6 Apple Mail-regler for å håndtere e-post for deg

Det er ikke mulig for mange av oss å gjøle e-post helt. Men i det minste kan vi få våre innboks til å håndtere det meste av e-postene våre for oss.

Hvis du er en Mac-bruker som bruker Apple Mail Hvordan lage Apple Mail en bedre stasjonær e-postklient Hvordan lage Apple Mail en bedre stasjonær e-postklient Ta deg tid til å sette opp Apples kjedelige e-postklient akkurat og gjør e-postbehandling så smertefri som mulig. Les mer, du må sette opp de riktige reglene (ellers kjent som filtre) for å effektivisere opplevelsen.

Vi har seks nyttige regler for å hjelpe deg med å komme i gang, men først vil vi gå gjennom grunnleggende om å opprette regler i Macs nasjonale e-postklient.

Slik oppretter du en regel i Apple Mail

Treff snarveien Cmd + Comma for å hente opp delen Mail preferanser eller hoppe til den via Mail> Innstillinger. Bytt nå til regler kategorien og klikk på Legg til regel knappen for å begynne å lage regler. Det er ikke mye til det. Først velger du en tilstand som er oppført under Hvis nedtrekksmenyen.

Deretter forteller du at Mail skal utføre en viss handling når den finner e-post som samsvarer med kriteriet du har lagt til. Du ser de tilgjengelige handlingene som er oppført i Utfør følgende handlinger nedtrekksmenyen.

For å pakke opp, skriv inn et passende navn for regelen og trykk på OK knapp. På dette tidspunktet vil Mail spørre deg om du vil bruke den nye regelen til eksisterende meldinger som samsvarer med tilstanden du har angitt. (Det gjør det automatisk for nye meldinger.) Hvis svaret ditt er ja, klikk på Søke om knapp. Husk at dette ikke vil fungere på arkiverte e-postmeldinger.

Vil du opprette flere forhold for å filtrere e-post?

Klikk på + knappen ved siden av standardtilstanden for å komme i gang. Hvis du går denne ruten, kan du også spesifisere om du vil at regelen bare skal fungere når meldinger samsvarer noen av betingelsene eller alle av dem. Det er det som noen rullegardinmenyen ved siden av Hvis er for.

Du kan også få Mail til å utføre flere handlinger på e-postene den har filtrert. La oss si at du vil flytte e-postene til en postkasse og kopiere dem til en annen. Klikk deretter på + knappen ved siden av standardhandlingen for å starte oppsett av flere handlinger for å følge vilkårene.

Det er lett å gå over bord med regler. Hold tellingen lav ved å bruke flere forhold og handlinger i stedet for å skille regler.

1. Identifiser e-poster fra personer du ikke vet

Med denne regelen vil du finne det enklere å finne frem til kildene til e-postmeldinger som du har liten eller ingen interesse i. Den fanger de fleste e-postene som drenerer din tid og oppmerksomhet.

Å velge Avsender er ikke i kontaktene mine som din tilstand. Det er opp til deg om du vil omdirigere filtrerte e-post til en egen mappe, flagg dem, markere dem i en bestemt farge, og så videre. Velg riktig svar fra Utfør følgende handlinger nedtrekksmenyen.

Hver uke eller så, skyt gjennom e-postene du identifiserer med denne regelen. Du vil avslutte abonnementet fra noen av dem, markere dem som spam, eller til og med sette opp nye regler for å automatisk slette dem neste gang.

Det er en god ide å duplisere ovennevnte regel og redigere den for å matche denne tilstanden: Sender er ikke i mine tidligere mottakere. Bruke Duplisere knappen i regler fanen for å komme i gang.

