Slik får du din e-postmelding i en rotete innboks

Har du noen gang sendt en epost du følte var viktig bare for å bli besvart mange dager senere, eller verre glemt? Tildelt, noen ganger er det ute av kontroll, men det er ting du kan gjøre for å forbedre sjansene for at e-posten din åpnes, leser og svarer til.

Den gode tingen om disse “triks” er de egentlig ikke altfor kompliserte - de er bare vaner som bare gir mening. Jeg kan ikke love at disse alltid vil fungere, men jeg kan si at de vil gjøre en forskjell, og det vil du generelt se en forbedring i kommunikasjon med dine e-postkontakter.

Fremhev ditt navn

Jeg hadde faktisk ikke faktisk hørt om denne metoden før ikke så lenge siden, og jeg kan absolutt ikke kreve kreditt for ideen. Jeg leste en artikkel av Josh Grillo på Dirty Marketing Secrets som snakket om hvordan å gå om å gjøre dette. I utgangspunktet kopierer du piler (eller hvilket objekt du ønsker) og limer dem på hver side av navnet ditt. Så når du sender en e-post, ser det slik ut:

For meg er dette noe kontroversielt, og det kan også være for andre. På den ene siden virker det sikkert, og det er ikke så invasivt. På den andre siden av spekteret, hvis det er folk du kommuniserer med jevnlig, og som alltid svarer på e-postene dine, kan dette være en plage for dem.

Det handler om emnelinjen

Når det kommer til å få din epost fra “ulest” til “lese” status, legger jeg mest vekt på emnelinjen. Det finnes flere forskjellige måter du kan lage den, og mange, om ikke mest, kan du kombinere.

1. Vær spesifikk og kort

En vag faglinje er verre. Slike emner som “Hei der” eller verre ... “(intet emne)” - den jeg egentlig ikke vet hvorfor den fortsatt eksisterer. Jeg husker da jeg først brukte e-post, dette var ganske vanlig, men som e-post har utviklet, har vi også - legg inn et emne i, ellers vil det sannsynligvis bli slettet (eller filtrert ut. Lagre Sanity: Blokker og filtrer de videresendte e-postene Lagre din sanitet: Blokker og filtrer de videresendte e-postene Vi har alle mottatt dem - de fryktede e-postene. Kanskje de ikke engang fortjener å bli holdt i samme henseende som "e-post". Les mer) før de åpnes.

2. Bruk en setning

Det kan ikke være naturlig å, men å sette en setning i emnelinjen er egentlig ikke en dårlig praksis. Vårt sinn fungerer i setninger. Vi kommuniserer i setninger. Hvorfor ikke starte e-posten din med en? I stedet for bare en emnelinje som sier “Spørsmål,” skrive “Jeg har et raskt spørsmål om [blank].” Det gjør det mer personlig og vil sannsynligvis gjøre e-posten mer attraktiv for å åpne opp. Jeg vil merke at setningen du valgte burde oppsummer hva e-posten din handler om. Og selvfølgelig vil du ikke ha en vag setning, ellers er det kontraproduktivt.

3. Still et spørsmål

Ovenfor snakket vi om å bruke en setning - dette er egentlig en forlengelse av den. Så i stedet for å si “Jeg har et raskt spørsmål om [blank],” du kan uttrykke det i det eksakte spørsmålet du lurer på. Så hvis spørsmålet handler om hvordan du får e-postmeldinger til å skille seg ut, kan du skrive “Hvordan gjør jeg mine e-postmeldinger skiller seg ut bedre?”

Fordelen med å stille et spørsmål er at det er litt mer kraftig og engasjerende enn en setning. Selvfølgelig hvis e-posten ikke handler om et spørsmål, ville et spørsmål ikke være hensiktsmessig. Det må være relevant, og det bør være det primære spørsmålet om e-posten.

4. Bruk brukerspesifikke ord

Hvis du sender e-post om et emne som er spesielt interessant for kontakten din, legger du det ordet i emnelinjen. Så hvis du sender noen e-post til et spørsmål angående søkemotoroptimalisering, og de er spesielt kjente eller dyktige i det området (som de burde være hvis du sender dem om det), inkluderer “SEO” i emnet. Et eksempel kan være: “Lurer på hvordan du kan forbedre SEO på bloggen min.”

