Slik sikrer du at e-post signaturen ikke gir feil inntrykk

Å si farvel er så vanskelig å gjøre, ikke sant? Det er ubehagelig, og noen ganger er det vanskelig. Vel, det kan ikke være noen instruksjoner for disse situasjonene, men vi kan i det minste tilby noen instruksjoner for hvordan du kan si farvel i en e-post uten å føle deg vanskelig.

En e-post signatur Du kan også dra nytte av kraften i e-post signaturer du kan også dra nytte av kraften i e-post signaturer En signatur forteller deg noe om en personlighet. På samme måte som to mennesker nesten ikke skriver like, tegner de seg også annerledes. Slik kom "vitenskapen" til grafikken til. Men den digitale tidsalderen og e-posten ... Les mer er for all hensikt, din “ha det”. Det er ikke om du klemmer noen eller gir dem et håndtrykk. Det er ikke om du bare gir dem navnet ditt, eller gi dem visittkortet ditt med all din kontaktinformasjon inkludert. Det er slik du får inntrykk. Eller ikke.

I denne artikkelen skal jeg dele de fem viktigste leksjonene jeg har lært om de tiårene jeg har kommunisert med folk på Internett. Interessant nok har dilemmaene som er involvert med e-signaturer eksistert helt siden de tidlige e-postmeldingene ble sendt over BitNet og FidoNet eller til og med MITs CTSS-postsystem i 1960-tallet, men jeg gikk ut.

E-post har vært med oss ​​i svært lang tid. Så hvordan får du det riktig? Hvordan logger du av uten å se ut som en snobb, men tilbyr også nok informasjon slik at folk vet hvem og hva du er? La oss komme i gang. Når vi er gjennom, har du en ganske god ide om hva du vil gjøre med din egen e-post signatur.

Hva en e-post signatur er ment å gjøre

Disse dager, i ferd med å sende folk, har jeg 3 forskjellige “nivåer” av e-post signatur. Hvorfor? Vel, det er tre nivåer av relasjoner å dekke - alt fra et kort notat til en venn, hele veien til en formell forretnings e-postmelding til et selskap. Tre variasjoner er egentlig alt du trenger, og formålet med disse bør være følgende:

1. Et raskt smil - Denne signaturversjonen går videre til e-post til venner eller kolleger som du sender e-post til flere ganger om dagen.

2. Smil og et håndtrykk - Denne signaturversjonen går videre til e-post til arbeidskollegaer, hvor e-posten din må være litt mer formell.

3. Et fast håndtrykk og visittkort - Dette er for de tidene da du må skrive en formell forretningsrelatert e-post og gi din tittel og all kontaktinformasjon.

Det finnes ukjente regler for hver av disse typer e-signaturer. Bryt dem, og det vil ikke bli verdens ende. Hvis du vil gjøre et spesielt godt inntrykk, skjønner du imidlertid om noen av disse tipsene for hver type e-post du sender.

The Quick Smile Signature

Du trenger ikke alltid en e-post signatur. I det minste trenger du ikke alltid en formell. Dette er akkurat som når du går av en kollega i gangen. Du ser dem flere ganger om dagen. Du deltar på de samme møtene. Trenger du virkelig å hilse på dem i gangen med et håndtrykk? Nei; mesteparten av tiden er det raskt “Hei Fred” og et smil, om noe i det hele tatt. Når du sender deg en kollega raskt til å be om råd eller for et tips, trenger du ikke engang en signatur i det hele tatt. Hvis du føler behov for å logge av, kan du ta min tilnærming, bare navnet ditt er prefaced med et dash. Du trenger ikke blomstrende sitater eller utførlige titler. Personen vet hvem du er, hva du er, og noe utover ditt navn ville være vanskelig. Tenk på det som en grunnleggende samtale ved vannkjøleren, som du vanligvis bare slutter med noe som “ok, ta deg senere da!” og en rask bølge. Ingenting mer er nødvendig.

Smil og et håndtrykk

Den andre typen signatur er en slags hybrid mellom formell og uformell. Dette er vanskelig å få riktig. Disse kan være kollegaer du vil sende med halvformelle forretningsforespørsler, men du vil ikke at de skal tro at du kommer over som en stiv. De trenger å sette pris på betydningen av e-posten, men du vil ikke at de skal lure på om du faktisk er fortsatt venner. Det er her den svært subtile signaturen kommer inn i spill. Disse er vanligvis redusert i størrelse og nesten unnoticeable i bunnen av selve e-posten. En av de beste tilnærmingene for dette er en signatur jeg kaller “ett-liner”.

