Skal du bruke PDF- eller Microsoft Office-dokumenter? Fordeler og ulemper

Vi kommer alle på tvers av PDF-dokumenter hver dag - det er go-formatet for bankopplysninger, instruksjonshåndbøker, nettrapporter og mye mer.

Men er det alltid det beste formatet? Hvordan vet du om du skal bruke et PDF-dokument eller en av Microsoft Office-filtyper?

Hvis du er i et spørsmål om hvilket format som skal brukes til hvilket formål, fortsett å lese. I denne artikkelen skal jeg forklare fordeler og ulemper med å bruke en PDF i forhold til DOC, XLS og PPT-filer.

PDF-filer: Fordelene

La oss starte med å vurdere fordelene med PDF-dokumenter. Under hvilke omstendigheter bør du alltid bruke dem?

Selvstendige

Hvis du produserer innhold til å distribuere til andre mennesker - for eksempel salgspresentasjoner, forelesningsnotater eller nyhetsbrev - bør du bruke PDF-formatet for å sende filene.

Grunnen? PDF-filer er selvstendig. Filen i seg selv inneholder alle formaterings-, fonter og layoutdesign. De vil gjengi samme måte hver gang uten å stole på operativsystemet, maskinvaren eller programvaren.

Alle som har åpnet et Microsoft Word-dokument på Google Disk, vet hvor viktig dette er. Hvis du sender en DOC-fil til en annen bruker som ikke bruker samme app eller ikke har samme skrifttyper installert, vil det ofte se rotete ut.

Utskrift av høy kvalitet

Fordi PDF-dokumenter er selvstendige, vil utskriftsbutikker gjerne akseptere dem. De vil ofte ikke akseptere Word-dokumenter. Hvordan skrive ut Microsoft Office-dokumenter på riktig måte. Hvordan skrive ut Microsoft Office-dokumenter på riktig måte. Det virker som om det er umulig å skrive ut dokumenter akkurat slik du vil? Vi kan hjelpe! Vi viser deg alle dine utskriftsalternativer, og hjelper deg med å velge de riktige innstillingene for helt trykte dokumenter. Les mer eller andre Microsoft Office-formater.

PDF-er er “Det du ser er hva du får” - Uansett hvilken side som ser ut på skjermen, kan du være trygg på at den vil se på samme måte på en fysisk kopi. Høyoppløselige bilder vil beholde sitt profesjonelle utseende og sidelayoutene blir ikke kompromittert.

Derfor, hvis du vil skrive ut en serie plakater, flygeblad eller til og med en PowerPoint-lysbildefremvisning, må du sørge for at du lagrer filen som PDF før du går inn i byen.

Flere formater

Ja, du kan importere tekststykker til en PowerPoint-fil eller lime inn et PowerPoint-lysbilde i Excel, men prosessen krever mye tinkering hvis du vil gjøre det ferdige dokumentet ser respektabelt. De forskjellige Office-formatene er egentlig ikke designet for utallige formater og mange embedsmuligheter.

Selv om dokumentet ditt ser bra ut på skjermen, kan det ta lang tid å åpne og / eller lagre filen hvis filen er stor. PDF-dokumenter kan enkelt støtte tekst, nesten alle bildetyper, vektorgrafik, lysbilder, HTML-kode og mer.

Interaktiv

Microsoft Office-filer kan være interaktive, men PDF-filer er et bedre valg for søknadsskjemaer, tilbakemeldingskjemaer og andre situasjoner som krever dataregistrering. Her er hvorfor:

• Faste felt - Det er ingen mulighet for en sluttbruker å ved et uhell slette et felt, feil fortolke hvilke data som trengs, eller savne et spørsmål.
• Steg-for-steg-veiledninger - Skapere kan legge til marginalnotater for å veilede brukere gjennom kompliserte former.
• formler - Du kan lage en PDF umiddelbart legge til salgsavgift eller beregne valutakurser på en faktura. Åpenbart lar Excel også deg jobbe med formler og ligninger. Trenger du hjelp til Excel-formler? 7 Ressurser å konsultere Trenger hjelp til Excel-formler? 7 Ressurser for å konsultere Excel er regnearkets gullstandard. Hvis du er pålagt å bruke Excel og likevel må gjøre deg kjent med det, vil disse ressursene raskt presentere deg til det grunnleggende og mer. Les mer, men det er ingen måte å beholde formlene når du konverterer fra XLS til PDF.
• Signatur - Noen tjenester, for eksempel Adobe Sign og DocuSign, lar deg legge til din signatur. Kan du elektronisk signere dokumenter og burde du? Kan du elektronisk signere dokumenter og burde du? Kanskje du har hørt dine tech-kunnskapsrike venner kaste rundt både vilkårene elektronisk signatur og digital signatur. Kanskje du selv har hørt dem brukt om hverandre. Du bør imidlertid vite at de ikke er de samme. Faktisk, ... Les mer til kontrakter og andre personlige dokumenter på en enkel og sikker måte.

kompatibilitet

Det er fordeler for å bruke både nettlesere og spesialiserte PDF-lesere PDF Reader vs Browser: Hvilken PDF Viewer er best for deg? PDF Reader vs Browser: Hvilken PDF Viewer er best for deg? En PDF-leser er ofte et av de første verktøyene folk installerer på sin nye datamaskin. Det er ikke glamorøst eller sexy, men det er et viktig verktøy i produktivitetsarmen. Eller er det? Les mer .

