Slik sender du automatisk månedlige fakturaer fra Google-ark

Hvis du jobber hjemmefra eller driver egen virksomhet, er det ikke alltid lett å huske å sende fakturaene ut i tide.

I denne artikkelen ser du hvordan du skriver et Google Script (veldig enkelt, ikke bekymre deg).

Vi viser deg også hvordan du gjør det samme med en makro. En makro kan pent pakke opp fakturaen din og sende den ut til alle e-postadresser (eller adresser) du liker.

Trinn 1: Forbered din månedlige faktura

Hvis du for øyeblikket ikke sporer fakturaene dine ved hjelp av Google Sheets, bør du virkelig. Selv om du aldri har programmert noe i livet ditt. De 10 beste nybegynnerprosjektene for nye programmerere. De 10 beste nybegynnerprosjektene for nye programmerere. Vil du lære programmering, men vet ikke hvor du skal begynne? Disse nybegynnere programmeringsprosjektene og opplæringsprogrammene vil starte deg. Les mer .

Google Sheets er lagret i skyen hvor du også har kraften i Google-skript. 3 Sikre måter å øke produktiviteten din med Google Scripts. 3 Sure måter å øke produktiviteten din med Google Scripts. Det er mulig å gjøre alle slags veldig automatiske automasjoner med Google Scripts , og du trenger ikke engang å lage dem fra bunnen av. Øk produktiviteten din på en stor måte. Les mer på fingertuppene. På grunn av dette er Google Sheets langt mer “internett-aktivert” enn Excel er.

Det spiller ingen rolle hvordan du formaterer fakturaen din for at denne løsningen skal fungere. La oss ta noen ting som du bør bli organisert før du tar tak i Google Script.

Dette er ikke komplisert. Alt du trenger å gjøre er å sørge for at nåværende måneds ark alltid heter det samme. I mitt tilfelle kaller jeg det “Faktura”.

På 1. måned sendes fakturaen automatisk. Så litt senere i løpet av den første uken, endrer jeg nettopp det til den måneden og året.

Deretter gjenskaper du “Faktura” ark og begynn å logge for den aktuelle måneden igjen.

Trinn 2: Opprett Google Script

For å komme inn i Google Script-editoren fra Google Sheets, klikker du bare på Verktøy i menyen. Klikk deretter Skriptredigerer.

Det er smart å gi nytt navn til prosjektnavnet til noe du vil huske senere hvis du noen gang trenger å gå tilbake gjennom skriptene dine og finjustere det.

Deretter limes inn i følgende skript.

funksjon myFunction () var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filnavn = "Nåværende måned" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (filnavn); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail (til: ToUser, emne: 'Her er fakturaen for forrige måned!', kropp: 'Hei! Jeg har vedlagt fakturaen min for denne måneden. Takk for jobben , virkelig setter pris på det! -Ryan ', vedlegg: [SendBook.getBlob (). setName (filnavn)]); 

Vi har dekket sendEmail-funksjonen Slik sender du e-post i et Google-ark med Google-skript Hvordan sender du e-post på et Google-ark med Google-skript Lær hvordan du bruker Google Skript for å automatisere Google produktivitetsverktøy som Arkiv og Dokumenter og spar deg timer . Les mer i fortiden hvis du er interessert i hvordan det fungerer.

Rediger de riktige delene av det skriptet slik at det kommer til riktig e-postadresse. Pass på at den bruker riktig navn til personen du sender den til i kroppen også.

For å teste at skriptet ditt fungerer, fyll ut “touser” tekst med din egen e-postadresse.

Klikk på Lagre disk ikonet i menyen for å lagre skriptet. Neste klikk på Spille ikon (ser ut som en høyre pil).

Det ber deg om å bekrefte autorisasjon for skriptet for å få tilgang til andre Google-dataene dine (som Gmail og Ark).

Du kan få en advarsel om at skriptet er usikkert. Dette er bare fordi du skriver et egendefinert skript som Google ikke har vurdert eller autorisert til bredere bruk.

Du kan ignorere denne advarselen siden du opprettet skriptet, og du vet at det er trygt.

