5 Handlingene for å kurere innboksen din

Innboks Zero er et av de mest populære buzz-ordene i produktivitetssamfunnet. Applikasjoner som den populære iPhone-e-postklienten, Postkasse Ta inn innboksen din til null med postkasse for iPhone Ta innboksen din til null med postkasse til iPhone Den vanlige e-postklienten for iPhone har etter min mening blitt utdatert, eller det er absolutt ikke så avansert som maskinvaren den ligger i. Mail er ikke morsomt å navigere, og dets nyeste funksjoner ... Les mer gjør det enkelt for deg å raskt håndtere alle e-postene i innboksen din. Hvis du er veldig overbelastet, kan du til og med bruke en tjeneste som Mailstrom Begravet i e-post? Krymp din massive innboks til null med Mailstrom Begravet i e-post? Krymp din massive innboks til null med Mailstrom Vi har tilbudt en rekke løsninger gjennom årene for å administrere Gmail-kontoen din og for å rydde opp en rotete innboks. Ingenting er mer praktisk enn en sentral online løsning som Mailstrom. Les mer for å slette e-postmeldinger i bulk. Ideen om å erklære e-post konkurs - bare å slette alt og begynne på nytt - blir seriøst tatt i betraktning i noen kretser.

Alt dette fokuset på å rydde innboksen, savner to av de grunnleggende problemene med overbelastning av e-post, når du oppnår det unnvikende, Inbox Zero. For å virkelig løse e-postproblemene dine må du gå utover Inbox Zero og adressere de underliggende problemene:

• Hvorfor innboksen din er overfylt i utgangspunktet.
• Hva ditt forhold til e-post er som.

E-postoverbelastningsproblemet

Det meste av samtalen rundt e-postoverbelastning mislykkes i å skille mellom ønsket og uønsket e-post. Behandling av hvert element i innboksen som et mål som skal slettes, ignorerer situasjonenes virkelighet. En e-post fra sjefen din som gir deg tilbakemelding på en presentasjon er tydeligvis ikke den samme som en e-post fra Groupon som tilbyr avtaler i byen du forlot i fjor. På samme måte er en e-post fra en gammel venn sannsynligvis velkommen, mens en e-post fra Facebook forteller deg at samme venn merket deg på et bilde, er sannsynligvis ikke.

Hvis du har hundre e-postadresser som sitter i innboksen din, alt du ønsket å motta, men bare ikke har behandlet ennå, har du et tidsstyringsproblem som ingen e-postapp kan løse. Hvis du har ti uønskede e-postmeldinger der inne i stedet, har du et e-postproblem, men igjen vil ingen e-post app løse det for deg.

Det meste av samtalen rundt e-postoverbelastning mislykkes i å skille mellom ønsket og uønsket e-post

For de fleste er de to hyppigste årsakene til uønsket e-post sosiale meldinger, e-post nyhetsbrev og redundante e-postmeldinger. Hvis du er en offentlig person, kan du også bli utsatt for en betydelig mengde uønsket fan-mail eller forespørsler om råd.

Spam er ikke lenger problemet det en gang var, hvis du bruker en moderne e-posttjeneste som Gmail, vil du sjelden se spam i innboksen din..

Pavlovian-e-posten

Innboks null, som et konsept, mislykkes heller ikke i å håndtere de fleste forhold til e-post. Å ha en tom innboks fordi du sjekker det hvert 20. minutt, eller hver gang du får varsel, og svarer på alt umiddelbart, er det ikke noe bra. På samme måte, hvis du bruker 4 timer om dagen i frem og tilbake e-postutveksling, er du ikke produktiv selv om du når innboksen null på slutten av dagen.

Ivan Pavlov var en russisk nobelprisvinnende forsker kjent for sitt arbeid med klassisk kondisjonering. Ved å ringe en bjelle hver gang han matet en hund, kunne han få hunden til å salivere selv uten mat å være der. Som psykologutdannet gir jeg nå hver gang jeg snakker om Pavlov!

Kjernen i klassisk kondisjonering er at jo flere ganger en stimulus blir fulgt av et svar, desto vanskeligere er det å skille dem fra. Hver gang du sjekker e-postmeldingene dine først om morgenen, eller når et nytt varsel kommer inn, er du påkrevd for å fortsette å gjøre det samme.

For å virkelig gå utover innboks null, må du oppnå kontroll over hvordan du mottar og svarer på e-post-du må bryte Pavlovian-syklusen. En tom innboks er bare et mulig skritt på veien for å oppnå dette.

