Hvordan håndtere Inbox Overload og To-Do lister i e-post

E-post overload er et stort problem i disse dager. I tillegg er e-post ikke bare kommunikasjon, det bestemmer også i stor grad din gjøremålsliste. I tillegg kan de konstante varslene være en distraksjon. Vi trenger alle en måte å tamme e-post på.

Triks for å hindre en overfylt innboks 3 enkle måter å stoppe overbelastning av e-post fra å trykke innboksen din 3 enkle måter å stoppe e-postoverbelastning fra å trykke innboksen din e-post har et godt rykte som produktivitetsmord. Å administrere e-post godt kan hjelpe deg med å holde innboksen ren, men ville det ikke vært bra hvis du fikk mindre av det til å begynne med? Les mer er dagens ordre. Hvem bedre å snakke om det enn en mann som har likt å tamme Gmail fra 2006? Andy Mitchell er grunnleggeren av ActiveInbox, en app for å organisere Gmail-innboksen. Organiser Gmail-innboksen din bedre med ActiveInbox. Organiser Gmail-innboksen din bedre med ActiveInbox Les mer .

E-post om morgenen: Er det et must-do, eller skal du bare sortere det for senere? Hva er Den beste strategien for å håndtere e-post når du våkner?

Andy: Jeg har kjempet med dette i mange år.

• Hvis du gjør e-post først, blir du sugd inn og taper en hel morgen (litt som å se en video på YouTube, og deretter følgende Beslektede seg ned i kaninhullet).
• Men hvis du utsetter det, vil du sannsynligvis savne noe kritisk, eller bli sittende fast i noe annet og aldri komme tilbake til det.

Svaret er å gjøre begge deler! Uansett i to enkle biter.

Først oppnå Inbox Zero ved hjelp av David Allens tilnærming. 5 Handlingsskridt for å kurere innboksen din Null e-post-frenzy 5 Handlingene for å kurere innboksen din Null e-post Frenzy Inbox Zero er et av de mest populære buzz-ordene. For å virkelig løse e-postproblemene dine må du gå utover Inbox Zero og adressere de underliggende problemene. Les mer, for hver e-post:

• Er det søppel? Slett det.
• Kan du svare om 2 minutter? Deretter gjør du det og slett det.
• Ellers må du gjøre det for senere. Gmail (med ActiveInbox) eller Outlook lar deg spesifisere en prioritetsstatus. (Du vil kanskje svare på alle kritiske e-postmeldinger med en gang)

Hvorfor gå til Innboks Zero? I ordene til Merlin Mann ...

“Det er null? Det er ikke hvor mange meldinger som er i innboksen din - det er hvor mye av din egen hjerne som er i den innboksen. Spesielt når du ikke vil at den skal være.”

Det gir deg en fin start på dagen.

Handlingsobjekt: Velg flere lave energipunkter senere på dagen for å få e-postene gjort. Jeg fortaler søvnig halvtime etter lunsj, og like før slutten av dagen. Gå inn i din actioned e-postliste, og zoom gjennom dem.

Skulle e-post være noe du sjekker hele tiden eller med jevne mellomrom?

Andy: Jeg tror at hvis du følger innboksen null-tilnærmingen ovenfor, kan du sjekke hver time eller så for å holde deg oppmerksom på presserende ting, men utsette alt som tar tid til flere periodiske blokker.

Selvfølgelig, hvis du jobber i salg eller kundesupport, har du ikke noe valg. E-post er ditt liv!

Hvordan kategoriserer du e-post mellom oppgaver, viktig informasjon og annet arbeid?

Andy: For det første er det bare to store kategorier som betyr noe: Er det en oppgave, eller er det referansemateriale? Hver annen e-post blir bare slettet.

Da kan oppgavene grupperes etter status. F.eks høy prioritet, lav prioritet og “Venter på”.

De “Venter på” listen er den mektigste, for alt som er blokkert mens du venter på at noen andre skal gjøre noe. Disse e-postene er vanligvis de som synker inn i dypet av e-postklienten, og vi glemmer å følge opp.

Handlingsobjekt: I Gmail, hold en etikett; eller i Outlook, hold et flagg og når du sender en e-post som du definitivt trenger svar på, merker du den. Så en gang i uken kan du slippe inn på ventende listen og jage opp alle som ikke har svart.

Skal e-post bli brukt som en oppgaveliste?

Andy: Ja!

Hvis oppgaver allerede kommer inn i innboksen din, hva er alternativet? Du må kopiere og lime dem fra e-posten til et annet system.

Dette er en stor kilde til tid å kaste bort og forvirre, idet oppgaver blir duplisert i forskjellige systemer. Av denne grunn taler David Allen “harde kanter” (et element skal vises på bare en liste) for å holde hjernen ren og stressfri.

