Slik prioriterer du oppgaver med Eisenhower Matrix Productivity System

Tøylisteapps er alle raseri i disse dager. Vitenskapen har vist at lister virkelig oppmuntrer produktiviteten, og du kan ytterligere øke produktiviteten ved hjelp av triks som å gjøre din gjøremålsliste offentlig. Noen bruker selv sine e-postkasser som gjøremålslister.

Men hva om du har prøvd alt det, og ingen av det fungerer?

Heldig for deg, alternative produktivitetsmetoder 5 Nye produktivitetsteknikker du sikkert ikke har hørt om 5 nye produktivitetsteknikker du sikkert ikke har hørt om Hvis du fortsatt søker etter den beste måten å øke produktiviteten din, kan du prøve et av disse bedre alternativene til Pomodoro og GTD. Husk å slutte å se når du har funnet en "god nok" løsning. Les mer eksisterer. Og hvis du finner ut at vanlige oppgavelister er for plagsomme eller for overveldende, så anbefaler vi å prøve en gammelt men effektiv teknikk kalt Eisenhower Matrix.

Hva er Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er et 2 × 2 gitter av bokser. Den øverste raden er for oppgaver som er “Viktig” mens den nederste raden er for oppgaver som er “Ikke viktig.” Samtidig er venstre kolonne for oppgaver som er “Som haster” mens den rette raden er for oppgaver som er “Haster ikke.” Her ser det ut som:

For de fleste er vilkårene Viktig og Urgent synonymt, så la oss ta et øyeblikk for å definere forskjellen mellom dem:

• Viktig - Oppgaver som bidrar til dine langsiktige mål og verdier, enten personlige, profesjonelle, etc. Viktigheten handler om relevans. En måte å bestemme om en oppgave er viktig er å spørre deg selv: “Kan jeg fortsatt nå mine mål og være tro mot mine verdier hvis jeg hopper over denne oppgaven?”
• Som haster - Oppgaver som må håndteres innen slutten av dagen. Hvis planen din har mer plass, kan du foretrekke innen uken. Uansett handler det om haster tid. En måte å bestemme om en oppgave er presserende er å spørre deg selv: “Når er fristen for denne oppgaven?”

Før du kan bestemme om en oppgave er viktig eller ikke, må du kjenne dine egne mål og verdier. For mange er karriereutvikling et langsiktig mål, så oppgaver direkte knyttet til det er viktige. Eller hvis du verdsetter familien mest, kan det være viktig å komme hjem til tid.

Men hvordan kan en oppgave være presserende, men ikke viktig? Husk at haster er bare på tide. Tenk på fristen. Anta at i dag er International Coffee Day, og din lokale kaffebar gir ut gratis kaffe. Hvis du ikke utnytter det i dag, er muligheten tapt - men gratis kaffe har ingen betydning for dine langsiktige mål eller verdier. Det er presserende, men ikke viktig.

Ved å bruke disse definisjonene blir det lettere å beskrive hvilke oppgaver som tilhører hver av de fire boksene. Vi kan til og med tenke på matrisen på denne måten:

Hvorfor bruke Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er rett og slett en måte å prioritere oppgavene dine.

Oppgavelistene er flotte på sporing hva du trenger å gjøre, men det er ikke alltid lett å bestemme hvilken Oppgaver har høyere prioritet. Jeg har personlig aldri brukt “Prioritet” funksjonen i en hvilken som helst å-gjøre-liste-app fordi jeg alltid ender med å merke alt som “Høy prioritet” - og når alt har høy prioritet, er ingenting.

Videre, når du ser på en oppgaveliste og ser 30 opplastede oppgaver, hvordan bestemmer du hvilken oppgave å takle? “Start med det enkleste,” noen sier. “Nei, start med det vanskeligste,” andre sier. Men hva er enkelt og hva er vanskelig? Det er aldri svart og hvitt. Ofte har jeg kastet bort 10, 15 eller til og med 30 minutter bare prøver å plukke opp oppgaven min!

Det er derfor Eisenhower Matrix skinner. I motsetning til en enkelt oppgaveliste er matrisen selvprioriterende. Det forteller deg hvilken Oppgave å håndtere neste. Det reduserer kognitiv belastning fordi bare bokstavene nå og senere virkelig betyr noe. Og hvis du noen gang er knust for tid, hjelper den deg med å se hvilke oppgaver du kan hoppe over.

I tillegg har matrisen to andre mindre fordeler. Først tvinger det deg til å være mer oppmerksom på hver oppgave. I stedet for å kaste alt inn i en stor rotete å-haug, bestemmer du aktivt om oppgaver er verdt tiden din oppe, slik at du beholder din gjøremålsliste stramt. For det andre minner det deg alltid om dine mål og verdier.

Det eneste problemet er at Eisenhower Matrix kan være litt vanskelig først. Spesielt har nye brukere en tendens til å bli truet opp av Delegate og Trivial-boksene. Der er en læringskurve, så la oss gå gjennom et praktisk eksempel på hvordan du setter opp en matrise, organiserer oppgaver og går gjennom en dag.

Slik bruker du Eisenhower Matrix

Selv om Eisenhower Matrix er konseptuelt en firkant av fire bokser, kan du praktisk talt nærme den som fire separate gjøremålslister: en nå-liste, en Delegat-liste, en senere liste og en Trivial-liste. De to presserende lister kommer før de ikke-presserende lister.

