De 5 budene for å velge riktig app for produktivitet

Hvis jeg ga deg en samling på 100 kaffekruser og ba deg organisere dem, hvordan ville du gjøre det? Ville det være etter farge? Ved bildet på kruset? Av sin størrelse? Ulike mennesker organiserer på forskjellige måter, så noe som å velge en å gjøre app, er virkelig avhengig av hvilken person du er.

Jeg har en bekjennelse å gjøre. Jeg er en obsessiv gjøremålsliste tester. I de siste fem årene tror jeg jeg har testet ca. 20 produktivitetsstyringsverktøy, og jeg har ennå ikke å holde fast med en enkelt. Ofte vil jeg oppdage en som jeg absolutt elsker, og jeg vil til og med gjøre en detaljert skriving om det mens jeg er veldig spent på det. Så slipper jeg det og går videre til noe annet noen måneder senere. Noen få eksempler inkluderte en Coolendar-gjennomgang Coolendar - En kul kalender og gjøremålsliste i ett kjøleskap - En kul kalender og gjøremålsliste i en Jeg holder meg vanligvis til å bruke Google Kalender for mine planleggingsbehov, og Workflowy som min online til å -do liste. Det tar mye å imponere meg om et kalender / planleggingssystem. Så jeg var litt ... Les mer, en forbedret Google Kalender, en WeDoist-gjennomgang Samarbeide på prosjekter med små lag ved hjelp av Wedoist Project Tracking Samarbeide på prosjekter med små lag ved hjelp av Wedoist Project Tracking WeDoist tillater små lag å håndtere opptil tre prosjekter gratis. Det hjelper deg med å samarbeide med gruppen din om å komme opp med oppgaver knyttet til et prosjekt, og tildele disse oppgavene til medlemmer av ... Les mer, som er en slags en gruppeversjon av ToDoist-to-do listelisten ToDoist: Enkel å gjøre liste og oppgave Manager ToDoist: Enkel å liste og oppgavebehandling Les mer. Så selvfølgelig er det GQueues-gjennomgangen Ta Google Oppgavebehandling og Planlegging til et helt nytt nivå Med GQueues Ta Google Oppgavebehandling og Planlegg til et helt nytt Nivå Med GQueues Google Oppgaver virker ikke hvis du vil flytte utover tidsstyringen i dag inn i fremtidens visjonelle planlegging. Det er her GQueues går opp til platen. Les mer - en av mine nyeste favoritter.

Jeg har prøvd ToDoist, jeg har prøvd Wunderlist-do manager Wunderlist: Enkel å bruke, allsidig og kryssplattform-listeliste Wunderlist: Enkel å bruke, allsidig og tverrplattform-liste Leder Les mer, og utallige andre oppdragslisteforvaltere. Jeg kokte det til slutt til en endelig avgjørelse, som jeg vil vise deg om noen få øyeblikk. Dette betyr ikke at jeg bare bruker en. I mine ulike produktivitetsreiser har jeg kommet tilbake igjen for å dele visdommen jeg har fått fra år med å trampe produktivitetsveiene. Bunnlinjen er dette - det er fem bud du må følge for å velge riktig å gjøre app (er) og holde livet produktivt og meningsfylt.

Commandment # 1: Hold det enkelt

Så hvilken er best? Hvilken å gjøre app vil hjelpe deg å forvandle ditt kaotiske liv til et hav av organisasjon og ro? Hvilken produktivitetsleder vil forenkle livets vanvittighet til et strukturert og bestilt sett med lister?

Her er hemmeligheten: Du trenger flere verktøy for flere formål. Når du kan få hodet rundt det, kan du se på disse gjøremålene fra et annet perspektiv.

Det handler ikke om å forenkle hver eneste ting du jobber med i ditt liv i en enkelt app. Jeg er her for å fortelle deg at så snill som det ville være, det kommer ikke til å skje.

Så la meg dele min endelige beslutning på en oppgaveliste / kalender med deg. Vi presenterer den beste gjøremålslisten på planeten.

Jepp. Etter å ha spilt med noen dusin handlingsprogrammer og produktivitetsprogrammer, har jeg kommet full sirkel til det gode olpappersbaserte systemet. Men her er fangsten - det papirbaserte systemet er bare for mine svært enkle daglige oppgaver. Det er i utgangspunktet noe jeg bærer med meg, slik at jeg kan åpne den når som helst og bare snuble i nye gjenstander eller krysse gamle, men virkeligheten er at det ikke er hjertet i mitt overordnede system. Det er bare et verktøy. Hjertet i systemet er veldig mye elektronisk, og inneholder flere verktøy som alle jobber sammen.

Bud nr. 2: Begynn med livsmål

Det første trinnet i enhver produktivitetsplan må være et fokus på din tid på ting som virkelig betyr noe, i stedet for å spinne hjulene dine, gjør små oppgaver som til slutt ikke tjener dine større mål i livet. For det formål er det en fantastisk målplanleggings webapp Stop Treading Water and Make Progress i livet med den store bildestoppen, treading vann og fremgang i livet med stort bilde Jeg er sikker på at mange av dere har tenkt på om du er gjør de riktige tingene hver dag, enten du kommer overalt, og om du er på vei i riktig retning. Gjør lister og organisasjonsapper vil hjelpe ... Les mer som har stått fast hos meg helt siden jeg gjennomgikk det i 2013, og det er The Big Picture.