I denne versjonen er all informasjon delt opp med en “|” karakter. Dette kan være så enkelt som en adresse eller e-post, telefonnumre, cellenumre eller hva som helst. Det bør være kort, ta bare litt informasjon, og det er det. Jeg har selv sett at noen gjør denne signaturen i en skrifttype som er svakere enn resten av e-posten - kanskje i grå. En annen tilnærming jeg har notert er en veldig kort to-liner. I utgangspunktet et navn og en form for kontakt som kan være et enkelt telefonnummer eller en e-postadresse.
Selvfølgelig er dette for mottakere som allerede vet hvem du er, hvilket firma du jobber med, og du sender dem bare en av mange korrespondanse e-post. Det gir “føle” av en vennlig e-post, men hvis personen trenger å kontakte deg og kanskje ikke beholder nummeret ditt i deres Rolodex (bruker folk fortsatt disse ...?), så er det din kontaktinformasjon ved foten av e-posten, rett innenfor rekkevidde.

Et formelt håndtrykk

Selvfølgelig er det de gangene du sender e-post til noen utenfor firmaet, eller kanskje du sender e-post til noen inne i selskapet om noe offisielt som krever at samtalen skal være formell. Det er som å ha på seg et formelt antrekk når du deltar på en prisutdeling for dine kolleger. Før jeg dekker hva du bør gjøre i disse tilfellene, er det mer pedagogisk å dekke det som ikke skal gjøres først. Ja, du bør oppgi kontaktinformasjon, som firmaets navn, nettside og e-postadresse, men du trenger ikke å overdrive det. Er det virkelig et behov for å gi fire forskjellige telefonnumre, inkludert en faksmaskin?

Nei, gi nok kontaktinformasjon slik at det finnes flere metoder for å kontakte deg - e-post, telefon, eller kanskje til og med via et nettsted - men ikke bli båret bort. Å gi en liste over telefonnumre gjør at det ser ut til at du er så mobil at du aldri er på kontoret din og for vanskelig å kontakte.

En annen vanlig feil kommer over som en selvpromotor. Folk som dette vil overbelaste sine e-signaturer med sine sosiale nettverkskontoer til det punktet hvor signaturen er over 10 linjer lang og fylt med det meste selvmarkedsføring.

En annen måte å gi et fryktelig inntrykk på er å bruke alle slags funky farger og skrifter i e-postadressen din. Det er vanskelig å trekke noe slikt av, fordi fargene må samsvare, og skriftene må se riktig ut. Dessverre har mange mennesker ingen anelse om hvordan man skal ordne farger, og deres e-signatur endes opp som noe ut av en Willy Wonka-fabrikk.

Denne typen clown-signatur er uprofesjonell og alle du sender den til, vil tro at du ikke har noen ide om hva du gjør, uansett hvilket felt du er i. Unngå så ekstravagante farger. Hold det enkelt.

Hva du kan gjøre riktig

Så hvordan ser en god formell epost signatur ut hvis du vil gjøre et godt inntrykk? Gå med den grunnleggende informasjonen som kreves, hold formateringen og stilen enkel, og overstyr den ikke med informasjon.

Her er et eksempel. Denne inkluderer 4 linjer - navn, firma, telefonnummer og e-postadresse. Det er det.

Denne personen brukte bare ren tekst, og holder den til bare til fire linjer som gjør at den kommer over som stilig og profesjonell.

Med min egen adresse går jeg litt lenger for å holde signaturen beskjeden ved å bruke kursiv og fading den til mørkegrå. Å holde den skygge lettere enn selve e-postteksten, forteller mottakeren at du vurderer din egen informasjon som er sekundær til selve meldingen. Det er en subtil snev av ydmykhet.

Også titler bør bare brukes når de er relevante for samtalen ved hånden. I de fleste korrespondanse knyttet til min egen nettside må folk vite at jeg er eieren av nettstedet, så tittelen er viktig. Bare nok informasjon er inkludert for rask kontakt - e-post og telefonnummer, det er det.

Et annet eksempel er signaturen jeg bruker til både intern og ekstern korrespondanse fra MakeUseOf.

Her, jeg faktisk waffled mellom å bruke tittelen eller ikke. Det er vanligvis bare viktig i ekstern e-postkommunikasjon og marginalt viktig i noen intern kommunikasjon. Jeg startet med å bruke to versjoner - en for ekstern og en for intern - men ble lei av å bytte mellom de to, som jeg bestemte meg for å holde fast ved den ovenfor. Med risiko for å komme over som selvbetydende, forblir det bleknet og sekundært. Det gjør også bruk av “|” tegn som er nevnt ovenfor, et lite splash av farge for å gjøre nettstednavnet skiller seg ut, og jeg bestemte meg for å være modig og legge til en femte linje for et sitat.

Komme opp med den perfekte e-signaturen 6 Tips for å få mer ut av signaturer i Gmail 6 tips for å få mer ut av signaturer i Gmail Les mer som representerer hvem du er, hva du gjør og hvordan du kontakter deg, kan ta en prøve og en feil, men når du får det riktig, føles det godt å vite at du legger din beste fot frem i hver e-postkorrespondanse du sender ut.

Hva er dine tips for en bedre e-signatur 5 måter å opprette egendefinerte flere signaturer i GMail 5 måter å opprette egendefinerte flere signaturer i GMail Les mer? Hvilke ting liker du eller ikke liker andre signaturer du har sett? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor!

Image Credit: Business Par via Shutterstock

Utforsk mer om: E-posttips.