Slik emailer du som et proff

E-post er en av de tingene som startet som en praktisk funksjon, men ble raskt noe å frykte. Jeg vet at når jeg har hundrevis av uleste e-post, synker gutten raskt til en dyp tomgang, og jeg ignorerer disse e-postene enda lenger. Men kanskje hvis vi skulle adoptere tipsene og triksene til proffene av e-post, ville vi ikke se innboksen som et hinder.

Det er mange faktorer som spiller i e-post effektivitet - ikke bare skriving e-postene, men sette opp innboksen, administrere e-postmeldinger, vite når du skal sjekke e-post, og mer. Øk effektiviteten i e-post betyr økt produktivitet, og det betyr i siste instans å få alt gjort på kort tid. Det er akkurat det vi vil ha.

Merk: Ett aspekt ved å være et proff på e-post er å holde seg trygg og sikret. Les disse 7 viktige e-postsikkerhetstipsene 7 Viktige e-postsikkerhetstips du bør vite om 7 Viktige e-postsikkerhetstips du bør vite om Internett-sikkerhet er et emne som vi alle vet å være viktige, men det sitter ofte ofte tilbake i fordypningen i våre sinn , lure oss til å tro at "det kommer ikke til å skje". Enten ... Les mer før du kommer i gang her. Å miste tilgang til din e-postkonto kan være svært skadelig.

Rute “E-postkontroll” Tid

En av de største blunders av brukere som har ekstremt aktive innboks er at de vil legge ut Gmail, Thunderbird eller Postboks 24/7 og kjører i bakgrunnen. En annen blunder er bruken av varslingsaddler eller -funksjoner som vil varsle deg minuttet en epost ankommer, uansett hvor triviell den e-posten kan være.

Ubestridelig faktum: ofte sjekker inn på e-postene dine betyr at du ikke kan bruke fokus til en annen oppgave. Ubestridelig faktum: Hvis du noen gang klarer å bygge fokus, vil meldinger bryte det på et øyeblikk.

Derfor bør du se innboksen din som en aktivitet som alle andre. Ikke la det være en “alltid på” aspekt av livet ditt. I stedet planlegg tidsblokker - kanskje en gang om dagen, kanskje tre ganger om dagen - hvor du sjekker inn i innboksen, gjør alt du trenger, og lukk det. Det kan ta en stund å bryte vanen, men stol på meg, produktiviteten din vil skyte opp.

Eliminer overflødigheten

Det aller første du bør gjøre når du åpner innboksen, er å raskt skumme det og slette alle e-postmeldinger som ikke virker viktige. Tenk på deg selv som en skulptør med en stor blokk med fersk marmor. Før du begynner på det virkelige arbeidet, må du hacke i brede slag og bli kvitt overflødig.

Tenk deg å sjekke inn og finne 350 e-postmeldinger som venter på svar. Alt som trengs er fem minutter - ja, virkelig! - å skumme gjennom og klikk i avmerkingsboksene ved siden av e-postmeldinger som ikke har betydning. Når du har fått mesteparten av det, klikker du på Slett for å slette alle de merkede e-postene. Nå trenger du bare å svare på 50, og det er et stort psykologisk løft.

Les og svar umiddelbart

Åpner du ofte en epost, ser at du trenger å gjøre noe, men la det være igjen for en annen dag? Dette kan være en risikofylt vane. Hva om du glemmer det? Hva om du mister e-posten på en eller annen måte? Hva om du trenger å svare raskere enn du tror du trenger?

Bedre å gjøre alt umiddelbart. Det forhindrer oppbygging av “Jeg trenger fortsatt å svare på den e-postadressen” tanker som vil nagle bort på deg til du endelig kommer til det. Det reduserer sjansen for at du glemmer en viktig e-post. Det holder kundene dine, venner og forretningsforbindelser lykkelige fordi du svarer med slik punktlighet. Som en bonus vil du ha stor belastning av tankene dine.

Med en ren og tom innboks som ikke er rotete med meldinger du må returnere, kan du lettere implementere det tidligere punktet ved å bare sjekke e-post på planlagte tider. Hvis du virkelig ikke vil lese og svare umiddelbart, så se i det minste til en e-postpåminnelse addon Legg til planlegging, sporing og påminnelser til Gmail med dette fantastiske tillegget Legg til planlegging, sporing og påminnelser til Gmail med denne fantastiske tillegget La oss innse det, Gmail er ganske mye perfekt. Det er ikke en tilfeldighet at det nå er en av de mest populære e-postleverandørene, i hvert fall for de som foretrekker et webgrensesnitt. Det er imidlertid flere ... Les mer .

