Bli en chef på e-post Ikke la det ta hele dagen

182,900,000,000 e-poster.

182,9 milliarder kroner.

Det er mer enn 25 e-postmeldinger per ethvert menneskelig sinn på planeten.

Og det er bare det vi sender på en dag (PDF).

Gitt den gale mengden e-postmeldinger som sendes og mottas hver dag, er det ikke rart at denne elektroniske kommunikasjonen har blitt for vanskelig til å håndtere for så mange av oss. Men ikke bekymre deg, her er noen produktivitetshemmeligheter som kan hjelpe deg med å tømme dyret.

Bruk hermetiske svar

Jeg kan ikke understreke betydningen av denne. Sjansen er at du svarer på mange e-postmeldinger på samme måte, om det er et nektelse av innlevering, å anerkjenne kollegaens innsats eller en enkel hilsen. Den eneste tingen du absolutt trenger å gjøre, er å lage hermetiske svar på dine mest brukte e-postmeldinger.

Det er veldig enkelt å sette opp hermetiske svar i Gmail E-post Raskere og bedre med hermetiske svar E-post raskere og bedre med hermetiske svar Har du ikke tid til å lage mat lunsj? Ikke noe problem, ta en boks. Trenger du en campingplass som ikke går dårlig? Lett, få litt hermetikk. Er du lei av å skrive de samme e-post svarene? Prøv hermetisert e-post! Tenk ... Les mer eller noen annen e-postklient. Uansett hvor fort en maskinist du er, er du ikke raskere enn to museklikk, ikke sant? Spar deg litt tid og gjør dette nå.

Konfigurer filtre og etiketter / mapper

Den beste måten å takle en overbelastning på er å først sortere den ut. Det betyr at du bruker filtre og etiketter / mapper i innboksen din. Outlook har mapper, Gmail har etiketter, og begge har filtre du kan konfigurere for å automatisk rute din e-post til disse mappene og etikettene. Du kan konfigurere avanserte filtre 5 Gmail-filtre til hjelp Prioritere og organisere innboksen 5 Gmail-filtre for å hjelpe Prioritere og organisere innboksen Hvilke filtre skal hver person ha i deres arsenal, slik at innboksen deres er så ordentlig som min? Jeg er her for å hjelpe deg med å komme i gang med å sette opp de fem første filtene dine, eller ... Les mer i Gmail i henhold til dine egendefinerte behov. Faktisk tilbyr Gmail å automatisk ta noen ordre til e-posten din. 6 Måter å gjenvinne e-postinnboksen din. 6 måter å gjenvinne din e-postboks Er det noe annet som er så nyttig, utbredt og frustrerende som en e-postboks? Det har eksistert for alltid, og vi fortsetter å bruke det, og så lenge vi fortsetter å bruke det, vil folk som meg ... Les mer med sin nye Prioriterte Innboks.

De tar litt tid å sette opp og kategorisere godt, og den første måneden krever konstant innspilling fra deg. Men det er vel verdt tiden i det lange løp. Ikke bare skynd deg å sette ting under etiketter og filtre, tenk på det og kategoriser godt fordi dette er automatiseringen din innboks vil bruke for resten av livet ditt.

Jeg synes det er best å gjøre en 3-trinns sjekk før du filtrerer en epost:

1. Spør deg selv hva den beste etiketten / mappenavn (om eksisterende eller ikke) ville være for denne meldingen.
2. Sjekk om dette navnet allerede eksisterer, og hvis ikke, opprett det.
3. Spør deg selv om dette navnet skal være en egen enhet eller underkategorisert under en av de eksisterende mappene.

Gjør dette regelmessig, og innboksen din blir magisk renere.

Ta din gjøremålsliste andre steder

Si det med meg folk: “Innboksen din er ikke oppgavelisten din.” Googles Vivek Haldar skrev om dette en stund tilbake, og jeg kunne ikke enig mer. Her er Haldars ta:

E-post er et forferdelig sted for en todo-liste. Jeg forstår virkelig ikke hvordan man kan klare seg på GTD til e-post. En e-post er ikke handlingsbar. Når du har lest det og forstår det, kan du ende opp med en klar handling, men innboksen din er ikke stedet for å skyve den.

