Hvordan kutte ned en 20 000 e-post innboks til null på 30 minutter

Mellom kampanjer, nyhetsbrev, varsler og alt annet som kommer i innboksen hver dag, er det veldig enkelt å samle for mange e-postmeldinger. Hvis du ikke har tid til å takle det, kan du finne deg selv i en innboks med opptil 20-30 tusen meldinger.

Et sted der inne, har du viktige meldinger du ikke vil miste. Men hvordan tømmer du ut rotet uten å kaste ut babyen med badevannet?

Hvis du følger prosessen som er skissert i denne artikkelen, kan du komme deg ned til innboks null i minst 30 minutter. Maksimalt en time. Vil du prøve? Åpne din oppblåste innboks, og følg med.

Den oppblåste Gmail-innboksen

Vi presenterer innboksen til en veldig travel person.

Det er riktig. Nesten 20 000 uleste e-postmeldinger. De er bare de uleste. Den totale størrelsen på e-postkontoen min før du begynte denne prosessen, presset 35 000 meldinger.

Så den første tingen å gjøre er å hogge av den hengende frukten.

Kast ut papirkurven

Det bør si at du må ta ut søppelet ofte, ikke bare hjemme, men også i Gmail-innboksen din.

Klikk på din Søppel I venstre navigeringslinje klikker du på “Velg alle” boksen øverst i meldingslisten, og klikk deretter på “Alle samtaler” lenke oppført før den første e-posten.

Klikk deretter på Slett for alltid.

Gå deretter etter Gmail-spam Slik stopper du spammeldinger i Gmail Slik stopper du spammeldinger i Gmail Får du for mange e-postmeldinger? Disse gode tipsene for Google Mail hjelper deg med å stoppe uønskede spam-e-postmeldinger før de tetter opp Gmail-innboksen din. Les mer . I navigasjonsfeltet klikker du på spam lenke, og klikk deretter på “Slett alle spammeldinger nå”.

Føles bra, ikke sant? Vi har egentlig ikke satt en buk i innboksen ennå, men det er en god følelse å begynne å rense innboksen din etter at du har tatt ut søppelet.

Nå for neste nivå av lavt hengende frukt.

Sosial og kampanjer

Hvis du bruker Googles standardstil Gmail-innboks, så vil du se Sosial og Forfremmelse faner øverst i innboksen din.

Klikk på hver av disse og bla ned gjennom listen på jakt etter store mengder duplikater.

Dette er de skyldige som fyller inn innboksen hver dag.

Når du finner dem, åpne e-posten og finn Avslutte abonnementet lenke nær toppen eller bunnen av e-posten.

Bare gå gjennom de første sidene med sosiale og promoverende innlegg som ser etter store grupper av duplikater. Bare å tørke ut dine seneste nyhetsbrev The problemfri måte vil strykes fra en e-Nyhetsbrev problemfri måte vil strykes fra en e-Nyhetsbrev Syk av å få automatiske e-poster du aldri lest? Her er en gratis tjeneste som gjør abonnement fra dem et øyeblikk. Les mer vil drastisk redusere mengden e-post som fyller innboksen hver dag.

Ikke bruk for mye tid på å gjøre dette, fordi det er større fisk å steke akkurat nå. Etter at du er ferdig med denne artikkelen, vil du ønsker å gå gjennom Sandy artikkel om mestring Gmail-innboksen angst Hvordan å mestre Gmail innboksen Angst Slik Master Gmail innboksen Angst Så mange e-poster, så liten tid. Føler du denne måten når det gjelder å administrere Gmail-innboksen din? Vi viser deg enkle innstillinger og nyttige verktøy for å organisere og stressbestemme Gmail-innboksen din. Les mer for å hindre deg i å komme inn i dette rotet igjen.

Når du har abonnert på de vanligste e-postene, klikker du på Velg alle ikonet øverst igjen, og klikk på “Velg alle samtaler” link øverst.

