Møter mot møter To Mac-applikasjoner for å administrere dagsordener og minutter

Hvis du trenger omfattende, detaljerte møteagendinger og minutter, tilbyr to Mac Store-applikasjoner - begge kalt Møter - nyttige løsninger som ikke er tilgjengelige i andre OS X-programmer.

Møter ($ 12,99) av Exquisitus Inc og møter ($ 19.99) av Command Guru hver tilbyr et sett med lignende funksjoner, med noen viktige differensierende funksjoner for å fortelle dem fra hverandre. Til tross for nylig oppdager Evernote's makt til å organisere møter. Hvordan bruke Evernote til å administrere møter. Hvordan bruke Evernote til å administrere møter. Visste du at de nyeste verktøyene og funksjonene i Evernote gjør det til et svært nyttig program for å administrere møter? Les mer, hver av disse programmene inkluderer funksjoner som ikke tilbys av notatbåten ennå.

Begge programmene kan synkroniseres mellom OS X og deres motsvarende iOS-apper, men jeg vil fokusere på OS X-versjonene i dag.

Møte av Exquisitus Inc ($ 12.99) [Ikke lenger tilgjengelig]

Exquisitus 'Meetings er en app delt inn i tre deler: en del for agendas og minutter (administrert under Aktive emner seksjon), en dedikert kalender (merket dashbord), og en Input seksjon for en liste over påminnelser, handlingsobjekter og møteemner.

Søknaden kan være litt vanskelig å finne ut når du først kommer i gang. Hvis du vil konfigurere et nytt møte, velger du Fil> Nytt møtemåte, eller klikk på pluss “+” knappen i sidefeltet. I motsetning til kommandoguruens møter, lar dette programmet deg legge til navnene og respektive e-postadresser fra kontaktene dine, som du vil se, gjør det enkelt å sende ut agendaer og minutter.

Klikk på den lille “+ Agenda-element” knappen for å legge til den første dagsordenen for et møte. Selv om du også kan bruke snarvei Shift + Command + G til å legge til et nytt element, ville det være enda bedre hvis brukerne kunne trykke Shift + Return-kombinasjonen for raskt å legge til agendaelementer mens de skriver.

Legg merke til at dagsordenselementer for denne applikasjonen inkluderer muligheten til å legge til et notat og vedlegg til hvert element, og en knapp for selektivt innrykk av agenter, to funksjoner som er unike for dette bestemte programmet. Individuelle agendapunkter kan også sendes direkte fra søknaden til alle eller valgte møtedeltakere.

En av fordelene med å bruke denne applikasjonen over Evernote-tilnærmingen er at agendaelementer lett kan flyttes rundt. Dette er både nyttig når du oppretter dagsordener og gjør endringer i agendaen ved starten eller delveis gjennom møtet.

Opprette minutter

Når du har lagt til alle dine agendaelementer, klikker du på Nytt møte knappen for å sette opp minuttene. Etter at møteminutter er opprettet, må eventuelle endringer i agendaen manuelt redigeres i møteminutter, så det kan være lurt å bare lage minutter etter deltakere godtar dagsordenen.

Et annet pluss med denne tilnærmingen er at hvis møtene dine regelmessig bruker de samme agendaelementene for hvert møte, kan du bare klikke på de nye møteknappene for å lage et nytt sett med minutter for fremtidige møter. Selvfølgelig kan dagsordenen også endres for hvert nytt møte.

Som med agenter kan minutter bli sendt, eksportert til PDF eller RTF, kopiert til utklippstavlen eller satt opp for Markdown Markdown Here: Bruk Markdown Text i Gmail og få det levert [Chrome] Markdown Here: Bruk Markdown Text i Gmail & Få det levert [Chrome] Les mer HTML-formatering. Når dagsordener eller minutter sendes via e-post, legger møter automatisk inn e-postadressene, samt møteinnholdet. Dette er en funksjon som mangler fra programmet som er vurdert nedenfor.