Din epost handler om kommunikasjon, så la det være om det. Det er mange fantastiske apps for gjøremålslister, og jeg anbefaler på det sterkeste Any.do eller Wunderlist Wunderlist - Den beste å-gjøre-listen-applikasjonen på iPhone [iOS] Wunderlist - Den beste gjøremålslisten på iPhone [iOS] Wunderlist er en av de enkleste måtene å holde oversikt over hva du trenger å gjøre. Den har et elegant brukergrensesnitt som bare gir mening. Alle kan plukke den opp og finne ut hvordan ... Les mer .

Avmeld deg fra søppel

Du vil ikke tro på hvor mange nyhetsbrev og annen søppelpost som er tett opp i innboksen din, til tross for et spamfilter. Og når rotet begynner å bygge opp, kan det raskt komme ut av kontroll. For å stoppe det i sporene, må du begynne å abonnere og det er ett veldig enkelt triks å gjøre det.

I e-postklienten din, bare søk etter ordet “Avslutte abonnementet”. Den er vedlagt på slutten av hvert nyhetsbrev, så du vil plutselig se en liste over alle massepostene i innboksen din. Nå bare åpne dem en etter en og abonnere. Jeg anbefaler at du bruker Gmail-forhåndsvisningspanelet når du gjør dette for å øke hastigheten.

Det er også tilleggsprogrammer og tjenester for å raskt abonnere fra e-postlister Ryd ut innboksen din: Ta hurtig av abonnementet fra flere nyhetsbrev med disse verktøyene Slett ut innboksen din: Fjern abonnementet fra flere nyhetsbrev med disse verktøyene. Avmelding fra nyhetsbrev handler om mer enn bare nettsøppel. De fleste nyhetsbrevene som fyller innboksen, selger ikke medisin eller tilbyr premiepenger - de er ekte nyhetsbrev fra pålitelige selskaper vi selv har tegnet ... Les mer eller slå dem opp i e-postmeldinger.

Den gyldne spørsmålet om å spørre hver e-post

Dette er biggie, og det er det som har hjulpet meg med å holde på toppen av innboksen overbelastning i løpet av det siste året. BBC Futures Tom Stafford tilbød et gyldent spørsmål å spørre deg selv når du åpner en melding:

“Hvis jeg ikke hadde denne informasjonen i innboksen min, ville jeg gå ut og se etter den?”

Hvis svaret er nei, må du ikke trykke svar eller trykke slett uten å åpne det enda. Det er så enkelt. Nei, du kommer ikke til å gå glipp av noe stort - jeg har gjort det i et år, og det fungerer faktisk. Her er Staffords forklaring på det:

Ingen steder er dette mer tydelig enn gruppens e-post og lavin av svar som alltid følger. Slå tilbake ved å minne deg på at ikke all e-post må besvares, at mange problemer vil bli - og bør være - behandlet av andre mennesker. Spør deg selv: “Hvis jeg ikke hadde denne informasjonen i innboksen min, ville jeg gå ut og se etter den?” Mesteparten av tiden er svaret sannsynligvis “Nei”, og det er et tegn på at noen andre styrer oppmerksomheten din.

Del e-posthackene dine

Alle har sine egne e-posthacker for å håndtere roten, og den beste måten å lære er ved å dele dem. Vi har også vår egen Gmail-guide for alle. Det hjelper, slik som råd fra pro brukere. Hvis Stafford ikke hadde skrevet den artikkelen, ville jeg fortsatt drukne i meldinger og jeg er alltid takknemlig for ham for det.

Så fortell meg hvordan du håndterer overbelastning av e-post 3 Tips for å håndtere overbelastning av e-post i Gmail [Vis og fortell] 3 tips for å håndtere overbelastning av e-post i Gmail [Vis & Fortell] De fleste av oss lider av overbelastning av informasjon. Å være overveldet med private e-postmeldinger kan ikke være et stort problem, og å ignorere halvparten av e-postene er faktisk akseptabelt i en viss grad. I et profesjonelt liv, men ... Les mer? Det er ingen feil svar her, folkens.

Billedkreditter: Pete, Lars Plougmann

Utforsk mer om: E-posttips, Gmail.