De fem prinsippene

Heldigvis er det enkelt å løse uønsket e-postoverbelastning og Pavlovian-forholdet. Det er et par enkle prinsipper at hvis du trer i praksis, vil du sikre at du vil motta nesten all e-post, og at du har kontroll over når og hvor du sjekker det.

Prinsipp One: Ikke-overlappende siloer

For å løse problemet med sosiale medier, bruker jeg ideen om ikke-overlappende siloer. Alle Facebook-varslinger bør forbli i Facebook-enden av historien. De skal ikke vises i min e-postboks, i telefonens varslingsmeny eller hvor som helst annet enn Facebook. Ingen Facebook-melding vil noensinne være like viktig som en e-post fra redaktøren min, så de bør ikke få samme behandling.

Handlingene

Tilbring 30 minutter, logg inn på alle dine sosiale medier-kontoer og avmeld deg fra hver varslings-e-post. Du kan bli overrasket over hvor mange boksene du må fjerne. Min kollega MakeUseOf forfatter Justin har skrevet en flott artikkel om hvordan å stoppe irriterende sosiale medier e-post med NotifyMeNot. NotifyMeNot tar deg gjennom trinnene for å abonnere på alle viktige sosiale nettverkstjenester sine e-postvarsler.

Prinsipp To: Avtale eller Slett

Nyhetsbrevet er litt vanskeligere å håndtere. Problemet er at du i mange tilfeller registrerte deg aktivt for et nyhetsbrev fordi det inneholdt informasjon du ønsket å motta. Hvis du er en digital hoarder som meg, kan du prøve å overbevise deg selv om at du fortsatt vil få de daglige Groupon-avtalene. Prinsippet om avtale eller sletting hjelper deg med å overvinne disse hamstringsinstinkter.

Handlingene

Legg til side 15 minutter hver dag for å gå gjennom alle nyhetsbrevene i e-posten din. For hver, må du lese den i sin helhet, eller avmeld deg. Hvis du ikke vil lese det i løpet av tiden satt til side for å gjøre nettopp det, vil du aldri.

I løpet av to uker har jeg abonnert fra nesten tre fjerdedeler av nyhetsbrevene jeg hadde abonnert på. Nå hver gang jeg ser uleste nyhetsbrev begynner å krype inn i innboksen, gjenoppretter jeg avtale eller slett.

Prinsipp Tre: Maks Email Tid

For mange mennesker - inkludert meg når jeg ikke er forsiktig med å sjekke e-post er en refleksiv handling. Hvis du ikke aktivt gjør noe, eller distraheres for en delt sekund, åpner du innboksen din og sjekker e-postene dine. Selv om det kanskje ikke virker som en stor avtale, bryter den din strøm, og du kan bli sjokkert over hvor lenge du faktisk bruker sjekke e-post. Slik slår du e-postavhengighet ved å spore innboksvaner. Slik slår du e-postmisbruk ved å spore innboks Vaner E-post kapping din dager, og det er snakkende om det. Du kan få kontroll over tiden din. Finn ut hvor mye tid du bruker til e-post akkurat nå, og stjal det tilbake. Les mer .

Det er langt bedre, som forfatteren Akshata anbefaler, å tilordne bestemte tider og bare sjekke e-post da. Jeg vil gå videre og foreslå det for å ta opp både e-postoverbelastning og Pavlovian-forholdet - sett en maksimal eposttid.

Hvis du er midtveis gjennom å svare på en epost når tiden din er opp, lagre den til utkast og plukk den opp neste dag.

Handlingene

Velg en eller to ganger for å sjekke e-post per dag og finne ut hvor lang tid det tar deg å håndtere dine viktige e-postmeldinger; Dette er din maksimale eposttid. Alt over 45 minutter er sannsynligvis for lang. Bare sjekk e-post på disse tidspunktene og ikke overskride maksimal eposttid. Hvis du er midtveis gjennom å svare på en epost når tiden din er opp, lagre den til utkast og plukk den opp neste dag.

Selv om dette er en ekstrem løsning, hvis du angir en rimelig maksimal eposttid, vil du kunne håndtere alle de virkelig viktige e-postene, mens du ignorerer de som bare er haster. Hvis du ikke klarer å håndtere volumet av e-post, må du bruke noen av prinsippene i denne artikkelen til å kutte ned på beløpet du mottar.

Prinsipp Fire: Spør deg selv “Hvorfor?”

Noen mennesker vil ikke ha luksusen til å erklære at de bare sjekker e-post på bestemte tidspunkter - hvis du er en av dem, kan du fremdeles adressere uopphørlig e-postkontroll. Gjennom dagen vil det være tidspunkter når du må sjekke e-posten din; kanskje sjefen din har spurt om John sendte over en rapport. Men det vil også være tider når du bare sjekker det for ingen reell grunn.

