7 mentale modeller for å få arbeidet ditt gjort

Steve Jobs hadde sin berømmelse “realitetsforvrengningsfelt”.

Sannheten bak supermakt er mindre magisk, men ikke mindre kraftig. Det var hans egen unike mentale modell som hjalp ham med å reframe verden og bakhold andre med sine verdenskiftende ideer.

Steve Jobs så bare ting annerledes.

Mentale modeller er de usynlige brillene gjennom hvilke vi ser verden. Sett enklere, de feier “lover” Vi bygger opp internt som hjelper oss å forstå verden. Mentale modeller er hentet av erfaring, matet av observasjon, og forbedret av grunn.

Men som en hvilken som helst linse kan mentale modeller bli myopiske eller uskarpe. Derfor er det så viktig å kontinuerlig jobbe med de mentale modellene vi vedtar for oss selv.

Hvorfor er mentale modeller viktige?

En forankret men feil mental modell kan avverge bølger av rette tanker. For eksempel gjør bekreftelsesforstyrrelser oss blinde for alternative måter å tolke informasjon på. Den rette mentale modellen, en som hjelper oss med å fjerne filtrene rundt våre tanker, kan gjøre oss smartere beslutningstakere.

Virkeligheten består av sirkler, men vi ser rette linjer.

- Peter M. Senge, den femte disiplinen: Læringsorganisasjonens kunst og praksis

Kort sagt, vi kan hacke måten vi tenker ved å lansere den rette mentale modellen eller en klyngebombe av mentale modeller på vårt dyrs hjerne.

Mentalmodeller og implementeringsverktøy

Tenk på verktøyene som paletter for å hjelpe deg med å male din “tanker”. De kan hjelpe oss med å finne nye tilnærminger til gamle tenkningsmodeller. I noen tilfeller kan de hjelpe oss med å skape helt nye mentale modeller.

Så la oss integrere noen få mentale modeller inn i våre daglige rutiner og få fart for bedre tidsstyring, besluttsomhet og selvrefleksjon.

1. Senk aktiveringsenergien

Tenk deg å komme seg ut av sengen.

Denne enkle hendelsen gjort på riktig tidspunkt sparker opp dagen din. De “aktiveringsenergi” for denne aktiviteten er lav fordi det er en vane.

Ved å bruke aktiveringsenergi som mental modell tar vi oss tilbake til kjemi klassen der vi lærte at de energisk utfordrende reaksjonene krever en høy mengde aktiveringsenergi.

En hvilken som helst vane eller produktiv oppgave følger den samme modellen. Jo mer komplisert jobben, desto høyere blir aktiveringsenergien som kreves for å starte og opprettholde den. Dessuten vil jo større være din trang til å utsette.

Trikset for å overvinne denne barrieren er å senke den mentale energien som trengs for å starte en oppgave. Du kan også omorganisere jobben ved å endre vilkårene som holder deg tilbake fra første trinn. For eksempel kan du bryte ned en kompleks oppgave i enkle og små trinn.

Husk at alt kommer ned til å utøve bare én ting - vår viljestyrke Muskel Slik jobber du med viljestyrken Muskel Slik jobber du med viljestyrken Muskelen Noen mennesker har ikke viljestyrkeproblemet. Hva gjør de produktive menneskene forskjellige? Som det viser seg, er det mye forskning på emnet, og svaret viser seg å være ganske enkelt Les mer. Så kast alt på det. Selv klokken.

Bruke det som en mental modell

Et av de enkleste verktøyene for å redusere aktiveringsenergien er timeren på telefonen. Når noe holder deg tilbake, bare fortell deg å jobbe med det to minutter og ikke mer.

La oss låne en annen ide fra Shawn Achor og hans bok The Happiness Advantage (CA). Han foreslår at “Vi bør identifisere aktiveringsenergien - tiden, valgene, den mentale og fysiske innsatsen de trenger - og deretter redusere den.”

Redusere denne aktiveringsenergien med enda 20 sekunder gir fordeler som kan kaskade nedover dagen.

Lykkefordelen: De syv prinsippene for positiv psykologi som brenselsuksess og ytelse på jobben Lykkefordelen: De syv prinsippene for positiv psykologi som brenselsuksess og ytelse på jobben Kjøp nå På Amazon $ 8,00

2. Bøy tid med Parkinsons lov

Dette er Parkinsons lov, og det sier bare at hvor mye tid du må fullføre en oppgave, er beløpet du vil ta. For å være mer produktiv, stimuler hjernen din ved å forkorte tiden du trenger. Det er en observasjon og ikke en hardbundet regel. Men takk Cyril Northcote Parkinson neste gang du jobber med en stram tidsfrist. Selv om han brukte den i en svært spesiell kontekst - The British Civil Service.

Arbeidet utvides for å fylle tiden som er tilgjengelig for ferdigstillelse.

Den betyr ikke at du fortløfter og bruker siste øyeblikk panikk for å få en oppgave gjort. I stedet, når du har noe som må gjøres, må du eksperimentere med kortere tidslinjer.

