6 Døde enkle tips for å overlaste din personlige arbeidsflyt

Har du problemer med å holde deg på tross for å ha det beste av verktøy og en strømlinjeformet arbeidsflyt? Kanskje du trenger færre verktøy og en enklere arbeidsflyt.

Å holde deg oppdatert på hva nettet har å tilby, er stressende som det er. Å legge alt til det i arbeidsflyten din, kan være katastrofalt. Å bruke færre, smartere ressurser for å få jobben din, er ikke en dårlig strategi. La oss se noen mulige måter du kan adoptere og hvordan den kan bane vei for et bedre tempo og arbeidsstil.

1. La dine nåværende verktøy multitask

Det er fristende å fortsette å legge til flere programmer og gadgets i arbeidsflyten din for å dra nytte av alle de nyttige funksjonene de følger med. Dette betyr bare flere datahubber for å holde styr på og få dem til å fungere i harmoni.

Jeg har altfor mange apps på telefonen min. pic.twitter.com/87opchTINW

- Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28. februar 2016

Spør deg selv hva de nye verktøyene kan gjøre for at de eksisterende ikke kan? Hvordan kan du få ditt nåværende sett med verktøy for å utføre de samme funksjonene som nye verktøy lover? Kan kalenderen din doble opp som en oppgaveliste Påminnelser Gjør Google Kalender en utrolig gjøremålsliste Påminnelser Gjør Google Kalender en utrolig gjøremålsliste Opprettholder du en oppgaveliste og en egen kalender? Det introduserer friksjon fordi oppgaver og planlegging er gjensidig avhengig. Google har nå løst dette ved å introdusere påminnelser til Google Kalender på Android. Les mer ? Kan Gmail fungere som RSS-leser Slik bruker du Gmail som en RSS-leser Slik bruker du Gmail som en RSS-leser Et interessant alternativ til Google Leser finnes i Google - en du vet ikke vil gå hvor som helst: Gmail. Med noen få skritt kan du gjøre en del av innboksen din til en RSS-leser. Les mer ? Kan Trello bli din pengene tracker 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse Trello er en listelovers glede. Dens Kanban-stil tilnærming var ikke ment bare for prosjektledelse. Tror ikke på oss? Se på disse ti unike bruksområder av Trello. Les mer ?

Før du installerer en ny app, registrer deg for en ny tjeneste, eller kjøp en ny gadget, ta en titt på verktøyene du allerede bruker regelmessig, og se hvordan du kan bruke dem på nytt. Med denne tilnærmingen trenger du ikke å:

• Kast penger på nye verktøy når dine eksisterende (allerede betalte) verktøy kan gjøre jobben gratis
• Avfallstid på å sette opp de nye verktøyene, lære deg rundt dem, og importere data til dem

2. Banish vanedannende oppgaver fra hoveddisplayet

Selv om du bruker distraheringsblokkerende apper til å holde seg borte fra Facebook, Twitter, innboksen din, matleseren, etc., når du trenger å jobbe, er fristelsen til å se på de nyeste oppdateringene fortsatt rask.

Hvorfor ikke ta kilden til fristelsen ut av ligningen? Separat spill fra jobben ved å flytte aktiviteter som Facebooking, e-postkontroll og feed lesing vekk fra din primære datamaskin. Begrens dem til en sekundær gadget som nettbrettet eller en annen datamaskin, og bruk bare den primære enheten din bare for arbeid.

3. Bruk tekstfiler hvor som helst du kan

Når Leo Babauta skrev at han sparer alt i tekstfiler, trodde jeg det var ingen måte at tilnærmingen kunne fungere for meg. Men jeg bestemte meg fortsatt for å gi det et skudd.

Etter litt eksperimentering innså jeg at jeg ikke trenger ekstra programmer og tjenester for å håndtere en betydelig del av mitt digitale liv, men jeg bruker dem allikevel fordi det er det jeg alltid har gjort.

En ren tekstfil gjør det bra for mye av dataene dine som er spredt over flere plattformer, nettsteder og apper.

Tekstfiler er enkle, lette og kryssplattform. Du trenger ikke å installere apper eller fancy tillegg for å få dem til å fungere. Du trenger ikke å registrere deg for noe. Du trenger ikke å håndtere kompatibilitetsproblemer mens du åpner eller deler dataene de inneholder. Dette gjør tekstfiler perfekt for å spore alt fra gjøremålslister for å fakturere utbetalinger til bøkene du vil lese.

En anstendig notatoppgave 6 Modern Note-Taking Apps for å holde tankene dine organisert 6 Modern Note-Taking Apps for å holde tankene dine Organiserte Har du noen gang hatt en tankefeil og ønsket at du hadde skrevet det ned? Det skjer ikke igjen når du har en av disse moderne applikasjonene på fingertuppene. Les mer med en søkefunksjon er det eneste du trenger for å håndtere tekstfiler. Brownie peker hvis den støtter Markdown og synkronisering av sky lagring. Selv standard notisblokken som følger med operativsystemet ditt, vil gjøre i en knase. Jeg bruker Letterspace (OS X, IOS) for notatopptak, og jeg kan ikke anbefale det nok.

Det er oppgaver som du trenger noe kraftigere enn en tekstfil, men de oppgavene er sannsynligvis færre enn du tror. Også denne tilnærmingen kan ikke fungere for deg i det hele tatt, men det er fortsatt noe å tenke på.

4. Velg for ikke-påtrengende verktøy

Verktøy som ikke utføres godt eller har klumpete grensesnitt, er ofte tid suger. Du må bruke mye tid på å fumle med brukergrensesnittet deres, søke etter skjulte eller unintuitive funksjoner, og angre endringer du har gjort.

