Ikke gå 100% papirløs, her er hvorfor

Ideen om å gå 100 prosent papirløs kan virke som en drøm, spesielt hvis du har lest de gylne løftene til mange toppminimisme og produktivitetsblogger De 10 mest praktiske produktivitetsbloggene i 2017 De 10 mest praktiske produktivitetsbloggene i 2017 Få produktivitetsblogger tilbyr praktisk råd. De fleste pleier å fokusere på selvforbedring, følelsesgod og motiverende stykker. Vi har valgt de beste praktiske produktivitetsbloggene på nettet i dag. Les mer .

Åh, lykke til å vende farvel til den hylle av stygg ring-bindemidler. Tenk deg tiden du sparer for å kunne hente en gammel verktøyregning ved å sveipe av en finger. Og la oss ikke glemme trærne du vil spare. Trærne!

Men som det alltid er tilfelle med disse løsningen-alt, er det ikke så enkelt. Vi kan ikke bare se bort fra et medium vi har stått på i tusenårene. Det er en grunn til at papiret har vart så lenge. Og det er mange grunner til at vi ikke helt bør gi opp det ennå (om i det hele tatt).

Å lese på en skjerm er ikke så stor

Vi vet alle at den taktile opplevelsen av en papirbok ikke kan sammenlignes med å stirre på en strålende skjerm. Men dette er mer enn bare sentimentalitet eller lukten av en støvete bok.

I The Shallows: Hva Internett gjør til våre hjerner, Nicholas Carr forklarer det “Skiftet fra papir til skjerm endrer ikke bare måten vi navigerer på. Det påvirker også graden av oppmerksomhet vi bruker på den og dybden av vår nedsenkning i den.”

Å lese et langt stykke skrive på en skjerm gjør at vi føler seg desorienterte. Det er vanskelig å bilde hvor Vi er i teksten. Vi kan ikke lett bla tilbake noen få sider for å sjekke noe. Vi kan heller ikke krype i margene. Deretter er det distraksjon av hyperkoblinger, og Facebook-varslene tar våre tanker bort fra det vi skal gjøre: lesing.

Alt dette fører naturlig til lavere retensjon og tilbakekalling. Slik husker du hva du leser ved hjelp av enkle verktøy. Slik husker du det du leser ved hjelp av enkle verktøy. Les mer, ikke vil gjøre deg bra hvis du ikke kan beholde noe du leser. Bruk disse tipsene når du finner det vanskelig å huske hva du leser. Les mer . Det forhindrer oss i å utvikle de nevrale tilkoblingene som trengs for lengre lesesesjoner. Det fører oss til å jage små småbiter av informasjon, knapt noen gang leser mer enn noen få stykker på en gang. Det er ikke å si at all digital lesing er dårlig, men heller at det fortsatt er fordeler med papirbasert lesing som vi ignorerer på vår fare.

Backfile Conversion er et mareritt

Mens du prøver å gå 100 prosent papirløs, vil du uunngåelig slå på hvor du må begynne å digitalisere alle de gamle bruksregningene og avisutklippene fra 15 år siden.

Før du gjør dette, stopp!

Som med noe, er det et poeng at det går papirløst å få avtagende avkastning. Seriøst, hva er sannsynligheten for at du noen gang kommer til å trenge å trekke opp lønnsslippet fra 2001?

De siste 10 til 20 prosent av ting du “trenge” å digitalisere er sjelden verdt innsatsen og tiden som trengs for å skanne, merke og organisere dem Den beste måten å organisere Evernote: Bruk etiketter Den beste måten å organisere Evernote: Bruk Tags Er Evernote et stort rot? Vi viser deg en enkel tweak som hjelper deg med å organisere notatene dine som aldri før. Les mer . Bare klem dem i en eske, lagre dem på loftet, og glem dem før du trenger dem (som trolig aldri er). Timene du sparer kan bli brukt langt mer klokt.

Papir sender en sterkere melding

I en studie fra Temple University ble effekter av printbasert markedsføring sammenlignet med digital markedsføring. Resultatene viste at trykkbasert materiale absorberes lettere av leseren. Det gir en mer emosjonell reaksjon. Det er lettere å huske. Det er mer sannsynlig å be om handling.

Det samme synes å være sant i en mer personlig setting. Derfor sendes bryllupsinvitasjoner nesten alltid i posten. Det er derfor vi fortsatt blir glade for å motta et håndskrevet brev eller postkort. Det er derfor vi fortsatt liker å bla gjennom fysiske fotoalbum. Fysiske ting har fortsatt større tyngde enn digitale ting.

Ja, digital kommunikasjon er blitt normen, men dette har medført tap i følelsesmessig forbindelse. Det gir mange muligheter for at vi går tilbake til papir når vi vil ha mer innflytelse.

I stedet for en Facebook-melding, kan et håndskrevet notat være bedre. Å sende noen utskrift av et bilde i stedet for en JPEG, vil sende en sterkere melding.

Hva om trærne?

