Skann og administrer dine kvitteringer, lagre plass, papir og tid

Papir kvitteringer er lett tapt og vanskelig å finne når du trenger dem mest. Heldigvis går digital løsning på begge disse problemene. Bevæpnet med en smarttelefon, skylagring og din egen organisatoriske dyktighet kan du også løse problemet med feilplasserte kvitteringer..

Enten du sender inn skatter eller ringer inn en garanti, er kvitteringer avgjørende. Noen selskaper gir valgfrie e-kvitteringer, de fleste gjør det ikke. Mens du alltid bør holde det skrapet av å rulle så trygt som mulig, kan en digital backup være en livredder - selv om du bare gjør dine skatter.

Smarttelefonskannere

Nesten alle har en smarttelefon i disse dager, og hver smarttelefon har et kamera. Det er noen gode apps der ute for å skanne papir til fil, uansett hvilket operativsystem du bruker. Faktisk er app butikker absolutt syltetøy pakket med skanningsprogrammer og hard konkurranse er det alltid bra for forbrukerne.

Følgende apper er bygget først og fremst med skanning i tankene, og dokumenter lagres i smarttelefonens minne. De vil sannsynligvis tilby den beste kvaliteten på grunn av deres eneste formål, og noen tilbyr til og med nyttige eksport-, delings- og samarbeidsfunksjoner.

iOS, iPhone og iPad

Jeg har alltid hatt litt mykt sted for TurboScan ($ 1,99), en budsjettskanner-app som gir gode resultater. TurboScan - eller hvorfor din neste skanner vil koste $ 1,99 [iPhone] TurboScan - eller hvorfor din neste skanner vil koste $ 1,99 [iPhone ] Jeg hadde en skanner en gang. Det tok opp en enorm mengde barndomsskriveplass rundt 1998, koblet til via parallellport og forholdet mellom kvalitet og hastighet var dårlig minst sagt. Det var ... Les mer. Den lar deg lage flere siders PDF-filer, samt JPEG-filer. Selv om grensesnittet ikke er mye å skrive om, er kantdeteksjon og total skanningskvalitet (med justerbare kontrastinnstillinger) begge gode, og det er en “SureScan 3x” funksjon som fusjonerer tre eksponeringer, spesielt praktisk i svakt lys.

Jeg klarte også å ta tak i CamScanner + ($ 4,99) mens den var på salg, og etter å ha brukt det en rekke ganger, var det godt med resultatene. Appen lar deg fakse dine skanninger direkte (mot avgift), tag oppføringer, samarbeide, identifiser tekst og til og med sette inn et passord for å sikre dine private dokumenter. Det finnes en gratis versjon som bruker annonser og vannmerkene dine skanninger, blant annet begrensninger.

En av de mest funksjonelle pakkene kommer i form av Scanner Pro ($ 6,99) med en passende premium prislapp for å matche. Appen har funksjoner som grensesnittsdeteksjon i sanntid for bedre innramming, iCloud-synkronisering for å holde skanningen sikkerhetskopiert og synkronisert med enhetene dine og direkte opplasting til Dropbox, Google Disk og Evernote. Hvis du trenger en app som gjør alt, er Scanner Pro sannsynligvis det.

Android

Google-brukere kan også bruke CamScanner + ($ 4,99) eller den mer populære gratisversjonen, som har et lignende robust funksjonssett. Som det kan forventes, blir den gratis prøveversjonen vannmerket dine innkommende skanninger og begrenser noen av appene mer nyttige funksjoner, men kvaliteten som CamScanner gir, er utmerket skannedokumenter på telefonen med CamScanner for Android-skannedokumenter på telefonen med CamScanner for Android Du kan bruke denne praktiske appen til å skanne et dokument direkte fra telefonen. Les mer .

Et annet godt alternativ til CamScanner + er Mobile Document Scanner ($ 4,99), også kjent som MDScanner. Ved hjelp av flere sider, kantdeteksjon og en rekke behandlingsalternativer for å lage tekst, bilder eller whiteboard-tegninger, er appen et svært godt tillegg til mobilkontoret. Som alltid kan du sjekke ut den gratis versjonen som bygger på reklame, vannmerking og en begrenset batchskanning.

Windows telefon

I sin hast for å dominere mobilscanning app landskapet, har CamScanners utviklere slo Windows Phone butikken med gratis CamScanner for Windows Phone. Fra det jeg kan fortelle, har appen ingen begrensninger, og det koster heller ikke en krone. Prisen du betaler er i funksjoner, ettersom ikke alt som er tilgjengelig i iOS og Android-versjonene, fungerer ganske godt her ennå. Likevel er det gratis, og det gir en velsmakende PDF.

På grunn av plattformens (mangel på) popularitet, har Windows Phone-brukere ikke mye valg når det gjelder andre applikasjoner. Det er gratis Handyscan, men det ser ikke noe bedre ut enn CamScanner, så du er bedre med den tidligere.

