10 måter å grave deg ut av oppgavebacklogs

Vi har alle vært der. Den halvskrevne oppgavelisten som strekker armens lengde. De uopphørlige varslene kaller vår oppmerksomhet. Følelsen av å drukne i en liste over aldri sluttoppgaver - fra en datamaskin som venter på å bli konfigurert, til et uspillet spill, til en skremmende opptatt innboks. Etterspørselen, vi frykter, er her for å bli. Men her er 10 tips for å klage deg ut av denne vanskeligheten.

Mind Dump Dine Oppgaver

Poenget med et tankegang er å oppnå tabula rasa. En tom skifer. Et rent startbord som gir deg klarhet til å fortsette med mindre stress og mer produktivitet. Kort sagt, ta litt tid til side (en time eller to skal være nok) for å fjerne den mentale backlogen ved å hente hver oppgave du muligens kan tenke på i et Word-dokument, et stykke papir eller en heftig haug med post-it-notater. Vær advart, antall oppgaver vil ofte være ganske jævla deprimerende. Jeg gjorde dette for noen måneder siden, og listen var godt over 200 varer lenge.

Før du dumper disse oppgavene fra tankene dine, mottar du naturlig daglig / time / minutt for øyeblikkelige påminnelser fra hjernen din som legger stress til ditt våkne (og sovende) liv.”Fikk å klippe plenen i kveld!”. “Jeg lovet Steve, jeg ringte forrige uke”. “Jeg har fortsatt ikke løst den lampen”. “Jeg må fjerne den e-postmeldingen”. Dette er selvsagt utmattende, og distraherer deg fra de tingene du bør konsentrere deg om. Så, tøm tankene dine, og skriv ned alt du trenger å gjøre, uansett hvor lite. Herfra kan du begynne å organisere, i stedet for å ha den konstante, raske stemmen i bakhodet, og til slutt begynne å få ting gjort!

Organiser din å gjøre liste

Jeg er ikke en som taler for tankedumping og skrivelister under den falske antagelsen om at dette er “produktivt” i seg selv, men ved å ha en omfattende å gjøre liste som er organisert på en måte som er nyttig til deg, du vil vanligvis være i stand til å begynne å hamre gjennom disse elementene i en langt mer effektiv måte enn å bare gå på dem blinde.

Når det gjelder å organisere en oppgaveliste skjønt, er det ingen riktig måte, men det finnes en rekke alternativer. Det er opp til deg å bestemme hvilket som er best for deg. Du vil kanskje dele opp listen din til personlig, arbeid, sosial mv. Hver av disse lister kan organiseres på forskjellige måter. Noen av disse er basert på:

Kontekst
Kategoriser dine gjøremål basert på hvor og når disse må gjøres. For eksempel, “offline” elementer kan gjøres når du ikke kan koble til Internett. “Fritid” elementer kan gjøres når du er hjemme, i stedet for å se på TV. “By” elementer kan være gjerninger som å gå til banken, plukke opp / returnere varer fra ulike butikker. “Arbeid” elementer er, vel, naturlig gjort på jobb.

Lagre hver av disse lister i en påminnelse / liste-app som gjør at du kan kategorisere, for eksempel Trello eller Apple Reminders, og få tilgang til disse hvor du er. Så når du kommer hjem fra jobb, kan du bare sjekke “Fritid” liste for å se om det er noe du kan jobbe med uten å bli påminnet om den forferdelige mengden oppgaver som fortsatt skal gjøres på jobb.

Forfallsdato
Organiser din til å gjøre liste fra eldste elementer først til nyeste varer sist, slik at du kan komme opp med savnede frister så snart som mulig. Enkelte elementer har kanskje ikke en bestemt forfallsdato, men du kan bruke en app, for eksempel Any.do, til å merke disse som på grunn av "i dag", "i morgen", "kommende" eller "en dag".

Prioritet
Noen elementer vil ha høyere prioritet enn andre. Derfor kan du først og fremst takle den høyeste prioriteten, og det kan være den beste løsningen for deg. Ved å dele oppgavene inn i “Som haster”, “Noe presserende”, og “Ikke-Haster” lister hjelper deg med å velge hvilken oppgave å takle først (dvs. ofte den vanskeligste, viktigste oppgaven).

