8 Overraskende måter du kan importere data til Microsoft Word

Microsoft Word er de facto standardprogrammet for Microsoft Office-dokumenter, fra forskningspapirer til profesjonelle rapporter Slik oppretter du profesjonelle rapporter og dokumenter i Microsoft Word Slik oppretter du profesjonelle rapporter og dokumenter i Microsoft Word Denne veiledningen undersøker elementene i en profesjonell rapport og anmeldelser strukturering, styling og sluttføring av dokumentet i Microsoft Word. Les mer . Men noen ganger har du data i et annet program du må referere til; Det kan være i Microsoft Excel, det kan være en PDF, det kan til og med være et annet Word-dokument. Å vite hvordan du importerer dataene, kan spare deg for mye tid.

I denne artikkelen vil vi dekke åtte forskjellige måter du kan importere informasjon til i Microsoft Word-dokumenter, Noen vil være nyttige for ting som rapporter, andre vil være gode for skjemabokstaver og lignende prosjekter, og andre vil bare spare tid i noen spesielle situasjoner når du trenger noe utenom det. 10 Simple Microsoft Word Hacks Alle kan gjøre 10 enkle Microsoft Word hack som alle kan gjøre Vår kunnskap om Microsoft Word blir testet hver gang vi får et dokument å jobbe med. Hvert lite tips lært underveis hjelper. Hva med ti flere triks for din daglige produktivitet? Les mer .

Siden Microsoft Excel er den mest allsidige ressursen for å importere data fra, starter vi der.

Importer et bord fra Microsoft Excel

Formateringstabeller i Microsoft Word 8 Formateringstips for perfekte tabeller i Microsoft Word 8 Formateringstips for perfekte tabeller i Microsoft Word En tabell er mer enn bare et rutenett av celler. I Word er tabeller ikke bare containere for data, men viktige formateringsverktøy. Finn ut hvordan du håndterer denne dobbelte rollen med åtte enkle tips. Les mer er forferdelig. Det er derfor Microsoft Excel eksisterer, ikke sant? Heldigvis hadde Microsoft fremsynet for å la deg inkludere tabeller direkte fra Excel til Word-dokumentet ditt, slik at du kan gjøre all formatering i Excel, hvor det er mye lettere.

For å komme i gang, velg cellene du vil kopiere i Microsoft Excel, hit Rediger> Kopier, og gå tilbake til Microsoft Word.

Gå til Rediger> Lim inn spesial ... (eller høyreklikk og velg Lim inn spesielle ... ) og velg Lim inn koblingen i venstre sidefelt. I Som… menyen, velg Microsoft Excel-regnearkobjekt, deretter treffer OK.

Du ser nå de cellene du valgte rett i Microsoft Word-dokumentet. Og fordi du valgte Lim inn koblingen i stedet for Lim inn, Disse cellene vil oppdatere når du gjør endringer i Microsoft Excel-regnearket.

Hvis du velger Lim inn i stedet for Lim inn koblingen, cellene dine oppdateres ikke når du gjør endringer i regnearket. Det har imidlertid fordelen av å jobbe om Excel-arket er til stede eller ikke. Så hvis du ikke trenger oppdateringer - hvis du skriver ut, eller du skal sende filen til noen andre, og den må vise de riktige dataene, for eksempel - kan du bruke det Lim inn.

Importer en enkeltcelle fra Microsoft Excel

Du kan også bruke samme metode som ovenfor for individuelle celler:

I dette tilfellet, i stedet for å velge Microsoft Excel-regnearkobjekt, Jeg valgte Uformatert tekst; Dette er grunnen til at nummeret kommer med samme formatering som resten av Microsoft Word-dokumentet. Den oppdateres fortsatt på samme måte, men du trenger ikke å forholde deg til å prøve å få tekstboksen på riktig sted.

Du kan bruke denne samme strategien med et helt bord, hvis du vil beholde formateringen i tråd med ditt Word-dokument. Hvis dette ikke virker, eller du trenger en mer komplisert oppførsel fra din enkeltcelle, kan du prøve å bruke Visual Basic til å integrere Excel-data. Slik integrerer du Excel-data i et Word-dokument. Slik integrerer du Excel-data i et Word-dokument under arbeidet ditt uke, det er nok mange ganger at du finner deg selv å kopiere og lime inn informasjon fra Excel til Word, eller omvendt. Slik produserer folk ofte skrevet rapporter ... Les mer i ditt Word-dokument.