På en side notat, for å redusere mengden spam du får, bør du vurdere å opprette en e-postkonto med en engangs e-posttjeneste. Trenger du en disponibel e-postadresse? Prøv disse flotte tjenestene Trenger du en disponibel e-postadresse? Prøv disse flotte tjenestene Trenger du å sende eller motta en epost uten å bruke din virkelige adresse? Her er noen gode tjenester som lar deg gjøre nettopp det. Les mer . Gi ut den e-postadressen når du vil beholde din e-postadresse privat.

2. Slett vedvarende spam og videresendt e-post

Med denne regelen vil du ikke føle deg som å rive håret ut lenger. Det er for e-post fra nettsteder som ikke respekterer abonnementsforespørsler og fortsetter å dryppe mat innboksen din.

Sett Fra inneholder som ditt kriterium, etterfulgt av navnet på avsenderen som er ansvarlig for e-postene du vil blokkere. Velge Slett melding som handlingen du vil at Mail skal utføre.

Husk at Slett melding handling sletter meldingen for godt. Hvis du vil sende den til papirkurven i stedet for å holde den tilgjengelig senere, velger du Flytt melding til postboks Papirkurv som din foretrukne handling.

Merk: Hvis du vil gjenta Gmail “blokk avsender” funksjon, bruk Flytt melding Handling for å shunt e-postene til søppelpostkassen i stedet.

Denne regelen er også nyttig for å kvitte seg med videresendte meldinger sendt til for eksempel familiemedlemmer i bulk. Selvfølgelig, hvis du heller ikke vil motta slike meldinger, er det best å la avsenderen vite om det. Hvis det ikke er mulig eller ikke fungerer, la Mail filtrere ut disse meldingene og slette dem for deg.

Mens du kan Sett opp en egen regel for Hver avsender hvis e-post du vil blokkere, er det ikke den reneste måten. Det er bedre å redigere en eksisterende regel for å sette inn en ny betingelse for hver ny avsender. Dette fungerer fordi Hvis rullegardinmenyen er satt til noen, som betyr at regelen fungerer når noen av forholdene blir oppfylt.

Hvis du vil sette et teppeforbud på fremover, må du erstatte Fra inneholder tilstand med Emne begynner med Fw:.

3. Marker ikke-e-postmeldinger som lest

Størstedelen av din personlige e-post er mest sannsynlig ikke tidsfølsom. Inntil du er klar til å takle disse e-postene, behold dem fra å trekke oppmerksomheten ved å markere dem som lest med denne neste regelen.

Sett Konto som ditt kriterium, og velg deretter kontoen som er knyttet til din personlige e-post. Neste sett Merk som Les som handlingen å ta.

Du vil heller merke alle meldinger fra alle kontoer som lest så snart de slo innboksen din? I så fall velger du Hver melding i stedet for Konto fra Hvis nedtrekksmenyen.

4. Bruk Domenenavn til å fange viktige e-poster

Du vil sikkert vite om hver e-post som kommer fra din bank, selv om det er en salgsfremmende mailer. Det samme gjelder for arbeidsrelaterte e-poster. Du kan bruke en regel for å sikre at du aldri kommer til å savne dem.

For eksempel, mens jeg får mange e-postmeldinger på [email protected], de som er relevante for mitt arbeid kommer alltid fra makeuseof.com. For å finne den sistnevnte, kan jeg sette opp denne tilstanden: Fra inneholder @ makeuseof.com.

Jeg kan deretter markere de filtrerte e-postene ved å si, endre bakgrunnsfargen, spille av en lyd, eller ved å omdirigere dem andre steder.

Bytt ut @ makeuseof.com litt over med domenenavnet til firmaet eller banken din, og du kan bruke det samme filteret med lignende resultater.

5. Send de viktigste arbeidsemailene til slakk

Ikke alle e-postmeldinger trenger din umiddelbare oppmerksomhet. Ja, selv på jobb. Hvis teamet kommuniserer via en app som Slack, kan du stort sett ignorere innboksen din mesteparten av tiden. For å sikre at de super viktige e-postene, hvis noen, ikke unnslipper varselet ditt, send dem til Slack med denne neste regel.

