Hvordan lage det siste Perfect Time Management System du vil bruke

J.R.R. Tolkien skrev en gang, gjennom karakteren av Gandalf, “Alt vi må bestemme er hva vi skal gjøre med tiden som er gitt til oss.” Hvis du vil vite hemmeligheten for å skape verdens perfekte tidsstyringssystem, må du lytte til Gandalf.

Min egen personlige vei til det perfekte tidsstyringssystemet var en lang en, og den er fylt med slaktene av tidligere forsøk. De sier veien til helvete er brolagt med gode intensjoner. Vel, la oss bare si at jeg alltid begynte å bruke hvert nytt system med veldig gode intensjoner.

Jeg har prøvd Gqueues Ta Google Oppgavebehandling og Planlegging til et helt nytt nivå Med GQueues Ta Google Oppgavebehandling Og Planlegg Til Et Helt Nivå Med GQueues Google Oppgaver virker ikke hvis du vil flytte utover tidsstyringen i dag til visionær planlegging av morgen. Det er her GQueues går opp til platen. Les mer, Forklar Hvor mye mer produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunner til å oppgradere hvor mye mer produktiv er toDoist Premium? Her er 6 gode grunner til å oppgradere Jeg holdt på med ToDoist gratis for en stund. Men fortsatte å komme opp mot ting jeg ville gjøre og kunne ikke. E-postpåminnelser. Legge til notater til oppgaven. Ting som virkelig ville legge til mye ... Les mer, Google-oppgaver Transform Google-oppgaver i en oppgavebehandlingss Suite med Google-oppgaver frakoblet [Chrome] Overfør Google-oppgaver i en oppgavebehandlingss Suite med Google-oppgaver frakoblet [Chrome] Bruke Google Oppgaver er som en kjærlighetshatet forhold. Problemet med å bruke Google-oppgaver direkte i Google Kalender eller i Google Mail er at oppsettet og brukergrensesnittet er svært forenklet og ... Les mer og hver livsstyringstikk mellom. Hvis du er som meg, har du sannsynligvis gjort det samme. Det er et konstant søk etter mer organisasjon med mindre arbeid. En måte å skape mer tid på i timeplanen, for å oppnå alt du drømmer om å oppnå, uten å miste i søvn.

Hva er det perfekte Time Management System?

Hvis du er som meg, føler du sannsynligvis at du har et system som er nesten hva du trenger, men ikke helt. Det er nesten alltid noe som mangler.

Det perfekte tidsstyringssystemet bør ha følgende kvaliteter.

• Tillater deg en “stille sted” å overveie dine livsmål og drømmer
• Gir sømløs integrering av oppgaver relatert til dine mål
• Lar deg enkelt organisere og planlegge ditt ukentlige og daglige ansvar
• Hjelper deg til å unngå å glemme viktige oppgaver
• Er kompakt og enkel, men effektiv og altomfattende

Den siste er som å spørre om månen, ikke sant? Det er behovet for enkelhet kombinert med kravet om at det skal være altomfattende som gjør at det perfekte systemet er så umulig.

Opprett en tidsstyringsforsamlingslinje

Det ideelle tidsstyringssystemet skal fungere som en effektiv samlebånd. Du har innkommende arbeid (oppgaver), og de må være organisert og planlagt, og deretter integrert i kalenderen din. Den prosessen ser noe ut som dette:

Problemet med de fleste forsøk på å bruke en enkelt app som gTasks Bruk gTasks for å synkronisere oppgavene dine med Google [Android] Bruk gTasks for å synkronisere oppgavene dine med Google [Android] I disse dager er det en million og en fin måte å administrere en to- gjør listen online og via mobilapper. Når det er sagt, er det ofte fortsatt noen få personer som ennå ikke bruker en av ... Les mer eller noe av den typen er at disse appene er spesialisert på å håndtere en eller to deler av denne prosessen veldig bra.

