Går Paperless Fordeler, ulemper og digitale løsninger

Det papirløse kontoret Fremtiden er her - Din guide til å ha et papirløst liv i dag Fremtiden er her - Din guide til å ha et papirløst liv i dag Paperless - et begrep som brukes ganske ofte nå dager. Men hva betyr det? Og i hvilken grad gjelder det? Absolutt bruker vi alle papir til en viss grad til tross for fremskrittene ... Les mer ser ut til å endelig få tak i. Til dels kan dette skyldes den enda mer populære ideen om minimalisme. Hvordan være en effektiv minimalist i ditt daglige liv. Hvordan være en effektiv minimalist i ditt daglige liv Flere og flere velger å omfavne minimalisme. I enkelte situasjoner kan dette forårsake frustrerende ødeleggelse i hverdagen. Med litt minimal planlegging trenger det ikke å komme til det. Les mer . Men er det alt en trebesparende nirvana eller et mareritt på A4-proporsjoner?

Vi undersøker fordeler og ulemper, sammen med praktiske råd, slik at du kan lage ditt eget sinn og fortsette med det med en gang.

Pros av et papirfritt kontor

La oss først se på fordelene ved å si adios til papir.

Bli kvitt den utdaterte faksmaskinen

Til tross for at faksmaskinen har blitt omgjort til en arkaisk enhet, er det fortsatt noen som insisterer på å henge på den med neglene. Dette er menneskene som har faksnummeret deres fremtredende vist på sitt visittkort. Dette er menneskene som ikke kan akseptere at noe heter “e-post” ble oppfunnet, og som et resultat drukner de under et sjø av fakspapir.

Hvis noen som absolutt insisterer på at noe må fakses til deg, så er det måter å imøtekomme dem uten å måtte takle papirstopp og fallte trær på samvittigheten din. Tallrike onlinetjenester kan tildele deg en “virtuelt faksnummer” og den andre personen kan fakse til det nummeret. Faksen blir da omgjort til et e-postvedlegg og sendt til deg over interwebs.

Ulempen er at de gratis planene for disse nettstedene er utrolig begrensende. For å få en anstendig tjeneste, må du betale for en månedlig plan.

Noen som ser på, inkluderer Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax og FreeFaxtoEmail.

Å ha mer plass til tango

Akkurat nå har jeg flere bokser fulle av dokumenter som går tilbake 15 år. De sitter på kontoret mitt og venter på å bli skannet, slik at jeg endelig kan makulere papirets originaler. I mellomtiden, mens min beste venn Procrastinate bor hos meg, snubler jeg stadig over boksene, slår på hofter mot dem, og sverger vanligvis hodet på dem.

Når jeg endelig kommer rundt for å skanne papiret, skal jeg ha en stor shredding fest og en drink hver gang et dokument går gjennom shredderen (til slutt vil jeg være helt uklar). Men det jeg egentlig drømmer om, har mye plass på kontoret mitt. Jeg kan bruke det rommet til å begynne å danse, eller bryte hunden. Og minne meg selv hvilken farge gulvet min er.

Hvis du er et selskap som spiser mye penger på lagringsplassen for dokumentene dine, tenk bare på hvor mye du vil spare, skanne disse dokumentene og brenne hele partiet. Ansattes moral vil gå gjennom taket.

Lagre miljøet fra oss selv

Den mest åpenbare fordelen er selvfølgelig miljøet. For mange trær blir kuttet ned og Amazonas regnskog forsvinner delvis for å mate masse- og papirindustrien. Alt vi kan gjøre for å bremse det ned er åpenbart gode nyheter for planeten vi lever på. Vi skriver for mye og for mye papir blir bortkastet. Ved å flytte til et papirløst miljø kan du gjøre litt for Mother Nature.

Hvis du må skrive ut noe Topp tips og verktøy for å hjelpe til med utskrift av nettsider Topp tips og verktøy for å hjelpe deg med utskrift av nettsider Uansett hvor hardt du prøver å gå papirløs, trenger du noen ganger å skrive ut den nettsiden. Det kan være for veibeskrivelser, en artikkel for klassen, en utdeling for et møte på jobb, etc. Som ... Les mer, så er det måter å minimere mengden papir og blekk du bruker. Tjenester som PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark og The Printliminator hjelper deg med å fjerne eventuelle unødvendige elementer fra en side før du skriver ut den, for eksempel annonser. Men så langt som mulig, skann og send e-post.