Importer en graf eller et diagram fra Microsoft Excel

Som å importere et bord, kan det være veldig praktisk å importere en graf eller et diagram fra Microsoft Excel til Word, slik at det automatisk oppdateres når du gjør endringer i Excel-regnearket. Dette kan være spesielt nyttig hvis du må opprette vanlige rapporter som inneholder grafer. Heldigvis har Microsoft gjort denne prosessen ekstremt enkel: Bare kopier og lim inn grafen fra Microsoft Excel til Word.

Du kan også klikke og dra grafen fra Microsoft Excel til Word for å legge den inn i filen. Uansett hvor du går, vil diagrammet automatisk oppdateres når du gjør endringer i det opprinnelige regnearket.

Mail Merge From Microsoft Excel

Med en mailfusjon kan du lage et stort antall bokstaver, etiketter, konvolutter eller omtrent alt annet i Microsoft Word ved hjelp av data fra Excel. Brads artikkel om hvordan du kan melde sammen med Microsoft Excel og Word Hvordan skrive ut etiketter med Mail Merge i Microsoft Word og Excel Hvordan skrive ut etiketter med Mail Merge i Microsoft Word og Excel Bruker du fortsatt kopi og lim for å lage etiketter, navn merker eller annen personlig massekommunikasjon? Mail Merge, et enkelt Microsoft Office-automatiseringsverktøy, lar deg skrive ut etikettene dine på sekunder. Les mer dekker emnet mer detaljert enn jeg noensinne kunne, men den korte versjonen er den du vil bruke Verktøy> Mail Merge Manager å velge datakilden din og opprette malen i Microsoft Word.

Hvis du bruker en eldre versjon av Microsoft Office, samler denne veiledningen sammen med Office 2007 Automate Office Med Mail Merge for å opprette profesjonelle adressetiketter, navnemerker og Mer Automatiser Office med Mail Merge for å opprette profesjonelle adressetiketter, navnemerker og Mer Bruker du fortsatt kopi og lim inn for å lage etiketter, navnemerker eller ellers tilpassede dokumenter? La oss vise deg et enkelt Microsoft Office-automatiseringsverktøy som vil spare deg timer! Les mer kan være nyttig, og du kan til og med bruke mailfusjon for masse e-postadresser i Outlook Slik sender du personlig massepost i Outlook med Mail Merge Slik sender du personlig massepost i Outlook med Mail Merge Les mer. Det kan ta en stund å få tak i å bruke postfusjon, men når du får det, vil det være et av de mest nyttige verktøyene i ditt Office arsenal.

Importerer PDF-filer

Et raskt varselvarsel: Når du importerer en PDF til Microsoft Word, kommer den i utgangspunktet inn som en bildefil, og ikke tekst. Hvis du vil kunne velge eller endre tekst, må du kopiere og lime det fra PDF-filen. Hvis du imidlertid bare vil legge inn en PDF i Microsoft Word-dokumentet, trykker du på Sett inn> Objekt, velg deretter Fra fil ... og velg PDF-filen din.

Du vil ende opp med PDF-filen som er innebygd slik:

Det er ikke bra for tekstbaserte PDF-filer, men hvis det er bilder i filen, er det enklere enn å kopiere og lime inn eller finne en måte å slå PDF-filen til en bildefil for å sette den inn i Microsoft Word-dokumentet.

Importerer automatisk tekst fra andre Word-dokumenter

Hvis du trenger å skrive det samme regelmessig, kan du spare tid ved å sette det i et Microsoft Word-dokument og bare referere det fra et annet dokument.

La oss si at du har en mengde formularbrev som du må sende som alle trenger å inkludere ditt navn og firmaet du jobber for, men arbeidsgiveren endres jevnlig. Du vil ikke endre hvert brev når du får en ny kontrakt, så du kan bare lagre signoffet ditt i ett dokument og få alle de andre til å oppdatere når du gjør en endring.

Å gå gjennom et eksempel vil bidra til å gjøre dette tydeligere. Her er en “oppdaterbar tekst” dokument som jeg har lagret:

Jeg vil inkludere hver av disse - en signoff, kontaktinformasjon og et sitat - i hvert av bokstavene. For å gjøre dette, vil jeg opprette et bokmerke på hver enkelt. Hvis du vil opprette et bokmerke, markerer du teksten du vil lenke i andre dokumenter, og klikker deretter Sett inn> Bokmerke.

Skriv inn navnet på bokmerket og klikk Legg til.

Lagre filen og noter hele banen til hvor den er lagret. For å sette inn din lagrede tekst, gå til et annet Microsoft Word-dokument og trykk Sett inn> Felt. Å velge INCLUDE fra Feltnavn Meny.