Bruke det som en mental modell

Ikke la eksterne tidsfrister bygge opp trykket i siste øyeblikk. Forplan og sett dine egne mikrofrister for prosjektet ditt. Mikrofrister bør være så korte som mulig. Du kan også stille fokuset ditt med begrepet tidsblokkering.

Bruk en enkel timer for tidsfrister eller et Google Kalender-varsel for lengre prosjekter. Bruk Zapier med Google Kalender for å konfigurere varsler om slakk, e-post eller sms som tidsfristen.

3. Gjør en ting om gangen med enkeltoppgave

Tenk på en multi-tasking hjernen som en fragmentert harddisk.

Hjernen som harddisken fortsetter å fungere, men er det en optimal utnyttelse av ressursene sine? Multi-tasking åpner opp flere dører for distraksjoner. Som denne Microsoft-studien viser, kan nedgangen i produktiviteten være så mye som en halv dag!

Den enkle oppgaven vs multi-tasking debatten Enkelt-versus multitasking: Hva er best for produktivitet? Enkelt- og multitasking: Hva er best for produktivitet? Multitasking er en vanlig metode for å øke produktiviteten. Det viser seg at det ikke nødvendigvis er sølvkulen for produktivitet. Nøkkelen er å vite når du skal multitask. Les mer kan ha endt, men mange bruker fortsatt sistnevnte som et æresmerke. Vedta vane med enkeltoppgave ved å fokusere på ett stort mål. Få det ut av veien og gå videre til neste. Til slutt, bruk oppmerksomhet til å slå av datamaskinen og telefonen når arbeidet ditt er gjort for dagen.

Bruke det som en mental modell

Det er mange måter å single-oppgave på. Noen kaller for tweaks til vaner, mens andre trenger sterkere livvakter. Her er noen ideer og verktøy for å fokusere på en ting av gangen.

Lukk e-posten din.

Sett opp datamaskinen med de riktige verktøyene for å hjelpe med fokusert arbeid 3 måter å stoppe multitasking og bli fokusert for å være mer effektiv og produktiv [Windows] 3 måter å stoppe multitasking og bli fokusert for å være mer effektiv og produktiv [Windows] På MakeUseOf vi har skrevet utallige artikler om hvordan å multitask. Som det viser seg, multitasking messer med hjernen din. Forskning viser at folk som multitasker mye er "mer utsatt for interferens fra ... Les mer .

Alltid ha en nettleserfane åpen eller sett grenser med Chrome-utvidelser som XTab.

Blokker underretninger og distraherende sosiale nettsteder med programmer som Freedom and Self-Control.

Planlegg din to-dos med verktøy som Any.do eller OneTask (Mac).

4. Invest med Pareto prinsipp

Vilfredo Pareto fikk aldri se prinsippet bli så universelt i sin levetid.

Den italienske økonomen la merke til at 80% av rikdom og land ble kontrollert av bare 20% av befolkningen. De “80-20” Tommelfingerregel finner søknad på mange områder i våre liv, men det blir ofte misbrukt. Observasjonen sier bare at 80% av resultatene kan tilskrives 20% av årsakene.

I vår Zen for produktivitet sier vi at 20% av vår innsats gir 80% av resultatene våre. Prosentandelene er misvisende da linjen mellom innsats og resultater kanskje ikke alltid er så ren. Men sannheten er at de fleste ting i livet ikke er så like - for å få arbeid gjort, bør vi lære å fokusere på det som betyr mest.

Bruke det som en mental modell

Følg observasjonene til Pareto-prinsippet for å ta stresset ut av produktiviteten. 4 måter å ta stresset ut av produktivitet. 4 måter å ta stressen ut av produktivitet. Med noen få målrettede endringer kan du øke produktiviteten din med sprang og grenser. Bruk disse enkle metodene på livet ditt, og resultatet er det du forventer - bedre arbeid med mindre innsats. Les mer . Jakt på “viktige få” i støyen fra “trivielle mange”. Her er noen Pareto-eksperimenter:

• Jeg bruker den til å skumme gjennom flere artikler på nettet, men les bare de to beste.
• Du kan prioritere din gjøremålsliste ved å rangere hvert element i henhold til innsats og resultater.
• Grupper e-postene dine i grunnleggende kategorier. Bruk hermetiske svar for de vanligste e-postsvarene som gir deg minst mulig nytte.
• Gjør en selvanalyse med en enkel mal og tidspor for å finne dine hjørnesteinsaktiviteter mot dine distraksjoner. Jared Dees deler en 80/20 mal for personlig produktivitet.

5. Prioritere med Eisenhower Matrix

Jeg har to typer problemer, det haster og det viktige. Det presserende er ikke viktig, og det viktige er aldri presserende.

Det i et nøtteskall er det berømte sitatet som førte til Eisenhower Decision Matrix. Eventuell avgjørelse basert på tid kan plasseres i en av de fire kvadranter i matrisen.

