Slik sporer du og administrerer prosjektene dine med Podio

Når folk tenker på verktøy for prosjektledelse Intellinote: Sett opp oppgaver, filer, meldinger og nettbaserte møter på ett sted Intellinote: Sett opp oppgaver, filer, meldinger og nettbaserte møter på ett sted Intellinote gjør det enklere å administrere, samarbeide og bedre kommunisere med teamet ditt, kolleger og kunder med en omfattende blanding av fildeling, organisering og sanntids video og tekstchatt. Les mer, vanligvis kommer programvare som Microsoft Project til tankene. Nå er det selvfølgelig et kjempefint verktøy å bruke til å administrere oppgaver, tidslinjer, leveranser og ressurser til et prosjekt. Men hva bruker du til holde styr på flere prosjekter?

Enten du er en stab på ett eller ti, et verktøy som kan spore statuser og møter, sende ut påminnelser, og til og med huske alle dokumentene for et prosjekt er ganske nyttig også. Det er her Podio kommer inn for å hjelpe deg med å administrere flere prosjekter, et lag med andre, eller bare en måte å spore dem begge. Her er noen triks og tips for å få mest mulig ut av å bruke Podio til å spore dine prosjekter og teamet ditt.

Implementere Podio Apps

Podio er et verktøy som bruker “apps” å administrere ulike aspekter av arbeidsområdet Podio: Et enkelt dashbord for å administrere organisasjonens oppgaver Podio: Et enkelt dashbord for å administrere organisasjonens oppgaver Les mer. Apper er tilgjengelige per funksjon og industri og inkluderer ting som møter, ideer, klienter, innkjøpsordre, fakturaer, kontakter og mange flere. Den beste måten å bruke Podio på er å få de appene du trenger. Start med å sjekke ut Podio App Market og gå gjennom pakkene som er tilgjengelige etter funksjon eller industri. Disse vil gi deg en god start, og du kan fortsatt få individuelle apper senere.

For eksempel, hvis du bruker Podio for hendelsesstyringsfunksjoner, Det er en pakke som inneholder programmer for deltakere, spillesteder, leverandører, høyttalere, arrangementer og en gjesteliste. Et annet eksempel bruker salgsindustrien og inkluderer en pakke for hovedadministrasjon, som har apper for salg, kundeemner, salgsmøter, kommunikasjon og produkter.

Bruk appene i Podio til å spore alle aspekter av prosjektet ditt, stort eller lite. Disse kan alle ordnes på hovedskjermbildet og inneholde feltene du vil sannsynligvis trenge. Men du kan også endre hvilken som helst app for å tilpasse den akkurat slik du vil ha den. Disse applikasjonene er ryggraden i Podio og gir deg stor fleksibilitet når du sporer prosjektene dine og deres bevegelige deler.

Dra nytte av tilkoblede tjenester og utvidelser

En nyttig funksjon av Podio er forbindelsen til andre tjenester. Hvis du er interessert i å koble din Microsoft Exchange-kalenderen for eksporterende hendelser, din Gå til møte konto for å starte møter direkte fra Podio, eller din Evernote konto for å legge ved notatene dine, så har Podio dekket deg. For å spore opp oppgavene dine og holde tritt med prosjektene dine, er det absolutt veien å gå sammen med andre tjenester du bruker. For å kunne bruke Podio, kan disse tilkoblede tjenestene dukke inn elementer du trenger som kan eksistere andre steder, men er nødvendige for prosjektet ditt.

Sammen med disse tjenestene kan du enkelt koble til Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync og Dropbox. Koble til er enkelt; bare klikk på Kontoinnstillinger fra hovednavigasjonen og deretter tjenester. Hver tjeneste har sin egen tilkoblingsknapp og etter at du har logget inn vil du se dem flytte opp listen der de er klare til bruk.

I tillegg til tilkoblingstjenester kan du dra nytte av Podio utvidelser som integreres med mange tredjeparts utviklere. Integrasjoner med MailChimp, Google Maps og Xero gjør at du kan gjøre din erfaring med Podio enda bedre. For eksempel er det en QuickBooks-utvidelse som lar deg importere kunder og kontoinformasjon til Podio hvor du deretter kan sette opp automatisk fakturering mellom systemene.

Hvordan Podio Sammenligner Trello

Hvis du ikke har prøvd andre verktøy som Podio for prosjektsporing og -administrasjon, kan det enkelt sammenlignes med Trello Trello - Et unikt, enkelt og kraftig prosjektstyringssystem fra et godt hjem Trello - et unikt, enkelt og kraftig prosjektstyringssystem fra A Godt hjem Betyr navnet Joel Spolsky noe for deg? I så fall vil du lese dette innlegget, fordi det viser Spolskys nyeste og største prosjekt. Og hvis ikke, bør du vite at dette er ... Les mer, noe som er et annet flott verktøy. Hvis du har prøvd begge disse, har du sannsynligvis en preferanse eller muligens bruk dem begge, men for forskjellige ting. De tilbyr begge grunnleggende for å spore prosjekter, oppgaver og personer sammen med praktiske varsler, påminnelser og tilpassede formateringsalternativer for verktøyene. Så, hvor er de forskjellig?

arbeidsområde

Mens både Podio og Trello har pent organisert arbeidsområder, måtte Trello falle i “enklere oppsett” kategori. Podio tar litt mer tid å sette opp for bruk. Etter at du har fått appene du trenger, kan du bruke dem til å konfigurere fliser eller widgets for ditt hoved arbeidsområde og omorganisere dem for å se bra ut. Med Trello ser du dine brett med en gang, og etter at du har valgt en, ser du kortene dine. Ja, det er noe oppsetttid med Trello også, men den tiden er brukt sette opp dine prosjekter og oppgaver heller enn sette opp verktøyene du trenger for dem som i Podio. Men hvis du ikke har noe å ta litt tid til å skape et virkelig tilpasset arbeidsområde, så tillater Podio det der Trello ikke gjør det.

