Hvordan slå e-postavhengighet ved å spore innboksvaner

Du: La meg sjekke e-posten min forrige gang.

Den irriterende indre stemmen: En gang til?

E-post kaster dine dager, og det er snakkende om det. Men hvem sier at du ikke kan få kontroll over tiden din? Alt du trenger å gjøre er å finne ut hvor mye tid du bruker til e-post akkurat nå, og deretter finne måter å kutte det kort på.

Takket være apper som Mailstrom, begraves den mye ettertraktede innboksen nullbegravet i e-post? Krymp din massive innboks til null med Mailstrom Begravet i e-post? Krymp din massive innboks til null med Mailstrom Vi har tilbudt en rekke løsninger gjennom årene for å administrere Gmail-kontoen din og for å rydde opp en rotete innboks. Ingenting er mer praktisk enn en sentral online løsning som Mailstrom. Les mer er ikke lenger vanskelig å oppnå. Jeg nådde det for lenge siden. Det stoppet meg ikke fra å stirre på min tomme innboks hele dagen, ventet ventetid på min neste e-post, i beredskap til å zap det med en gang og holde innboksen ren. Det virker anal-retentive, men den typen e-postbesettelse er ganske vanlig for mange av oss. Så mye som vi kan prøve å nekte det, er avhengighet ordet som passer til det vi har.

Som andre avhengigheter, kan denne også håndteres, hvis du forstår hva som utløser det og gjør noe for å motvirke det.

Tidssparet = Tid opptjent

Du vet når noe er dårlig for deg. Men til du kvantifiserer de negative effektene, vil du finne det vanskelig å gjøre skiftet til bedre vaner.

I tilfelle av e-post, hvis du sjekker det mellom oppgavene, begynner det å føles som en ikke-oppgave. Tiden du bruker på denne måten er ikke mer enn noen få minutter med jevne mellomrom, noe som gjør det enkelt å overse den kumulative effekten. E-post synes å være et nødvendig onde i disse tider, men det betyr ikke at du må la det kjøre livet ditt eller at du ikke kan finne en måte å få det beste ut av det.

Med mindre du setter den tapt tiden i perspektiv, vil din e-postkontrollrutine fortsette å føle seg ufarlig i den større ordningen av ting. Er det ikke noen apps for å logge eposttid? Jeg trodde du aldri ville spørre. Selvfølgelig er det.

Det er ulike programmer som er utformet for å hjelpe deg med å spore tiden du bruker på individuelle aktiviteter på nettet. Bruk dem til å holde faner på e-postvanene dine og se resultatene i harde numre. De vil fortelle deg hvor du har det bra og hvor du bryr deg.

Her er noen programmer som kan hjelpe deg med å forstå hvordan dagen din er som å bli kalt når du er pakket inn i en samtale med innboksen din.

skarpt

Hvis for mye frem og tilbake e-post spiser inn i lagets arbeidstid, kan et automatisert tidssporingsverktøy som Crisply være akkurat det laget ditt trenger. Spor nøyaktig hvor lang tid gruppemedlemmene dine er nødt til å bruke gjennom innboksen deres, og bruk dataene for å finne ut en bedre arbeidsflyt som ikke involverer så mye e-post. Bedre ennå, bytt til en teamsamarbeidstjeneste Slack Går Gruppekommunikasjon Raskere og enklere Slag gjør gruppekommunikasjon Raskere og enklere gruppemails kan virkelig drepe produktiviteten. Det er på tide å legge postklienter til å hvile og bruke samarbeidstjenester som nylig lansert Slack. Les mer som Slack, som vi har på MakeUseOf.

Krisen er fri for personlig bruk. Team og Enterprise smaker er priset.

Pomodoro Timers

Hvis du er en fan av Pomodoro-teknikken, kan du få det til å spore dine e-postvaner ved å tidsbestemme alle dine e-postkontroller og legge til varigheten. Det er mange gode Pomodoro apps som flyter på nettet. Vi anbefaler Tomato.es, en nettleserbasert Pomodoro-timer. Pomodoro Web App Tomato.es Er Time Management Made Simple Pomodoro Web App Tomato.es Er Time Management Made Simple Kan ikke fokusere? Kom deg til jobb, nå. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer som du kan bruke direkte i nettleseren din - og det er muligens den beste appen jeg noensinne har brukt. Pomodoro-teknikken er enkel: ... Les mer som forenkler tidsstyringen. Det krever ikke registrering, men hvis du kobler den til din Twitter-konto, får du detaljert statistikk over dine Pomodoro-økter. Analyser disse statistikkene for å se hvor mye tid du bruker til å lese og svare på e-post.

Toggl

Windows. Mac. Linux. Android. iOS. Du kan installere den populære tidsoppfølgingsappen Toggl på alle disse plattformene, eller få tilgang til den fra nettbasert grensesnitt. Registrer deg for å begynne å måle din bruk av e-post.

Rescue

RescueTime (vår gjennomgang Hold nøye oversikt over hva du gjør på datamaskinen og hvor lenge med RescueTime følger nøye med hva du gjør på datamaskinen og hvor lenge med RescueTime Hvis du bruker en betydelig mengde tid på datamaskinen din uten å Corporate Big Brother for å overvåke hva du gjør, kan du finne deg selv å bruke litt mer tid enn du burde være ... Les mer) er et annet fantastisk tverrplattformverktøy for tidssporing. Det gir deg tilgang til detaljerte rapporter om datamaskinens vaner. Les dem for å finne ut om du er så produktiv som du tror du er. Hvordan ser e-postbruken ut? Ikke så minimal som du vil at den skal være? Sett et mål for å redusere det og jobbe med e-postvanene dine ved hjelp av de enkle tipsene som presenteres i neste avsnitt.

