Lag enkelt møteagenter ved hjelp av møteforventninger [iPad]

Selv om ingen av oss ser frem til å delta på møter, er det heldigvis en rekke nyttige elektroniske og mobile applikasjoner, for eksempel AgreeDo Agreedo: Skriv og administrer forretningsmøter for gratis online-avtale: Skriv og administrer forretningsmøter for gratis på nettet for flere uker nå har jeg søkt etter et brukervennlig nettsted eller program som vil tillate meg å holde og lagre protokollene fra møter. Den tradisjonelle tekstdokumentmetoden er ikke lenger en produktiv ... Les mer, som gjør oppgaven med å planlegge møter enklere. Alle vellykkede møter starter med en godt gjennomtenkt dagsorden som inkluderer et klart definert mål og formål for hver dagsorden. En godt utviklet dagsorden kan hjelpe deg og dine lagmedlemmer til å holde fokus, og kanskje redusere mengden tid du møter.

Jeg bruker regelmessig MyCommittee MyCommittee er det beste nettverktøyet for å skape online agendaer og minutter MinCommittee er det beste nettverktøyet for å skape online-agendas og minutter. Nettbaserte verktøy og ressurser for å organisere effektive møter er brede og varierte og ekstremt nyttige. Med nettsteder som MyCommittee.com kan du redusere behovet for frem og tilbake e-post og videresende dokumenter for å trekke sammen ... Les mer for å utvikle dagsordener og ta minutter for de fleste møter jeg organiserer og legger til rette for. Men jeg har også oppdaget en gjennomtenkt iPad-app som heter Meetings Expectations (gratis), designet for å lage og dele møteagendinger. Selv om appen ikke er laget for å ta minutter, inkluderer den en funksjon som kan brukes i en klemme for det formålet.

Grunnleggende oppsett

Møteforventninger har et rent brukergrensesnitt som faktisk sparer deg noen kraner når du legger til data. For å sette opp en agenda, klikker du bare på + -knappen øverst til venstre i menylinjen. Det er oppføringsfelter for obligatorisk tittel, sted, dato og klokkeslett for møtet.

Det er også en “hensikt” felt som ikke bør overses. Et godt gjennomtenkt møte bør ha en klart definert hensikt som begynner med en slags handling verb - for eksempel. “vurdere nåværende markedsføringsstrategi”.

Møteforventninger inkluderer også en deltaker-funksjon som kobles til iPad-listen over kontaktpersoner. Ingen tvil om at folkene du møter, vil være, eller bør være, i kontaktlisten din. Hvis en deltaker ikke er på listen, kan du legge til nye kontakter fra appen. Ikke bare er denne funksjonen en timesaver fordi den reduserer behovet for å skrive inn navn og e-postadresser, det er også nyttig for raskt å dele agendaen med deltakere via e-post.

Setter inn agendaelementer

Møteforventninger er virkelig en timesaver når det gjelder å utvikle en agenda. Du legger til agendaelementer selvfølgelig ved hjelp av inntastingsfeltet, men appen sparer deg for noen få kraner basert på hvordan den er satt opp. Etter at du har skrevet inn inntastingen, og trykk på Ferdig knappen, legger applikasjonen elementet til listen, men heldigvis lukker det ikke tastaturet.

Merk - vanligvis bør agendaelementer starte med et handlingsverdi, f.eks. Review, Evaluate, Discuss, Brainstorm, Report, Debrief.

Du kan fortsette å legge til agendaelementer, som hver er tildelt 15 minutter som standard. På dette tidspunktet, trenger du ikke bekymre deg om å angi klokkeslett for hver dagsordre.

Møteforventninger inkluderer også en fin liten funksjon for å legge til lunsj- og kaffepauser på agendaen din. Standardtiden for disse elementene er henholdsvis 45 og 15 minutter, men tidspunktene kan justeres.

Nye og viktige dagsordener bør også inneholde navnet på den som er ansvarlig for det aktuelle elementet, samt en kort beskrivelse av hvorfor varen er lagt til på dagsordenen. Utviklerne av møteforventninger forstod tydelig viktigheten av å definere agendaelementer.

Du kan trykke på et agendapunkt og legge til navnet på den medarbeider som er ansvarlig for det aktuelle elementet, og en kort beskrivelse og notater om hva som skal dekkes under den delen av agendaen. I en klemme kan denne funksjonen også brukes til å ta minutter. Dagsbeskrivelsene dine er skjult mens du er agendaredigeringsprogrammet til appen, men de vil dukke opp på den lagrede startsiden og dokumentet du e-posterer.

Som du vil se, beregner møteforventninger automatisk varighetstiden for møtet basert på den tildelte tiden for hver dagsordre. Dette er en søt liten timesaver, og selvfølgelig kan agenter og tider redigeres. Elementer kan også enkelt flyttes rundt, eller slettes. Evnen til å justere tider kan også gjøres under møtet. Så hvis du går over tid for et bestemt element, kan du justere andre agendaelementer slik at møtet slutter etter planen.

Deling av agendaen din

Når du er ferdig med å sette opp dagsordenen, er alt innspillet pent formatert på søknadens hjemmeside. Vær imidlertid sikker på å trykke på Lagre knappen før du lukker programmet, ellers vil alle dine data som ikke er lagret bli slettet.

Møteforventninger gjør det super enkelt å dele agendaen din via e-post. Den faktiske e-posten vil inkludere all agendainngang, inkludert dato og klokkeslett, og agendaelementer og notater, for møtet. Dessverre må du imidlertid manuelt skrive inn deltakerens e-postadresser i “Til” feltet i e-postmøtene Forventninger skaper. Det ville lagre noen trinn hvis appen gjorde det for deg.

Likevel, å sende agendaen til deltakerne noen dager eller en uke før møtet, er en fin måte å samarbeide på og få ekstra innspill til dagsordenen.

Du kan også lagre dato- og agendaelementene til Kalender-appen på iPad.

Andre funksjoner

En annen stor timesaver i møteforventninger er muligheten til å klone lagrede møter. Dette innebærer at du ikke trenger å skrive inn agendaelementer fra tidligere møter, men bare redigere disse elementene til neste møte. Dette er spesielt en nyttig funksjon for gjentatte, jevnlig planlagte møter som inneholder både gamle og nye agendaelementer.

Du kan også lagre agendaer som uplanlagte utkast, og alle agendaene dine blir selvsagt arkivert.

Samlet sett er møteforventninger en velegnet tidsbesparende mobilapp. Det ville være enda bedre som et skrivebordsprogram. Møteforventninger erstatter behovet for å bruke Microsoft Word-maler eller andre rent tekstbaserte applikasjoner. Denne appen gjør at agendaene dine ser profesjonelle ut.

Møteforventninger er i sin første versjon, så jeg håper det betyr at flere funksjoner er kommende, inkludert muligheten til å lagre agendaer til Dropbox, og som PDF-filer. Noen andre ønsker inkluderer muligheten til å legge til navn på notater fra deltakerlisten, i stedet for å skrive dem manuelt. Dette er mindre forespørsler, spesielt siden det er bare noen få andre lignende mobile apps i iTunes App Store.

Gi oss beskjed om hva du tenker på møteforventninger. Vil du prøve det, eller bruker du allerede en annen lignende løsning?

Utforsk mer om: Planleggingsverktøy.