• Haster og viktig (oppgaver du bør gjøre umiddelbart).
• Viktig, men ikke haster (oppgaver du kan planlegge for senere).
• Haster, men ikke viktig (oppgaver du bør delegere til noen andre).
• Verken uheldig eller viktig (oppgaver du kan eliminere).

Ved å bestemme mellom hastighet og betydning, kan du ikke bare prioritere dine daglige oppgaver, men også dine livsmål.

Bruke det som en mental modell

Bruk Eisenhower Matrix til å ikke bare bestemme målene som er viktige, men også eliminere oppgaver som ikke gjør det.

James Clear ber oss om å klargjøre våre mål fordi det kan være vanskelig å eliminere tidsspillende aktiviteter hvis du ikke er sikker på hva du jobber med. Han tilbyr en regnearksmal på Eisenhower-boksen.

Eisenhower.me tilbød den ovennevnte videoen og en praktisk Eisenhower Notepad for å oppnå dine mål. Det er en online app hvis du ikke liker penn og papir.

Dette fargerike diagrammet fra Xerox (PDF) bruker farge for å markere den relative betydningen av oppgaver. Viktig, men ikke presserende er mest produktive området for å tilbringe tiden din.

Prioritetsmatrise fra Affluence.com har apps for Windows, Mac, IOS og Android.

6. Løs problemer med lateral tenkning

Tenke utenfor boksen. Se på problemet fra forskjellige vinkler og løse det på en indirekte måte.

Fordi det kan være din viktigste overlevelse ferdighet på morgendagens arbeidsplass hvor innovasjon vil være mantraet. Edward de Bono sa det best:

Intelligens er noe vi er født med. Å tenke er en ferdighet som må læres.

Sidetanking er av stor betydning i gruppens brainstorming eller i et samarbeidsprosjekt. Vårt sinn har en tendens til å tenke i rette linjer akkurat når vi trenger å se problemene i nytt lys og finne elegante løsninger.

Bruke det som en mental modell

Sidetanking er en av de vanskeligste mentale modellene som skal brukes, fordi du må trene deg selv for det. Men utbetalingene er store - fra bedre kreativitet til økt oppmerksomhet. Den gode nyheten er at lateral tenkning kan læres.

Start en kreativ hobby eller spill med laterale tenkningspusler. Utvikle en vane å se på ting annerledes. Bruk visuelle mindmaps 8 MS Word-maler som hjelper deg Brainstorm & Mind Kart dine ideer raskt 8 MS Word-maler som hjelper deg Brainstorm & Mind Kart dine ideer raskt Gratis Word-maler handler ikke bare om vakre dokumenter, perfekte CVer og omslagssider. De kan være avgjørende for brainstorming og tankekart også. Her er åtte Word-maler for dine ideasjonsbehov. Les mer for å tappe inn i hele hjernen din og koble til hvert frø av en tanke. Finn apps som Oblique Strategies eller Oflow for å få unstuck.

7. Forutse med et beklagelig minimeringsramme

Takket være denne metallmodellen kan du sitte i lenestolen din og bestille alt fra en bok og en traktor.

Som Jeff Bezos sier, kan det på kort sikt suge deg i selvtilfredshet. For å jobbe med ting som betyr noe, trenger du bare å projisere deg selv inn i fremtiden og tenke på hvordan et liv i “ingen anger” vil se ut.

Beklager Minimization Framework er for de store hårete målene i livet ditt. Det kan hjelpe deg med å klargjøre dine mål, sette dem i Eisenhower “Viktig, men ikke Urgent” boks og sette opp andre rammer for planlegging av veien framover.

Bruke det som en mental modell

Det beste verktøyet for å starte ditt eget Regret Minimization Framework, utdanner deg selv. For meg begynte det med en bøtte liste. For deg kan det være en hvilken som helst annen søksøkende øvelse.

Hva med journaling Hvordan man starter en journalsituasjon med 7 enkle maler Hvordan man starter en journalsituasjon med 7 enkle maler Hvis du har en journalmal, har du en stor fordel: du trenger ikke å finne ut hva du skal skrive! Maler er tidsbesparende og de reduserer også friksjonen ved å starte. Les mer ? En selvutfordrende øvelse gjennom en måned kan gi undertrykte ønsker til overflaten og hjelpe deg med å finne måter å minimere fremtidens angrer.

Er du en uavhengig tenker?

Charlie Munger er kjent for å bruke en skjerm av mentale modeller for å evaluere investeringsmuligheter. Hvis du kan, ta en kopi av Dårlig Charlies Almanak for et livs utdanning på 500 sider.

Veien til å vinne er arbeid, arbeid, arbeid, og håper å få noen innsikt.

Hva er de små systemene i din verden som hjelper deg å holde deg balansert og produktiv? Hvilken er den mentale modellen som virkelig fungerer for deg ovenfor? Og hvem er den som holder deg tilbake?

Bildekreditt: Huza via Shutterstock, Alison via Shutterstock

Utforsk mer om: Produktivitet, Time Management.