E-post Faster & Better With Canned Responses

Har du ikke tid til å lage mat lunsj? Ikke noe problem, ta en boks. Trenger du en campingplass som ikke går dårlig? Lett, få litt hermetikk. Er du lei av å skrive de samme e-post svarene? Prøv hermetisert e-post! Tror jeg tuller? Tenk igjen. Hermetiske svar, eller hermetiske svar, er en funksjon som for mange brukere aldri har prøvd, men når du har prøvd dem, er det ingen vende tilbake.

Har du alltid hørt om Gmail-hermetiske svar Lagre tid med Gmail-e-postmaler ved hjelp av "Hermetiske tilbakemeldinger" Spar tid med Gmail e-postmaler ved hjelp av "Hermetiske svar" Les mer, men kom aldri rundt for å prøve det? Hører du om det nå for første gang? Uansett ditt svar, hvis du aldri har prøvd denne strålende funksjonen før, er det på tide at du gjorde det, og for å gjøre det helt klart, hvorfor du burde, vil dette innlegget fortelle deg alt om hermetiske svar, nøyaktig hva de er, når de er nyttige og hvordan Du kan bruke dem til å spare tid.

Hva er Canned Responses?

Hvis du har vært i de siste årene, har du sjansen til at du i det minste har hørt om hermetiske svar. Med deres morsomme navn er hermetiske svar virkelig like nyttige som hermetikk, og omtrent dobbelt så sunt. For å si det enkelt, henter svar på hermetikk når du trenger å bruke samme tekst i en epost om og om igjen. Det finnes endeløse bruksområder for hermetiske svar, som vi snart vil se, men før vi dykker inn i disse, er det viktig å forstå nøyaktig hva hermetiske svar er.

Uansett årsak, har nesten alle gjentatte e-postmeldinger som sier det samme igjen og igjen. Du kan skrive disse svarene hver gang du vil sende dem ut, men du kan også skrive dem opp en gang, kan dem, og ta dem ut av boksen hver gang du vil bruke dem. Denne funksjonen er tilgjengelig på nesten alle e-postplattformer, men er trolig best kjent og enklest å bruke på Gmail.

Hvorfor vil jeg bruke dem?

For å si det enkelt, hvorfor ville du ikke? Her er noen gode bruksområder for hermetiske svar:

Sende ut den samme e-posten flere ganger: Selger du ting på eBay, Amazon eller lignende? Bruk hermetiske svar til å beskrive produktet ditt, eller informer kjøperne om at det er utsolgt. Trenger du å sende ut kontrakter, spørsmål eller detaljer til flere kunder? Kan de e-postene. Trenger du å svare på samme måte som flere e-poster? Dette er den perfekte bruken til hermetiske svar. I stedet for å skrive opp disse e-postene helt fra starten hver gang, eller kopiere og lime inn fra gamle e-postmeldinger, må du bare lagre et hermetisk svar. Dette er den klassiske bruken.

Smart auto responder: I Gmail, og i en annen klient som tilbyr sofistikerte filtre, kan du bruke hermetiske svar til å konfigurere smarte auto-respondenter. Hva gjør dem klare? Når du angir en automatisk svar-epost som skal sendes, sendes den til alle som kontakter deg, uavhengig av hvem den er. Dette er ikke alltid ideelt. Vil du at kundene dine skal få ett svar, din familie en annen, og ikke svare på resten i det hele tatt? Bare sett opp forskjellige hermetiske svar, og bind dem til dine e-postfiltre.

Flere signaturer: Mange e-postklienter lar deg ikke bruke flere signaturer Administrer flere signaturer i Gmail uten nettleserplugger Administrer flere signaturer i Gmail uten nettleserplugger Les mer for den samme e-postadressen. Med hermetiske svar kan du sette opp flere forskjellige signaturer og lagre dem hver som en hermetisert respons. Nå, når du begynner å skrive en e-post, kan du legge til den aktuelle signaturen med ett klikk.

Kreative bruksområder: Det er ingen grense for hva du kan gjøre med hermetiske svar, alt avhenger av hvor kreativ du vil være. Har du en fast dagligvareliste? Sett opp for å bli sendt automatisk når ektemannen e-posterer deg og ber om det. Trenger du å forklare det samme igjen og igjen til noen? Ikke kast bort tid, kan grunnleggende forklaring og justere det etter behov. Ha det gøy med det!

Sette opp hermetiske svar i Gmail

Mens du kan bruke koblingene ovenfor for å lære hvordan du konfigurerer hermetiske svar i forskjellige leverandører og klienter, finner du nøyaktig hvordan du gjør dette i Gmail. Hvorfor Gmail? For det første er det det jeg bruker, og hvis statistikk skal stole på, er det nå verdens mest populære e-posttjeneste, etter å ha passert Hotmail tidligere i år.

Overraskende nok er hermetiske svar fortsatt ikke en innfødt Gmail-funksjon, og du må aktivere den på Labs-fanen før du kan begynne å bruke den. For å konfigurere et svar på Gmail-hermetikk, start ved å komponere det i et nytt e-postvindu. Når du er ferdig, klikk på trekanten på høyre side av komposervinduet, velg “Hermetiske svar” og klikk deretter på “Nytt hermetisk svar ... ”.

Hvis du fortsatt bruker den gamle Gmail-komponenten, og jeg er sikker på at mange av dere er, er prosessen litt annerledes. Etter å ha skrevet e-posten din, se etter “Hermetiske svar” lenke under emnelinjen. Du finner “Nytt hermetisk svar ... ” alternativ her.

Gratulerer! Du har nå et nytt hermetisk svar. Når du fortsetter å legge dem, ser du listen vokse lenger og lengre. Pass på at du ikke blir forvirret, skjønt. Listen vises under tre titler: Sett inn, lagre og Slett. Den første og tredje er selvforklarende, men hvis du velger et av dine svar under Lagre menyen, overskriver du den med det du har for øyeblikket på utkastet til e-post.

For å integrere en hermetisk respons med et filter, opprett et nytt filter Opprett en automatisk e-postrespons Med Gmails nye filter Opprett en automatisk e-postrespons Med Gmails nye filter Les mer gjennom innstillingene, og merk av i boksen ved siden av valg av filterets handlinger. “Send hermetisk respons”, og velg hvilket svar du vil sende.

Konklusjon

Hermetiske svar er virkelig en av de beste oppfinnelsene siden hermetikk. Hvis du ikke gjør noe annet i dag, gjør deg selv en tjeneste og opprett en hermetisert respons. Jeg lover deg, du vil ikke angre på det.

Hvordan bruker du hermetiske svar? Har du kreative bruksområder å dele? Var du inspirert til å prøve funksjonen etter å ha lest denne artikkelen? Fortell oss alle i kommentarene.

Billedkreditt: Innrammet ordbilde via Shutterstock

Utforsk mer om: E-posttips, Gmail.