Simple Time & Project Management Strategies Du kan bruke hjemme

Har du lyst til å gjøre endringer i livet ditt? Hvis du skal starte en ny innsats, enten det er relatert til selvutvikling, en klasse du vil ta eller et hjem forbedringsprosjekt, har vi noen øvelser som kan øke sjansen for å lykkes.

Planlegging og styring av prosjekter er noe vi alle gjør mer eller mindre intuitivt. De som har vært utsatt for profesjonell prosjektledelse, kjenner til avanserte verktøy og metoder som brukes til å initiere og styre prosjekter. Men du trenger ikke å være en pro til å gjøre en god jobb; du trenger bare en strategisk tilnærming.

Følgende øvelser kan hjelpe deg med å visualisere fremtiden og implementere trinnvise endringer for å arbeide for dine mål.

Hva er et prosjekt?

Før vi begynner, kan vi definere hva et prosjekt er.

Et prosjekt er a midlertidig foretak med sikte på å skape en konkret utfall, for eksempel et unikt produkt eller en tjeneste.

De definerende egenskapene er midlertidig og konkret utfall. Med andre ord har et prosjekt en begynnelse og en slutt, og når den er fullført, har vi ideelt sett gitt utfallet vi definerte da vi startet prosjektet. Når det er sagt, prosjekter kan vær iterativ, det vil si at du når en milepæl, definer en ny milepæl, og fortsett denne prosessen ad infinitum; dette “rutine” finnes ofte i programvareutvikling og kan også gjelde for selvutvikling.

En daglig rutine, som å sjekke postkassen på hverdager eller en vane som å pusse tennene eller en annen repeterende prosess, er ikke et prosjekt fordi det er vanlig, ikke midlertidig, og ikke gir et konkret resultat. Å implementere en av disse som en vane, kan imidlertid være et prosjekt.

Så hvordan går det med å implementere et nytt prosjekt?

The Jar of Life

Et nytt prosjekt trenger plass i livet ditt 7 Tidsledelse Leksjoner jeg lærte fra fjellklatring 7 Tidsledelse Leksjoner jeg lærte fra fjellklatring Hvordan håndterer du tiden fra det første øyeblikket om morgenen, til siste øyeblikk når du går i seng, er det mye som fjellklatring. Jeg lærte disse leksjonene på den harde måten. Les mer . Hva om du allerede har et fullt liv? Du har sannsynligvis en jobb, en familie, venner, hobbyer, kjæledyr, muligens annet ansvar som krever din tid og oppmerksomhet, og svært lite tid til overs.

Hvordan kan du gjøre tid til noe nytt?

Dessverre har jeg ikke svarene, men kanskje denne fortellingen kan gi deg en ide:

Ta hjem meldingen er at du kan være opptatt hele tiden uten å oppnå noe. For å endre det, må du få prioriteter rett! Du vil fremdeles finne tid til de små tingene, mens du gjør fremgang på ting som virkelig betyr noe for deg.

Øvelse 1: Analyser livets krukke

Tilbring litt tid på å reflektere over din personlige “krukke av livet”. Hva er tingene i livet ditt som representerer bergarter, småstein og sand? Klargjør en liste, identifiser prioriteringer, og gjenskap planen din fra grunnen av. Sett høy prioritet elementer først, ordne andre viktige ting rundt dem, og til slutt identifisere de frie plassene du har for alt annet. Er det plass til nye prosjekter?

Hvis du leter etter en daglig administrasjon hack det er gøy, prøv Pomolego Technique Slik bruker du LEGOs til å administrere tiden din bedre Slik bruker du LEGOs til å styre tiden din bedre Jeg tror jeg har funnet det ultimate produktivitetsverktøyet: LEGOs. Ikke vent! La meg forklare. Les mer .

Premortem vs Postmortem

Kanskje har Jar of Life-øvelsen oppfordret deg til å forfølge et nytt prosjekt eller generelt gjøre endringer i livet ditt. Nå vet vi alle at prosjekter kan mislykkes. Interessant har forskning vist at imaging av et prosjektfeil før det selv ble startet kan være en måte å forhindre fiasko i utgangspunktet. Denne teknikken kalles a premortem.

