Formater automatisk data i Excel-regneark med betinget formatering

Microsoft Excel er et levende verktøy som brukes til både forretnings og personlige oppgaver. Slik bruker du Microsoft Excel til å administrere livet. Slik bruker du Microsoft Excel til å styre livet. Det er ingen hemmelighet at jeg er en total Excel fanboy. Mye av det kommer fra det faktum at jeg liker å skrive VBA-kode, og Excel kombinert med VBA-skript åpner opp en hel verden av muligheter ... Les mer. En robust funksjon kalles betinget formatering. Denne funksjonen kan komme til nytte for hverdagssituasjoner og arbeidsrelaterte. Men det kan også være overveldende hvis du aldri har brukt det.

Her er noen generelle bruksområder for betinget formatering, hvordan du konfigurerer dem, og selvfølgelig, hva denne funksjonen er i stand til å gjøre.

Betinget formatering forklart

Denne fantastiske Excel-funksjonen gjelder formatering til celler basert på dataene som er fylt ut. Enten du skriver inn et tall, prosentandel, brev, formel 16 Excel-formler som vil hjelpe deg med å løse virkelige livsproblemer 16 Excel-formler som hjelper deg med å løse virkelige problemer. Det riktige verktøyet er halvparten av arbeidet. Excel kan løse beregninger og behandle data raskere enn du kan finne kalkulatoren din. Vi viser deg viktige Excel-formler og demonstrerer hvordan du bruker dem. Les mer, eller ord, formatering blir automatisk brukt per reglene du har satt opp.

For eksempel, hvis du vil at cellen skal utheves i rød hver gang du skriver inn bokstaven A, er dette et enkelt oppsett.

Verktøyet har en rekke innstillinger, alternativer og regler som kan spare tid ved å spotte viktige elementer. Og for de som er kjent med funksjonen, kan den brukes ganske mye. Det kan imidlertid også være fordelaktig for hverdagsoppgaver for skole, hjemme, arbeid og personlige aktiviteter, og for de som aldri har brukt det før.

For skolen: Se ting enklere

Enten i videregående eller høyskole, kan du holde styr på dine oppgaver, forfallsdato og karakterer i Excel. Med et par praktiske betingede formateringsalternativer kan du raskt se viktige elementer på et øyeblikk.

For forfallsdato kan du bruke formatering på en rekke måter for å markere hva som forfaller, på grunn av i morgen eller forfaller i neste måned. Det tar bare et par skritt:

1. Velg cellene der du skal legge til forfallsdatoene.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Fremhev Celleregler seksjon, velg En dato som oppstår.
4. Velg deretter kriteriene dine, for eksempel I de siste 7 dagene med Rød tekst og I morgen med Gul fylling.

Dette vil hjelpe deg med å se de viktige datoene på en rask og enkel måte. Oppdrag som er forfalt eller på grunn av i morgen, kommer rett ut.

For karaktersporing og spotting av lavere karakterer enkelt, kan du bruke formatering for både bokstavs- og nummerkarakterer som inkluderer et utvalg.

1. Velg cellene der du skal legge til karakterene.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Fremhev Celleregler seksjon, velg Mellom.
4. Deretter legger du til dine verdier som mellom C og F eller 0 og 2 med Red Fill.

Dette gir deg en fin og enkel måte å se hvor godt kursene dine går og hvor karakterene dine er lavere.

For Hjem: Merk hva som er viktig

Excels betingede formatering kan være like nyttig hvis du bruker programmet hjemme. For økonomi, hjemmeprojekter og oppgavelister 10 Utrolig brukbare regnearkmaler for å organisere livet ditt 10 Utrolig brukbare regnearkmaler for å organisere livet ditt Er livet ditt en kjapp av glemte tidsfrister, glemt shopping og bortgjemte forpliktelser? Høres ut som om du trenger å bli organisert. Les mer, gjør de viktige elementene pop med noen få enkle trinn.

Hvis du bruker det for ditt månedlige budsjett, kan du for eksempel få problemer med å oppdage problemer. Enten du har opprettet ditt eget regneark eller bruker en praktisk mal, er det nyttig å bruke formatering til negative tall automatisk.

1. Velg cellene der du skal skrive inn tallene eller formlene.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Fremhev Celleregler seksjon, velg Mindre enn.
4. Legg så til 0 med høydepunktet du ønsker. I dette eksemplet valgte vi Tilpasset format med Gul fylling å gjøre disse cellene virkelig skiller seg ut.

Dette gir en rask metode for å se negative tall innenfor budsjettet. Og husk, du kan søke hva slags formatering gjør det mer merkbart for deg fra høydepunkt til tekst til kantfarge.

Excel er et populært verktøy for å gjøre lister også, og det er ingen bedre måte å se elementer du har og ikke har fullført enn med automatisk formatering. Med denne tilnærmingen blir enhver oppgave som ikke er merket fullført med en X vil bli uthevet.