Tidsporingsverktøy 4 Utmerket gratis tidsporingsverktøy [Android] 4 Utmerkede gratis tidssporingsverktøy [Android] Uansett hvem du er, er tiden en utrolig viktig handelsvare. Vi er alle tildelt samme tid - 86,400 sekunder hver dag - og det er opp til oss hvordan vi bruker den tiden ... Les mer eller bruk Pomodoro-teknikken Pomodoro Web App Tomato.es Er Time Management Made Simple Pomodoro Web App Tomato. es Er Time Management Made Simple Kan ikke fokusere? Kom deg til jobb, nå. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer som du kan bruke direkte i nettleseren din - og det er muligens den beste appen jeg noensinne har brukt. Pomodoro teknikken er enkel: ... Les mer gjør deg forfremmelse mindre Hvorfor utryddelse ikke kan bli herdet av oppgavebehandling Apps [Opinion] Hvorfor utryddelse kan ikke bli herdet av oppgavebehandling Apps [Opinion] I lengst tid har jeg slitt med tidsstyring, og i enkelte tilfeller gjør jeg det fortsatt. En av mine mange metoder i “vinne” min mangel på tidsstyring var å bruke oppgavebehandling applikasjoner. Jeg ... Les mer ved å administrere din ukeplan, men ikke hjelpe deg med å organisere oppgavene dine.

Det var ikke før Justin viste meg sin teknikk med å bruke LEGOS som en tidsstyringsmetode. Hvordan bruke LEGOs til å administrere tiden bedre. Slik bruker du LEGOs til å styre tiden din bedre Jeg tror jeg har funnet det ultimate produktivitetsverktøyet: LEGOs. Ikke vent! La meg forklare. Les mer at jeg begynte å få et inkling av noe som kan fungere bedre for meg. Dette førte til det jeg trodde ville bli mitt beste og siste tidsstyringssystem hele tiden, ved hjelp av Trello Trello - Et unikt, enkelt og kraftig prosjektledelsessystem fra et godt hjem Trello - et unikt, enkelt og kraftig prosjektstyringssystem fra en god Hjem betyr navnet Joel Spolsky noe for deg? I så fall vil du lese dette innlegget, fordi det viser Spolskys nyeste og største prosjekt. Og hvis ikke, bør du vite at dette er ... Les mer .

Å sette stykkene sammen

Trello var imidlertid fortsatt ikke et enkelt sted å planlegge livsmål. Hvordan lage et visjonskort og møte dine store mål. Hvordan lage et visjonskort og møte dine store mål. Du kan kalle dem som store bergarter eller store, hårete, heslige mål. Noen kaller det en bøtte liste. Tømmer at bøtte krever handling. Det er her et visuelt verktøy som Trello viser seg nyttig. Les mer, og å administrere oppgaver fra ett trinn av planen til neste var veldig klumpete.

Av disse grunnene bestemte jeg meg endelig for å ta alle leksjonene jeg har lært fra tidligere systemer som jeg har testet, og kombinere alt til et enkelt, automatisert tidsstyringssystem som gjør alt.

1. - Lag ditt Master Time Management Sheet

Arbeidsflyten som jeg stjal fra Justin og brukt i Trello-systemet fungerer bra. I utgangspunktet starter du på den ene siden med alle dine innkommende nye oppgaver som du trenger for å passe inn i din tidsplan. Deretter, til venstre for det, har du en liste over alle oppgavene du vil fullføre denne måneden. Til venstre for det, denne uken.

Dette systemet fungerte for meg i omtrent fire eller fem måneder. Jeg begynte å glemme ting som var på noen av lister. De ble ikke flyttet til “i dag” og så ble bare begravet. Systemet begynte å mislykkes meg.

Så her er det jeg gjorde. Du må først opprette et Google-regneark, og opprette fire ark.

I dette tilfellet starter du til venstre og lager en innkommende ark. Dette vil liste alle innkommende oppgaver fra dine forskjellige andre systemer.

Til høyre for dette oppretter du en Månedlige krav ark. Til høyre for det lager en Ukentlige krav ark. Til høyre for det lager din Ukentlig timeplan ark.

Vi får formateringen av de enkelte arkene i et øyeblikk. Men først opprett en ukentlig kalender i Ukentlig timeplan ark ved å lage en rad ukedager og en kolonne hver halve time for en hel dag.

Nå som du har din ukentlige tidsplan klar for bruk, er det på tide å begynne å legge inn oppgaver i ditt nye tidsstyringssystem!

På Innkommende ark, opprett overskrifter for Oppgave, Prosjekt, Dato lagt til, Merkelapp, Prioritet, link, planlagt, og Ferdig.

Disse feltene vil alle gi mening i et øyeblikk når vi begynner å mate din “innkommende” ark med automatiserte strømmer.