Ettersom noen høyere prioriterte elementer er fullført og krysset av listen, bør du føle seg langt mindre stresset om tilbakemeldingen.

Motivasjon
Organiser lister slik at du har bestemte oppgaver som deg vet Du kan takle når du er full eller energi. Har en annen liste for oppgaver å takle når du føler deg sløv etter en tøff dag på kontoret, eller en tung natt på byen. Ofte når folk føler seg trette, kan de unngå arbeid for enhver pris, men hvis du vet at det er noen oppgaver som kan fullføres uten å utøve mye mental energi i det hele tatt, er det mer sannsynlig at du vender deg til dem i stedet for å gå tilbake til Netflix.

Husk å alltid holde disse listene oppdatert. Når en ny oppgave kommer sammen, legg det til høyre etikett / liste så snart som mulig, slik at du ikke får den mentale backlogen å bygge opp igjen.

Batchprosess Lignende oppgaver

Å flytte fra en oppgave til en helt annen tar sin bompenge. Noen sier selv multi-tasking kan redusere produktiviteten med 40%. Så, i stedet for stadig å bytte fra en oppgave til en annen i forgjeves håp om å være “travelt” er det samme som å være “produktivt”, prøv å batching lignende oppgaver sammen for å få dem alle ut av veien i ett slag.

For eksempel, les artikler / blogger i en tilordnet tidsperiode, i stedet for hele dagen. Bruk verktøy som Instapaper til å lagre artikler som skal leses senere, og Digg Reader for å holde tritt med favorittbloggene dine på et passende tidspunkt (si under pendling). Ved å organisere dine oppgaver som dette (ved kontekst, som beskrevet ovenfor), kan du komme inn i "sonen" og pløye gjennom lignende oppgaver samtidig og få den svært tilfredsstillende følelsen av å raskt rive av en rekke ting å gjøre alt samtidig.

På samme måte, ta opp “Akkurat i tide” læring, i stedet for “For sikkerhets skyld” lesing, for å spare deg tid nå. Dette betyr å lagre nyttige artikler som bruker verktøy som Evernote Web Clipper til å lese bare når du trenger dem heller enn å lese dem for sikkerhets skyld du trenger kunnskap i fremtiden.

Fjern distraksjoner

Når du fokuserer på oppgaveaktiviteten din, fjern så mange distraksjoner som mulig. Fortell familien din for ikke å forstyrre deg i de neste timene. Slå av telefonen. Hvis det ikke er mulig, må du i det minste slå den til stille modus, eller koble den fra Internett. Mange oppgaver krever full oppmerksomhet. Ifølge en Basex-studie koster forstyrrelser amerikanske bedrifter $ 588 milliarder per år, noe som tyder på hvor mye tid er bortkastet hvis du åpner deg opp til disse distraksjonene.

Overholde to-minutters regel

Når du har fullstendig oppgaveliste foran deg, eller går gjennom innboksen din, kan du prøve å holde fast i 2-minutters regel. Enkelt sagt, hvis det bare tar 2 minutter eller mindre, gjør det nå. Ikke sett den av. Ikke sorter den inn i en egen liste. Gjør det nå. Når du går gjennom en innboks med 150 + uleste e-postmeldinger, vil du bli overrasket over hvor mange av disse meldingene som kan behandles om to minutter eller mindre. Når du skjønner dette, når du innboksen null 4 enkle trinn for å oppnå og vedlikeholde innboks null i Gmail 4 enkle trinn for å oppnå og vedlikeholde innboks null i Gmail Les mer blir langt mindre skremmende.

2-minutters regelen er også fantastisk for å få deg inn i den rette tankegangen for å takle en mye større oppgave. Hvis du har en tøff rapport å skrive, overbevis deg selv å bruke bare 2 minutter på rapporten. Inertien du ofte bygger opp fra disse to minuttene, vil være nok til å holde deg i 30, 90, 120 minutter eller enda lenger. Hvis du prøver å mestre et nivå på et bestemt spill, prøv bare i to minutter. Hvis du har en tøff beslutning å gjøre, ta en penn og papir, og brainstorm i bare 2 minutter. Dette to minutters løftet til deg selv er ofte nok til å få deg til å jobbe og gjøre fremskritt på gjenstander som kanskje har satt deg på listen, uberørt, for måneder.

