Forbedre PowerPoint-presentasjonen med Excel-datavisualiseringer

Klar til å presentere funnene dine? Finn ut hvordan du visualiserer dataene dine ved hjelp av Excel og PowerPoint.

Vi har alle satt gjennom kjedelige PowerPoint-presentasjoner på et eller annet tidspunkt, og de er ikke morsomme. Du kan bruke utallige måter å livne ting på. Lag en PowerPoint-presentasjon som ikke setter publikum i dvale. Lag en PowerPoint-presentasjon som ikke setter publikum i Sleep PowerPoint-presentasjoner, når det er gjort riktig, kan være en engasjerende måte å gi en publikum med informasjon. Når det er gjort dårlig, kan de imidlertid raskt sette publikum til å sove. Les mer og noe så enkelt som et diagram laget med Excel kan gå langt.

Her er alt du trenger å vite om å lage en datavisualisering i Excel og eksportere innholdet direkte til en PowerPoint-presentasjon - du kan bli overrasket over hvor lett det er.

Forbered dine data

Det første trinnet til et profesjonelt diagram er å sikre at vi har alle nødvendige data ordnet riktig. Følgende avsnitt vil vise deg hvordan du gjør nettopp det for alle de vanligste typer datavisualisering 8 Typer Excel-diagrammer og grafer og når du skal bruke dem 8 Typer Excel-diagrammer og grafer og når du skal bruke dem Grafik er enklere å forstå enn tekst og tall. Diagrammer er en fin måte å visualisere tall på. Vi viser deg hvordan du lager diagrammer i Microsoft Excel, og når du best bruker hvilken type. Les Mer produsert med Excel.

Kolonne, Bar, Linje og Områdediagrammer

Dataene for disse diagrammene krever ikke mye behandling, bare sørg for at dataene dine er skilt i kolonner eller rader, og merket riktig. Disse to eksemplene nedenfor viser at du kan bruke enten vertikal eller horisontal layout for dataene dine.

Pie og Donut Charts

For en enkelt dataserie, legg ut dataene dine i en kolonne eller rad, med etiketter i en egen kolonne eller rad.

Hvis du kartlegger mer enn en dataserie ved hjelp av et doughnutdiagram, må du bare legge til en annen kolonne eller rad som inneholder tilleggstallene. Å gi hver serie en etikett er ikke obligatorisk, men det vil hjelpe deg med å holde oversikt over dine opplysninger.

Scatter og boble diagrammer

For scatter diagrammer, plasser dataene dine for X- og Y-aksene i tilstøtende kolonner.

For et bobleoversikt, ta med hvilken størrelse du vil at enkelte bobler skal være i en ytterligere tilstøtende kolonne.

Opprett diagrammet ditt

Deretter skal vi lage diagrammet i Excel. Slik oppretter du kraftige grafer og diagrammer i Microsoft Excel. Slik oppretter du kraftige grafer og diagrammer i Microsoft Excel. En god graf kan gjøre forskjellen mellom å få poenget ditt over eller å forlate alle. Vi viser deg hvordan du lager kraftige grafer i Microsoft Excel som vil engasjere og informere publikum. Les mer - mitt eksempel blir et kakediagram om paier, men de samme konseptene vil gjelde uansett hvilken type visualisering du sikter på.

Ovenfor kan du se at jeg har ordnet dataene mine i riktig format for et kakediagram og markert hele valget. Med det gjort, er det på tide å gå til Sett inn tab og klikk på pop-out-knappen på diagrammer seksjon.

Det resulterende vinduet er delt inn i to faner; anbefalte diagrammer og alle diagrammer. Det tidligere alternativet er nyttig hvis du ikke er sikker på hva som er den beste måten å visualisere dataene på. 4 Datavisualiseringsverktøy for å fange datajournalistikk 4 Datavisualiseringsverktøy for å fange datajournalistikk Ord og tall er ikke nok. Til slutt vil visuelle fange og overbevise publikum. Her er verktøyene som vil hjelpe deg med å gjøre dataene dine til noe bra. Les mer, men ellers kan du ganske enkelt velge riktig alternativ fra hele listen. De Alle diagrammer fanen tilbyr mange flere alternativer, så det er virkelig verdt å pore gjennom listen for å finne det mest hensiktsmessige diagrammet.

Når du har valgt ønsket alternativ, vil Excel opprette en grunnleggende versjon av diagrammet - men det er sannsynlig at du vil foreta noen endringer for deg selv.

Først, la oss forandre tittelen til noe litt mer informativ. Alt vi trenger å gjøre er å klikke på teksten en gang for å velge tekstboksen, og en annen for å slippe markøren inn i den slik at vi kan redigere.

Deretter kan vi se på de tre ikonene som vises på kanten av diagrammet vårt når vi klikker på det. Boksen med et plussymbol hjelper oss med å justere Kartelementer, som sin tittel og dens legende. Merk av i avmerkingsboksen bekrefter at disse elementene skal inkluderes, mens du klikker på den lille pilen vil gi deg flere dybdealternativer.

