Agreedo Skriv og administrer forretningsmøter for gratis på nettet

I flere uker nå har jeg søkt etter et brukervennlig nettsted eller program som vil tillate meg å holde og lagre protokollene til møter. Den tradisjonelle tekstdokumentmetoden er ikke lenger en produktiv måte å ta minutter på. Bare å skrive på en tom fil tillater ikke rask samhandling, oppdateringer til minuttene, heller ikke et sted å sikkerhetskopiere og gå gjennom siste minutter.

Tilbake i januar dekket vi de 6 beste gratis nettmøteverktøyene for å samarbeide med ditt team De 6 beste gratis nettmøteverktøyene for å samarbeide med ditt team De 6 beste gratismøteverktøyene for å samarbeide med ditt team Små lag trenger ikke dyre enterprise apps for samarbeid. Her er seks fantastiske verktøy som du kan bruke til å administrere lagets data, kommunikasjon og mer. Gratis. Les mer, men nå vil jeg legge til Agreedo som et nyttig verktøy for dagsordeninnstilling, minuttopptak og rapportering.

Sette opp møter

Du starter med å sette opp et møte på Agreedo og sende ut en invitasjon til gruppemedlemmene til å logge inn på nettstedet for å vise og til og med gi innspill til møteagenda.

Du kan konfigurere nettmøter som Offentlig - som er synlige for alle - eller Privat der det kun er synlig for personer som er oppført som deltakere. Du kan velge å ha minutter “moderert,” som bare betyr at skaperen av møtet kan legge til eller endre elementer. Alle andre deltakere kan bare legge til kommentarer.

Når du sender ut invitasjoner, mottar inviterte en e-post med et vedlegg i kalenderen som kan åpnes i Outlook, Notes eller iCal. Det elektroniske verktøyet selv fungerer i alle de store nettleserne.

Møteforberedelse

Agreedo tilbyr fire forskjellige agenter: Info, Beslutning, Oppgave, og Emne. Disse elementene hjelper deg faktisk å se hva som er den viktigste informasjonen som skal legges til protokollen til møtene. Det er typisk mye diskusjon og noen ganger argumenter om svært viktige saker på et møte, men for å få ting gjort, må oppgaver identifiseres og tilordnes, og viktige beslutninger må gjøres.

Så før et møte holdes, er det viktig å lage og prioritere en liste over agendaartikler for møtet. Hvis et møte består av de samme gruppemedlemmene, vil du kanskje la minuttene være umoderlige slik at andre kan legge til elementer i minuttene.

Møteelementer kan flyttes, men det er dessverre ingen måte å tildele varighetstider til hver dagsordre, selv om du kan sette opp en varighet for hele møtet selv.

Du kan også legge underelementer under hvert hovedelement, og hver del av elementer kan bli skjult når de er ferdigstilt i møtet.

Samarbeidsfunksjoner

Det som er mest nyttig om Agreedo er at dagsordenene blir lagt ut på nettet, noe som muliggjør samarbeid. Teammedlemmer kan også logge på Agreedo ved å enten registrere seg på nettstedet eller bruke sin logg inn på Google.

Hvis du tillater at minuttene blir umoderne, kan inviterte deltakere endre agendaelementer. Dette er en god ide, men en mer avansert prosess vil tillate kun utvalgte inviterte å endre agendaelementer, og ikke alle deltakerne inviteres til et møte.

Hvis du velger å få et møte moderert, betyr det at deltakerne bare kan legge til kommentarer til agendaen. Selv denne typen samarbeid er nyttig for å gjøre møter mer produktive fordi du faktisk kan begynne å få innspill til møtet før møtet holdes. I tillegg til at kommentarer legges til for å møte elementer, kan filer også knyttes til agendaartikler. Lenker til elektroniske ressurser må imidlertid bli lagt ut i kommentarfeltet. Det er ikke et dedikert verktøy for nettadresser.

En annen funksjon jeg vil ønske for Agreedo er at beslutningselementet settes opp slik at direkte avstemninger kan bli lagt ut for å si datoen for en hendelse, hvor mye penger som skal brukes til et budsjettert element og andre avgjørelser om avgjørelse som må være laget.

Holding møter

Når du holder møter, inkluderer Agreedo en innebygd timer. Hvis du holder på et møte på nettet, kan deltakerne bruke et verktøy som WebEx for å vise minutter på nettet. Eller deltakere kan logge seg inn i møtemøtene og oppdatere siden som minutter oppdateres under møtet.

Før og under møtet kan du tildele oppgaver og forfallsdato til enkeltpersoner i møtet.

Postmøtefunksjoner

Hva gjør et online verktøy som Agreedo mer nyttig enn tradisjonelle metoder, er at alle minuttene kan lagres online for gjennomgang, samt trykt eller eksportert som et Excel-dokument. Du kan også sende en link til minuttene online. Deltakere kan motta e-postpåminnelser om oppgavene de har registrert seg for, samt se alle oppgavene de er tildelt.

Det er også en “følge opp” møtefunksjon som gjør at du kan sjekke og overføre dagsordener fra forrige møte til neste. Dette er en liten tidsbesparende, spesielt for personer som er pålagt å ta minutter og følge opp.

Ingen tvil om at mange brukere av Agreedo vil ha ulike funksjonsforespørsler for dette nettstedet, men for nå er jeg bare glad for at den eksisterer, for det er lenge for sent.

Agreedo er for tiden helt gratis uten prisplaner. Gi oss beskjed om hva du synes om dette nettstedet og hva du vil se lagt til i det.

Bilde Kreditt: Shutterstock

Utforsk mer om: Business Technology.