Erklære e-post konkurs

Hvis en av dine store hodepine er en uopphørlig overfylt innboks som hele tiden er full i randen og viser ingen tegn på å lette opp, har du to alternativer. Først må du rydde opp e-postabonnementene dine ved hjelp av en tjeneste som Unroll.me. Du kan enkelt gå gjennom en levetid på abonnementer på nyhetsbrev, og enten avmelde eller legge til en "rulle" (en aggregert, daglig e-post) om noen minutter, for å redusere antall unødvendige e-postadresser som lander i innboksen hver dag.

Hvis dette ganske enkelt ikke er nok, kan det være på tide å erklære e-post konkurs. Michael Hyatt sier:

Du vet at det er tid for e-post konkurs når:

• Du har mer enn fem hundre uleste e-postmeldinger i innboksen din.
• Dine kolleger klager over din mangel på respons.
• Du har hatt noen si mer enn en gang i forrige uke, “Fikk du e-posten jeg sendte til deg? Jeg har ikke hørt tilbake fra deg.”
• Du føler deg engstelig eller overveldet når du tenker på e-post.

Herfra kan du enten gå med det ekstreme alternativet for å velge hver eneste ulest e-post (? -A på Mac eller Ctrl-A på PCen), eller du kan velge å bruke Michael Hyatts tilnærming og sortere e-postene dine ved navn, svar til noen viktige e-postmeldinger, men etter 15-30 minutter, slutter å svare, velg alt og arkiver det alle. Hver. Enkelt. e-post.

Poenget her er, hvis noe er veldig viktig, vil du bare motta en annen påminnelses-epost om den. Hvis ikke, har du spart deg massevis av tid. Nyt utsikten over en helt tom innboks. Det er et sjeldent syn. Fra nå av, sikte på å holde på toppen av disse e-postene og aldri la e-postbekreftelsen komme til slike ekstreme lengder igjen!

Overholde dine naturlige rytmer

Vi har alle produktive timer hvor vi føler oss motiverte, energiske og klare til å ta på seg våre tøffeste prosjekter. Vi har også timer hvor vi føler alt, men tankeløs TV vil gjøre. Ved å lære om når disse timene skjer i våre liv, vi kan organisere vår gjøremålsliste rundt dem slik at vi kan sikre at det som må gjøres, blir gjort.

For litt av en bakgrunn kjører våre kropper på ulike Circadian og Ultradian rytmer. Sirkadrytmer varer vanligvis rundt 24 timer (dvs. svarer til dagslys og natt). Ultradiske rytmer er mye kortere, vanligvis 90-120 minutters hjernebølge-sykluser.

Ved å lære om din egen kropps rytmer kan du dra nytte av det naturlige “oppturer og nedturer”. For eksempel, når du føler at en naturlig årvåkenhet kommer over deg, er det sannsynligvis starten på din ultradiske rytme. Dra nytte av dette, men hold øye med klokken. Når rundt 90 minutter eller så er oppe, og du begynner å føle deg mer døsig, ta en pause. Det er i denne perioden du mest sannsynlig å utsette og gjøre feil. For å hjelpe deg med dette, kan du prøve noen av disse Pomodoro-programene. Kutte gjennom utryddelse med disse Pomodoro-teknikkene. Applikasjoner og programvare kutt gjennom prostrastering med disse Pomodoro-teknikkene. Applikasjoner og programvareoppsigelse er en sykdom som gjennomsyrer studenter og arbeidere i alle verdenshjørner og det smitter amatører og fagfolk likt. Som forfatter, lider jeg av utsagn på daglig basis. Noen mennesker ... Les mer for å minne deg om når du skal ta korte pauser, og når du skal ta lange pauser.

Ernest Rossi sier om dette emnet:

Den grunnleggende ideen er at hver og en halv time eller så må du ta en hvilepause - hvis du ikke har det bra på vei til Ultradian Stres Syndrome: du blir sliten og mister ditt mentale fokus, pleier du å gjør feil, bli irritabel og ha ulykker - Hvis du fortsetter å ignorere behovet for å ta en pause, kan du oppleve mer og mer stress til du faktisk blir syk.