5. Bruk parenteser og kolonner til å lage “sub-fag”

Jeg kunne godt ha akkurat gjort opp det ordet “sub-fag,” men for meg er det fornuftig. I utgangspunktet snakker jeg om å skape videre forklaring på emnelinjen og bruke parenteser eller kolon for å skille den fra hovedfaget. For eksempel hvis vi skulle bli på samme eksempel kan du si “Spørsmål: Hvordan lager jeg e-postene mine bedre?” eller “[Spørsmål] Å lage e-postmeldinger skiller seg ut bedre.”

En liten grammatikkleksjon: Etter min mening er kolonene og parentesene like, men tjener ikke akkurat samme formål. Et kolon forbereder leseren eller forklarer dem videre hva de skal lese. Braketter, derimot, merker hva vi leser. Det er slik jeg ser dem, og jeg kan ikke være helt nøyaktig, men det synes å være fornuftig for meg.

6. Caps er ok, men bruk sparsomt

Noen ganger er det et behov for å understreke eller legge merke til noe, men fordi det er i en emnelinje, har du begrensede formateringsalternativer. Dette betyr vanligvis at du må ty til bruk av store bokstaver. Dette kan være bra, men det kan også være dårlig. Vi har alle fått den e-posten der emnet og meldingen var i alle caps - irriterende. Jeg vil slette den da, men det er vanligvis noen eldre, og jeg vil føle meg dårlig. Men hvis du er noen andre, blir du ikke unnskyld, så vær ikke overrasket hvis du ikke får et raskt svar tilbake, enn si et svar i det hele tatt. Nedenfor er gode og dårlige eksempler:

• Bad: “Jeg trenger hjelp umiddelbart
• Flink: “[URGENT] Min konto er blitt kompromittert - vennligst hjelp”

Den største nedgangen i bruk av caps er at den kan komme over “spammy,” som egentlig er det siste punktet for å lage din faglinje.

7. Ikke vær “spammy”

Jeg tror ikke jeg må gi deg definisjonen av hvilken e-post spam ser ut - vi alle får det, og vi gjenkjenner det alle. Så hvorfor faller noen mennesker i samme vane med å gjøre e-postene deres ser spammy ut? Det slår meg, men her er noen ting du kan gjøre og ikke gjør for å holde e-postene dine ser ut så ... unintelligently spammy.

• Begrens bruk av caps (allerede nevnt)
• Se opp for ofte filtrerte ord som “gratis”
• Ikke vær vag - gi en grunn til e-post
• Fjerne “RE:” eller “FWD:” fra emnelinjen
• Nesten aldri bruke utropstegn
• Gjør alt annet jeg nettopp nevnte

Ikke glem om meldingen selv

Selv om mye kan gjøres for å få e-posten åpnet ved å justere emnelinjen, er meldingen i seg selv også viktig og bør ikke sees bort. Det er mange ting du kan gjøre for å forhindre at e-posten blir åpnet, skummet og deretter satt til side for å ta vare på senere. Nå gjør jeg det bare fordi jeg ikke har tid til å svare på noe som jeg først trodde var mer relevant for meg enn det viste seg å være. Andre ganger er det imidlertid fordi e-postkroppen er for lang, dårlig formatert eller forvirrende og krever mer innsats for å forstå hva som blir sagt. Så med andre ord:

• Ikke gjør e-posten din unødvendig lenge
• Bryt den opp i relevante avsnitt
• Vær grundig og til poenget
• Ikke gjør introduksjonen (eller noen av e-postene) vage

Nå sier jeg ikke å aldri sende lange e-poster. Noen ganger må du. Men andre ganger tror du at det du må si må forklares i flere ord enn nødvendig. Så det siste punktet er korrekturles e-posten din. Gmail har en flott funksjon som lar deg “angre sending” en epost innen en gitt tid. Jeg har brukt denne funksjonen mange ganger, selv etter korrekturlesing. Jeg klikker på send, skim over e-posten min som den er “sende” og deretter få noe jeg vil rette opp. Jeg kan raskt avbryte sendingsprosessen, gjøre endringene og klikk på send igjen. Det er ganske fint.

Konklusjon

Dette er bare de første trinnene med riktig e-post, og det er mye mer å lære. Bloomberg BusinessWeek postet et flott bilde som viser mange av de samme emnene som jeg dekket i denne artikkelen, og pekte på eksemplene visuelt (som alltid er fint).

Har du oppdaget noen teknikker som har vist seg å fungere for deg? Eller kanskje du har et spørsmål om noe jeg delte? Uansett vil vi gjerne høre fra deg i kommentarene!

Utforsk mer om: E-posttips.