Jeg finner at Trello er fantastisk for dette. Sett opp et brett for hver sfære i livet ditt (for eksempel personlig, profesjonell, kirke, hobby) og sett opp disse fire lister i hvert av brettene. Eller hvis du ikke har mye på gang, kan du bruke ett brett for alle oppgaver. Det er opp til deg. Liker ikke Trello? Tenk på disse alternative Kanban verktøyene Farvel, Trello! 5 Alternative Gratis Kanban Board Tools Farvel, Trello! 5 Alternative Gratis Kanban Board Tools Trello er en utrolig app for prosjektledelse og organisere dine oppgaver. Men det finnes andre kanbanapper som kan være ideelle for oppgavene dine. La oss snakke om de beste Trello-alternativene. Les mer .

Når listene dine er klare, kan du begynne å legge til oppgaver:

La oss si at du er en tradisjonell kontorist som ønsker å bruke Eisenhower Matrix til å bli mer produktiv på jobben. Dette vil være scenariet som driver resten av dette eksemplet, men det bør være enkelt å bruke disse konseptene ellers.

Hva er på tallerkenen din for i dag? Første ting som kommer til tankene: e-post. La oss lage en oppgave for å nå innboks null, noe som er presserende (e-post skal tømmes daglig) og viktig (vi snakker arbeidsrelaterte e-postmeldinger her):

I dag skjer det å være Pretzel Day på kontoret, og du er ute etter et gratis pretzel med verkene. Dette kan være presserende, men det er ikke viktig:

Sjefen din minner deg om at dokumentasjonsrapporten for ditt lags siste prosjekt skyldes klokken 16.00, som er både presserende og viktig:

Han påminner deg også om at lagets budsjettforespørsel til ditt neste prosjekt skyldes innen utgangen av dagen på fredag. Dette er viktig, men ikke presserende:

Kontorlederen kommer til deg og sier at papir- og blekkforsyningene er lave. Du må legge inn en bestilling så snart du kan - men dette har ikke mye å gjøre med dine karrieremål eller verdier:

Det er tidlig sommer (i dette scenariet) og kontoret blir for muggy med den våte sesongen. Alle produktivitet vil skyte opp med en god avfukter, for ikke å nevne alle de andre fordelene ved å redusere fuktighet 4 Helsefordeler ved overvåking av temperatur og luftfuktighet hjemme 4 Helsefordeler ved overvåking av temperatur og luftfuktighet hjemme Viste du at det er helsemessige fordeler med å bruke smart hjemme produkter? Det er riktig. En eller to smarte kjøp kan drastisk forbedre livskvaliteten hjemme. Les mer .

Du gjør et notat for å ta opp dette, men det er heller ikke presserende eller viktig:

På og av går det. Møter kaster opp, planlegging må gjøres, du husker ting du vil gjøre, etc. Til slutt vil matrisen din (det vil si lister) fylle opp, og det beste er at det er mindre skremmende enn en hovedliste over oppgaver:

Når du er ledig for en annen oppgave, kan du bare starte til venstre og flytte til høyre. Du bør takle alt i nå- og delegatlistene før du angir deg selv med de ikke-presserende lister.

Hvis du kan delegere, takle Delegatlisten først og avlast så mange av oppgavene som mulig. Deretter går du gjennom Nå-listen. Når du har kommet gjennom listen Nå, vurder dagen din til å lykkes. Du kan nå få en start på Later-listen eller avslutte dagen tidlig.

Hvis du kan ikke delegere, start med nå-listen. Hvis du kommer gjennom listen Nå og du har mer tid, kan du velge: behandle Delegatlisten som en Nå-liste, få en start på Senere-listen, eller avslutt dagen tidlig. I praksis vil du sannsynligvis ønske å bytte mellom Delegate og senere oppgaver.

På slutten av dagen, gå gjennom Delegatlisten og dump alle oppgaver hvis tidsfrister har passert. Hold de du fortsatt kan gjøre. Lagre dem for i morgen.

Ved starten av neste dag, gå gjennom Later-listen og avgjøre hvilke oppgaver som nå er haster. Skift dem inn i nå-listen. Gjør det samme for Trivial-listen, bortsett fra å skifte disse oppgavene til Delegatlisten. Legg til noen nye oppgaver som går opp i løpet av dagen. Skyll og gjenta.

Når To-Do Lists fungerer ikke for deg

Legg merke til at du kan endre Eisenhower Matrix, men du vil. For eksempel, i stedet for å bruke den til å lede hele dagen, kan du sortere e-posten din med egen matrise. Her er den mest avgjørende e-post sorteringsløsningen du vil trenge her er den mest avgjørende e-sorteringsløsningen. Du trenger evt. En enkel sorteringsløsning vil sikre du er alltid på toppen av e-postmeldingene dine. Du trenger bare fire etiketter eller mapper for å administrere innboksen din og redusere e-postspenningen. Les mer . Hele konseptet av haster / betydning kan være nyttig i alle slags saker utover arbeid og e-post.

Mange har funnet stor suksess med Eisenhower Matrix. Men hvis du har nådd dette punktet, og du tror ikke det vil hjelpe, er det greit. Fortsett å lete etter metoden som fungerer for deg. Når alt er sagt, er den eneste produktiviteten som betyr noe. Det beste produktivitetsverktøyet er det du faktisk bruker det beste produktivitetsverktøyet, er det du faktisk bruker. I en verden som jakter på produktivitet, lover hver ny og skinnende produktivitetsapp noe nytt. Men mister vi noe når vi endrer våre produktivitetsprogrammer for ofte? Les mer er den du faktisk bruker.

Finner du Eisenhower Matrix nyttig? Hvis ikke, hvilken produktivitetsteknikk bruker du å holde orden og fremover? Del med oss ​​i kommentarene nedenfor!

Image Credit: Amy Bull via Shutterstock.com

.