Legge til handlinger og to-dos

Et av de viktigste målene med møter er å identifisere hva som må gjøres og tildele forfallsdatoer. Exquisitus 'møter inneholder tre nyttige måter å legge til påminnelser. Du kan bruke Fil> Ny handling menyelement, klikk på Handlinger Elementer øverst til høyre i møteseksjonen, eller legg til påminnelser i oversikten.

Ved hjelp av Dashboard-funksjonen kan du angi forfallsdato for elementer, samt presentere andre kalenderhendelser og påminnelser.

Det som også er nyttig om møter, er at alle emner, dagsordener og minutter holdes i ett program og eksporteres til tilsvarende IOS-apper for møter ($ 4,99) [Ikke lenger tilgjengelig].

Møter av Command Guru ($ 19,99)

Command Guru møter for Mac har en ren, men fargerik layout, med et grensesnitt jeg fant intuitivt. Til tross for dette koster $ 7 mer enn Exquisitus 'søknad, er det ikke så fullt utstyrt for å sette opp og dele dagsordener og minutter. Heldigvis kan en 30-dagers prøveversjon av denne applikasjonen lastes ned fra utviklerens nettsted.

Hvis du vil opprette et nytt møte, velger du Fil> Ny, og legg til tittel-, dato- og møteplassering. Det er deler av brukergrensesnittet for å legge til navn på møtedeltakere, forberedelser og agendaelementer, diskusjonsnotater, beslutninger og oppgaver. Du kan også velge å skjule seksjoner du ikke trenger. Disse er svært nyttige, og noen av dem er ikke tilgjengelige i Exquisitus-programmet.

Dessverre kobler denne applikasjonen ikke til Mac-appen din, så du må manuelt skrive inn navnene og adressene til deltakerne. Det er heller ingen tastaturgenveier for å legge til agendaelementer, selv om det er en funksjon som kalles “Smart oppgave” at når aktivert kan du legge inn og legge til elementer ved hjelp av en tilordnet hurtigtast.

En annen ulempe ved denne applikasjonen er at det ikke er noen funksjon for bruk av agendaelementene for å sette opp minutter. Så i hovedsak må du gjenopprette dagsordenene for diskusjonene, hvis du velger den tilnærmingen.

Den eneste eksportfunksjonen for denne applikasjonen er å sende e-post, og den ferdige eksporten ser bedre ut enn layoutet produsert av Exquisitus 'søknad. Som nevnt, legger dette programmet ikke inn e-postadresser, og det lister også deltakerens navn vertikalt, noe som tar opp unødvendig plass.

I likhet med Exquisitus 'søknad synkroniserer også møter med tilsvarende IOS-apper ($ 4,99) via iCloud.

Konklusjon

Begge disse møttapplikasjonene gir en tiltrukket løsning som ikke tidligere var tilgjengelig i Mac-plattformen. Og selv om det er flere sterke iOS-møteapplikasjoner, kan du få minutter fra deg. Møtehjelp og møter hjelper deg med å produsere profesjonelle iPad-minuttrapporter. Minuttaker og møter hjelper deg med å produsere profesjonelle iPad-minuttrapporter. I min gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide hvor jeg ga noen tips for å planlegge og holde møter over nettet , Jeg refererte noen få minutter å ta programmer også. Mens svært få av oss ... Les mer, det er flott at disse skrivebordsapplikasjonene er ledsaget av mobile versjoner som synkroniserer data, fordi det å skrive inn iPad ikke er alles ide om en god tid. På den annen side er iPad-versjonene gode å ha for å gjennomgå innhold.

nedlasting: Exquisitus 'møter ($ 12.99) / Command Guru møter ($ 19.99)

For andre forslag om planlegging og avholdelse av møter, sjekk ut vår gratis nedlastbare nettmøteguide. Vi vil også gjerne vite funksjoner du vil se, se lagt til i disse møtesapplikasjonene.

Utforsk mer om: Organisasjonsprogramvare.