Papiret går ikke for alltid, men digitale filer vil

Det er et faktum at papiret ikke varer evig. Magna Carta ser sannsynligvis ikke så frisk ut som den gjorde da den ble skrevet først. Anne Franks dagbok begynner å brune og krølle på kantene. Papiret begynner til slutt å bryte ned, gitt nok tid er gått.

Så med andre ord er det en forferdelig måte å lagre informasjon på langsiktig. Du kan aldri være sikker på når den vil brune, rive, falme, krølle eller bare ha en kopp kaffe kastet over det. Men en digital fil? Forutsatt at du beholder det i et populært format som PDF eller TXT, og gjør vanlige sikkerhetskopier. 5 Grunnleggende sikkerhetskopieringsfakta Hver Windows-bruker burde vite 5 grunnleggende sikkerhetskopieringsfakta. Hver Windows-bruker burde vite at vi aldri tryr for å minne deg om å lage sikkerhetskopier og holde dataene dine trygge. Hvis du lurer på hva, hvor ofte, og hvor du skal sikkerhetskopiere filene dine, har vi rett frem svar. Les mer, det vil alltid være der når du trenger det. Om tyve eller tretti år, vil det fortsatt se ut som når du først gjorde det.

Ansatte kan jobbe eksternt

Problemet med papir er at i et kontormiljø, hvis du vil at kollegaer i andre geografiske steder skal ha en kopi, må du sende den ut med sneglepost. Det tar tid (enda mer hvis postkontoret mister det). Tid i mange tilfeller betyr penger tapt, muligheter forsinket, og voksende frustrasjon.

Hvis filer digitaliseres, kan de imidlertid settes online i et selskaps intranett. Sett raskt opp ditt eget hjem-intranett med ocPortal. Sett opp ditt eget hjemmeinntranett med ocPortal. Har du noen gang tenkt på hvordan det kan være å ha en "portalside "for din familie, akkurat som mange selskaper tilbyr til ansatte? Ville det ikke være praktisk å ha et sentralt nettbasert depot ... Les mer eller wiki 4 av de beste personlige Wikis for å holde deg organisert 4 av de beste personlige Wikis for å holde deg organisert Hva om det var wiki-programvare utviklet for å hjelpe deg på et personlig nivå? Du kan bruke den til noe, for eksempel for å skissere romanen din, holde styr på hjemmeforbedringsprosjekter, eller planlegge ... Les mer. Eller de kan sendes på e-post eller legges i en mappe med skylagring. Dette gjør at kollegene i det andre kontoret kan få sin kopi umiddelbart, uten å måtte vente. Hvis dokumentet er lastet opp til et samarbeidssted, kan du 10 + Ikke-registrerte samarbeidsverktøy du kan bruke på 10 sekunder 10+ Ikke-registrerte samarbeidsverktøy du kan bruke på 10 sekunder Samarbeid på nettet kan spare deg og laget ditt både tid og penger. Samarbeid raskt kan spare litt mer. Disse verktøyene er klare til å gå når du er. Ingen registrering kreves. Les mer som Google Dokumenter eller Dropbox, og alle på alle steder kan begynne å gi tilbakemelding i sanntid.

Ulemperne ved et papirløst kontor

Men å gå uten papir er ikke alltid det paradis det er laget for å være. Teknologi til redning!

Skanner hver. Enkelt. Stykke. Av. Papir.

Rett utenfor flaggermuset er dette det mest irriterende med hele virksomheten. Finne energi og tilbøyelighet til å sitte og skanne hvert eneste stykke papir. Det er kjedelig, tidkrevende, og ganske ærlig, ville du mye heller se på reruns av Baywatch på TV.

Men det er noen ting du kan gjøre for å gjøre jobben litt enklere. Først vurderer du hvert stykke papir, og legg det inn i en av tre hauger - Skann definitivt, kanskje skann, og makulere. De makulere ting ... .hvordan ... ødelegge det og bli kvitt det.

