Del og overvinne e-post med kraften i Gmail Aliases

Når det gjelder e-postorganisasjon, handler den umiddelbare reaksjonen ofte om mapper, koder, filtre, prioritetsmerker og ting av den typen. Ikke at noen av dem er dårlige - faktisk er de fleste av disse funksjonene helt fantastiske. Men det er en annen funksjon i Gmail som kan hjelpe deg med å organisere automatisk innkommende e-post - aliaset.

I et hvilket som helst felt som krever organisasjon, kan metodene deles i to typer - reaksjonær og proaksjonær. En reaksjonær metode vil være noe brukeren gjør etter at de har mottatt posten, om den beveger seg mellom mapper, sletting, omdøping, merking eller hva som helst. En proaksjonsmetode organiserer post for deg som den kommer inn, som et filter som automatisk sletter nettsøppel.

Gmail-alias-funksjonen er et proaksjonsmål som fungerer sammen med filtre for å holde innboksen din så organisert som mulig. Fortsett å lese for å finne ut hvordan du kan sette opp og hvordan det vil være til nytte for deg.

Hva er et Gmail-alias?

Først hva er et alias? Det er en endret versjon av den sanne e-postadressen din som Gmail bruker som en parameter i filtre. Hvis det hørtes forvirrende, ikke bekymre deg. Her er et eksempel.

Anta at e-postadressen din er [email protected]. Når du registrerer deg for et nettsted, forum, nyhetsbrev eller noe annet, vil du sannsynligvis skrive det som din e-post og bli ferdig med det. Men her er der aliaset kommer inn.

I Gmail kan du legge til et plustegn ('+') etter e-postidentifikatoren din og hvilken som helst streng av tegn - og Gmail vil fortsatt gjenkjenne det som ditt eget. For eksempel, hvis noen sendte en e-post til [email protected], det kommer fremdeles i innboksen din. [email protected] ville fungere som din e-post også.

Alt etter plustegnet er aliaset. Men hvor bra er noe av dette? Hvordan vil du dra nytte av å bruke aliaser i det hele tatt? La meg forklare.

Slik bruker du et Gmail-alias

For noen år siden var jeg et ekstremt aktivt medlem i et bestemt nettsamfunn. På den tiden ville folk sende meg private meldinger og e-postmeldinger på daglig basis, og forumprogramvaren ville sende meg e-postvarsler. Disse varslene var nyttige, slik at jeg ikke bare kunne deaktivere dem, men samtidig ble de tett opp i innboksen min.

Slik brukte jeg et Gmail-alias for å frigjøre meg av det rotet.

Jeg endret e-postadressen min på dette forumet til [email protected]. Å gjøre dette gjorde det slik at disse varslene ble sendt til min aliasadresse. I Gmail konfigurerer jeg et filter for automatisk å flytte e-postmeldinger sendt til dette aliaset til en bestemt mappe. Det virket som en sjarm.

Du kan bruke aliaser i stort sett alle forhold. Få medarbeiderne dine til å sende e-post til +arbeid mens vennene dine og familie sender til +personlig. Hvis du registrerer deg for en tjeneste som potensielt kan sende spam, kan du bruke +spam.

En bonus for alt dette er at hvis et bestemt alias blir kompromittert av spambots, kan du bare filtrere det hele bort og begynne å bruke et nytt alias i stedet for å måtte opprette en helt ny e-postkonto. Veldig praktisk.

Sette opp et Gmail-alias

Gå først til Gmail-kontoinnstillingene dine (ved å klikke på rullegardinmenyen og velg innstillinger). Når du presenteres med alle de forskjellige alternativene, går du til filtre tab.

Nederst, klikk på Opprett et nytt filter. Du vil bli presentert med en popup-boks som ber deg om de relevante filterdesignene. Siden folk vil sende sine e-poster til ditt nye Gmail-alias, du vil angi filterparametrene til aliaset ditt (f.eks., [email protected]) i Til: felt. Klikk Opprett filter med dette søket å bekrefte.

Den neste siden er en liste over mulige handlinger som Gmail vil utføre når den oppdager en innkommende e-post som er tildelt til det nye aliaset ditt. For å merke det under en bestemt mappe, aktiver avkrysningsboksen for Bruk etiketten: og velg etiketten du vil ha for den. Klikk Opprett filter å bli ferdig.

Ferdig! Nå som filteret ditt er angitt, vil eventuelle e-poster som sendes til aliaset ditt automatisk bli tilordnet etiketten du angav. Gjør dette med flere aliaser, og du vil bli organisert på kort tid - bare husk å bruke aliasene dine når du fyller ut e-postskjemaer! Også, hvis du leter etter enda mer avanserte funksjoner i Gmail, ikke glem å sjekke ut vår nyttige Gmail-guide for strømbrukere.

Image Credit: Email Picker Via Shutterstock, Frustrated Guy Via Shutterstock

Utforsk mer om: E-posttips, Gmail.