Tips for økt organisering og produktivitet

Når du vurderer organisasjonsbehov, se på fem funksjonelle områder før du gjør spesielle anbefalinger:

Papirflyt: Identifiser hvilke typer papirer (regninger, korrespondanse, kontaktinformasjon, etc.) som flyter inn på kontoret. Del dem inn i kategorier for å fungere som handlingsobjekter, og utarbeide et system for å holde dem organisert i henhold til kategoriene.

Din evne til å finne ting: Vurder hvor raskt du for tiden kan finne individuelle dokumenter på kontoret. Hvis du tilbringer mye tid på å søke etter kaste papirer eller filer, må du kanskje bygge et arkivsystem (eller revolusjonere en eksisterende) for å hjelpe deg med å holde orden.

Dine arbeidsgrupper: Identifiser og list de åtte til 10 brede kategoriene som utgjør størstedelen av produktet eller tjenesten din. Å gjøre det er det første trinnet i å sette opp et effektivt arkiveringssystem, samt et system for datamaskinen din (inkludert databaser, digitalt lagrede filer, kontaktadministrator, etc.).

Time Management System: Bestem deg om et tidsstyringssystem som vil fungere for deg. Noen foretrekker tradisjonelle dagplanleggere; andre foretrekker datasystemer, muligens knyttet til en PDA.

Sporing av "å gjøre" elementer: Bestem på et system for å spore forretningsprosjekter. Som med tidsstyringssystemer, foretrekker noen mennesker tradisjonelle metoder (som å holde håndskrevne lister eller notater), men programmer som hjelper til med å lette denne funksjonen, blir stadig mer foretrukne. Ofte er disse funksjonene bygget inn i Office-programvarepakker som også omfatter e-post, kontaktledere, kalendere, etc..
Folk kan noen ganger begynne å føle seg lammet av deres rotete arbeidsmiljø og papirstrøm som ikke er i orden. Vanligvis stammer problemet ofte fra for mye papir som strømmer inn på profesjonelle skrivebord, uten noe metodisk system for å få det av pulten. For å begynne å rømme fra denne paralyserte tilstanden, gjør du følgende:

Sortere: Ikke bli skremt av ideen om sortering. Det er rett og slett et spørsmål om å sette sammen elementer. Hvis for eksempel skrivebordet og dataskjermen er dekket av påminnelser om klistrelapper, samler du dem sammen eller konsoliderer informasjonen de inneholder på ett ark papir (eller i et digitalt tekstdokument). Sorter andre papirer i funksjonelle kategorier som regninger, banktjenester, regnskap, skatteinformasjon, etc. Opprett en fil eller en skuff for dokumenter som representerer "haster" eller "umiddelbare" handlinger. Kast eventuelle papirer som er tydelig unødvendige, for eksempel tomme konvolutter. De sorterte haugene du ender med vil senere bli kategorisert

Purge: Ta en hard titt på de sorterte materialene. Bestem hvilke papirer eller filer som ikke lenger tjener en nyttig hensikt og avhende dem. En vanlig og forståelig frustrasjon er vanskeligheten ved å avgjøre hvilke papirer som skal holdes og hva som skal kastes. Her er noen faktorer å vurdere:

Finansiell eller skattemessig informasjon: Regnskap og poster som kan være påkrevet av I.R.S. bør holdes på lager i fem til syv år. Dokumenter som er eldre enn det, kan vanligvis kasseres.

Informasjon som er tilgjengelig på nettet: Nyere informasjon som er duplisert eller tilgjengelig på Internett, trenger ikke å bli lagret. Mange skriver ut sider fra nettsteder som referanse eller bekvemmelighet. (Du kan lese en av disse utskriftene akkurat nå.) Hvis informasjonen sannsynligvis vil være tilgjengelig på et permanent nettsted (eller det vil sannsynligvis være tilgjengelig i det minste så lenge du trenger det), er det ikke nødvendig å holde fast på papirkopier for alltid. Du kan også lagre informasjon fra nettsteder som filer på harddisken din - enten som tekstfiler eller kilde (html) filer. Noen få kilobytter lagret på en harddisk, diskett eller CD-R tar opp mye mindre plass enn en filmappe fylt med papirutskrifter.

Informasjon som kan overføres til et annet sted: Hvis informasjonen på et ark er noe som en kalenderpåminnelse eller et telefonnummer, skal du overføre det til riktig sted, for eksempel kalenderen din eller rolodex (enten papir eller elektronisk), og deretter kaste skrapet.

kategorisere: Når du har sortert en samling av papirer og renset det du har funnet unødvendig, er det på tide å kategorisere sorterte hauger i et arkiveringssystem. Hvis du ikke er erfaren på kunst og vitenskap ved å arkivere, tenk bare på et arkiveringssystem som du ble lært å tenke på en oversikt i engelsk klasse: informasjon gruppert i kategorier og underkategorier. Ta de åtte til 10 brede kategoriene som du håndterer i virksomheten din og bryter hver av dem ned i underkategorier. For eksempel kan det være lurt å sette opp en hovedkategori fil kalt "Finansiell". Innenfor den filen kan du bryte ned den finansielle kategorien i delsettene "Skatter," "Aksjer" og "Bankkort." Elementene du har lagt inn i din "Finansielle" haug, sendes enkelt inn riktig i disse kategoriene. Sørg for at alle filene er tydelig og kortfattet merket. Du vil kanskje bruke et hengende filsystem, ved hjelp av de større hengende filmappene for brede kategorier og vanlige manilafiler for underkategorier. På kontorforsyningsbutikken, se etter manila-mapper betegnet som "innvendige filer". Disse er litt mindre enn vanlige filmapper og passer pent inn i hengende filer.

Holde: Et hvilket som helst arkiveringssystem er bare like godt som din vilje til å opprettholde det. Vær flittig med det, og legg en påminnelse i kalenderen din for å be deg om å sortere, rense og kategorisere på daglig basis.

For å organisere datamaskinen din, følg de samme trinnene som med papir: sorter, rens og kategoriser. Med datamaskinens filhåndteringssystem er det enkelt å lage mapper og undermapper for å holde oversikt over dokumenter. (Du kan til og med lage sub-undermapper, hvis du vil. I datamaskinlingo blir det ofte kalt mapper i mapper som "nesting".) Opprett en ny mappe er vanligvis et spørsmål om å velge "File" på menylinjen ; Under Fil-menyen velg "Ny"; velg deretter "Mappe". En ny mappe (uten tittel) skal vises på skrivebordet. Gi det et passende navn, og avgjøre hvor du vil lagre det på harddisken din. På samme måte som i papirarkiveringssystemet, vil brede kategorier bli representert med digitale filmapper, og de vil inneholde underkataloger som er analoge med underkategori-filene.

Et effektivt konsept for å bli organisert på hjemmekontoret er "On-In-and-Around" -teknikken. Når det gjelder papirarbeid, bør du jobbe på skrivebordet ditt. Ting du jobber på ukentlig bør være i ditt skrivebord. Ting du jobber med hver måned skal være rundt skrivebordet ditt.