Du kan sannsynligvis kvitte deg med betalte regninger, kvitteringer for ting der garantien er gått ut, instruksjonshåndbøker (sjansene er at produsenten har lastet opp en PDF-versjon Kan ikke finne en brukerhåndbok for ditt utstyr? Søk på disse spesialiserte nettstedene kan ikke finne En brukerhåndbok for ditt utstyr? Søk på disse spesialistwebområdene Den forsiktige fyren med fremsyn vil enten skanne en brukerhåndbok og holde en myk kopi i sin datamaskin, eller se etter en softcopy som vanligvis er tilgjengelig som PDF på produsentens nettsted. Det er en tredje ... Les Mer på deres hjemmeside), bankinnskuddslister (men IKKE utsagnene) og så videre. Bare kast kritisk øye over det og avgjøre “trenger jeg virkelig å beholde dette?“.

Kanskje Scan er for ting du ikke er sikker på ennå, og du vil ikke skynde deg i en beslutning. Hold dem til siden.

Du vil da finne at Definitivt Scan haug er sannsynligvis mer håndterlig. Opprett nå mapper på datamaskinen din (Skatter, Forsikring, Payslips, osv.), og når du skanner et dokument, flytt det umiddelbart til den aktuelle mappen og legg til et beskrivende navn.

Det er apper som hevder å øke hastigheten på prosessen for deg (resultatene er blandet etter min mening). Evernote har Scannable, som registrerer kantene på dokumentet når du peker på smarttelefonkameraet på det. Det er også Photomyne, hvis du skanner bilder. AlternativeTo har noen gode alternativer til Scannable hvis du er på utkikk etter noe annet. Jeg liker spesielt ScanBot 6 av de beste appene for å skanne, spore og administrere kvitteringer 6 av de beste appene for å skanne, spore og administrere kvitteringer Disse programmene for kvitteringsskanner hjelper deg med å skanne, lagre og organisere hver kvittering for din personlige eller bedrift behov. Les mer .

Husker å lagre alt opp

Jo mer du skanner, desto viktigere er det at du sikkerhetskopierer det hele. Sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsguiden for Windows Sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsguider skjer. Med mindre du er villig til å miste data, trenger du en god Windows-sikkerhetskopieringsrutine. Vi viser deg hvordan du klargjør sikkerhetskopier og gjenoppretter dem. Les mer . Fordi hvis datamaskinen bestemmer seg for å begå selvmord eller selvdestruksjon, har det ingen sikkerhetskopiering å ha absolutt ingen filer. Og i mange tilfeller kan det være en unmitigated katastrofe (spesielt hvis du har mistet skattepapir). Mange bedrifter i min erfaring tilbyr erstatningskopier av dokumenter til en pris, og du kan vel bestemme å gjøre det. Men du kan sove lettere om natten hvis du har en backup løsning i nærheten eller eksternt (eller begge).

I det minste bør du ha en bærbar harddisk (få minst 1 terabyte plass). Hvis du har en Windows PC Den ultimate Windows 10 Data Backup Guide Den ultimate Windows 10 Data Backup Guide Vi har oppsummert alle backup, gjenopprett, gjenoppretting og reparasjon alternativ vi kunne finne på Windows 10. Bruk våre enkle tips og aldri fortvilelse over tapt data igjen! Les mer, last ned og bruk SyncToy, SyncToy: Microsofts Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] SyncToy: Microsofts Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] Hvis du har filer på datamaskinen din, må du sikkerhetskopiere. Enkelt og greit. Mange av oss er kjent med sikkerhetskopiering og det er mange metoder og programmer å bruke. Et annet aspekt som ... Les mer et ekstremt enkelt backupverktøy. Mac-brukere Den ultimate Triple Backup-løsningen for Mac [Mac OSX] Den ultimate Triple Backup-løsningen for Mac [Mac OSX] Som utvikler her på MakeUseOf og som noen som tjener hele inntekten fra å jobbe online, er det rettferdig å si min datamaskin og data er ganske viktige. De er satt opp perfekt for produktivitet med ... Les mer vil trolig grave til Time Machine Partition og bruke din Time Machine Hard Drive for å lagre filer for partisjon og bruk din Time Machine Hard Drive for å lagre filer også Hvis Mac-harddisken din er liten og Time Machine-harddisken din er stor, det kan være verdt å bruke stasjonen for både sikkerhetskopiering og lagring. Les mer . Uansett hva du bestemmer deg for å bruke, må du sette opp et slags automatisert system for sikkerhetskopiering av filene dine samtidig på samme tid, uten å feile.