Til slutt, så lenge mottakeren har en nettleser installert på systemet, vil de kunne åpne filen. Det er ikke tilfelle hvis du sender en fil i DOC, XLS eller PPT. Ikke alle kontorsuiter kan håndtere alle formater.

PDF-filer: Ulemper og alternativer

Til tross for disse åpenbare fordelene, er det fortsatt tider når et PDF-format ikke passer. Jeg skal se på noen av disse situasjonene, og gi deg råd til hva du skal bruke i stedet.

Komponere tekst

PDF-dokumenter mangler de kraftige formateringsverktøyene til Microsoft Word og andre prosessorer. Du kan ikke redigere sidelayouter, skrifter og andre viktige stilistiske problemer.

Videre har de ikke stavekontrollere, grammatikkbrikker og andre skrivehjelpemidler. Du bør bruke en tradisjonell tekstbehandler for å komponere teksten. Bare lagre filen som PDF når du er sikker på at du er ferdig.

Redigerer innhold

PDF-filer er heller ikke et godt valg når noen andre må redigere eller legge til ytterligere detaljer i dokumentet ditt 5 Gratis verktøy for å redigere PDF-filer 5 Gratis verktøy for å redigere PDF-filer PDF-filer er universelt nyttige. Men de blir korte når det gjelder redigering. Vi er her for å vise deg de beste gratis verktøyene for å redigere PDF-filene dine. Les mer . Hvis du for eksempel er ansvarlig for å legge til tekst i et dokument og på et senere tidspunkt i prosessen er det noen som er ansvarlig for å legge til bilder, er det ikke lurt å sende filen i et PDF-format.

Formatet kan ikke redigeres av naturen. PDF-filer er bare et bilde av et eksisterende dokument, i stedet for å være et originalt dokument i seg selv. I beste fall vil de fleste PDF-lesere bare la deg redigere et par ord om gangen.

Bilder

Hvis du kanskje trenger å gjenbruke bilder fra et dokument på et senere tidspunkt, holder du deg til Office-apper. Du vil finne det vanskeligere - om ikke umulig - å pakke ut de innebygde bildene fra et PDF-dokument.

Hvis det er absolutt nødvendig å trekke ut et bilde fra en PDF, kan du ta tak i en utskriftsskjerm og redigere bildet i Paint - men det er ikke en effektiv arbeidsflyt, og du vil trolig tape litt av bildekvaliteten.

Samarbeid

PDF-opprettingsprogrammer har ikke verktøy for samarbeid. Noen betalte verktøy presenterer funksjoner som de beste gratis leserne De 6 beste PDF-leserne for Windows De 6 beste PDF-leserne for Windows Adobe Reader er ikke alltid det beste valget for visning av PDF-filer. Her er de beste PDF-leserne for Windows 10 å vurdere. Les mer inkluderer ikke, men prosessen er tungvint.

De fleste produktivitetspakker som Microsoft Office 365 og Google Disk-apper tillater nå samarbeid i sanntid på dokumenter. 3 Microsoft Office Online Teamwork og samarbeidsverktøy som imponerer på 3 Microsoft Office Online Teamwork- og samarbeidsverktøy som imponerer med Office 2016 og den gratis online motparten, Office Online , Microsoft har rullet ut nye verktøy for team til å samarbeide eksternt og i sanntid. Vi viser deg hva du ikke kan gå glipp av. Les mer . Igjen kan du gjøre alt arbeidet ditt ved hjelp av en tradisjonell pakke, så lagre bare i PDF når dokumentet er fullført.

Del dine meninger

Jeg håper jeg har gitt deg en bred introduksjon om hvordan PDF-dokumenter sammenligner med de typiske Office-filformatene, samt forklarer når du skal bruke PDF-filer og når du skal unngå dem.

Jeg vil gjerne høre hva annet du vil legge til i denne listen. Har jeg savnet noen profesjonelle? Har jeg oversett noen betydelige ulemper? Du kan legge igjen dine tanker og meninger i kommentarfeltet nedenfor.

Bilde Kreditt: NY Studio via Shutterstock.com

Utforsk mer om: Digital Document, PDF.