Delegasjon En må ha lederskapsferdighet for å redusere arbeidsbelastningen

Kanskje du er ny til en ledende rolle eller bare sliter med jobben med delegasjon. Som leder er delegering av oppgaver til andre nødvendig, men kan være utfordrende. Hvis du nylig kjøpte ditt eget lag Hva er forskjellen mellom en sjef og en leder? Hva er forskjellen mellom en chef og en leder? Les mer eller bare trenger litt hjelp med delegering, her er noen nyttige tips.

Den beste måten å beskrive hvordan du skal delegere er med de fem W: Hvem, Hva, Når, Hvor og Hvorfor. For å male et klart bilde, vil vi begynne med hvorfor.

Hvorfor er delegasjon nødvendig?

Delegasjonen har mange fordeler for deg som leder, organisasjon og team. Imidlertid har mange enkeltpersoner problemer med å delegere oppgaver.

Noen kan tro at det er lettere å utføre oppgaver selv enn å delegere dem. Andre kan føle seg vel verdt ved å takle oppgaver alene. Enda mer kan bare være uerfaren ved delegasjonen.

Harvard Business Review online sier:

Delegasjonen fordeler ledere, direkte rapporter og organisasjoner. Likevel er det fortsatt en av de mest underutiliserte og underutviklede lederegenskapene.

I tillegg konkluderte tidsstyringsstudien referert av Harvard Business Review at:

332 bedrifter undersøkte var bekymret for deres medarbeiders delegasjonsferdigheter. Samtidig tilbys kun 28 prosent av selskapene trening på emnet.

Fordeler for deg som leder

• Du kan rette oppmerksomheten til andre elementer.
• Du kan planlegge tiden din effektivt.
• Du kan oppnå mer i løpet av arbeidsdagen.

Fordeler for gruppemedlemmene dine

• De kan lære nye eller forbedre dagens ferdigheter.
• De kan føle seg del av et klarert lag og miljø.
• De kan forbedre selvtilliten og motivasjonen.

Fordeler for din organisasjon

• Det kan øke produktiviteten.
• Det kan tilby vellykkede prosesser for kunder og kunder.
• Det kan bygge sammenkoblet kultur for alle ansatte.

Som du kan se, berører fordelene ved delegasjon mer enn bare en leder. Så hvis du har holdt tilbake, påvirker du også din bedrift og ditt lag.

Hva bør du delegere?

Nå som du vet viktigheten av delegasjon som leder, er neste skritt å bestemme hva du bør delegere.

I mange tilfeller er delegeringen av visse oppgaver en no-brainer. For eksempel ville du ikke tilordne en programmeringsoppgave til en salgsassistent. Men når det gjelder dine egne oppgaver, kan det være vanskeligere å bestemme hvilken warrantdelegasjon.

Spør deg selv disse spørsmålene:

• Er dette en oppgave som bare jeg har kunnskap å gjøre?
• Unngår jeg å tildele denne oppgaven fordi ingen andre har tid?
• Holder jeg på oppgaver fordi jeg vil “gjør alt” meg selv?
• Er dette en gjentakende eller rutinemessig oppgave?
• Er jeg virkelig ansvarlig for denne oppgaven?

Et North Carolina State University-prosjekt oppgir dette i listen over typer oppgaver som skal delegeres:

Folk har ofte oppgaver som de liker mest for seg selv, selv om oppgaven ikke er deres ansvar. Disse oppgavene er ikke den beste måten å bruke tid og energi på.

Når du har bestemt deg for å delegere, hold deg til den beslutningen. Ordne deretter timeplanen og oppgavelisten 9 Best Time Management Tools for å holde deg organisert 9 Best Time Management Tools for Staying Organized Tidsstyringsverktøyene som vises her, hjelper deg med å få mest mulig ut av dagene dine. Passer for enhver bedrift eller personlig situasjon. Dette er på tide å organisere livet ditt! Les mer for å imøtekomme de andre viktige elementene du bør delta på.

Hvem er riktig person for oppgaven?

Etter å ha bestemt seg for hvilke elementer som skal delegeres, er det logiske trekket å avgjøre hvem som skal takle oppgaven. Når du er leder, enten det er en liten permanent gruppe eller et fleksibelt prosjektgruppe, som kjenner dine lagmedlemmer. De 5 beste prosjektstyringstipsene for nybegynnere De 5 beste prosjektstyringstipsene til nybegynnere Hvis du tar på en prosjektlederroll for første gang , her er bare fem prosjektledelsestips for å hjelpe deg med å komme i gang. Les mer er nøkkelen.

Så når det kommer tid til å delegere oppgaver, må du åpenbart gjenkjenne hver persons ferdigheter. Men samtidig bør du vite hvor godt de utfører og deres ansvarsoversikt. Tilordne en oppgave til noen du kan stole på med det, er viktig for å lykkes.

