Dele:
The Fool Proof System for å planlegge og administrere flere prosjekter
Å ha flere prosjekter både på jobb og hjemme er som en mugg som vokser på dine veggmurer. En mugg som utstråler angst og forferdelse som du plummet lenger bak, mister oversikt over hvor du er oppe og hva som igjen må gjøres. Heldigvis er det et relativt enkelt system som tilbys for å rydde opp denne meldugen, styre disse prosjektene på en forsvarlig måte og holde det på den måten.
Skriv inn full horisontplanlegging
Dette systemet kalles “Full Horizon Planlegging” (FHP), et begrep laget og illustrert av matematikk professor og produktivitets salvie, Cal Newport. FHP er et arbeidsflytsystem som tar stor grad uhensiktsmessig oppgavelisten 4 Populære produktivitetstips som bør ignoreres 4 Populære produktivitetstips som bør ignoreres Noen av produktivitetsidene som er solgt til oss, er noen ganger ubegrunnet og ofte feilaktig. La oss debunk noen av disse produktiviteten myter ved å vise at motsatt kan like sannsynlig være sant. Les mer, og forvandler det til noe som er både mer håndterbart og mer respektfullt av tiden din. Det er også fantastisk ubrutt når det gjelder de garanterte, daglige distraksjoner.
Når Newport snakker om arbeidsflytsystemer, definerer han disse som en “sett med vaner og verktøy som brukes til å organisere hva du gjør og når du gjør det. Og når han sier "effektiv", refererer han til verdien av verdien du produserer”.
Fra denne definisjonen er det klart at FHP ikke fremmes som systemet for å styre alle systemer. Det kan ikke være egnet for din egen jobb, men det er definitivt verdt å vurdere. Kort sagt, det er et alternativ, med likheter med andre systemer som David Allens Få ting ferdig Organiser 2015: Lær kampspillet om å få ting gjort [Organisering av 2015]: Lær kampspillet om å få ting gjort [Ting å se] Noen gang lurt på hvorfor de vellykkede, over-achievers alltid synes å holde seg kule hode? Les mer , monotasking Få ting gjort: 10 Inspirerende videoer for å øke produktiviteten Få ting gjort: 10 Inspirerende videoer for å øke produktiviteten I stedet for at du går gjennom hver videokanal på YouTube, trodde vi at vi ville lette byrden og anbefale noen få valgklipp som vil fortell deg hvordan du øker produktiviteten din. Les mer, og klokkeslettet blokkerer tidsblokkering - Den hemmelige våpen for bedre fokuseringstid - Den hemmelige våpen for bedre fokus Leter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøv Time Blocking. Denne taktikk taktikken kan hjelpe deg med å holde deg på sporet mens du holder distraksjoner, procrastination og unproductive multitasking i sjakk. Les mer . Full Horizon-planlegging er både en agglomerasjon og stripping av deler av disse ideene. Tillat meg å omskrive Newport's forklaring.
- Hvert prosjekt du er midt i, bør kategoriseres som enten sovende, eller aktiv.
- Sovende prosjekter bør sendes ut av veien, men gjennomgått regelmessig.
- Når et prosjekt fremmes til aktiv status, må en detaljert plan angis for hvordan prosjektet skal fullføres.
Når det gjelder planlegging aktiv prosjekter, du bør ikke arbeide i abstraksjoner, men “direkte med tidens brute fysikalitet”. Dette betyr:
“På månedsnivå vet jeg hvilke uker jeg skal jobbe med på prosjektet, og bare når jeg kommer til de ukene, planlegger jeg hvilke dager jeg vil jobbe med, og bare når jeg kommer til de bestemte dagene, finner jeg ut hvilke timer det vil forbruke.”
Denne tilnærmingen gjør det langt mindre sannsynlig at du vil overkommere, slik at du kan planlegge mer effektivt og få mer ut av tiden din.
For mange mennesker planlegger nøyaktig hvilke oppgaver de skal fullføre, på hvilke bestemte dager, kanskje til og med måneder i forveien. Dette gir ikke noe rom for det virkelige livet. Med bare et par syke dager eller tilleggsoppgaver, kan hele systemet falle i forfall.
Jeg tror et eksempel er i orden. Jeg vil bruke skjermbilder fra Trello (les vår oppskrift Trello - Et unikt, enkelt og kraftig prosjektstyringssystem fra et godt hjem Trello - Et unikt, enkelt og kraftig prosjektstyringssystem fra et godt hjem Betyr navnet Joel Spolsky alt til deg? Hvis du vil, vil du lese dette innlegget, fordi det viser Spolskys nyeste og største prosjekt. Og hvis ikke, bør du vite at dette er ... Les mer) for å vise deg hvordan du kan organisere dette arbeidsflytsystemet innen en slik plattform.