Selvfølgelig er den viktigste ulempen med vanlige e-postklienter at de ikke er gode til å håndtere disse e-postoppgaver. Derfor var ActiveInboxs opprinnelige idé at e-postene er oppgaver. Det er ingen separasjon eller duplisering.

Handlingsobjekt: [Redaktørens notat] Du kan slå Gmail til et Trello-lignende oppslagstavle med Sortd Slå Gmail til et Trello-lignende oppgaveforum med Sortd Slå Gmail til et Trello-lignende Oppgaveforum med Sortd I den moderne arbeidsstyrken blir e-posten din ofte til din oppgaveliste. Nå, nå kan du få Trello-stil organisasjon rett i Gmail med en ny Chrome-utvidelse, Sortd. Les mer, noe som gir deg komforten til din vanlige innboks og legger til en å-gjøre-liste hud i prosessen.

Hva er noen effektive måter å bruke e-post på på jot-oppgaver?

Andy: Hvis du vil legge til en oppgave som ikke startet som en e-post, bare send en epost til deg selv! Da må du merke det som en oppgave.

Med ActiveInbox kan du erstatte e-postens emne med et oppgavenavn, angi en status og forfallsdato, legge til en sjekkliste og notater, og gjøre den til en del av et prosjekt. Det gjør Gmail til en full oppgavebehandling.

Handlingsobjekt: I Gmail kan du merke en e-post med stjerner; Med Googles innboks kan du legge til påminnelser eller snooze en e-post Google Innboks gjennomgang: En pust av frisk luft Google Innboks gjennomgang: En pust av frisk luft Gmail er et husstandsnavn i e-postavdelingen, men Google var ikke fornøyd med det. Møt Google Innboks, en ny måte å nærme e-post på. Les mer .

Blir innboksen vår som en oppgaveliste bare et annet system som konkurrerer om oppmerksomhet?

Andy: Det er sikkert et system som konkurrerer om vår oppmerksomhet, men innboksen vår gjør det allerede. Så det er ikke en annen. Det faktum at innboksen din allerede er en oppgaveliste, uten at du spesielt ønsker det, er nettopp hvorfor du bør gjøre det til din sentrale oppgaveliste.

Det er alltid lettere å svømme med dagens. Du kan forsøke å opprettholde en oppgaveliste andre steder, men hvis de fleste oppgavene dine kommer fra e-post, vil du fortsette å bekjempe den, kopiere og lime inn e-postmeldinger til din andre oppgavebehandling og rope til kollegaer som fortsetter å sende deg e-post? Ikke bekjempe det! Lag e-post kjernen i oppgavelisten din.

Handlingsobjekt: [Redaktørens notat] Hvis du fortsatt vil bruke en ekstern oppgaveliste, kan Todoist og Any.do legge til oppgaver direkte fra Gmail.

Er e-post effektivitet et samarbeid eller individuelt ansvar? Hva er etiketten vi alle bør følge?

Andy: Når det gjelder etikette, er svaret definitivt, definitivt samarbeidende. Som med alt annet i samfunnet handler det om å respektere andre så mye som deg selv. [Editor's note: På samme måte er det noen e-postmeldinger garantert å fornærme, sinne eller irritere mottakere. 6 måter å garantere å fornærme, angre og irritere med hver e-post. Du sender 6 måter å garantere å fornærme, angre og irritere med hver e-post du sender e-post vanskelig. Det er veldig vanskelig å komme over det du virkelig vil si i en e-post, og halvparten av tiden vil folk nesten alltid misforstå deg. Mye av problemet kommer ... Les mer]

Til tross for å være tilsynelatende høflig, tror jeg e-postmeldinger som bare sier “Takk!” eller “ok!” er totalt sløsing med tid og dermed ondskap.

Men når det gjelder samarbeidsverktøy, er det en annen sak. E-post er en iboende solo opplevelse. I det minste for å koordinere et lags tidsplan, trenger du fortsatt prosjektleder, CRM og IM-verktøy.

Handlingsobjekt: Jeg er en fan av 3Sentences. Brevity sparer alle tid-selv når du må skanne e-posten i fremtiden. Mens waffling e-post er lat og uhøflig.

Spør Andy dine e-postrelaterte spørsmål!

Andy Mitchell vil lese kommentarene og svare på eventuelle spørsmål du har om hvordan du skal håndtere e-posten din. Nå er din sjanse til å få det irriterende problemet løst!

Image Credits: Kairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, Hoefi, OpenClip

Utforsk mer om: E-posttips, Time Management, To-Do List.