De 5 beste prosjektledelse tips for nybegynnere

Kommer du bare inn i arbeidsstyrken eller en ny jobb med ditt eksisterende firma som prosjektleder? Vi lærer mye på college og med programmer for denne stillingen.

Imidlertid læres mange deler av å være prosjektleder underveis og gjennom erfaring. Hvis du tar på en prosjektlederroll for første gang, er det bare fem prosjektstyringstips for å hjelpe deg med å komme i gang.

1. Bruk de riktige verktøyene

Velge de rette prosjektstyringsverktøyene Slik bruker du Microsoft OneNote for prosjektledelse Slik bruker du Microsoft OneNote for prosjektledelse OneNote er det ideelle samarbeidsverktøyet for å administrere enkle prosjekter i små lag. Og det er helt gratis. Se hvordan OneNote kan hjelpe prosjektene dine med å ta av! Les mer er ekstremt viktig. Disse applikasjonene blir dine beste venner gjennom hele livet til prosjektene dine. Hvis du fortsatt er i luften som du skal velge, her er de funksjonene du bør se etter og forslag du kan utforske.

Brukervennlighet

Bruke et verktøy som er intuitivt i design og funksjoner, er mer signifikant enn du kanskje tror. Du bør bruke et program som er lett for deg å forstå rett ut av porten.

Cross-Platform Accessibility

Oppfølging av prosjekter, oppgaver og statuser er enkel med verktøy du kan bruke på både datamaskinen og mobilenheten.

Nyttige funksjoner

Noen applikasjoner er robuste og fullverdige. De lar deg lage Gantt-diagrammer, gruppespesifikke kalendere, oppgavelister, baselinjer, automatiseringer og mye mer. For profesjonelle prosjektledere er altomfattende verktøy praktisk. Dette inkluderer programmer som Microsoft Project, Smartsheet og Zoho Projects.

Andre programmer kan ikke inneholde alle klokkene og fløyter som lignende verktøy, men kan være enklere å lære og inkludere de nøyaktige funksjonene du trenger. For denne situasjonen, sjekk ut applikasjoner som Trello, Wrike og Asana for oppgaver, samarbeid og enkel sporing.

Bunnlinjen er at du bør avgjøre hvilke funksjoner du trenger og ønsker mest, og sjekk ut ulike verktøy for å finne ut hvilke som er best for deg.

2. Bruk maler

Du må ikke bare forberede deg på prosjektet, men også “papirer” involvert i å administrere den. Fra å møte planlegging til statusrapporter til e-postoppdateringer, gjør deg klar for prosjektet ved å samle nyttige, tidsbesparende maler.

Maler finnes i alle former og størrelser og mest vanlig for Microsoft Office-applikasjoner som Word, Excel, PowerPoint og OneNote. MakeUseOf har du dekket med en rekke malartikler for alle dine prosjektbehov.

• Word prosjektledelse maler Hvordan administrere prosjektet ditt med Word-maler Hvordan administrere prosjektet ditt med Word-maler I prosjektledelse er forberedelsen halvparten av kampen. For å organisere og dokumentere prosjektet ditt, kan du trenge mange forskjellige rapporter, skjemaer eller planer. Vi har samlet et utvalg av Word-maler for å komme i gang. Les mer
• Excel prosjektledelse maler Hvordan gjøre prosjektet til en suksess med Excel maler Hvordan gjøre prosjektet til en suksess med Excel Maler Excel maler er et viktig verktøy i porteføljen av en effektiv prosjektleder. Selv i det minste prosjektet kan maler gjøre livet enklere og spare betydelig tid. Vi har samlet et utvalg. Les mer
• PowerPoint-prosjektledelsesmaler De beste gratis PowerPoint-maler for prosjektpresentasjonen De beste gratis PowerPoint-maler for prosjektpresentasjonen Hvordan du presenterer prosjektet ditt, er minst like viktig som det du presenterer fordi det du vil huske, er hvordan du fikk dem til å føle. Wow dem med profesjonelle PowerPoint-maler for prosjektledelse. Les mer
• OneNote prosjektledelsesmaler Hvordan adoptere OneNote-maler for prosjektledelse Hvordan adoptere OneNote-maler for prosjektledelse Et bredt utvalg av maler er et av funksjonene som gjør Microsoft OneNote til et godt verktøy for prosjektledelse. La oss vise deg hvordan du kan bruke OneNote-maler i prosjektet ditt. Les mer
• Møte agendamaler De 15 beste møtedagmaler for Microsoft Word De 15 beste møtedagmaler for Microsoft Word Disse møtemålsmaler for Microsoft Word kan gi deg en god start for alle typer møter. Les mer
• Møtemallsmaler De 12 beste møtemøtene for fagfolk De 12 beste møtemøtene for fagfolk for profesjonelle Her er de beste møtemønstrene for Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote og Google Dokumenter. Les mer

3. Vær forberedt på endring

Det ville være fantastisk hvis hvert prosjekt gikk akkurat som planlagt fra start til slutt. Dessverre er dette ofte ikke tilfelle. Å takle prosjektproblemer som omfangskryp er en del av jobben. Men andre ting vil sannsynligvis komme opp som ikke er i din kontroll.