Forbes tilbyr disse to nyttige rådene om delegasjon:

Sammen med tillit må du også gi de menneskene du delegerer sjansen til å gjøre en jobb på.

Delegere ansvar og autoritet, ikke bare oppgaven.

Husk at når du har delegert en oppgave, bør det være ansvarlig for det. Dette betyr ikke at du skal gå bort, men må la lagmedlemmen ta ledelsen.

Når skal du delegere oppgaver?

Så du vet hva du delegerer og til hvem, men når overtar du de som regjerer? Du finner mange variabler involvert med når en oppgave skal delegeres. Du må vurdere forfallsdato, prioritet og innsats i det minste.

For eksempel, oppgaver som er presserende og falle inn i et lagmedlems ferdigheter bør åpenbart bli delegert helt fra starten. Men de som har lav prioritet eller som ulike mennesker kan takle, kan være i stand til å vente.

En nyttig måte å ta denne avgjørelsen på er å bruke en metode for oppgaveprioritering. En slik teknikk, kalt Eisenhower Matrix, kan hjelpe deg med å prioritere raskt. Ved å bruke denne metoden kan du sette opp oppgavene dine i fire kvadranter for Do First, Schedule, Delegate, og Ikke.

Når du vurderer bøssene for Do First and Schedule, kan du enkelt skifte oppgaver over til Delegate-delen. Dette er også en nyttig metode for å bestemme de oppgavene som kan falle inn i ikke-kvadranten.

Hvor skal du administrere delegerte oppgaver?

Oppgaven er delegert, og nå er det på tide for deg å gå videre ... nesten. Du må fortsatt spore og følge opp oppgaven til den er fullført.

Du bruker sannsynligvis flere applikasjoner og verktøy i din posisjon Bli en mer organisert og produktiv leder med Wrike Bli en mer organisert og produktiv leder med Wrike Uansett om du er på vei opp et enkelt prosjekt på jobben, eller du administrerer et lite selskap, enten rolle krever ekstrem organisering og planlegging. Dette er ikke alltid mulig med en tradisjonell planlegger eller planlegger. Skriv inn Wrike, en ... Les mer. Hvis du har en pålitelig sporingsmekanisme, må du huske å inkorporere oppgavene du delegerer. Men hvis du trenger noen forslag, er det fem flotte alternativer.

1. Outlook gir deg mulighet til å tilordne oppgaver og beholde en kopi i din egen liste.
2. Google tilbyr funksjoner Spar tid med 10 underbrukte Google-funksjoner Spar tid med 10 underbrukte Google-funksjoner Googles verktøy og tjenester gjør alt for oss. Men det er mange funksjoner som går underutnyttet. Lagre noen sekunder og få mer gjort med Google-verktøyene du bruker hver dag. Les mer for å delegere e-post og kalenderoppgaver med Gmail og Google Kalender.
3. Trello bruker Kanban-metoden for å administrere prosjekter med funksjoner for å tilordne oppgaver til andre.
4. Podio gir en ren kommentarstruktur for delegerte oppgaver for å holde alle oppdatert.
5. Meistertask lar deg enkelt tildele og motta varsler om endringsoppgaver i oppgavestatus.

Bare vær oppmerksom på at verktøyet du bruker, ikke bare skal gi mulighet til å tilordne oppgaver. Du bør bruke en som tilbyr funksjoner som varsler, oppfølgingsmetoder og påminnelser.

Delegasjonsopplæringsressurser

Hvis du tror at du eller din organisasjon kan dra nytte av et delegasjonsopplæringsprogram, er det noen få ressurser å utforske.

• Business Training Works
• Dale Carnegie Training
• American Management Association
• CRM Learning

Hvor godt delegerer du deg??

Evnen til å delegere til andre er en viktig ferdighet for enhver leder. 5 Tidsstyringstips som kan gjøre deg til en leder på liv og arbeid. 5 Tidsstyringstips som kan gjøre deg til en leder på livet og arbeidet. Uansett om du skjønner det eller ikke, er du en leder. Selv om det betyr å være leder av ditt eget liv. Disse tipsene vil hjelpe deg å bli enda bedre. Les mer . Og som du har lest her, gjelder fordelene for ikke bare deg, men også organisasjonen og teamet ditt. Dette gjør det til en vinn-vinn-vinn-situasjon.

Føler du at du har solid delegasjonsferdighet? Eller sliter du med delegasjonsoppgaven alt sammen? Du er velkommen til å dele dine tanker om dette emnet i kommentarene.

Bildekreditter: Duncan Andison / Shutterstock

Utforsk mer om: Samarbeidsverktøy, Prosjektledelse, Oppgavebehandling, Tidshåndtering.