Bruk 80/20 Time Management Rule til å prioritere oppgavene dine

Hvordan maksimer du tiden din? Bruker du tidsstyringsprogrammer? Planlegger du deg fremover og holder deg oppdatert? Eller prioriterer du oppgavene dine? Hvis du har prøvd disse tingene og fortsatt har problemer med å effektivt bruke din tid, trenger du kanskje en endring.

80/20-regelen er et annet alternativ for tidsstyring, og med små justeringer kan det bare være din ideelle løsning.

Hva er 80/20-regelen?

80/20-regelen er også kjent som Pareto-prinsippet. Konseptet stammer fra italiensk økonom Vilfredo Pareto. Han la merke til at 80 prosent av landets land var eid av bare 20 prosent av befolkningen. Dette førte Pareto til å undersøke denne ubalansen ytterligere og hvordan det relaterte seg til andre områder.

År senere brukte en konsulent ved navn Joseph Juran dette konseptet til virksomhet og kalt det Pareto-prinsippet. Fra The Economist online:

Juran utvidet prinsippet til kvalitetskontroll, idet han for eksempel oppgav at de fleste feil i produksjonen er resultatet av en liten prosentandel av årsakene til alle feilene - det han beskrev som “de vitale få og de trivielle mange.”

Ifølge Investopedia betyr dette at:

• 80 prosent av salget kommer fra 20 produkter i produktlinjen.
• 80 prosent av selskapets inntekter kommer fra 20 prosent av sine kunder.
• 80 prosent av selskapets produksjon kommer fra 20 prosent av sine ansatte.

Tidshåndtering er den vanligste bruken for Pareto-prinsippet, da de fleste har en tendens til å spredt sin tid tynn i stedet for å fokusere på de viktigste oppgavene.

Med alt dette i tankene, betyr prinsippet om tidsstyring at 80 prosent av produksjonen din kan komme fra bare 20 prosent av tiden din. Nå er spørsmålet, hvordan oppnår du det? Her er fire ting du kan gjøre.

Ofte evaluere oppgavene dine

Hvis 80 prosent av resultatene kommer fra 20 prosent av innsatsen, står det til grunn at 80 prosent av effekten kommer fra 20 prosent av oppgavene. Så identifiser 20 prosent av oppgavene dine som gir 80 prosent av resultatene du søker.

Når du vurderer oppgavene dine, spør deg selv disse spørsmålene:

• Er hver oppgave på listen min merket som presserende?
• Er oppgavene på min liste innenfor mitt område eller tilhører de andre steder?
• Bruker jeg for mye tid på bestemte typer oppgaver?
• Er det oppgaver som jeg skal delegere delegasjon til: En må ha lederskapsferdighet for å redusere arbeidsbelastningsdelegasjonen: En må ha lederskapsfag for å redusere arbeidsbelastningen Når du har en ledende rolle, må du lære å delegere arbeid. Vi lærer deg de fem delegasjonens WS: hvem, hva, når, hvor og hvorfor. Les mer ?
• Er alle disse oppgavene virkelig nødvendige for det totale resultatet?

Vurder kontinuerlig målene dine

Dine mål og oppgaver kan være sammenflettet, men ikke alltid. Noen kan være helt skilt. Så tenk på dine mål og aktivitetene som trengs for å oppnå dem. Husk at 80 prosent av disse målene vil oppnås med bare 20 prosent av de nødvendige aktivitetene.

Her igjen, ta en oversikt og se hvilke 20 prosent av aktivitetene som kommer deg nærmere de fleste målene dine. Sjekk ut disse få eksemplene og se om du kan forholde deg til:

• Hvis jeg jobber sent i dag (20 prosent aktivitet), kan jeg fullføre varen på oppgavelisten min, gjøre sjefen glad, og ta imorgen i morgen (80 prosent mål).
• Hvis jeg lager en salat til å spise på skrivebordet mitt til lunsj i dag (20 prosent aktivitet), kan jeg jobbe med den oppgaven, slå tidsfristen, og komme nærmere målet mitt vekttap (80 prosent mål).
• Hvis jeg planlegger regelmessige møter (20 prosent aktivitet), kan jeg øke lagkommunikasjon, ha et mer vellykket prosjekt, og være en bedre leder (80 prosent mål).

Bestem din Prime Time

Alle har bestemte tider i løpet av dagen når de er mest produktive. Du kan gjøre ditt beste arbeid mellom 9 AM og 11 AM. Eller du kan få mer gjort mellom klokken 15 og 17. Når føler du deg mest energiske, fokuserte og produktive?

Bestem når din primære tid er Oppdag de mest produktive timene med denne enkle metoden Oppdag de mest produktive timene med denne enkle metoden Bygg din perfekte arbeidsdag rundt energinivåene dine. Dette enkle Excel-regnearket og noen få sekunder med arbeid hver dag kan hjelpe deg med å endre vaner og få mer gjort. Les mer og bruk den til å takle 20 prosent av oppgavene og målene du har identifisert. Dette vil sikre at du bruker den mest produktive tiden på dagen på de oppgaver og aktiviteter som trengs for de beste resultatene.

Identifisere og eliminere distraksjoner

Enten du reiser til kontoret hver dag eller jobber hjemmefra, er distraksjoner overalt. Disse ubehagelige, små forstyrrelsene kan føre til tap av fokus, forsinkede oppgaver og en generell reduksjon i produktiviteten. Disse 10 distraksjonene knuser produktiviteten. Disse 10 distraksjonene knuser din produktivitet. Ingen kan unnslippe forstyrrelsen av dommen! Les mer .

Ved å bruke 80/20-regelen konseptet, frykter FreshBooks:

80 prosent av distraksjoner kommer fra 20 prosent av kildene.

For å ta på seg de distraksjoner og eliminere dem må du først identifisere dem. Listen din kan se slik ut:

• Flurries of e-post
• Innkommende telefonsamtaler
• Uplanlagte besøkende
• Tørre eller sult
• Meldinger om sosiale medier

Etter at du har listen over distraksjoner, kan du se gjennom den og se hvilke som forstyrrer deg mest. Du vil sannsynligvis finne at bare to eller tre (20 prosent) er bulk (80 prosent) av problemet. Deretter innarbeide måter å eliminere de avbruddene. Her er noen forslag:

• Blokker bestemte tider for å jobbe på e-post.
• La ikke-hastende anrop gå til talepost.
• Lukk kontordøren din.
• Ta en drink og en godbit.
• Hold deg unna sosiale medier under arbeidet.

Har du prøvd 80/20-regelen?

Pareto-prinsippet kan bringe suksess i visse næringer og bruksområder, men kan det fungere for deg? Hvis du har prøvd 80/20-regelen 4 måter å ta stresset ut av produktivitet 4 måter å ta stress ut av produktivitet Med noen få målrettede endringer, kan du øke produktiviteten din med sprang og grenser. Bruk disse enkle metodene på livet ditt, og resultatet er det du forventer - bedre arbeid med mindre innsats. Les mer med stor suksess, fortsetter du å bruke den? Uheldigvis, hvis du ga dette konseptet en tur med negative resultater, vet du hva som gikk galt?

Del historien din med oss ​​i kommentarene nedenfor slik at andre kan lære av din erfaring.

Utforsk mer om: Oppgavebehandling, Time Management.