Det er her du vil sette pris på awesomeness av et ikke-påtrengende verktøy - en som lar deg fokusere på oppgaven ved hånden uten å gjøre deg pause, hver gang for å finne denne funksjonen eller huske hvordan den fungerer.

Vi vet at du kanskje ikke kommer til å plukke verktøyene dine i noen tilfeller, for eksempel i samarbeid. Men i det minste hvor du har frihet til å velge, velger du verktøy som lover å holde deg unna når du får tak i dem. De trenger ikke å være for enkle eller minimalistiske. De burde bare føle seg så intuitive for deg å bruke at du glemmer at du bruker dem.

Hvis du bruker Evernote, men hater grensesnittet, er Alternote for Mac utrolig - spesielt for langformet skriving. Https: //t.co/ET3q0l2VS5

- Ryan Delk (@delk) 4. februar 2016

Selvfølgelig kan det hende du finner noen apps som er like nyttig å gi opp på grunnlag av et dårlig utført grensesnitt. Det beste du kan gjøre i dette tilfellet, er å lete etter en tredjepartsklient med et jevnere grensesnitt.

5. Lager opp på maler og snarveier

Datamaler, tastatursnarveier og oppgaveautomatisering fortjener all den ros de får, og det er på tide at du gjorde dem til en viktig del av arbeidsflyten din. Sette opp dem kan vise seg å være litt tidkrevende, men i hvilken utstrekning de jevner arbeidsflyten din mer enn gjør opp for det.

For eksempel har jeg satt opp en mal for artiklene mine. Den inneholder en tom seksjon for å eksperimentere med titler, en liste over generiske seksjonsoverskrifter (Seksjon 1, Seksjon 2 osv.) Og en sjekkliste over elementer som jeg trenger å lete etter (ødelagte koblinger, manglende bilder osv.). Malen avsluttes med et tomt avsnitt for notater.

Jeg har lagret denne malen i min Macs innebygde tekstutvidelse. Hva er tekstutvidelse, og hvordan kan det hjelpe deg å spare tid? Hva er tekstutvidelse, og hvordan kan det hjelpe deg å spare tid? Hvis du kan spare deg selv en liten del av tiden du bruker til å skrive, kan du spare timer med din tid hver uke. Det er akkurat hva tekstutvidelsen gjelder for. Les mer . Nå skriver jeg hver gang jeg er klar til å starte en ny artikkel RPT (kort for Regular Post Template) og trykk på mellomromstasten. Og det er et ferdig skjelett av artikkelen jeg skal skrive. Det er et fornuftig utgangspunkt og er så mye bedre enn den fryktede blanke siden Facing Writer's Block? Få ideene som flyter med disse 3 daglige ritualene mot Writer's Block? Få ideene som flyter med disse 3 daglige ritualer Med bare noen få vanlige aktiviteter kan forfattere redusere deres konstante kamp for ideer. Her er tre av de ritualene som kan gi deg en jevn strøm av ideer til ditt neste kreative stykke. Les mer som jeg pleide å stole på for alltid.

Jeg har også en snarvei for å legge til bildepoeng. Det gir meg en standard HTML-kodestykke som inkluderer nettadressen til bildet, bildeteieren og kilden til bildet. Alt jeg trenger å gjøre, er å erstatte standarddataene med de relevante attributtdataene for hvert bilde jeg bruker.

6. Har en mappe eller to for midlertidige data

Mine digitale datahubber - harddiskmapper, skylagring, innboks - fyll opp for fort med innkommende data som har kort holdbarhet, for eksempel vedlegg jeg laster ned, skjermbilder jeg tar, e-post om produkter jeg bestiller, etc.

Hver gang jeg ønsket en viktig fil eller e-post, måtte jeg vade gjennom alle disse andre dataene som var langt mindre nyttige. Jeg kunne ha kanalisert den i passende mapper med et automatisert system eller en rekke IFTTT-oppskrifter, men det virket som for mye innsats for data som ikke engang er nyttig eller relevant langsiktig.

Nå dumper jeg dataene i en mappe med tittelen Temp (for midlertidig) på Mac-harddisken min. Enhver innkommende fil som jeg vet vil ikke være nyttig utover noen få dager til en måned, dra og slipp det til Temp-mappen. I hver uke eller så tar jeg en rask titt på denne midlertidige mappen, sorterer filer etter type og slår av mappen raskt ved å slette filer som ikke lenger er nyttige..

Jeg har til og med en Temp-mappe for e-post. Enhver e-post jeg legger inn, legger jeg i det så snart det slutter å være relevant. Hvis jeg for eksempel får en ordrebekreftelse for et online kjøp, slipper jeg det inn i denne Temp-mappen. Jeg sletter den e-posten dagen jeg mottar produktet.

Bruk færre, smartere verktøy

Noen mennesker er profesjonelle på å håndtere digitalt kaos. Hvis det ikke er deg, tweaking, optimalisering, og styring av verktøy og digitale aktiviteter, overvelder du sannsynligvis deg. Så er det ikke fornuftig å få færre av dem til å finjustere, optimalisere og styre i utgangspunktet? Det er den tilnærmingen som har fungert veldig bra for meg i løpet av det siste året eller så. Kanskje det er riktig for deg også. Gi det et skudd, og du vil vite!

Hva ville du anbefaler å eliminere eller kutte ned for å få en mer overkommelig arbeidsflyt? Fortell oss hva som fungerte for deg.

Image Credits: Tøm kartongboks av omphoto via Shutterstock

Utforsk mer om: Time Management.