Penselikonet lar oss justere diagrammets fargeskjema. Hvordan velge en fargeskjema som en pro. Hvordan velge en fargeskjema som en Pro Farger er vanskelig. Det kan virke lett nok å velge en håndfull farger som ser bra ut sammen, men som en designer som har tilbrakt timer, vil tweaking nyanser fortelle deg: det er vanskelig. Les mer, enten du velger fra ferdige stylingmaler eller plukker ut individuelle nyanser. Jeg er ikke helt fornøyd med standardfargepaletten, så jeg bytter ut det for et monokromatisk diagram.

Det tredje ikonet lar oss filtrere dataene som går inn i diagrammet, noe som er spesielt nyttig hvis du jobber med mer enn én serie. Men det er mange andre bruksområder - nedenfor har jeg brukt verktøyet til å raskt lage et diagram som bare ser på dessertpies.

Når du er ferdig med disse justeringene, kan vi eksportere diagrammet til PowerPoint.

Overfør diagrammet til PowerPoint

Eksportere diagrammet ditt fra Excel til PowerPoint er like enkelt som å kopiere og lime Hvordan kopiere og lim inn enda raskere i Word Hvordan kopiere og lim inn enda raskere i Word Kopierer du og limer inn Word hele tiden? Her er en raskere måte å få det samme resultatet. Les mer om det - men det er et par fallgruver å unngå. Velg diagrammet ditt i Excel ved å klikke på bakgrunnen, og sørg for at du ikke ved et uhell velger et bestemt element, og bruk deretter CTRL + C å kopiere dataene til utklippstavlen. Du kan også høyreklikke på bakgrunnen for å kopiere fra kontekstmenyen.

Når dette er gjort, åpner du PowerPoint og navigerer til lysbilde som du vil at diagrammet skal vises på. Bruk CTRL + V å lime inn diagrammet på plass.

Det er imidlertid ett skritt å fullføre hvis du vil gjøre jobben riktig. Mens diagrammet allerede ser riktig ut, er det nå på tide å ta en viktig beslutning om hvordan den plasseres i presentasjonen.

Denne lille rullegardinmenyen hjelper deg med å bestemme om diagrammet ditt er koblet til Excel-regnearket, basert på, en enkel måte å gjøre dataene dine tilgjengelige for seerne. Velge ett av alternativene med uttrykket Link Data vil koble din visualisering til regnearket, mens de som inneholder uttrykket Legge i arbeidsboken vil gjøre dette dokumentet tilgjengelig som en del av presentasjonen selv Slik legger du inn en YouTube Video og andre medier i PowerPoint-presentasjonen Slik legger du inn en YouTube Video og andre medier i PowerPoint-presentasjonen. Typiske presentasjoner er kjedelige saker med tekst og bedriftsbakgrunn, noe som gir lite av renter. Mediefiler kan lette opp opplevelsen. Vi viser deg hvordan du kan legge inn egne videoer. Les mer .

Du kan også velge å lime inn diagrammet som et bilde, men dette gir ikke noen av de samme faktakontrollene som de andre to. Når du har gjort dette valget, kan du integrere visualiseringen i presentasjonen din, men du ser det som passer.

Visualiser det for å realisere det

Det er ikke vanskelig å konvertere data fra et Excel-regneark til et diagram for PowerPoint-presentasjonen. Men denne typen visualisering kan virkelig hjelpe publikum til å fordøye informasjonen. 10 Tips for å lage bedre PowerPoint-presentasjoner med Office 2016 10 tips for å lage bedre PowerPoint-presentasjoner med Office 2016 Microsoft PowerPoint fortsetter å sette nye standarder. Nye funksjoner i PowerPoint 2016 manifesterer topplasseringen som det beste alternativet for smarte og kreative presentasjoner. Les mer .

Microsoft har gått langt for å gjøre Office Suite-arbeidet som en sammenhengende enhet, slik at bruk av individuelle programmer i tandem kan gi et godt resultat. Tenk bare på styrken til hver av komponentene sine; PowerPoint er flott for å presentere til et publikum, men å jobbe med data er definitivt en jobb for Excel.

Mens denne veiledningen legger fokus på PowerPoint, kan du bruke nøyaktig samme metode for å eksportere diagrammer til andre programmer i Office-pakken. Husk neste gang du vil inkludere en visualisering i et essay skrevet i Word, eller legg det til din OneNote notatbok Slik bruker du OneNote som en verdensberømt forsker Slik bruker du OneNote Som en verdensberømt forsker, ville Charles Darwin ha elsket OneNote. Han var en ivrig notattaker som registrerte alt han observerte. Slik kan han ha brukt OneNote til å organisere sitt arbeid og flytte sin forskning fremover. Les mer .

Har du flere spørsmål om bruk av Excel-diagrammer i PowerPoint-presentasjonen? Eller er du trygg nok til å tilby hjelp til andre brukere? Uansett, gå til kommentar-delen nedenfor for å bli med i diskusjonen.

Utforsk mer om: Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Presentasjoner, Visualiseringer.