Nå, i tekstboksen under menyen, skriv inn “INCLUDE “[sti til filen]” [navn på bokmerket]”. Da jeg skrev det, så det slik ut:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Brukere: dralbright: Dokumenter: updateable-text.docx" signoff

(Hvis du bruker Windows, må du bruke standardnotasjonen for stier, som starter med “C: \\”. Merk at du må inkludere to tilbakeslag mellom hver seksjon i stedet for en.) Nå treffer OK, og du vil se teksten lagt inn i dokumentet ditt.

Hver gang en gang skriver du noe feil, og du får en feil, som denne:

For å fikse det, høyreklikk hvor som helst på feilen og velg Bytt feltkoder - Dette vil la deg se og redigere kodene fra innsiden av dokumentet. Du kan også bruke dette på felt som fungerer korrekt hvis du må gjøre en endring.

Herfra kan du gjøre eventuelle reparasjoner du trenger. I dette eksemplet er det et ekstra like tegn i begynnelsen av koden.

Etter fjerning av likestilt, fungerer feltet riktig.

For å gjøre endringer på tvers av alle dokumentene du har koblet til bokmerket, går du tilbake til vanlig tekstfil, og gjør bare endringene. Her har jeg erstattet Groucho Marx-sitatet med en fra Oscar Wilde.

I dine andre dokumenter, høyreklikk på feltet som er oppdatert, og velg Oppdateringsfelt.

Og der har du det, oppdaterer feltet med den nye informasjonen.

Dette kan virke som mye arbeid, men hvis du må skrive de samme tingene med jevne mellomrom, kan det spare deg for mye tid på lang sikt. Det tar litt oppsettstid på forsiden, men du ser umiddelbart dette systemets bekvemmelighet. Ikke glem å sjekke ut andre nyttige kontorautomatiseringer med IFTTT Slik automatiserer du Microsoft Office-oppgaver med IFTTT-oppskrifter Slik automatiserer du Microsoft Office-oppgaver med IFTTT-oppskrifter IFTTT, automatiserings tjenesten som vil fullføre en handling når en annen betingelse er oppfylt, har nå 50 Oppgaveoppskrifter for Microsoft Office. Vi viser deg hvordan det fungerer og tilbyr et utvalg av oppskrifter. Les mer for å spare tid også.

Importer tekst fra en tekstfil eller et Microsoft Word-dokument

Hvis du vil få tekst fra en tekstfil eller et Word-dokument, men ikke vil åpne det, velg alt, kopier det, gå tilbake til dokumentet, og lim det inn (dette kan ta lang tid hvis du har hundrevis av sider med tekst), kan du importere direkte. Bare slå Sett inn> Fil og velg tekstfilen eller Word-dokumentet du vil importere tekst fra.

Etter at du har valgt filen (det kan hende du må endre Aktiver dropdown til Alle lesbare dokumenter), vil du se hele teksten i Microsoft Word-dokumentet.

Importer tekst fra en webside

Hvis du vil beholde en oppdatert kopi av en nettside i et Microsoft Word-dokument, kan du også gjøre det! La oss si at jeg vil ha en elektronisk tekstfil som inneholder En fortelling om to byer i dokumentet mitt. Jeg bruker det samme INCLUDETEXT-feltet, men i stedet for å bruke en lokal bane, bruker jeg nettadressen:

Oppdatering av feltet bringer hele boken inn i dokumentet mitt.

Du får det beste resultatet med en tekst-tung nettside. Du kan se hva som skjer når jeg prøver å bruke INCLUDETEXT for å få inn MakeUseofs hjemmeside:

Hvis du har behov for å importere oppdatert tekst fra et nettsted til dokumentet ditt, er dette definitivt verdt å leke med. Du må kanskje eksperimentere litt, men det kan potensielt være et veldig nyttig verktøy.

Hva gjør Du Import til Microsoft Word?

Vi har dekket åtte forskjellige ting du kan importere til Microsoft Word. Dette er hvordan du kan få Microsoft Word gratis. Dette er hvordan du kan få Microsoft Word gratis. Vil du ikke betale for den fulle Microsoft Word-opplevelsen? Ikke bekymre deg, her er noen måter å bruke Microsoft Word gratis. Les mer her - men det er nok flere alternativer der ute. Hva har du importert til Microsoft Word? Del de mest nyttige tingene du har vært i stand til å importere, så vi kan alle hjelpe hverandre til å spare litt tid ved å bli Word-mestere. 10 Viktige Microsoft Word-rutiner du må vite 10 viktige Microsoft Word-rutiner du må vite Ordet "rutine" er selve bildet av kjedelig. Unntatt når det kommer til en produktivitetsapp som Microsoft Word. Hver sekund lagret legger til komforten ved å bruke den til våre daglige behov. Les mer !