Hva nå?

Når du har forstått hvor mye tid du bruker på e-post hver dag og av hvor mye den overstiger det du anser nødvendig, kan du ta effektive tiltak for å overføre til en smartere e-post-arbeidsflyt. Her er noen trinn for å hjelpe deg med å komme i gang.

Lukk den innboksen i 5, 4, 3 ...

Hvis du holder innboksen din åpen hele dagen, kan du ikke motstå å hoppe til den mellom oppgavene. Bruk begrepet chunking 8 Geeky-oppgaver du kan kaste sammen for å øke produktiviteten 8 Geeky-oppgaver du kan kaste sammen for å øke produktiviteten Multi-tasking er en oppmerksomhetsmord. "Chunking", er en annen type multi-tasking. Det er ikke nytt, og har eksistert under den geekiske perioden for batchbehandling i lang tid nå. Les mer til dine e-postrelaterte oppgaver og takle dem på bestemte tider. Bare en gang om dagen er flott hvis du kan trekke den av, to ganger er rimelig, tre ganger kan være litt for mye. Fastsette en tidsbegrensning på innboksen-sjekke økter basert på gjennomsnittlig mengde e-post du må håndtere daglig. Før du drar inn i innboksen, sett inn en alarm for å minne deg om når tiden er oppe, og adlyd det uten unntak.

Hold deg unna innboksen din i et par timer etter at du våkner og et par flere før du går og legger deg. Lagre dine e-postaktiviteter for tider som ettermiddagen ettermiddagsslutt 8 måter å slå ettermiddagsnedslag produktivt når du jobber alene 8 måter å slå ettermiddagsnedslag produktivt når du jobber alene Godt å spise og sovevaner hjelper. Planlagte arbeidsvaner hjelper med det uunngåelige enda mer. Her er åtte enkle løsninger når produktiviteten dine krysser, øynene dine glir over, og du stifter gjesningen. Les mer, når du har lagt en del av arbeidet ditt for dagen bak deg, og når du ikke føler deg våken nok til å fokusere på ekte arbeid.

Aktiver skrivebordsvarsler? Nei takk.

Livevarsler forstyrrer strømmen, tvinger uplanlagte pauser, og gjør deg motvillig til å gå tilbake til jobb. Klandre det på din nysgjerrighet for å lære hva innboksen din har i butikken for deg. Si nei til de øyeblikkelige varslene. I stedet for å tillate deg å være i godhet av innboksen din, du bestemme når du vil motta informasjonen den inneholder.

Gå tilbake til skrivebordet

E-postmarkedsførere tilpasser sine strategier for å optimalisere e-postene deres for mobile gadgets, fordi antall personer som bytter skrivebord til mobilenheter for å lese e-post, øker hver dag.

Hvis du er en del av den statistikken og ønsker å slå e-postavhengighet, avinstallerer du e-postappen fra smart enheten og bytter tilbake til skrivebordet for å sjekke e-post. Dette kan introdusere et innsatsnivå som ikke eksisterer når du arbeider med en gadget som smarttelefonen din, og det kan bare ha en positiv effekt på e-postvanene dine. Det ser ut til å ha virket bra for Jake Knapp, som startet et distraheringsfritt iPhone-eksperiment for et år siden.

Program hjernen din

I sin bok Hvordan å mislykkes i nesten alt og fortsatt vinne stor, Dilbert skaperen Scott Adams kaller menneskets sinn en fuktig robot som man kan programmere. Du vil kanskje programmere deg for å holde e-postkontrollen din til et minimum. Gjør det ved å bytte e-postavhengighet for en annen, om enn en som vil ha en positiv effekt på livet ditt. Jeg snakker om HabitRPG. Se hvordan HabitRPG gjør å forbedre deg selv vanedannende HabitRPG gjør deg selv bedre Faktisk Vanedannende HabitRPG gjør deg selv bedre, vanedannende Endre vaner dine til det bedre ved å knytte dem til utfordringer i et rollespill. Nivå opp for å gjøre ting du kjenner du burde og tapte poeng for å hengive seg i vaner du kjenner ... Les mer, og bruk den til å gamify dine e-postvaner og styre dem i en sunn retning.

Klar til å kutte ledningen?

Med sin tilgjengelige tilgang til alle, har e-post spilt en viktig rolle i å eliminere geografiske barrierer, men det har også blitt en blomstrende distraksjon som holder deg unna viktige ting i livet ditt. Den gode nyheten er at hvis du klarer å kutte e-postkabelen, får du mer tid fra dagen din, og kan til og med gjøre tid for personlige prosjekter. En opptatt dag: 10 dyktige måter å finne tid på dine personlige prosjekter. En opptatt dag: 10 Savvy måter å finne tid til dine personlige prosjekter Har du en lidenskap som hemmelig banker i hodet ditt? Hva holder deg tilbake? Kanskje går klokken ut etter en grusom arbeidsdag og en times pendling. La oss stjele tiden. Les mer .

Hvordan sporer du innboksen vaner? Skifter de til det bedre?

Image Credits: Ung student Stresset via Shutterstock, seier + seier via Compfight cc, sendes via Compfight cc, matthias-uhlig.photography via Compfight cc // Alle bilder er derivater

Utforsk mer om: Email Tips, Time Management.