Ideelt sett bør du også ha en ekstern sikkerhetskopiering, bare hvis stedet blir oversvømmet eller fanger. Men før du sender dine verdifulle filer ut i skyen, må du kryptere dem i en spesiell mappe. 5 Effektive verktøy for å kryptere dine hemmelige filer. 5 Effektive verktøy for å kryptere dine hemmelige filer Vi må betale nærmere oppmerksomhet enn noen gang mot krypteringsverktøy og alt designet for å beskytte vårt privatliv. Med de riktige verktøyene er det enkelt å holde dataene trygge. Les mer først. WinRAR og WinZip kan kryptere filer, som kan Veracrypt, og dens utdaterte forgjenger, TrueCrypt TrueCrypt er død: 4 Diskkrypteringsalternativer for Windows TrueCrypt er død: 4 Diskkrypteringsalternativer for Windows TrueCrypt er ikke mer, men heldigvis finnes det andre nyttige krypteringsprogrammer . Selv om de kanskje ikke er nøyaktige erstatninger, bør de dekke dine behov. Les mer . Cloud muligheter inkluderer Dropbox, Google Disk, Box og SkyDrive.

Finne en database med OCR-Type Technology

Når du har skannet alt, kan du gå ruten for å ha mapper og undermapper sortert i dato og månedskategori (og til og med dagmapper også, hvis du virkelig ønsker å få presis). Eller dør nummer to er å finne en slags database med OCR-teknologi 4 Gratis Online OCR-verktøy Sett til Ultimate Test 4 Gratis Online OCR-verktøy Sett til den ultimate testen Med fremskritt i OCR-teknologi, konverterer du tekst og bilder fra ditt skannede PDF-dokument inn i redigerbare tekstformater er enklere. Vi testet noen gratis online OCR-verktøy, slik at du ikke trenger å. Les mer .

OCR står for Optisk tegngjenkjenning, og det er teknologi som leser den trykte teksten på en side og kan enten konvertere teksten til kopibasert tekst, eller det kan returnere resultater til deg, basert på søkeord du gir den. Dette er teknologien som driver Evernote Slik bruker du Evernote: Den uoffisielle håndboken Slik bruker du Evernote: Den uoffisielle håndboken Lær hvordan du bruker Evernote på egen hånd tar lang tid. Det er derfor vi har satt sammen denne veiledningen for å vise deg hvordan du kan dra full nytte av de viktigste Evernote-funksjonene. Les mer, og det er det Prosjekt Gutenberg bruker Prosjekt Gutenberg: Mer enn bare gratis bøker Prosjekt Gutenberg: Mer enn bare gratis bøker Nettsteder som Project Gutenberg, som har over 45 000 bøker på tilbud (på tidspunktet for skriving), vil sikre at nei boken vil aldri virkelig forsvinne. Å oppdage obskure litteraturarbeid er nå enklere enn noensinne. Les mer for å skanne alle offentlige tekster til e-bøker. Tekst i både dokumenter og bilder De 5 beste OCR-verktøyene for å trekke ut tekst fra bilder De 5 beste OCR-verktøyene for å trekke ut tekst fra bilder Når du har rammer av papir, hvordan får du alt den utskrevne teksten konverteres til noe som et digitalt program vil bli Kunne gjenkjenne og indeksere? Hold en god OCR-programvare i nærheten. Les mer kan bli funnet, anerkjent og hentet i søkeresultatene når du skriver inn det ordet.

For å søke etter dine skannede dokumenter må du tydeligvis finne en måte å enkelt kunne trekke opp det du trenger med en gang. Så hvis du går OCR-ruten, må du bestemme. Skal du betale Evernote en årlig avgift og stole på dem med dine sensitive dokumenter? Eller skal du laste ned noe i stedet og beholde alt på datamaskinen din.

Er du en Paper Connoisseur eller en Digital Deviant?

Det er alltid fordeler og ulemper for alt, men noen mennesker kan tolerere en mer enn andre. Så alt kommer ned til det du er villig til å akseptere.

Nå skanner alting meningsløst og bortkastet tid? Eller er digitalisering fremtiden? Hva sier du, lesere?

Image Credits: Sinking Businessman via Shutterstock.com, alle andre attribusjonsfrie bilder fra PixaBay

Utforsk mer om: Data Backup, Digital Document, Evernote, OCR, Utskrift.