2. - Lag og automatiser livsmålene dine

Den første av disse feeds vil være ditt livsmål.

Den viktigste leksjonen jeg lærte er at når det gjelder de store målene, trenger du et rom som er rent og bare ment for en hensikt - å tenke på de tingene som er viktigst for deg.

Av alle tidsstyringsappene jeg noensinne har prøvd, er dette et formål som ToDoist er perfekt.

Det er rent og enkelt. Du lager de store livsmålene til venstre, og deretter på høyre side bryter du ned de virkelig store målene i delmålene du vil jobbe mot gjennom livet ditt.

For eksempel er et av mine livsmål å ha en lykkelig familie. Noen delmål av dette ville være “Gi en positiv barndom” for barna mine, eller til “Vær en hengiven og omsorgsfull mann”. Under disse delmålene, er hvor mer detaljer går. For eksempel vil bygge et soverom for datteren min sikkert gi henne en mer positiv barndomserfaring.

Nå er dette en handlings oppgave. Det du vil gjøre er å sette opp etiketter for disse handlingsbare oppgavene, slik at ToDoist sender disse automatisk til ditt master Time Management System.

Du må bruke ToDoist Premium for å få tilgang til etiketter (det er billig og vel verdt det!)

I ToDoist, bare klikk på etiketter i venstre navigasjonsfelt og klikk deretter på Legg til etikett knapp.

I eksemplet ovenfor, for å bygge en soveromsoppgave, etter å ha opprettet en happy_family-etikett, la jeg til “@lykkelig familie” til oppgaven selv, for å merke den.

Hvorfor hjelper disse etikettene deg? Fordi nå kan du bruke IFTTT til å oppdage de merkede oppgavene, og sette oppgavene inn i din splitter nye innkommende ark i Google Sheets.

I IFTTT, velg du ToDoist-utløseren, og velg Ny oppgave opprettet med etikett.

Deretter kan du velge fra en rullegardinliste over etikettene du opprettet, samt prosjektet der du brukte etiketten.

Endelig, sett handlingen til Google Disk, velg Legg til rad i regneark, og skriv inn riktig navn på Google-regnearket der du opprettet “innkommende” ark.

Legg merke til feltene i den utgangen? De er de samme feltene du nettopp har opprettet i regnearket.

Så nå, når du oppretter en Life Goal-relatert oppgave i ToDoist, og bruker et av etikettene du har opprettet IFTTT utløser, blir denne oppgaven automatisk lastet inn i Innkommende regneark.

Tenk på det. Nå kan du lene deg tilbake, fjerne tankene dine og bare planlegge dine livsmål. Ingen bekymringer for hvordan du planlegger hva du trenger å gjøre for å oppnå dem - bare brainstorm og etikettoppgaver som du må oppnå for å komme deg dit. La automatiseringen ta vare på resten.

3. - Automatiser dine krevende krav

Selvfølgelig er livet ditt mer enn bare dine livsmål. La oss innse det, daglige krav, telefonsamtaler og e-postmeldinger alle bombarderer deg hele tiden med nye krav og nye oppgaver. Du trenger en måte å håndtere disse kravene også.

Svaret på dette er også å automatisere en “innkommende” feed fra din e-postkonto. Ikke bekymre deg, dette er veldig enkelt. Bare opprett en IFTTT-utløser for hver gang du stjerne en epost i innboksen din.

Deretter oppretter du samme handling som du gjorde før - Legg til rad i regneark. Pass på at du skriver inn det samme regnearknavnet på riktig måte. Du må også tilpasse Formatert rad slik at den utløser de nødvendige feltene for innkommende tabell du opprettet.

Det viktigste er bare å sørge for at emnet i e-postlinjene kommer opp med “Oppgave” feltet i regnearket ditt.

Nå, hver gang du star en e-post i innboksen din, blir denne e-postlinjen lagt til i regnearket ditt som en annen innkommende oppgave.

Skjønnheten ved dette er at når du skanner e-post og du ser en e-post som krever din tid, må den bli en oppgave som er planlagt i arbeidsflyten din. Ikke kast bort tiden din på å prøve å utføre oppgaven umiddelbart. Bare stjerne det og gå videre.

Nå som du har livsmålene dine og dine daglige e-postmeldinger alt automatisert for å fylle opp den innkommende arbeidsøen i ditt nye tidsstyringssystem, er det på tide å komme seg ned for å organisere arbeidsflyten i det systemet.

