5 e-postsynter du kan begå ... og hvordan du kan løse deg selv

Dante gikk galt Det er ti sirkler i helvete, den dypeste som er reservert for de som begår den mest heslige e-postsynene. E-post er her for å bli, men det er noen syndere som gjør det verre for resten av oss. I dag skal jeg se på noen av de mest vanskelige måtene folk kan misbruke e-post og få livet til å suge for resten av oss.

Ikke bekymre deg selv, selv om du er en synder, er du ikke dømt til en evighet av lidelse. Omgjøre en ugyldig bønn for å rette feilen på dine veier og angre din e-synd, og alle vil bli tilgitt.

Les videre for å finne ut om du er en e-mail-saint. 7 Netiquette Retningslinjer for å skrive e-post og foruminnlegg. 7 Netiquette Retningslinjer for å skrive e-post og foruminnlegg Netiquette er kort for nettverk eller internettikett. Den omfatter det spesielle settet av sosiale konvensjoner som finnes i online-interaksjoner. Mens netikett er veldig lik god oppførsel eller etikett i offline møter, er det ... Les mer eller synder.

Sende e-post til for mange mennesker

E-post er utrolig billig å sende. En person kan tilbringe fem minutter å skrive en epost og sende den til tusenvis, eller til og med hundretusener av mottakere. Det er også i stor grad svært kostbart å motta. Hvis det tar to minutter å lese, eller til og med bare 30 sekunder å avvise, kan antall personer-minutter en enkelt e-post kaste bort, være enorm. Dette utgjør et massivt sløsing med produktiv tid. Selv om du tar skritt for å minimere effekten, for eksempel å sette opp et flertallet kommunikasjonssystem. Bruk dette 3-talls kommunikasjonssystemet til å motstå distraksjoner. Bruk dette 3-talls kommunikasjonssystemet til å motstå distraksjoner. Behovet for kontinuerlig å være tilkoblet, er distraherende. For å administrere dine relasjoner og tid, må du også styre måten du kommuniserer med verden på. Lag en smart 3-tier plan. Les mer, du må fortsatt håndtere det på et tidspunkt.

For mange organisasjoner har retningslinjer der noen, alle og alles hund er CC'd på alle e-postmeldinger. Ikke alle trenger å motta hver eneste e-post. Hvis du er en av personene som gjør disse retningslinjene, eller bare fjerner alle ut av vaner når du ikke trenger det, er du en e-postsynner.

Ikke bekymre deg skjønt, straffen er enkel. I en uke, bare send e-post til folk som absolutt trenger å motta dem. Hvis du er i tvil, ikke send eposten. Du vil nok bli overrasket over hvor lite effekt det har på hvordan alt går.

Som en bonus, jo mer epost du sender, jo mer vil du sannsynligvis motta, så hvis du står overfor din egen e-postoverbelastning, kan dette også hjelpe.

Overbruk av svar alle

E-post er i sitt beste når den brukes akkurat som et brev: en person sender en annen person en enkelt melding og venter på at de svarer. E-post fungerer også når en person sender en enkelt melding til masse folk (så lenge de er alle må motta det). Selv med flotte funksjoner som gjengede meldinger 6 Grunner til at du bør slutte å bruke desktop e-postklienter til fordel for webbaserte alternativer 6 Grunner til at du bør slutte å bruke desktop e-postklienter til fordel for webbaserte alternativer Jeg vet at det tyder på at desktopklienter har hatt sine Dag rundt MakeUseOf-publikum er som å forkynne for koret. De fleste av oss bruker Gmail, våre egne e-postservere eller noen form for cloud backup ... Les mer, e-post er ikke bare designet for å håndtere flere meldinger på riktig måte.

Problemet blir virkelig tydelig med gruppemails. Jeg rangerer dem litt høyere enn atombomben som den verste teknologiske utviklingen i det 20. århundre. En e-posttråd med 15 eller 20 personer som svarer kan raskt komme ut av hånden hvis folk ikke er forsiktige. Ikke gå over deg selv: 5 Gruppe-e-postadferd som skal unngås Ikke gå over deg selv: 5 Gruppe-e-postadferd å unngå å lage et godt E-post er ikke lett, og det er en kunst som få mennesker er i stand til å perfeksjonere. Gruppe e-post er ikke enklere. Disse tipsene bør bidra til å forbedre meldingene dine. Les mer . Og husk, hver melding som sendes er et annet varsel for noen et sted.

Selv om den første meldingen kan ha vært relevant for alle i organisasjonen, er sjansene at svarene ikke er. Hvis sjefen din sender et spørsmål til hele staben, gjør dine medarbeidere egentlig må du se svaret ditt? Over bruk av alle svarknappene er en av de største e-postsynene du kan begå.

