Time Blocking - The Secret Weapon For Bedre Fokus

Leter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøve Tidsblokkering.

Noen måneder tilbake kom jeg over Cal Newports lysende innlegg på Time Blocking - en produktivitet “hack” som hjelper deg med å få mest mulig ut av arbeidsdagen din ved å tilordne svært spesifikke oppgaver til svært bestemte tidsblokker. Dette er løst basert på Parkinsons lov, ideen om hvilken er det Arbeidet vil bare utvide for å fylle tiden tilgjengelig for ferdigstillelse.

For noen kan ideen om planlegging av oppgaver på en så stiv måte være motstridende intuitiv. Men hvis du har en oppfølging av oppgaver for å komme seg gjennom eller en frist for å overholde, kan tidsblokkering bidra til å holde deg på sporet mens du holder distraksjoner, forutsetninger og uproduktiv multitasking i sjakk..

Newport tilbringer vanligvis rundt 15-20 minutter på slutten av hver dag og planlegger sine "tidsblokker" for dagen etter, med det overordnede målet å “sørg for at fremskritt blir gjort på de riktige tingene i riktig tempo for de aktuelle frister”. Hans teori er det “en 40 timers blokkert arbeidsuke, estimerer jeg, produserer samme mengde produksjon som en 60+ timers arbeidsuke forfølges uten struktur”.

For et potensielt løfte om a 50% økning i produktiviteten (spesielt relatert til dypt, hardt arbeid), er fristelsen til å gi denne hack en prøvekjøring vanskelig å motstå.

Gi litt tid til å planlegge

Hvis du er fristet til å prøve dette, er det første du må gjøre, å bruke litt tid på å finne ut hva du må fullføre før uken er over. Bestem hva som gjør for en uke godt brukt.

Skriv ut 3-5 av de viktigste oppgavene du trenger å fullføre (disse beslutningstakerappene Indecisive? Gjøre de riktige valgene med disse Applikasjonene Indecisive? Ta de riktige valgene med disse appene Har du hørt om det paradoksale valget? Hvis du er som meg og lider av analyseforlamning, vil disse appene forandre livet ditt. Les mer kan hjelpe), og noen andre nødvendig (men ikke alltid viktige) oppgaver som du bare må få gjort. Derefter, hvis du jobber en typisk 8-timers arbeidsdag, del de 8 timene i forskjellige størrelser, med hver del som er dedikert til en bestemt oppgave (eller sett med oppgaver) - viktig og nødvendig - at du må jobbe med. Google Kalender er et perfekt verktøy for dette, men et stykke papir kan fungere like bra.

Du kan se et grunnleggende eksempel (for bare en dag) jeg brukte noen dager siden under, selv om du selvsagt kan gjøre dette så detaljert som mulig. Prøv å dele oppgavene gjennom hele uken på en måte som bidrar til å oppnå alle av dine mål uten å presse deg for hardt.

Før du dykker rett inn, er det noen ting å ta hensyn til.

Vær ærlig med deg selv

Ikke prøv å presse for mye inn i en dag. Det er altfor lett å undervurdere hvor lenge en oppgave vil ta - spesielt hvis du er under antatt vil du være 50% mer effektiv enn vanlig. Hvis du er noen som aldri spores sin tid 4 Utmerkede gratis tidssporingsverktøy [Android] 4 Utmerkede gratis tidsporingsverktøy [Android] Uansett hvem du er, er tiden en utrolig viktig vare. Vi er alle tildelt samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er opp til oss hvordan vi bruker den tiden ... Les mer før, dette vil ta en liten stund å lære.

Du må finne ut den gjennomsnittlige mengden produktiv tid du bruker i innboksen din. Du må vite nøyaktig hvor lenge du faktisk kan fokusere på dyp, vanskelig arbeid. Hvis du skjærer ut fire timer for dypt arbeid, men bare kan konsentrere seg dypt i to timer (for eksempel), er det to timer bortkastet, noe som kunne vært brukt på mindre krevende oppgaver.

Når du lærer mer om hvordan du jobber, og hvor lang tid hver oppgave virkelig tar, blir tidsblokkestimingene mer og mer nøyaktige, og hjelper deg dermed å bli mer produktiv.