Forskning utført i 1989 av Deborah J. Mitchell, Wharton School; Jay Russo, av Cornell; og Nancy Pennington fra University of Colorado, fant at potensiell ettersyn - å forestille seg at en hendelse allerede har skjedd - øker evnen til å identifisere årsaker til fremtidige resultater med 30%. Vi har brukt prospektiv ettersyn for å utarbeide en metode som kalles en premortem, som hjelper prosjektgruppen å identifisere risiko i begynnelsen.
Gary Klein, Harvard Business Review

En premortem ligner en postmortem, bortsett fra at det ikke har skjedd, ennå. I stedet forestiller lagmedlemmene at prosjektet hadde mislyktes og kommer opp med mulige årsaker til feilen og måten å eliminere disse truslene.

I videoen nedenfor forklarer nobelprisvinneren Daniel Kahneman ideen om premortemet i næringslivet, men det samme kan gjelde for ditt personlige liv.

Øvelse 2: Gjennomfør et premiere for prosjektet ditt

For denne øvelsens skyld, tenk at prosjektet ditt hadde feilet. Hva kunne ha vært de potensielle årsakene? Du er velkommen til å involvere din partner, et familiemedlem eller en venn for å hjelpe deg med å foreslå ting som kan føre til at du forsøker å mislykkes. Brainstorm Slik brainstormer du den rette veien med enkle humørbord Hvordan brainstormer den riktige veien med enkle humørbord En vakker humørbrett er et av de beste verktøyene for visuell brainstorming. Bruk denne korte veiledningen for å formidle ideene dine, eller prøv solo brainstorming med en collage av inspirerende bilder. Les mer, samle så mange grunner (hindringer) som du kan tenke på, inkludert gale og usannsynlige ideer. 8 Tips for å komme opp med vinnende ideer når du er brainstorming Alene. 8 tips for å komme opp med vinnende ideer når du er brainstorming alene. To hoder tror bedre enn en, men brainstorming handler så mye om individuell problemløsning som det handler om gruppen. Her er noen metoder for å bygge opp en “storm” av ideer. Les mer . Det er ingen feil svar og ingen kritikk eller resonnement er tillatt under brainstorming! Du har kreativ frihet.

Fra listen, velg de 10 mest sannsynlige grunnene du kan kontrollere som kan føre til at prosjektet ditt mislykkes. For hver av disse hindringene, beskriv en enkel løsning eller strategi som vil hjelpe deg med å gjøre prosjektet til en suksess. Denne øvelsen vil hjelpe deg å holde styr på og faktisk unngå feil.

Du kan bruke en av disse diagrammerappene 8 Diagrammerende programmer for bedre brainstorming på farten 8 Diagrammerende programmer for bedre brainstorming på farten Livet kan være opptatt og kaotisk. Disse hjernekartene og brainstorming-appene kan hjelpe deg med å holde oversikt over dine inspirasjon og ideer for en bedre tankeprosess. Alt bare en skjerm trykk unna. Les mer for å samle inn og organisere resultatene av brainstorming.

Noen få andre anbefalte gratis brainstorming verktøy er:

• Coggle
• Wisemapping
• Tekst 2 Mind Map
• Mind42

Forecasting vs Backcasting

Trender og prognoser er verdifulle verktøy for å forutsi hva som sannsynligvis kommer til å skje, og deretter planlegge hvordan du vil svare. For eksempel vil du ta med en paraply eller regnjakke, hvis værmeldingen 5 Apps som gjør været mer underholdende 5 programmer som gjør været mer underholdende Finn været for kjedelig? Sjekk ut disse appene for Android, IOS og Internett som gjør været mer underholdende. Les mer spår regn. Men denne strategien feiler når vi trenger å innovere eller planlegge for det ukjente.

Forecasting hindrer oss i å skape noe roman fordi det begrenser vårt syn på forhold og trender som allerede er kjent eller etablert. Derfor bruker vi intuitivt andre strategier for planlegging og visjon hele tiden.