Sett opp Trello-styret
Dette er ikke den eneste måten å sette opp Trello for dette systemet, men det er en som har jobbet for meg. Sett opp fire “lister”.
- En liste over alle aktive og sovende prosjekter.
- En liste over hva du trenger å takle denne kommende måneden, og ukene der enkelte ting trenger å fullføre (ikke legg til noen info til dette, ennå).
- En liste over hva du trenger å gjøre i denne uken, og på hvilke dager.
- En liste over oppgaver som trenger å fullføre i dag.
Når du har lagt alle dine prosjekter til “Prosjekt” liste, merk de som er aktiv med en farget “merkelapp”. Jeg kapitaliserer også disse prosjektene for å sikre at de skiller seg ut.
Skriv prosjektoversikt
Deretter klikker du på den første av dine aktive prosjekter, og skriver en kommentar som beskriver hva du trenger å gjøre, på bred, praktisk måte, og omtrent når. I dette eksemplet antar jeg at hvert prosjekt varer et antall måneder. Dette lar deg virkelig forstå hva som trengs av deg, og du kan begynne å forstå hvordan du best kan strukturere oppgavene. Gjør dette for hver av dine aktive prosjekter.
Merk: Dette er det første nivået av granularitet. Du trenger ikke å tildele bestemte uker, dager eller tider til disse oppgavene ennå.
Planlegg ut denne måneden (en gang per måned)
Du bør sikte på å gjøre dette i begynnelsen av hver måned. Basert på kommentarene du nettopp skrev for hver av dine aktive prosjekter, bør du kunne se hvilke behov som skal fullføres innen utgangen av dette måned.
Legg hver av disse milepæler ut som en egen “flis” På denne listen og merk dem med tilsvarende farge (samme farge som den aktive oppgaven den gjelder), slik at du enkelt kan se hvilket prosjekt den oppgaven har å gjøre med. Bestem nå hvilke uker i løpet av denne måneden du vil jobbe med disse individuelle milepæler.
Du må gjerne duplisere oppgaven, eller dele den i underoppgaver, hvis du skal jobbe med det i løpet av flere uker denne måneden.
Nå, i begynnelsen av hver måned, vet du omtrent hvilke oppgaver du vil bli pålagt å gjøre ved slutten av hver uke. Hvis du ikke klarer å møte noen av disse milepæler, kan du bare flytte ting rundt litt, slik at du fortsatt kan oppnå det samlede prosjektet innen sluttfristen.
Planlegg denne uken (en gang per uke)
Første ting på en mandag morgen, sjekk den aktuelle uken på “Denne måneden” liste for å se hva du trenger å takle i løpet av de neste dagene.
Ta denne gangen for å dra hver av disse oppgavene over til “Denne uka” liste og avgjør hvilken dager du vil være dedikere tid til disse elementene.
Igjen, hvis du trenger å dele oppgavene i underoppgaver, eller duplisere dem, fortsett. Hvis du fant ut i slutten av forrige uke at du hadde et kurs for å delta på onsdag, kan du nå strukturere timeplanen din om dette lett.
Planlegg i dag (en gang per dag)
På begynnelsen av hver dag bruker du 10-15 minutter planlegging, basert på oppgavene i Denne uka hvordan du skal tilbringe tid for å sikre at du treffer disse milepælene. Så dra igjen de aktuelle elementene fra Denne uka liste, til I dag liste.
På dette stadiet av granularitet, kan ting forandres raskt, så hold dette i bakhodet, og vær forberedt på å endre planen din basert på disse distraksjonene. Men ved å forsette å sette bort bestemte blokker av tid, og å ha selvdisiplin å holde seg til tidsplanen så langt som mulig, er du langt mer sannsynlig å fullføre det som trenger å fullføre.
I eksemplet ovenfor kan du se at hele arbeidsdagen er planlagt, inkludert møter, samtaler og svar på e-post. Hovedoppgaven er delt inn i to separate blokker av tid.
På slutten av hver dag fjerner du I dag liste. På slutten av hver uke fjerner du Denne uka liste. Og i slutten av hver måned fjerner du Denne måneden liste, og begynn igjen ved å gjennomgå prosjektene dine.
Gjør dette til en vane
Som du forhåpentligvis ser, er dette et system bygget for de som følger en rekke relativt komplekse prosjekter. Det er for folk som må møte en rekke frister uten å låse seg inn i en forhåndsinnstilt rutine og tidsplan som er dikterte uker, eller til og med måneder på forhånd.