Du kan blokkere tid Reaktivt arbeid Også

Hvis mye arbeid er reaktivt, kan du tenke at denne metoden ikke fungerer for deg. Men heldigvis, du kan tilordne blokker av tid til reaktivt arbeid, for å unngå det 8 timers spillet Ping-Pong når du er på jobb.

For eksempel…

Hvis en stor del av arbeidet ditt blir brukt i innboksen din, planlegg 30 minutter hver 2. time i innboksen din (En stor avtale? Legg til litt informasjon på signaturen din slik at folk vet at du bare sjekker e-post et par ganger om dagen for å holde produktiviteten oppe ).

Hvis du må ringe hele dagen, i stedet for å svare på telefonen hver gang den ringer, slår du på svarmaskinen og planlegger et par perioder i løpet av dagen du svarer på meldingene dine. Dette gjør at andre blokker av tid kan være langt mindre avbrutt, slik at du får det beste arbeidet ditt.

Fjern distraksjoner

Blokkeringstid er alt bra og bra i teorien, men hvis du ikke holder fast i prinsippene i praksis, du er bundet til å mislykkes. Hvis du setter deg i et par timer med dypt arbeid med en Facebook-fane åpen, er telefonen klar og villig til å godta samtaler, og kolleger føler at de kan forstyrre deg når som helst, du setter deg opp for feil.

Pass på at folk vet at de ikke bør forstyrre deg (bruk av hodetelefoner kan redusere avbrudd dramatisk). Slå av telefonen. Logg deg ut av sosiale medier. Lukk alle unødvendige faner, og konsentrere deg om oppgaven ved hånden for den tidsperioden som er tildelt den. Du blir ofte overrasket over hvor mye du får gjort.

Ikke vær for spesifikt

Dette er løst knyttet til vår menneskelige manglende evne til å forutsi hvor lenge ting virkelig vil ta. Eller selv om vi har motivasjonen til å fullføre en oppgave. Hvis vi er for spesifikke med vår tidsblokkering (dvs.. “30 minutter å bestille et spillested for festen”), så når vi ikke finner et sted innen 30 minutter, har vi allerede mislyktes. I stedet, hold kvarterene dine relativt vage, men jobber fortsatt mot et veldig spesifikt mål.

For eksempel, “30 minutter å organisere festen” fungerer fint. I stedet for å ha et sted bestilt, kan 30 minutters kvarter resultere i en shortlist av arenaer - så i det minste har du gjort fremskritt!

Disse raske gevinster er det som holder deg motivert for å holde tritt med slike produktivitetssystemer.

Tidsblokkering betyr ikke mangel på valg

Noen mennesker avsky har ingen valg gjennom hele dagen, og frykter at tidsblokkering fører til en komplett mangel på valg. Dette er imidlertid ikke tilfelle. Ta mitt personlige Google Kalender-eksempel ovenfor.

“Skriveartikler” er med vilje vag. Jeg har et utvalg av artikler jeg kan jobbe med på en gang, så i løpet av denne tidsperioden kan jeg velge den ene artikkelen som spenner meg mest på den tiden. Poenget er å sikre at jeg faktisk bruker en viss tid på å skrive hver dag, uavhengig av hva jeg faktisk skriver.

Hold detaljert informasjon

Når dagen din jevnlig innebærer å bytte fra en oppgave til en annen, kan det ofte ta for mye tid å komme tilbake til svingen i neste oppgave. Når jeg stopper telefonsamtaler klokka 12:30 og går inn i mitt dype arbeid, må jeg vite at jeg lett kan komme inn i den rette tankegangen for å kaste bort så lite tid som mulig.

For å gjøre dette beholder jeg detaljert notater enten på papir eller på min Google Kalender om hvor jeg er, hvor jeg kom til sist jeg jobbet med dette prosjektet, problemer jeg stod overfor, gjennombrudd jeg laget, og hva neste skritt er å fortsette å bevege seg fremover. Tilbring de siste minuttene av hver gang blokkere skrive disse notatene, slik at du kan skrive inn neste gang blokkere med et klart sinn.