1. Velg cellene der du skal skrive inn den fullførte indikatoren (X).
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Fremhev Celleregler delen, bla ned til Flere regler.
4. I popup-vinduet velger du Formater kun celler som inneholder.
5. På bunnen under Rediger regelbeskrivelsen, å velge blanks fra rullegardinlisten.
6. Deretter klikker du Format å velge høydepunktet du vil gjelde, for eksempel fylle cellen med oransje.

Bruk av denne formateringen tar bare et minutt og kan være svært nyttig for å holde rede på oppgaver du ennå ikke har fullført.

For personlig: Lag mål Pop

Mange mennesker holder nøye med på sine personlige mål. Fra treningsøkter til vekt vedlikehold til kalori telling 10 Excel maler for å spore din helse og fitness 10 Excel maler for å spore din helse og fitness Les mer, du kan se hvor godt du møter disse målene med kule formateringsalternativer.

For å telle og spore kaloriinntak, bruk formatering for å se når du går over og under mål eller grense for dagen. I dette tilfellet vil vi søke om to separate regler.

1. Velg cellene der du skal skrive inn antall kalorier.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Fremhev Celleregler seksjon, velg Større enn.
4. Deretter legger du til kalorimålnummeret med høydepunktet du ønsker. I dette eksemplet valgte vi 200 med Red Fill. Dette vil vise når vi går over kalorigrensen.

Neste sett opp regelen for å gå under kalorigrensen.

1. Velg de samme cellene som i den første regelen.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem
3. I Fremhev Celleregler seksjon, velg Mindre enn.
4. Deretter legger du til kalorimålnummeret med høydepunktet du ønsker. I dette eksemplet valgte vi 200 med Grønn Fyll.

Husk at i dette eksemplet, hvis du skriver inn det nøyaktige nummeret 200 for kalorietellingen, vil ingen formatering bli brukt. Dette skyldes at tallet faller inn i hverken regel.

For Business: Ta ut Boldness

For de som jobber eksternt eller som uavhengige entreprenører, kan Excel brukes til slike oppgaver som tidssporing eller prosjektestimater.

Med en praktisk måte å holde oversikt over arbeidstimer, samt se oversikt over uken eller måneden, kan formatering med databarene være ganske nyttig.

1. Velg cellene hvor du skal skrive inn antall timer.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Databjelker seksjon, velg enten Gradient Fill eller Massiv fylling, avhengig av dine preferanser.

Når du har tastet inn tall i de angitte cellene, vil du se datastaven justere. Jo lavere tallet er, desto mindre er baren og omvendt. Du kan også bruke formateringen til totals du har beregnet nederst. Dette er en fin måte å se dine tyngste og letteste arbeidsdager, uker eller måneder på.

En annen god bruk av betinget formatering for virksomheten, er å administrere prosjekter. 10 Nyttige Excel-prosjektmaler for sporing. 10 Nyttige Excel-prosjektledelsesmaler for sporing. Prosjektledelsesmaler kan hjelpe deg med å replikere vellykkede prosjekter. Her er de essensielle Microsoft Excel-malene for deg. Les mer . Bruk av indikatorformer og utheving for elementer som prioritet og innsats kan være gunstig, spesielt når du deler dataene med andre.

For å sette prioriteter ved å bruke tall med 1 som høyest prioritet i rødt og 3 som det laveste i grønt, kan du bruke formformatering.

1. Velg cellene der du skal skrive inn tallene.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Ikon Sett seksjonen, velg figurene du vil bruke.

Nå som du skriver inn tallene 1, 2 og 3, vil du se figurene justere fargen 3 Crazy Excel-formler som gjør fantastiske ting 3 Crazy Excel-formler som gjør fantastiske ting Betingede formateringsformler i Microsoft Excel kan gjøre fantastiske ting. Her er noen ryddige Excel-produktivitetstrykk. Les mer . Husk at hvis du bruker mer enn tre tall, som tilsvarer de tre figurene, vil de endres tilsvarende. For eksempel forblir 1 rød, mens 2 og 3 blir gul og 4 blir grønne. Du kan også reversere rekkefølgen på figurene og tilordne bestemte tall ved å velge Betinget formatering> Ikoninnstillinger> Flere regler.

For å angi innsats for et prosjekt eller en oppgave, kan du bruke formatering ved hjelp av et bestemt ord, for eksempel små, mellomstore eller store.

1. Velg cellene der du skal skrive inn innsatsordet.
2. Klikk Betinget formatering på Hjem tab.
3. I Fremhev Celleregler seksjon, velg Tekst som inneholder.
4. Skriv inn ordet du vil utheve, for eksempel Liten og velg deretter formatet, for eksempel Gul fylling. Du kan gjøre det samme for middels og stort for å gi dem hver en annen farge.

Med denne typen regeloppsett er alt du trenger å gjøre ved å skrive inn et ord og cellen formateres automatisk for deg. Dette gjør at prosjektarbeidet eller oppgavene dine med et blikk er svært enkle.

Er du klar til å bruke betinget formatering?

Har du prøvd betinget formatering for hverdagens aktiviteter? Eller er du klar til å begynne å ha det gøy med denne funksjonen?

Del dine tanker med oss ​​i kommentarene nedenfor!

Utforsk mer om: Microsoft Excel, Microsoft Office Tips.