Skylagring

En av fordelene ved å skanne kvitteringer til PDF eller bildeformat, er å kunne lagre dem i skyen, klar til å få tilgang til når du trenger dem. Heldigvis finnes det noen få apps som gifte seg med lagring, organisering og til og med dokumentopptak - og de er alle gratis å starte opp.

Google Disk (gratis, iOS og Android)

Googles egen plattform for sky lagring gir et flott sted å beholde kvitteringene dine, forutsatt at du ikke er for plaget av å sette inn kjøpshistorikken i Googles hender. Både iOS- og Android-appene har en dokumentskannerfunksjon som lar deg raskt fange opp, laste opp og organisere kvitteringer og andre dokumenter. Den beste delen av dette er at du kan bruke flere enheter som kjører forskjellige operativsystemer for å fange alt, og lagre (eller få tilgang til) alt på samme sted.

Beklager Windows Phone-brukere, Google har ikke plaget seg med å lage en app for plattformen din ennå - og det ser ikke ut som de snart vil snart.

Evernote (gratis, iOS, Android, Windows Phone og Blackberry)

Evernote er et godt alternativ til Google Disk hvis du allerede bruker notattakstjenesten. I tillegg til å være gratis for en grunnleggende konto (10 MB maks notatstørrelse, 60 MB per måned opplastningsgrense) inneholder iOS- og Android-versjonene en utmerket dokumentskanner, ideell for å lagre tekstvennlige kvitteringer av kvitteringer. Du kan legge til disse i et notat eller en notatbok du ønsker, merke dem og til og med åpne dem i Sketch for annotering.

Dessverre inkluderer ikke Windows Phone og Blackberry-versjonene dokumentskanning, men de tillater deg å ta et snap og laste det opp fra enheten din - så det er det.

Office-objektiv for OneNote (Free; Windows Phone)

Når det gjelder skanning, har Windows Phone-brukere et ganske praktisk trick opp i ermet - en dedikert app kalt Office Lens skanner kvitteringer, dokumenter og whiteboards direkte til OneNote. Appen krever at du logger deg på med en Microsoft-konto, og lar deg lagre bilder i begge deler “dokumentmodus” og “whiteboard-modus” rett til skyen. Du kan da få tilgang til dem via Windows Phone's innebygde OneNote-app eller lignende desktop-utgave.

Skann smartere ved hjelp av en dokumentskanner

Hvis du er konsekvent skuffet over resultatene av håndholdt skanning, vil du kanskje vurdere en dokumentskanner. Vi har vist deg hvordan du lager en i det siste Hvordan bygge din egen Smartphone-dokumentskanner Hvordan bygge din egen Smartphone-dokumentskanner Har du noen gang prøvd å ta et bilde av et dokument med smarttelefonkameraet, håper å konvertere det ved hjelp av OCR programvare til et PDF- eller Word-dokument senere? Kanskje du har forsøkt å ta ... Les mer, og hvis du skanner mange kvitteringer, kan det være verdt å ta deg tid til å lage din egen.

Ved å holde enheten fortsatt og la masse lys inn, kan en skanningskasse forbedre kvaliteten på skannene dine og redusere vridning forårsaket av kantkorreksjon.

Bruk IFTTT for smartere organisasjon

IFTTT er et uendelig nyttig automatiseringsverktøy som bruker en kombinasjon av utløsere og handlinger. IFTTT kan hjelpe deg med å organisere kvitteringer på en rekke måter, men den største fordelen jeg kan se er å bruke den til å organisere dine digitale kvitteringer slik at de vises sammen med de skannede.

Hvis du er en Gmail-bruker, kan du konfigurere ulike utløsere, for eksempel å legge til en bestemt etikett i en melding, emnelinjer eller e-post fra bestemte sendere. Hvis du allerede har satt opp filtrene dine slik at e-postmeldinger automatisk merkes når de kommer inn i innboksen din, kan hele prosessen være utrolig enkelt.

Det er da et enkelt tilfelle å velge handlingen din - å lagre i en bestemt Google Drive-mappe, for å lagre til Dropbox, for å lagre et nytt notat i Evernote “kvitteringer” notatbok, for å legge til et nytt notat på OneNote-kontoen din - valget er ditt og ganske ubegrenset på det.

Alvorlig om skanning?

Til slutt, hvis du er egentlig seriøs om å skanne, kan det hende du vil vurdere en mobilskanner fra slike som Doxie eller Flip-Pal. I motsetning til de dunkle flatbåtmodellene av yore, er disse modellene (spesielt de fra Doxie) designet for å være lette og mobile. Hvert selskaps basemodell starter på $ 149, men hvis du gjør mye skanning, bør inngangsavgiften ikke være et problem.

Hva er tipsene dine for å holde deg på toppen av papirkassetten din? Legg til dine egne håndteringsmekanismer i kommentarene nedenfor.

Image Credits: Supermarked kvitteringer Via Shutterstock

Utforsk mer om: Cloud Storage, Scanner, Windows Phone.