Utfør regelmessige anmeldelser

På slutten av hver uke, måned eller kvartal (det som passer best for deg), utfør en gjennomgang av de forskjellige prosjektene du har jobbet med for å se om din tidsblokkerende tilnærming fungerer for deg, og å vite hvilke prosjekter du trenger å tilordne flere tidsblokker til. Dette er den eneste virkelige måten du vil vite hvordan du effektivt tilordner tiden din. Under en gjennomgang, spør deg selv følgende spørsmål for hvert prosjekt:

1. Hva oppnådde jeg siden siste gjennomgang?
2. Hvilke oppgaver må fullføres før neste gjennomgang?
3. På hvilket stadium er jeg på med hver av mine prosjekter?

Med denne oversikten vil du være i en mye bedre posisjon for å ta beslutninger for fremtiden. Bruk teknologi ... som disse tidsporingsappene på Android 4 Utmerket gratis tidssporingsverktøy [Android] 4 Utmerkede gratis tidsporingsverktøy [Android] Uansett hvem du er, er tiden en utrolig viktig handelsvare. Vi er alle tildelt samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er opp til oss hvordan vi bruker den tiden ... Les mer .

Forstå kroppsklokken din

Les en gjennomgang av denne artikkelen om Circadian og Ultradian rytmer, og lær hvordan du forteller hvilke timer hver dag er mest produktive, og planlegge tidsblokkene dine tilsvarende. Mange forfattere finner at de er mest kreative i de tidlige timene. Hvis du vet at du er i stand til å fokusere bedre tidlig på ettermiddagen, kan du organisere tidsblokker for å få mest mulig ut av denne tiden og dine toppprioriteter for uken.

Ikke vær for profesjonell

Alt arbeid og ingen spill gjør Jack til en kjedelig gutt. Sørg for at du planlegger tid for spill i dagene dine. Sett tid til å tilbringe med din kjære. Tid til å bruke på egen hånd. Tid til å trene. Tid til å gå på julen. Tid til å gjøre ingenting. Ellers, disse kan alle falle ved veikanten, og du finner at du er oppdatert når det gjelder arbeid, men helt bak i ditt personlige liv.

Bruk påminnelser som fungerer

Enten det er en kalenderoppslag, e-postpåminnelse Legg til planlegging, sporing og påminnelser til Gmail med denne fantastiske tillegget Legg til planlegging, sporing og påminnelser til Gmail med denne fantastiske tillegget La oss innse det, Gmail er stort sett perfekt. Det er ikke en tilfeldighet at det nå er en av de mest populære e-postleverandørene, i hvert fall for de som foretrekker et webgrensesnitt. Det er imidlertid flere ... Les mer, en tidtaker på telefonen eller en stoppeklokke for eldre skole, du må sørge for at du oppretter påminnelser som du er sikker på at du vil overholde. Hvis du er villig til å jobbe ytterligere 10 minutter på hver oppgave, kommer du snart til å ligge på andre prosjekter. Er det virkelig verdt det? Sørg for at du vet når tidsblokken din kommer til en slutt, så kom inn i den rette tankegangen for å flytte til neste blokk.

I hovedsak er tidsblokkering en enkel øvelse i segregering av dagen i ulike klumper av tid som, hvis det sitter fast, hjelper oss med å oppnå alt vi trenger for å redusere stresset 4 måter å ta stresset ut av produktivitet 4 måter å ta stress på Uten produktivitet Med noen godt målrettede endringer, kan du øke produktiviteten din med sprang og grenser. Bruk disse enkle metodene på livet ditt, og resultatet er det du forventer - bedre arbeid med mindre innsats. Les mer . Jo, det er noen problemer med motivasjon, evnen til å forutsi hvor lang tid det tar, og uforutsette forstyrrelser. Men ved hjelp av denne metoden kan vi hjelpe oss med å kutte utsettelse og avfall, gjøre for mer effektive arbeidsdager og gi oss tilbake personlig tid.

For å se tiden som blokkerer i handling, se denne videoen:

Har du noen gang brukt denne produktiviteten "hack"? Hvordan har det virket for deg? Hvilke verktøy er du til å gi tid på grunn av?

Utforsk mer om: Fokus, Google Kalender, Time Management.