Hvis det går riktig, bør du ha mottatt en e-post som ser slik ut:

Som du ser, blir regnearket koblet til e-posten som en PDF-fil. Dette gjør det veldig enkelt for mottakeren å åpne og vise det selv om de ikke bruker Google Sheets.

Nå må vi automatisere dette slik at det går den 1. hver måned.

Trinn 3: Automatiser fakturaen din

For å automatisere skriptet ditt, må du opprette det som kalles a “avtrekker”.

Gå tilbake til Google Script, klikk Redigere i menyen, og velg Nåværende prosjektets utløsere.

Siden du ikke har opprettet noen utløsere ennå for dette prosjektet, vil dette være tomt.

Du får se en blå lenke som leser “Ingen utløsere satt opp.” Trykk på det.

Velge Time-drevet hendelser, sett timeren til Månedstimer, og la nummeret være 1.

Når du klikker på Lagre, sender Google Skript av PDF-formatet til fakturaen din, via e-post, den 1. hver måned.

Det er alt der er til det!

Det viktigste er bare å sørge for at du holder fakturaen oppdatert i løpet av måneden. Pass på at den er ferdig og klar til å gå den første dagen i neste måned.

Trinn 4: Opprett en makro

Det finnes en annen ikke-programmeringsmetode du kan ta for å oppnå det samme som skriptet ovenfor: Google-arkene inneholder nå en makrofunksjon Hvordan automatisere gjentatte oppgaver i Google-ark med makroer Hvordan automatisere gjentatte oppgaver i Google-ark med makroer Makroer er endelig tilgjengelig for Google Sheets-brukere. Du trenger ikke noen kodende know-how for å automatisere repeterende oppgaver i dokumenter og regneark. Les mer . Makroer lar deg registrere en rekke handlinger for å utføre en oppgave. I dette tilfellet vil du først opprette makroen, og deretter utløse den på samme måte som du utløste Google Script.

Først i fakturaen, gå til Verktøy> Makroer, og velg Ta opp makro.

Deretter går du bare gjennom de vanlige trinnene for å sende noen arket som et PDF-vedlegg.

Gå til Fil, og klikk E-post som vedlegg.

Deretter fyller du ut alle skjemafeltene slik at motivet og kroppen ser naturlig ut.

Klikk deretter Sende.

På “Registrere ny makro” pop-up, klikk på Lagre. Dette fullfører makroopptaksprosessen. Gi makroen et navn du vil huske, og klikk Lagre en gang til.

Du burde ha sett test-e-posten din med PDF-filen vedlagt.

Trinn 5: Automatiser makroen

Nå er det på tide å automatisere makroen. Du kan utløse makroer akkurat som du utløser Google Scripts.

Gå tilbake til Verktøy og Skriptredigerer. Klikk på macros.gs-koden.

Legg merke til navnet på makrofunksjonen. I eksemplet ovenfor er makrofunksjonsnavnet myFunction1.

Gå nå inn Redigere, og Nåværende prosjektets utløsere.

Denne gangen, i rullegardinmenyen Funksjoner, vil du se makrofunksjonen i listen. Velg den.

Deretter kan du bare sette opp resten av utløseren som du gjorde over for Google Script-utløseren.

Sett hendelser til Time-drevet. Velge Måned tidtaker. Legg tallet på 1.

Nå registreres makroen din hver måned.

Det sender ut fakturaarket som en PDF til hvilke e-postadresser du definerte da du registrerte makroen.

Automatiserte Google-ark kan spare tid

Utløseren i Google Sheets er virkelig kraften bak denne automatiseringen. Det lar deg automatisere alle de daglige oppgavene du gjør ofte, slik at du kan fokusere på viktige ting.

Hvis du bare har begynt med Google Skript, og du vil lære mer, har vi dekket andre eksempler på nyttige Google Skript 4 Google Skript som gjør Google-arkene mye mer kraftfulle 4 Google Skript som gjør Google-arkene mye mer kraftige Google Sheets er bra ut av esken, men det kan være enda sterkere hvis du bruker Google Scripts for å forbedre sine muligheter. Les mer du kan prøve akkurat nå.

Utforsk mer om: Google Ark, Faktura, Skripting, Oppgaveautomatisering.