For noen går papirløs et annet skritt i retning mot en sunnere planet. Men dette er ikke nødvendigvis sant. Papir er et av de eneste virkelig bærekraftige produktene vi har. Spesielt med flere og flere produsenter som går med sertifiseringsordninger som FSC og PEFC for å sikre papirproduksjon, er så miljøvennlige som mulig.

Teknologibransjen, og spesielt skylagringsindustrien, er imidlertid særlig avhengig av bergtopps-kullgruvedrift for elektrisitet. Denne form for gruvedrift striper skoger tilbake til berggrunnen, forårsaker uopprettelig skade på miljøet. Og så er det klimaendringer, delvis forårsaket av elektrisitet generert av disse drivstoffene.

Så hvis du tror å gå digital er “grønn,” Tenk igjen.

The Questionable Security of Digital

Mange mennesker vil digitalisere alt fordi de tror det blir sikrere i digital form. Men i virkeligheten er digitale filer langt enklere å kopiere, dele, hacke og ødelegge enn fysiske filer.

Uten en robust metode for rutinemessig sikkerhetskopiering av dine digitale filer Den beste sikkerhetskopieringsprogramvaren for Windows Den beste sikkerhetskopieringsprogramvaren for Windows Dine data er skjøre - det tar bare en liten ulykke å miste alt. Jo flere sikkerhetskopier du gjør, desto bedre. Her presenterer vi den beste gratis backup-programvaren for Windows. Les mer, de vil alltid være i fare. Et anstendig backup system inkluderer å lage flere kopier av filene dine og lagre minst en av disse off-site. Uten dette kan en ødelagt ekstern harddisk se deg å miste alle av bildene dine. En hacket Evernote-konto kan se deg tape alle av dine digitale notater. Et tapt passord kan se at du mister alle filene dine fra Dropbox eller Google Disk. Det er ikke å nevne risikoen for identitetstyveri.

Med papir er det imidlertid bare en stor risiko: brann. Det kan ikke hackes, og det er vanskelig å få tilgang for å kopiere. På mange måter er papir sikrere enn digitalt (selv om det gradvis brytes ned), spesielt hvis du investerer i en brannskikkelig safe for de virkelig viktige tingene.

Kostnaden for digital

Når du går papirløs, vil det nesten alltid være rutinemessige kostnader involvert.

Fri skylagring slutter ofte med å koste deg til slutt, så du vil bli anbefalt å finne en god, premium cloud storage-leverandør fra begynnelsen. For ekstra sikkerhetskopiering, og for lagring av massevis av bilder, må du også investere i enkelte eksterne harddisker. Hver så ofte må disse oppdateres for å sikre at de fortsatt er kompatible med nye operativsystemer, etc..

Du kan til og med ønske å lagre dine digitale dokumenter i en app som Evernote for enkel merking og sortering. Hvis du vil ha noe annet enn de grunnleggende funksjonene, må du splitte ut Evernote Free vs. Paid: Hvilken plan er riktig for deg? Evernote Gratis vs Betalt: Hvilken plan er riktig for deg? Skal du oppgradere fra Evernote's Basic til den betalte Plus- eller Premium-planen? Vi viser deg hvem som vil dra nytte av den betalte planen og når du ikke burde bry deg. Les mer for et månedlig premieabonnement.

Over en papirløs levetid, vil disse kostnadene legge opp.

Noen ganger er papir bare det beste verktøyet for jobben

Som du kan se, er det mange grunner til at du går helt papirløs er et ineffektivt mål. Det er ikke spesielt miljøvennlig. Det kan gjøre viktige filer mindre sikre. Lesing på en digital enhet er mindre givende og mindre effektiv som å lese på papir. Og det er rutinemessige kostnader involvert.

Jo, gå 50 prosent papirløs. Kanskje til og med 80 prosent. Men de siste 20 prosent er sjelden verdt det.

For mange oppgaver er papir fortsatt det beste verktøyet for jobben. Derfor sverger så mange mennesker ved å skrive og journaling. Slik hopper du på en tidsplan med 7 enkle maler. Slik starter du en journalsituasjon med 7 enkle maler. Hvis du har en journalmal, har du stor fordel: du trenger ikke finne ut hva du skal skrive! Maler er tidsbesparende og de reduserer også friksjonen ved å starte. Les mer i Moleskine-notatboken, og hvorfor Post-It notater er fortsatt så jævla populære. Det er derfor bøkene er ikke døende, og hvorfor den beste måten å beskrive notater og lister på farten, er med en penn og papir.

Så når du finner deg selv med sikte på å kvitte ditt papirliv, hold alt dette i bakhodet. Med hver ting du digitaliserer, spør deg selv, “Er dette virkelig verdt tiden min?” og “Kunne papir faktisk være det beste mediumet for dette dokumentet, tross alt?”

Hvilke dokumenter tror du at vi bør avstå fra digitalisering? Og er fordelene med å gå helt papirløs egentlig fordeler eller forbannelse i forklædning?

Image Credit: Rocketclips, Inc. via Shutterstock.com

Utforsk mer om: Data Backup, Digital Document.