For eksempel velger du å studere et emne, søke på en jobb eller flytte til et nytt sted, ikke bare på grunn av tidligere trender og erfaringer, men også fordi du ser en bedre fremtid for deg selv og andre. Basert på denne visjonen, fortsetter du å ta skritt i dagens for å skape fremtiden du ønsker Kule forskningsprosjekter som kan forandre fremtiden Kule forskningsprosjekter som kan endre fremtiden Vil megakorporasjoner som Google, Microsoft, IBM og Intel fortsette å gi fremtidige generasjoner verden vi bare kan forestille oss nå? Disse spennende forskningsprosjektene sier at det er et løfte de vil beholde. Les mer .

En metode for å utvikle en strategi basert på en fremtidig visjon kalles backcasting (også kalt “bakover kartlegging”). Det brukes vanligvis når man planlegger bærekraftig utvikling og innovasjon.

Her er definisjonen av backcasting fra European Commission's Online Foresight Guide:

Backcasting er en metode for å utvikle normative [mer ønskelige fremtidige] scenarier og utforske deres muligheter og implikasjoner.

Øvelse 3: Backcast fra visjonen

For denne øvelsen, forestill deg at du hadde fullført prosjektet med hell. Alle begjær og drømmer som inspirerte det, har blitt virkelighet. Alle dine mål er nådd.

Skriv et sammendrag av visjonen din, som om den allerede hadde gått i oppfyllelse. Vær så detaljert som mulig: Hvor er du nå, hvordan har livet ditt forandret seg, hva er det du har oppnådd, hva lærte du, hvordan føles det?

Når du ser tilbake på veien fra ønsket fremtid, støtter du trinnene som hjalp deg med å oppnå visjonen din. Dette er litt av en hjernen teaser. For å gjøre det litt lettere, kan du også planlegge fra nåtiden og forestille seg at visjonen din drar deg mot den som en magnet.

Oppgi trinnene fra og med i dag som kan hjelpe deg med å oppnå visjonen din. Husk hva du lærte av de foregående øvelsene, og prøv å integrere den informasjonen, om mulig. Hvilke muligheter vil du gripe for å gjøre målene dine til virkelighet? Forstå veien fra nåtiden til ønsket fremtid.

Kronologisk list 10-15 trinn fra i dag til du fullfører prosjektet. Fokus på personlige milepæler og muligheter, ikke forhåndsdefinerte hendelser. Vær spesifikk når du spør deg selv om disse spørsmålene.

• Hvordan forventer du personlig å utvikle?
• Hva forventer du å lære og komme deg ut av dette prosjektet?
• Hvilke muligheter vil du opprette eller dra nytte av?

Overvei å bruke et enkelt, fleksibelt prosjektstyringsverktøy som Trello eller til og med en gjør-det-selv PDF-mal Opprett egendefinert PDF-mal for å planlegge noe Opprett din egendefinerte PDF-mal for å planlegge noe Maler er viktige tidsbesparende enheter du kan bruke i nesten alle situasjoner i livet. Når den spesielle situasjonen kommer, kan du lage din egen mal? Det er lett. Vi viser deg hvordan. Les mer for å holde oversikt over dine bakoverkartede stadier.

Din vei videre

Alle tre øvelsene er kombinert, og du har nå en forenklet plan for prosjektet. 24 Google Docs-maler som vil gjøre livet enklere. 24 Google Docs-maler som gjør livet enklere. Maler kan spare deg for mye tid. Vi samler 24 tidsbesparende Google Dokumenter-maler for arbeid, helse, hjem og reise. Fortsett med dine prosjekter, i stedet for å slite med å sette sammen dokumenter. Les mer . Den kombinerer elementer av tidsstyring, risikostyring, prosjektdefinisjon og en strategi for å nå dine mål. Forhåpentligvis vil øvelsene også tjene deg som motivator for å komme i gang i dag.

Har du hatt noen innsikt mens du fullfører disse oppgavene? Hvilke andre teknikker har du brukt til å starte og fullføre selvutviklingsprosjekter tidligere? Vennligst del med oss ​​i kommentarene!

Image Credit: rett vei som fører til åpne dører av Lightspring via Shutterstock, Trueffelpix via Shutterstock

Utforsk mer om: Planleggingsverktøy, Prosjektledelse, Time Management.