Klikk på søppelikonet for å slette dem alle.

Gjenta den samme prosessen på Kampanjer-fanen. Når du er ferdig med å slette alle disse, har du sannsynligvis allerede hakket innboksen din ned med noen få tusen.

Og du blir bare oppvarmet.

Sikkerhetskopier og slett merkede e-poster

For mange år siden pleide jeg å være en del av et team som gjennomførte undersøkelser på nettet. Over den tiden jeg var der samlet jeg noen tusen e-post-alle av dem påføres med en spesiell Gmail etikett Hvordan Sorter Gmail-innboksen med avsender, emne, og Label Hvordan Sorter Gmail-innboksen med avsender, emne, og etiketten' T finner du ting i den rotete Gmail-innboksen din? Vi viser deg de fem beste måtene for å sortere e-postene dine. Lær disse tweaks og du vil finne noe! Les mer om den innkommende, koblede e-postadressen.

Adressen stengte i 2015, men jeg har aldri plaget å slette alle disse e-postene.

Du har sannsynligvis opprettet alle slags etiketter for mange år siden. Kanskje du selv automatiserte prosessen med filtre for innkommende e-poster. Alle disse e-postene sitter bare der og kaster bort plass.

Du kan ikke bare slette merkede e-postmeldinger i bulk, fordi du har merket dem av en grunn. Kanskje de inneholder år med forskning, eller de er et historisk arkiv av noe arbeid du gjorde som du bare ikke vil miste.

Sikkerhetskopiere viktige merkede e-poster

Heldigvis er det veldig enkelt å sikkerhetskopiere alle e-postene i bulk ved hjelp av Googles kontoeksportfunksjon.

Google tilbyr en nedlastingsdataside for hver tjeneste i Google-kontoen din.

Klikk på Administrer arkiver lenke, og klikk deretter på Opprett nytt arkiv.

Bla ned til listen over kontoer og klikk Velg ingen å velge bort alle kontoer.

Rull deretter ned til Gmail-kontoen din, og klikk på bryteren for å aktivere denne tjenesten.

Klikk på rullegardinpilen, og klikk på Velg etiketter.

Gå ned i listen over etiketter du har opprettet i Gmail-kontoen din, og velg alle de du vil ha full sikkerhetskopi av.

Under listen kan du velge det komprimerte filformatet og den maksimale arkivstørrelsen.

Til slutt klikker du på Opprett arkiv knapp.

Google vil sende deg e-post til at det har begynt å ta arkivet ditt. Det kan ta noen timer eller enda en dag, men etter hvert får du en oppfølgings-e-post når arkivet er klar til nedlasting. Nedlastingskoblingen vil være rett i e-postmeldingen.

Når du har lastet ned og lagret e-postarkivet ditt, er du klar til å begynne å tørke ut merkede e-poster.

Slett merkede e-poster og etiketter

Tilbake i Gmail-innboksen din, klikk på hver etikett slik at e-postene vises, og velg Alle fra seleksjonslisten.

Husk å velg alle samtaler som du gjorde før.

Klikk på søppelikonet for å slette alle e-postene.

Hvis du er heldig, kommer du over etiketter med tusenvis av e-postmeldinger du kan rydde ut av innboksen din nå, da du har en sikkerhetskopi.

Når du har ryddet ut alle e-postene, ikke glem å slette alle de gamle etikettene. Bare klikk på rullegardinmenyen til høyre på etikettnavnet og velg Fjern etiketten fra listen.

På dette tidspunktet, bør du allerede hakket ned størrelsen på innboksen din betydelig. Men la oss ikke holde tilbake. Vi har noen flere triks opp i ermene våre.

Slett gamle e-poster

Hvis du har titusenvis av e-post, er oddsen ganske bra at selv e-postene som pleide å være viktige fire eller fem år siden, er ikke så viktige lenger.