4. - Organiser Arbeidsflyt for Time Management

Nå kommer den morsomme delen. Hvis du har brukt ToDoist til å planlegge dine langsiktige mål, og du har hatt viktige ting i e-postene dine, ser du en rekke nye oppgaver har kommet inn i arket!

Husk planlagt og Ferdig felt du opprettet? Vel, det var ekstramateriale som ikke vil bli fylt ut av automatiseringen. Dette skyldes at når du velger hvert oppgavenavn og flyttes over til Denne måneden eller Denne uka ark, må du gjøre et notat om at du har planlagt denne oppgaven. Når du fullfører oppgaven, kan du markere den som ferdig med Ferdig-feltet.

Når en oppgave er planlagt, finnes den i Måned eller Uke ark. Tanken er at du månedlig skal flytte alle innkommende oppgaver som du tror du kan oppnå denne måneden i Denne måneden ark.

De Denne måneden og Denne uka arkene skal ha følgende felt: Oppgave, For hvem?, Frekvens, Gjenta og Livsmål.

Når du flytter et oppgavenavn fra Innkommende til denne måneden, ta deg tid til å fylle ut disse feltene. Hvem (hvilken klient eller person) er oppgaven for? Er det en oppgave som du må gjenta hver måned? Er det fra et av dine livsmål?

Viktigst, definer når oppgaven må fylles ut av. Sortering ved dette feltet vil hjelpe deg med å prioritere hvilke oppgaver som skal utføres når du planlegger uken din.

Husk, gjør dette hver måned. Ta også tid i begynnelsen av uken for å flytte oppgaver fra Denne måneden ark til det samme Denne uka ark. Eller, i tilfeller der oppgaven gjentas hver måned, kan du bare legge opp oppgaven direkte til din ukentlige kalender og oppdatere “Neste Forfallsdato” felt.

Dette er skjønnheten i dette systemet. Det kan hjelpe deg med å administrere alt - oppgaver knyttet til viktige livsmål, dagligdagse oppgaver som kommer ut av e-post, månedlige og ukentlige plikter som du trenger å utføre uansett hva, og deretter de viktige oppgavene du legger til innkommende ark deg selv.

Da oppgavene blir behandlet og flyter fra tab til tab, blir de datert og prioritert, og så vil du til slutt legge den til din tidsplan for den kommende uken. Dette er tidsplanen på den aller siste kategorien, som du opprettet i begynnelsen av denne artikkelen. Dette bruker tidsblokkeringsstrategien Tidsblokkering - Hemmelig våpen for bedre fokuseringstid - Blokkeringen av hemmelig våpen For bedre fokus Leter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøv Time Blocking. Denne taktikk taktikken kan hjelpe deg med å holde deg på sporet mens du holder distraksjoner, procrastination og unproductive multitasking i sjakk. Les mer som Rob nylig skrev om - som fungerer ganske bra.

Du kan vurdere å fargekoding de oppgavene som du legger til dem i timeplanen din for uken. Kanskje, opprett en fargekode for hver annen klient eller bruk forskjellige farger for å indikere forskjellige prosjekter eller prioriteringer.

Nøkkelen med dette systemet er at den er i stand til å håndtere alt, fra livsplanlegging og målstilling. 5 Kritiske feil som skal unngås når man setter mål 5 Kritiske feil som skal unngås når man setter mål. Målinnstilling er en fin måte å kutte på utsettelse og øke produktiviteten. Hvis du ikke har mål, har du ikke retning. Uten retning er det lett for deg å føle seg fortapt og forvirret. Heldigvis ... Les mer, til prosjektene du jobber med akkurat nå.

De blir deretter slått for å bli oppnådd på den andre og tredje fanen, og endelig planlagt og oppnådd på den siste fanen. Så lenge du er disiplinert nok til å sitte ned og bruke dette systemet til å planlegge din kommende måned og uke, vil det øke produktiviteten mange ganger over.

Har du funnet ditt perfekte tidsstyringssystem ennå? Ser det ut som det kan fungere for deg? Del dine egne tidshåndteringsopplevelser og tips i kommentarfeltet nedenfor!

Image Credits: Tidshåndtering Via Shutterstock

Utforsk mer om: Planleggingsverktøy, regneark, tidsstyring, oppgaveliste.