Det fungerer fantastisk for meg, men det kan ikke være den perfekte målplanleggingsappen for deg. Mitt eneste råd er, uansett hvilken app du velger, er det best å velge en som er forskjellig fra dine andre oppgaveplanlegging og oppgaveløsninger. Årsaken til dette er at det holder alle dine større livsmål skilt fra det vantro i ditt daglige liv.

For meg er The Big Picture det stedet jeg går når jeg vil vurdere de virkelig høyt nivåene. Det kan være en tur. Det kan være å bygge en bedrift. Hver sirkel er et mål som du størrelse etter prioritet du gir den, slik at du visuelt kan se hva som er viktigst. Så i disse store målene kan du slå dem ned i mindre mål. De er ikke oppgaver som ville gå på en oppgaveliste. De er mål på høyt nivå at når de er ferdige, vil det bety suksess med det større livsmålet.

Så, du ser at du jobber fra toppen ned, og øverst trenger du en ren arbeidsplass å drømme. Å komme opp med kraftige mål som er visjonære og sanne for livet ditt. Å bruke en egen app for det gir deg ren, kaos ledig plass til å gjøre det.

Commandment # 3: Bruk et separat verktøy for planlegging

Som jeg har nevnt, har jeg prøvd alle typer gjøremålslapper, og av alle de som jeg endelig slo meg på for dette sentrale stadiet av livs- / produktivitetsplanlegging, er ToDoist. Det jeg elsker om ToDoist er at det er organisert langs venstre side med din “prosjekter”. Velg ett prosjekt fra hvert av dine livsmål som du har definert i målplanleggeren din, og opprett et prosjekt i ToDoist. Deretter bryter du bare ned prosjektet til mindre mål med en klar tidslinje når du planlegger å oppnå hverandre.

Dette hjelper deg å begynne å tenke på den virkelige verden “ting” at du må gjøre for å oppnå disse trinnene mot dine livsmål. Gjør frister realistisk her. Og ikke overlappe tidsfrister. Hvis du har mye arbeid å gjøre på en oppgave i ett prosjekt, tror du ikke at du får en stor oppgave i et annet prosjekt samtidig. Alternative tidsfrister.

Når du har alle dine delmål oppdelt i mer virkelige handlinger (som kanskje til og med er delprosjekter alt på egenhånd), er du klar til å oppgi alle de nitty-gritty oppgavene som kreves for å få de sub -prosjekter gjort.

For eksempel. Et av mine mål er å eie et mediefirma. For å gjøre det, vil jeg skrive en samling av ebøker, så en av mine deloppgaver innebærer å skrive en eBok. Vel, å skrive en eBok har sin egen oppdeling av oppgaver, men dette er ikke stedet for det. Du vil bare røre dette arbeidsområdet.

Bud 4: Automatiser og planlegg

Den endelige fasen av din gjøremåls arbeidsflyt er å organisere lister over små oppgaver som vil utføre de større prosjektene i ToDoist. For å gjøre dette sammenbrudd, begynte jeg å bruke Google Kalender for noen år siden, men nylig brukt til å bruke den gode gamle planleggeren. Men for mange mennesker gjør kalenderen og oppgavelisten egentlig jobben så vel som noe.

Skjønnheten til noe som Google Kalender er at før du begynner å legge til i de små oppgavene du vil jobbe med for å nå dine mål, må du først sette inn i “automatisert” ting som du vet må du oppnå hver uke. For eksempel, jeg kjenner mine oppgaver som en administrerende redaktør på MUO, involverer møte med andre administrerende redaktør Justin for en ukentlig Monday chat. Jeg må også få arbeidet med å administrere publiseringsplanen. Deretter er det MUO artikler å skrive, og andre ting som er forutsigbare, og jeg kan sette inn i timeplanen på en gjentakende basis.

Når du har disse tingene fylt inn, vil du se dagene og timene du har igjen for å oppnå alle “ekstra” ting som ikke er en del av din vanlige tidsplan. Forhåpentligvis har du tid til å jobbe mot dine livsmål, ellers har du et problem, og du må kanskje vurdere om de ukentlige oppgavene stemmer overens med visjonen for suksess i livet ditt.

Bud 5: Hold øynene dine på dine drømmer

Å teste vannet med så mange verktøy og programmer gjennom årene har jeg lært at det egentlig ikke betyr noe for hvilket verktøy du bruker. Du må velge hva som gjør at du føler deg komfortabel og jobber med hvordan du tenker. Men det er viktig at du starter øverst, lager de store, viktige livsdrømmene og målene, og så trickle ned gjennom hvert verktøysett til du er nede på din daglige kalender med de små hverdagsoppgaver som utgjør kaoset av denne tingen vi kaller livet.

Hvis du planlegger denne måten, så uansett dagens kompleksitet, kan du i hvert fall være trygg på at du jobber med de tingene som virkelig betyr noe til slutt, og ved å følge banen du har planlagt, vil du oppnå de store livsdrømmene du har forestilt deg selv.

Hva er dine favoritt produktivitetsverktøy? Hvilken er du avgjort på din gjøremålsliste og din daglige kalender? Del noen av produktivitetslæringene du har lært med medlesere i kommentarfeltet nedenfor.

Utforsk mer om: GTD, Planleggingsverktøy, Gjør-liste.