Angi betingelsen for å identifisere e-postmeldinger fra administratoren din eller andre høyere opp, eller med et bestemt ord / uttrykk i emnet. Velg nå Videresend melding som din foretrukne handling og skriv inn din “send til Slack” adresse i feltet som er oppgitt.

Hvor kan du finne din Slack videresendingsadresse?

Den er skjult under [Your_Team_Name]> Innstillinger> Meldinger og medier. Rull ned til Ta med e-poster i slakk seksjon, og der er det. Nå kan du lese de videresendte e-postene i Slackbot!

6. Samle e-post med PDF-filer

Fra regninger og kvitteringer til å registrere freebies, får du nyttige dokumenter som PDF-filer i innboksen din. Fang de tilsvarende e-postene på ett sted med denne neste regel.

Still tilstanden til å matche Vedleggstype er PDF og bruk Flytt melding Handling for å isolere e-postmeldinger som inneholder PDF-filer. Hvis du vil markere e-postmeldinger på plass i stedet for å flytte dem til en egen mappe, bruk Angi farge på meldingen handling.

Du kan også filtrere e-post med andre typer vedlegg som arkiver, presentasjoner og filmer med en lignende regel.

Hva gjør “Stopp evalueringsregler” Gjøre?

På slutten av Utfør følgende handlinger meny, har du kanskje lagt merke til dette elementet: Stopp evaluering av regler. Lurer på hva det gjør? Vel, det hjelper Mail å identifisere det rette tiltaket å ta når regler er i konflikt.

Ta standardregelen Nyheter fra Apple, for eksempel. Hvis du oppretter en ny regel som har en eller flere lignende forhold som denne, vil eventuelle handlinger du legger til den nye regelen ikke bli utført. Det er fordi Nyheter fra Apple regelen har Stopp evaluering av regler merket på den, noe som gjør oppfølgingshandlingene ineffektive.

La oss illustrere med et annet eksempel.

Si at du vil merke alle innkommende meldinger i en postkasse som lest, bortsett fra de fra en bestemt e-postadresse som heter hello@my_inbox.com. Du vil også flagge meldinger fra denne adressen. I dette scenariet, her er hva reglene vil se ut:

1. Hvis Fra inneholder hello@my_inbox.com, Merk som flagget rødt og Stopp evaluering av regler
2. Hvis Hver melding, Merk som Les.

Hva skjer hvis du forlater Stopp evaluering av regler handling fra den første regelen? Meldinger fra hello@my_inbox.com vil bli flagget og også merket som lest.

Nå, hvis du bytter rekkefølgen av reglene mens du lager dem, blir alle meldinger merket som lest. De fra hello@my_inbox.com vil bli merket som både leset og flagget. Hvis du legger til Stopp evaluering av regler handling til den første regelen her, e-postene fra hello@my_inbox.com vil bli merket som lest, men vil ikke bli flagget.

La Apple Mail gjøre tung løft for deg

Det er ikke den rotete innboksen selv, det er problemet. Det er at du må vade gjennom det hver dag for å unngå å miste viktige meldinger og å svømme triviaen som finner veien til deg.

Hvis du har regler på plass, fremhever Mail hva som trenger oppmerksomhet og skjuler eller blir kvitt resten. Omdirigere e-postene som betyr noe for en eller to trygge steder, og du vil gjerne ignorere resten, kanskje til og med for alltid!

Selvfølgelig er regler en måte å sortere e-post på i Apple Mail, men du kan prøve en alternativ klient. 5 Apple Mail-alternativer for Mac OS X 5 Apple Mail-alternativer for Mac OS X Hver Mac leveres med et gratis e-postprogram, men det er ikke helt og slutt- alle OS X e-postløsninger. Her er fem av de beste alternativene. Les mer for flere alternativer.

Utforsk mer om: Apple Mail, Email Tips.