Når du får tak i denne rutinen i løpet av et par uker, lærer du raskt om det er for deg. Hvis du liker dette systemet, bør tidsrammen være nok til at du kan redigere systemet som angitt ovenfor, slik at det fungerer effektivt for dine spesifikke behov. Først da vil det synke inn som en vane.
Andre oppsett
Fysiske notatbøker
Hvis du ikke liker å bruke Trello, eller vil bruke dette systemet i en annen innstilling, er det noen alternativer. Newport bruker seg selv et utvalg av notatbøker. Bruk av fysisk penn og papir kan faktisk bidra mer 6 Enkle grunner til at papir kan fortsatt være din killerproduktivitetsapp 6 Enkle grunner til at papiret fortsatt kan være din killerproduktivitet App Papir kan være et mer kraftig verktøy for produktivitet enn en datamaskin eller en berøringsenhet, og bør ikke umiddelbart avvises. Ikke overbevist? Her er seks grunner til at papir fortsatt er relevant. Les mer enn du kanskje tenker på produktiviteten din. Hver notatbok representerer et annet nivå av granularitet: måned, uke, dag, slik at han raskt kan skifte endringer i hans tidsplaner hvis og når de trengs.
Evernote & OneNote
Et annet alternativ er verktøy som Evernote eller OneNote. Du kan sette opp dette på nøyaktig samme måte som Newport bruker fysiske notatbøker. Konfigurer en ny notatbok OneNote er nå virkelig fri med flere funksjoner enn før OneNote er nå helt gratis med flere funksjoner enn før Evernote regner ikke lenger med å legge merke til å ta apps. Microsoft nylig annonsert OneNote ville være mer gratis enn noen gang før. La oss vise deg hva dette betyr når det gjelder funksjoner og funksjonalitet. Les mer for hvert nivå av granularitet du trenger (se nedenfor). Følg deretter trinnene, som ligner de ovennevnte, for å holde disse oppdatert. Mitt eneste problem med denne tilnærmingen er at det er mye å klikke frem og tilbake mellom forskjellige notatbøker, og derfor foretrekker jeg å bruke Trello, hvor det meste av informasjonen kan ses med et blikk og kan flyttes veldig enkelt.
utmerke
Hvis du er en Excel-person, er en potensiell løsning å gjenskape oppsettet som vi opprettet i Trello. Dette gjør det, men å flytte oppgaver rundt og endre rekkefølgen er vanskeligere når du har celler å bevege seg. Lagre tid med tekstoperasjoner i Excel. Spar tid med tekstoperasjoner i Excel. Excel kan gjøre magi med tall og det kan håndtere tegn like bra. Denne håndboken viser hvordan du analyserer, konverterer, erstatter og redigerer tekst i regneark. Disse grunnleggende vil tillate deg å utføre komplekse transformasjoner. Les mer, i stedet for å bare dra og slippe. Hvis du vil ha mindre informasjon på en side, kan du alltid sette opp nye faner for Prosjekter, denne måneden, denne uken, og I dag.
Kunne FHP jobbe for deg?
Full Horizon Planning er et arbeidsflytsystem som betyr at du kan administrere flere prosjekter uten å måtte forplikte seg til tidsplaner som du heller ikke egentlig kan forutsi, eller ikke kan kontrollere.
Det er ingen tvil om at dette “systemet krever mer forhåndsinvestering av mental energi enn å kaste fra tidsfrist til tidsfrist, og det ville sikkert ikke fungere for alle typer jobber”. Men det har vært en stor bidragsyter til Newport egen bemerkelsesverdig produktivitet i akademia, blogging og forfatterskap, samtidig som han sørger for at han sjelden jobber forbi 17:00 uten å bli brent. Programmering Burnout: Hvordan gjenvinne din tapte motivasjon Programmering Burnout: Hvordan gjenopprette din tapte motivasjon Skrive alt disse kodelinjene kan drenere fysisk og følelsesmessig. Alt du trenger for å komme seg opp er bevisstheten om at motivasjon kan gjenvinnes. Les mer .
Tror du at dette er et arbeidsflytsystem du kan gjøre bruk av? Hvordan måtte du adoptere den til din egen karriere? Eller er det et system som fungerer mer effektivt 3-Strike-systemet: Slik prioriterer du oppgavelisten 3-Strike-systemet: Slik prioriterer du oppgavelisten Får du ikke gjennom oppgavelisten din? Problemet er kanskje ikke produktiviteten din, det kan bare være dine prioriteringer. La oss lære å prioritere oppgavelisten, og få ting gjort. Les mer for deg?
Image Credit: utmattet forretningskvinne av Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 av Bark via Flickr
Utforsk mer om: GTD, Organisasjonsprogramvare, Planleggingsverktøy, Prosjektledelse, Oppgavebehandling, Tidsstyring, Tøyliste, Trello.