Kort sagt, vær oppmerksom på kroppens sykluser, og ikke skyv deg for hardt. Det er ofte best å overvinne en oppgaveaktivitet over en periode på uker i stedet for bare noen få dager, da dette kan gi deg utbrent og utmattet, og dermed føre til enda en etterspørsel som bygger opp når du prøver å gjenopprette.

Bruk Trello For En Kanban Workflow

Personlig, jeg kjærlighet Trello for oppgavebehandling, spesielt ved hjelp av plattformen for en Kanban-arbeidsflyt. Trello er et gratis system hvor du kan sette opp brett, som hver inneholder kort. Hvert av disse kortene er et element på din å gjøre liste. For å sette opp dette som et Kanban-system (som er ganske populært hos Toyota), starter du bare med tre vertikale lister merket (fra venstre til høyre), “backlog”, “Igang”, og “fullført” (du kan selvfølgelig legge til flere, i riktig rekkefølge, for eksempel “Test”, “Anmeldelse”, avhengig av situasjonen). Du kan lese en mer detaljert forklaring på Kanban Trello-arbeidsflyten her, men det grunnleggende målet er å jobbe med å flytte hvert element fra venstre (tilbakeslag) til høyre (fullført). Når et element når den høyeste strømmen, vet du at den er fullført, og du kan arkivere dette elementet.

Denne tilnærmingen hjelper ikke bare deg til å se hva som trenger å jobbe med, hva som jobber for tiden, og hva som er gjort, men det legger til litt av en “gamification” element i oppgaveoppgaven din, og holder deg motivert som den “backlog” listen blir mindre og mindre. Åh, og du kan også bruke denne tilnærmingen for å hjelpe deg med å holde kontakten med alle du kjenner.

Bruk beslutningstrinn for enklere beslutningstaking

Vi kan ofte bruke vei for lang med beslutninger. Beslutningstrær kan brukes til å gjøre denne prosessen enklere og mer effektiv, slik at du raskt kan gå videre fra beslutningsprosessen, og fortsette med viktige ting. Se denne videoen for en interessant introduksjon:

Offentlig ansvarlighet

Ved å offentliggjøre målet ditt Hvordan drepe motivasjon Suge vampyrer og fullfør hva du starter Hvordan drepe motivasjon Suge vampyrer og fullfør hva du starter Livsprosjekter som er stoppet? Ja, vi har alle dem. Historien er alltid den samme. Vi starter med en idé, men aldri se den gjennom. Bryt de sprø hindringene og fortsett med disse tipsene. Les mer til, si, “komme til Innboks null ved 18:00”, eller “Fullfør mine viktigste 2 oppgaver innen 2 pm”, du er langt mer sannsynlig å lykkes. Enten du skriver en venn, publiserer et Facebook-innlegg, tweet eller bruker en app som Heis der andre brukere kan gi deg rekvisitter for å oppnå en daglig vane, vil det økte ansvaret motivere deg til å lykkes.

Slik opprettholder du loggboksen

Når du har klart å få kontrollen din under kontroll, vær forsiktig med å holde den på den måten. Noen få poeng (annet enn å opprettholde forslagene ovenfor) er:

• Hold deg til å gjøre lister oppdatert. Sørg for at du kan stole på dem, så tankene dine kan være klare for bare å fortsette oppgavene ved hånden.
• Live etter kalenderen din. Lær å stole på kalenderen din og behandle den som hellig. Hvis noe er planlagt det må bli ferdig, ellers blir etterspørselen bare vokst. Og vokser. Og vokser.
• Bygg i vanlige anmeldelser. Gå gjennom oppgavene dine hver dag, uke eller måned. Fjern alt som ikke er nødvendig, og legg til alt som mangler. Vet hva som må gjøres, og når.
• Lær å si Nei. For å holde oversikten under kontroll, må du lære å si “Nei” oftere. En flott bok å lese for en fyldigere forståelse av dette er Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, av Greg McKeown

Vi vet alle hvordan det er å føle at du drømmer i et oppgavesjø, men jeg håper disse forslagene kan hjelpe deg med å bruke forskjellige tilnærminger til å takle den voksende listen, og holde den under kontroll!

Hvilke andre strategier og taktikker har du brukt til å effektivt bevege deg gjennom oppgaveoppgaven din? Gi meg beskjed i kommentarene!

Utforsk mer om: GTD, Time Management.