Tilknyttede tjenester

Når det gjelder å koble til kalendere, møtesoftware De 6 beste gratismøteverktøyene for å samarbeide med ditt team De 6 beste gratismøteverktøyene for å samarbeide med ditt team Små lag trenger ikke dyre enterprise apps for samarbeid. Her er seks fantastiske verktøy som du kan bruke til å administrere lagets data, kommunikasjon og mer. Gratis. Les mer, filbehandlere og notattakere, Podio har rett og slett flere alternativer. Du kan legge ved filer og bilder til kort i Trello fra steder som Google Disk, Dropbox, Box og OneDrive (under). Du kan også koble Trello til iCal for å se kortene dine eller Sunrise Calendar hvis det er ditt planleggingsvalg. Men generelt har Podio mer fleksibilitet med muligheter for tilkoblede tjenester.

Mobil tilgang

Både Podio (iOS, Android) og Trello (iOS, Android) har gratis mobilapper tilgjengelige som virkelig gjør prosjektsporing praktisk. For din telefon eller nettbrett har de begge dekket. Hvis du er en visuell person som setter pris på kortene og kortene som brukes i Trello, vil du være veldig fornøyd med deres app. Den har et elegant grensesnitt, og dra og slipp er også ganske lydhør. På samme måte har Podio en god app hvis du liker å se dataene dine, den siste aktiviteten for teamet ditt, og gjøre oppdateringer til elementer. Uansett, ved hjelp av de mobile alternativene kan du holde kontakten med dine prosjekter, meldinger og team når du er på farten.

Tips for bruk av podio

Igjen, Podio er verktøy for å håndtere prosjekter, oppgaver og til og med teamet ditt som er ganske annerledes enn programvare som Microsoft Project. Det gir deg mulighet til å holde styr på, kontrollere statuser, tilordne oppgaver og holde prosjektene dine på den nøye utformede planen. Her er noen tips for bruk av Podio hvis du er ny på det eller ikke har utnyttet sine funksjoner fullt ut.

• For teamadministrasjon, bruk Utenom kontoret app. Hvert lagmedlem kan enkelt velge Ferie, Fjern eller Konferanse for å beskrive typen. Etter at datoene er angitt, kan en leder raskt godkjenne eller avvise tiden fra kontoret. Varsler kan også sendes, noe som gir gode påminnelser hvis noen på laget ditt blir borte.
• Prøv den tilgjengelige Webskjemaer for nettstedet ditt. Podio vil lage skjemaer for nettstedet ditt med et klikk på en knapp. Du kan deretter tilpasse skjemaet og legge inn den delbare linken du mottar eller legge inn embedkoden direkte på nettstedet ditt. Ved hjelp av vårt eksempel på hendelsesadministrasjon fra tidligere, kan du enkelt få et skjema for interesserte kunder å fylle ut for å be om dine tjenester for deres arrangement.
• Dra nytte av det enkle eksportfunksjon. Hver app du bruker inneholder et alternativ for å eksportere dataene. Dette er veldig nyttig for å oppdatere teamet ditt på et statusmøte eller sjefen din når han ønsker oppdateringer på alle prosjekter for teamet ditt. Eksporterfunksjonen kan ses når du velger skiftenøkkelikonet fra innsiden av appen.
• Tilpass apps for full effektivitet. Hver app kommer med det grunnleggende du trenger. Men hver kan redigeres og tilpasses slik at du kan bruke de eksakte feltene, lister, statuser og andre elementer du trenger innenfor hver enkelt. Bare klikk på skiftenøkkelikonet når du er i appen, og velg Endre mal.

Podio planer

Hvis du er ny på Podio, er det noen forskjellige planer du kan velge mellom, inkludert a gratis alternativ. Hvis du har et team på opptil fem personer, kan du få alle funksjonene i en grunnplan, bortsett fra brukerhåndtering, uten kostnad. Hvis du har mer enn fem brukere Det er planer som begynner på $ 9 per måned. Du kan ha ubegrensede brukere med fordeler som treningsøkter, prioritetsstøtte og avansert oppsett, avhengig av din betalte plan.

Bruker du Podio eller vurderer du det fortsatt?

Hvis du er en nåværende Podio-bruker, hvilke nyttige tips må du dele med leserne? Hvis du fortsatt tenker på å bruke Podio til å spore prosjekter, hva er dine avgjørende faktorer og hva er du ute etter i et verktøy? Du er velkommen til å dele dine tanker og erfaringer i kommentarene nedenfor!

Image Credit: Forretningsmann via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com

Utforsk mer om: Organisasjonsprogramvare, Planleggingsverktøy, Prosjektledelse, Oppgavebehandling.