Handlingene

Hvis du ikke kan angi tider for å sjekke e-postmeldinger, spør du deg selv hver gang du ser på innboksen, hvorfor du gjør det og skriv svaret ned i en tekstfil eller på et ark. Telle opp alle de gode grunnene - “sjefen spurte meg om”, “vekk fra skrivebordet i en time” - og alle de dårlige grunnene- “utsette”,”på telefonen og blikket til den”, “svare på et varsel” - på slutten av dagen. Målet er å minimere antall dårlige grunner. Når du er klar over det Hvorfor Du sjekker e-post, du kan forsikre deg om at du bare gjør det når det er en klar grunn til å gjøre det.

Prinsipp Fem: Minimere innganger

Hvis du har satt i bruk alle de tidligere prinsippene, og du fortsatt er snowed under med e-post, må du adressere inngangene. Den viktigste gjenværende kilden til uønsket e-post er fra utløser-glade kolleger; Det er to trinn for å takle det - det første er det endre e-postene du sender, den andre er til snakk med dine medarbeidere.

Handlingene

Vurder hver e-post du skriver. Hvis det er et ett-ord e-post som “perfekt” eller “Takk” ikke send det Hvis du handler på informasjonen i e-postmeldingen du mottok, vil det være tydelig at du leser det, og derfor er bekreftelsen ikke nødvendig. Hvis det er tvetydighet, fjern det I stedet for å spørre om noen er ledig om ettermiddagen, spør om de er ledige på et bestemt tidspunkt.

Hvis det er potensial for frem og tilbake, plukk opp telefonen og ring i stedet; hva som kan ta fem e-postmeldinger til å hamre, kan ta mindre enn et minutt på telefonen.

Vurder hver e-post du skriver.

Avslutt e-postene dine ved å si hva du forventer av mottakeren. Informer dem om at du ikke vil sjekke for et svar, men vil anta at de vil begynne å jobbe med det du har sendt over. Sørg for å gi dem alt de trenger, slik at de ikke trenger å komme tilbake til deg.

Når du har strukturert e-postene dine slik at du ikke reagerer unødvendig og minimerer behovet for andre til å svare, er det på tide å snakke med dine kolleger. Begynn med de verste lovbryterne, be høflig og be om å ikke bli sendt til e-post med mindre de er viktige og relevante. På samme måte, spør at, når det er mulig, svarer folk bare til avsenderen, i stedet for å trykke svar alle.

En kommentar på fan-mail

Hvis du er kjent, eller oppfattet som en ekspert, vil du få e-post fra fremmede som ber om råd. Nøkkelen til å håndtere slike e-poster er å vurdere om de er ønsket eller uønskede; mens det kan være en byrde å tilbringe en time om dagen som svar på uønskede forespørsler om råd, hvis disse menneskene er potensielle eller nåværende kunder, vil du sannsynligvis høre fra dem.

Hvis du derimot ikke får noe ved å svare, må du vurdere hvordan de har tilgang til e-posten din i utgangspunktet. Hvis det er lagt ut offentlig på nettstedet ditt, fjern det. Hvis du ikke kan, og volumet av e-postmeldinger er uhåndterlig, kan du vurdere å delegere alle uvesentlige e-postoppgaver til en assistent, virtuell eller på annen måte.

De fleste dager mottar jeg e-post fra folk som har lest opplæringsprogrammer som jeg skrev. Mens jeg våkner til en tirade som forklarer hvorfor Software X er bedre enn Software Y, og at jeg er en idiot for å skrive om Y, er ubehagelig, er jeg i balanse glad for å motta tilbakemelding fra folk som har lest arbeidet mitt. Jeg har gode ideer for å følge opp veiledning fra sine spørsmål.

Konklusjon

Innboks Zero er en god ide i prinsippet, men det mislykkes i å ta avgjørende for e-postproblemet: sørg for at du bare får e-post du vil motta, og at du håndterer det på dine egne vilkår. Hvis du bruker tid på å slette sosiale medier, er uleste e-post nyhetsbrev og unødvendig arbeid e-post bare for å nå Innboks Zero, meningsløst; langt bedre å ta noen minutter om dagen for en kort stund og bruke noen av prinsippene i denne opplæringen og adresser forholdet ditt med e-post en gang for alle.

Image Credits: Harry Guinness, Pavlov's Dog (Shutterstock), Spam (Shutterstock)

Utforsk mer om: E-posttips.