• Du kan ha et medarbeider som ikke kan fullføre sine oppgaver på grunn av sykdom eller nødsituasjon. Dette kan kreve at du beveger deg raskt for å få inn et nytt medarbeider for å fullføre oppgavene, eller til og med ta dem selv, i noen tilfeller.
• Du kan ha et kortsiktig systemproblem som hindrer hele teamet i å fullføre oppgaver. Dette kan kreve at alle skal jobbe ekstra timer for å gjøre seg klar og holde seg på sporet.
• Du kan ha en veileder som krever at du gjør endringer forespurt av klienten midt i prosjektet. Dette vil utløse en konsekvensanalyse og tilpasninger av oppgaver og tidsfrister.

Så vær klar til å håndtere forandring ved å være fleksibel og tilpasningsdyktig når problemer oppstår.

4. Kjenn ditt lag

Avhengig av bedrift og industri, kan du ha et permanent team eller en som er satt sammen med hvert nytt prosjekt. Uansett, å bli kjent med teamet ditt er en viktig del av å administrere dem for et vellykket prosjekt. Men dette kan være vanskelig hvis du blir med i et nytt selskap eller en annen avdeling.

Hør og engasjere

Når du møter prosjektgruppen din, kan du få tips til å hjelpe deg med å gjøre det perfekte poenget til din chef eller team. 5 tips for å hjelpe deg med å gjøre det perfekte poenget til din chef eller team. Presentasjon til sjefen din kan være en skremmende opplevelse. Her er noen tips for å sikre at banen er perfekt. Les mer, vær oppmerksom på kroppsspråk, holdning og interesse fra deltakerne dine. Lytt til hva de har å si, still spørsmål, og oppmuntre til samhandling. Vær profesjonell, men vær ikke redd for å kaste i humor for å bryte isen.

Ta notater

Å holde oversikt over gruppemedlemmene sine oppgaver og tidsfrister er en del av å være prosjektleder. Men å lage notater om gruppemedlemmene dine kan også hjelpe deg å kjenne dem bedre.

• Er Bill alltid i tide og gir sine statusoppdateringer til deg?
• Har Carol problemer med å snakke opp når hun trenger hjelp?
• Er Mark dårlig til å møte sine frister?

Prøv å skrive ned notater under møter, etter en-til-en-snakk, eller mens du leser e-post fra lagmedlemmer. Dette vil definitivt hjelpe med nåværende samt fremtidige prosjekter med dem.

5. Fortsett å kommunisere

Som prosjektleder forventer du kommunikasjon fra teamet ditt. Du vil ha statusoppdateringer gitt og spørsmål eller bekymringer kommunisert til deg. Samtidig bør du planlegge å kommunisere bestemte elementer til teamet ditt som prosjektleder.

Utfør regelmessige møter

For å holde teamet ditt på sporet og på samme side, planlegg regelmessige prosjektmøter. Den beste måten å gjøre dette på er å finne den dag og klokkeslett som fungerer best for laget og skape et gjentakende ukentlige møte. Dette gjør at laget ditt vet rutinen og utarbeider tilsvarende.

Følg opp etter diskusjoner

Etter hvert møte, bør du sende en oppfølging til teamet ditt. Din e-post skal inneholde møteminutter og handlingsobjekter som følger av diskusjonen. Dette er når de kjempebra maler kan komme til nytte.

Gi statusoppdateringer

Som prosjektleder vil du sannsynligvis rapportere fremgang til din nærmeste veileder og muligens opp kjeden til ledergruppen. Når endringer kreves fra høyere oppdrag, kommer forespørsler fra klienten, eller teamet ditt mottar rett og slett ros for sitt arbeid, sørg for å dele det med dem.

Har du Prosjektledelse tips å legge til?

Prosjektledelse handler ofte om å håndtere folk Slik håndterer du vanskelige mennesker som IT-prosjektleder Slik håndterer du vanskelige mennesker som IT-prosjektleder En prosjektleder må tilpasse ulike mennesker til et vellykket prosjektgruppe. Det er noen myke ferdigheter du kan påkalle for å holde prosjektet og teamet på sporet. Les mer enn det handler om å håndtere dokumenter. Vil du være enig?

Hvilke ting har du lært så langt i prosjektledelsesrollen? Er det mellommenneskelige, profesjonelle eller personlige ferdigheter som du finner, hjelper deg mest i den posisjonen? Vennligst del dine forslag og tips med andre som er nye for denne rollen, ved å kommentere nedenfor.

Utforsk mer om: Prosjektledelse.