Nå er det på tide å virkelig grave dypt og rent hus. La oss bli kvitt de svært gamle e-postene.

For å gjøre dette, skriv bare “older_than: 2Y” i Gmail-søkefeltet. Du kan angi hvilken tidsbegrensning du vil ha ved å bytte 2 til uansett antall år med e-post du vil beholde.

Bare husk at alt volumet sender deg e-post “beholde”, du kommer til å sortere gjennom på slutten for å trekke ut de virkelig viktige. Så gjør denne tidsrammen så liten som du er komfortabel med.

Å velge Alle e-post, og velg alle samtaler, klikk deretter på søppelikonet akkurat som du har gjort hele tiden.

Etter det, må e-postboksen din med titusener komme til slutt til de enkelte tusenene på dette punktet.

På dette tidspunktet er det på tide å ta en litt mer selektiv tilnærming for å rydde opp det gjenværende rotet.

Rene, sortere og organisere

Først, vurder at e-post du ikke har åpnet for noen uker siden, vil du sannsynligvis aldri åpne.

Du kan raskt rydde dem opp ved å søke etter alle uleste e-postmeldinger som er eldre enn ti dager.

Skriv inn bare i søkefeltet “er: ulest older_than: 10d”.

Velg og slett alle de listede e-postene.

En annen tilnærming til å trimme ned den gjenværende listen med e-postmeldinger enda lenger, er å søke etter typiske spam- eller reklamematerialelinjer. Du kan gjøre dette ved å skrive søk som “emne: avtale”, “emne: giveaway” eller “emne: siste sjanse”.

Hvert søk skal vise godt over 100 e-postmeldinger om gangen. Bare fortsett å tørke dem ut.

Fullfør av innboksen din

På dette punktet må du få tettusenvis av e-postfjellene til å bli sammenlignet med en mye mer overskuelig størrelse. Du har nå konsentrert innboksen din til det meste av e-postmeldinger som er viktige for deg, og som du kanskje vil beholde.

Deretter begynner du å bla gjennom de gjenværende e-postene. Når du finner viktige e-poster du vil beholde, bare dra dem over til etikettene du har opprettet for dem (eller opprett nye etiketter hvis de ikke eksisterer ennå).

Dette høres ut som en chore, men visuell skanning av en side med e-post om gangen, bør bare vise opp noen få du faktisk vil beholde. Deretter kan du velge alle e-postmeldinger på den siden og slette dem alle. Dette vil slette 50 eller så e-poster om gangen.

Husk at når du oppdager en gjentakende avsender som dukker opp, åpner du e-posten og klikker på rullegardinmenyen ved siden av svarknappen. Fra denne listen klikker du “Filtrer meldinger som dette”.

Velg deretter alle og slett listen over matchende e-postmeldinger som dukker opp.

Ved å merke, filtrere og slette store blokker med e-post, får du den listen over litt over 1000 e-postmeldinger ned til den mirakuløse innboksen null på kort tid.

Det er en enorm følelse å se det “tømme” Legg merke til i innboksen, spesielt når du har gått uten å se det!

Ikke la dyret vokse

Nå som du har tatt deg tid til å endelig få det gigantiske dyret av en innboks under kontroll igjen, er det viktig å holde det i å vokse for stort igjen. Den beste måten å gjøre det på er å studere alle funksjonene Gmail har tilgjengelig for å holde ting organisert og strømlinjeformet.

Du kan lære om disse funksjonene i vår Power User Guide til Gmail The Power User Guide til Gmail The Power User Guide til Gmail Denne gratis guide Gmail er for de av dere som allerede bruker Gmail som en e-postklient, og ønsker å dra maksimal nytte av sin mange produktivitetsfunksjoner. Les mer, og aldri møte å måtte gå gjennom denne prosessen på nytt.

Bildekreditt: Nomadsoul1 / Depositobilder

Les mer om: E-posttips, Gmail, Google Innboks, Innboksnull.