og den andre personen vet at de er i autoritet, vil de være raske til å svare. Ut av alle de kroniske ignorers som jeg har jobbet med gjennom årene, dette “cc” tilnærming ber om et svar 99 prosent av tiden. Det er noe om å ha et publikum som forvandler dialogen og plutselig gjør det til en høyere prioritet.

Påminnelser om konsekvent utstedelse

Hvis du noen gang har sett filmen Shawshank Redemption, eller les novellen skrevet av Stephen King, kan du kanskje huske delen hvor Andy Dufresne sender ett brev hver eneste uke til statsendaten, og ber om penger til et fengselsbibliotek. Etter å ha mottatt noen hundre dollar og en donasjon av bøker, begynner Andy å sende to brev i uken og spørre etter enda flere penger.

Poenget til historien er at utholdenhet virker. Kaller det irriterende, forværrende eller irriterende - men hvis du virkelig virkelig trenger et svar på noe viktig, spør du omhyggelig personen om de mottok din siste e-post, vil ha en av to ønskede effekter. Det vil be deg om å grave gjennom innboksen på jakt etter e-posten du snakker om, eller det vil få dem til å innse at den eneste måten å få deg til å gå bort er å svare på e-posten din. Dette er tydeligvis en siste utvejsløsning, men det er også en løsning som fungerer.

Hvilke teknikker bruker du for å få et raskere svar på e-postene dine? Hva fungerer for deg? Del dine egne tips og råd i kommentarfeltet nedenfor!

Image Credit: Overveldet forretningsmann (Shutterstock), Tale (Shutterstock), Viktig tegn (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).

Utforsk mer om: E-posttips, Skrivetips.