Igjen er straffen ganske enkel. I en uke må du bare bruke svarknappen. Hvis flere enn én person trenger å se svaret, manuelt CC dem. Svaret på alle knapper er en ond fristelse som må motsettes.

E-post når du ikke trenger det

Noen ganger er e-post den beste måten å nå noen på. Noen ganger er det ikke. Dessverre er e-post ofte sett som standard. Emailing når du ikke trenger å, er en annen måte å få deg sendt direkte til e-post helvete.

Noen ganger er det bedre måter å få ting gjort på. Hvis Tony sitter over rommet fra deg, med mindre du trenger å lage en papirsti, hvorfor ikke gå og snakke med ham? Tilsvarende, hvis noe skal kreve mye frem og tilbake, vil et ansikt til ansikt eller telefonmøte trolig være mye mer effektivt. En 30-minutters telefonsamtale kan ta sted for uker lange e-diskusjoner. Bare vær sikker på at du ikke lar møtene dine bli et vakuumfødt Fed Up Of Inefficient Meetings? Send disse 8 reglene til din chef Fed opp av ineffektive møter? Send disse 8 reglene til din chef Hvis et møte er godt organisert, er det ingen grunn til at det ikke kan øke produktiviteten, følelse av hensikt og moral. Her er noen regler å følge for effektive møter. Les mer .

Din bestraffelse er å gjøre alt du kan for ikke å sende e-poster i en uke. Hvis Tony ikke er på pulten hans når du går over, legger du et håndskrevet notat. Hvis Bob ønsker å organisere noe, ring ham og hamre det ut på telefonen. Se hvordan du endrer standardinnstillingen fra “Send en epost” til “bare send en e-post hvis det ikke er noe annet valg” påvirker hvordan du jobber. Alle innbokser vil takke deg.

Sender Overlong Emails

Akkurat som å sende en kort e-post til for mange, er en synd, og sender veldig lange e-post til bare en person kan være. Hvis det du prøver å si krever en 2000-e-post, er sjansene at du bruker feil kommunikasjonsverktøy. Jo lengre e-posten din, jo mer tid det tar for den andre personen å lese, og jo mer innsats det krever for å svare. Lang e-post kan virkelig suge!

“Jeg hadde ikke tid til å skrive en kort e-post, så jeg skrev en lang en i stedet.” - merke “Marky” Twain

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. april 2015

Det er en voksende bevegelse av folk som lover å beholde alle e-postmeldinger under fem setninger. De føler at hvis meldingen ikke kan formidles så kort, gjør du det feil. Hvis du er skyldig i å skrive e-postmeldinger som kaster seg inn i Tolstoy-esque territorium, så er straffen din å bli med i de fem setningene publikum for en uke. Ingen epost du sender, uansett hvor nødvendig det ser ut, kan løpe lenger enn fem - helst korte setninger. Det er en god vane å komme inn i og vil gjøre deg mer produktiv 7 E-post Effektivitetstips for å få flere e-poster ferdig, raskere 7 E-post effektivitetstips for å få mer e-post ferdig, raskere Livet dreier seg om kommunikasjon, og ingenting blir fullført uten det. E-post er et kommunikasjonsverktøy som er ment å gjøre livet enklere. I stedet for å skrive inn et brev eller prøve å fange noen ... Les mer .

Svar på hver melding

Dette er synden jeg var mest skyldig i, og det tok meg en stund å komme forbi det. Når du får en e-post, er den naturlige impulsen å svare straks. Problemet er at dette kan trekke deg til unødvendige, reaksjonære utvekslinger, og folk vil komme til å forvente at du vil være tilgjengelig for å svare umiddelbart for å sende epost til alle timer. Å svare på alle e-postmeldinger er bare en liten e-mail-synd, mens den omvendte, og forventer at alle svarer umiddelbart, er en større synd.

Ved å reagere raskt på alt du mating dyret som er sjefen som krever e-post svar klokka 4 på en lørdag. Du må ikke pander til slike sjefer. Som straff for denne synden, du må tilbringe en uke venter minst en time før du svarer på e-post, og svarer bare i arbeidstiden. Hvis noe krever et presserende svar, må du bruke en annen kommunikasjonsmetode.

Gå nå i fred

Elsker det eller hater det, e-post er her for å bli. Det er imidlertid måter å gjøre opplevelsen bedre for alle andre. Hvis du er en forferdelig e-mail-synder, angrep du måtene dine og legg inn noen av disse enkle løsningene. Folk vil takke for det. Hvis du derimot er en e-post saint, videresend denne artikkelen til alle syndere du kjenner og spre det gode ordet.

Det finnes utallige andre e-postsynder der ute. Hva tror du jeg har savnet? Og hvilken straff vil du foreslå?

Bildekreditter: xkcd.org.

Utforsk mer om: E-posttips.