Hermetiske svar

Hermetiske svar er en fantastisk funksjon som har blitt noe av en standard i alle de beste e-posttjenestene og kundene. I utgangspunktet er et hermetisert svar et malrespons som du kan bygge på forhånd og bruke med ett enkelt klikk. Disse er flotte når du finner deg selv å skrive det samme svaret om og om igjen, for eksempel når folk ofte sender spørsmål om et bestemt emne.

Du kan aktivere Canned Responses i Gmail ved å bytte det i Labs-delen av innstillingene. Yaara har skrevet en instruksjonspost om hvordan du kommer i gang med Canned Responses i Gmail E-post Raskere og bedre med hermetiske svar E-post raskere og bedre med hermetiske svar Har du ikke tid til å lage mat lunsj? Ikke noe problem, ta en boks. Trenger du en campingplass som ikke går dårlig? Lett, få litt hermetikk. Er du lei av å skrive de samme e-post svarene? Prøv hermetisert e-post! Tenk ... Les mer .

Hold det kort

Den beste måten å kutte ned på tiden som e-post suger vekk fra deg: bruke mindre tid på å skrive svar. Selvfølgelig, ikke ofre riktig forretningsmessig eller personlig etikett ved å skrive tette svar, men du trenger heller ikke å skrive 5-10 avsnitt for hver e-post du sender. E-post er mindre formell enn tradisjonelle bokstaver!

Identifiser hovedmeldingen du vil komme over, og prøv å få den til mottakeren i ett til tre avsnitt maksimum. Du vet hvordan du har så vanskelig tid å slog gjennom så mange e-postmeldinger? Vel, mottakeren sannsynligvis står overfor det samme problemet. Ikke bare forkorter e-postene dine på din tid, det sparer også deres tid, og de vil være takknemlige for det.

Bruk filtre til å organisere

Ved hjelp av filtreffekten kan du revolusjonere e-post-arbeidsflyten din. I hovedsak ser et filter på hver innkommende e-post, og hvis den oppfyller kriteriene for filteret, utfører en handling på den. Denne handlingen kan flytte e-posten til en bestemt mappe eller angi en bestemt etikett. Kriteriene for et filter kan inkludere hvem avsenderen er, emnet i e-posten, kroppsinnholdet osv.

Filtre er en fantastisk metode for å holde innboksen din organisert. Får du mange nyhetsbrev oppdateringer fra detaljhandel kjeder, meldinger fra sosiale medier, eller elektroniske regninger? Filtre kan holde disse e-postene skilt fra innboksen din, og drastisk kutte ned på mengden e-postmeldinger du må slå gjennom. I tillegg er det mindre sjanse for at du vil slette en av disse ved et uhell.

Sjekk ut Craigs innlegg på hvordan du konfigurerer og bruker Gmail-filtre. 5 Gmail-filtre for å hjelpe Prioritere og organisere innboksen. 5 Gmail-filtre for å hjelpe Prioritere og organisere innboksen. Hvilke filtre skal hver person ha i deres arsenal, slik at innboksen deres er som ordentlig som min? Jeg er her for å hjelpe deg med å komme i gang med å sette opp de fem første filtene dine, eller ... Les mer .

Konklusjon

E-post er en enkel teknologi, men det er avanserte måter å gå om det. Det viktigste ved å være en e-postprodusent er å identifisere hvor mesteparten av tiden din blir brukt og finne måter å kutte ned på den tiden. Forhåpentligvis tipsene som er skissert over og noen få e-post effektivitet tips 10 tips for å hjelpe deg med å sende mer effektiv e-post 10 tips for å hjelpe deg med e-post mer effektivt Det beste rådet jeg har hørt om e-post og e-post produktivitet er - ikke svar på e-postmeldinger første ting i morgen. Det er litt paradoksalt, men sant at e-post og produktivitet er på loggerheads ... Les mer vi hadde dekket tidligere vil hjelpe deg å se hvor tiden din synker og hvordan du kan bekjempe den ineffektiviteten.

Hva med deg? Har du triks eller rutiner som du bruker for å maksimere e-postproduktiviteten din? Vennligst del dem i kommentarene!

Image Credits: Email Icon Via Shutterstock, Time Clock Via Shutterstock, Hammer Og Meisel Via Shutterstock

Utforsk mer om: E-posttips.