Bruk Excel- og Google-oppgaver for å opprette det beste målverktøyet ditt noensinne

I det siste har jeg begynt å innse at jeg jobber veldig hardt, men hvis noen spurte meg om jeg føler at jeg jobber mot et større formål, må jeg si at jeg egentlig ikke vet. Den nåværende tilnærmingen føles mer som en maskinpistol-tilnærming, hvor jeg bare prøver å oppnå det jeg kan, og håper at det får meg til å være der jeg vil være. Det er ikke helt klart å oppnå ens livsmål.

Så, som jeg alltid gjør når jeg trenger en løsning, vendte jeg meg til MakeUseOf. Jeg fant omtale av et verktøy for online målstyring som ble kalt GoalStacker, men systemet følte meg altfor oppgaveorientert for mine behov. Jeg var på utkikk etter en bredere tilnærming, hvor du starter med generelle livsmål, og deretter jobber deg ned til de enkelte daglige oppgavene. Deretter vendte jeg meg til Bakari's gjennomgang av 43Things List It og oppnår det med 43Things.com, list det og oppnå det med 43Things.com Selv om nyttårsoppløsninger og mål enkelt kan skrives og skrives ut på et ark, tilbyr 43Things.com mer nyttige funksjoner enn penn og papir, og det gir en enkel metode for styring av ... Les mer, som så veldig lovende ut. Ironisk nok har 43Things det motsatte problemet. Det er vakkert orientert mot de brede målene og drømmene, men ikke så sterk når det gjelder å bryte dem ned i små stykker og administrere de daglige oppgaver som får deg der.

Et annet mål for styringsverktøy som jeg så på, var WeekPlan, som jeg trodde mest lovet. Dessverre likte jeg ikke den begrensede rollebaserte tilnærmingen, og det faktum at linjen mellom livsmål og daglige oppgaver var så direkte. I mitt drømmemålstyringssystem ser jeg etter et midtområde hvor du kan bryte ned de svært store målene i mindre (men fortsatt store) mål for å oppnå underveis. Til slutt bryter du de midterste målene i en gruppe oppgaver som vil hjelpe deg med å treffe hvert av disse milepælene.

Opprette et DIY Goal Management System

Som det vanligvis skjer når jeg ikke finner det jeg trenger i et eksisterende system eller program, bestemte jeg meg for å lage det ideelle systemet fra bunnen av. Nå snakker jeg ikke om å prøve å kode et program eller lage et nettsted som gjør det slik jeg vil. Nei, i stedet bestemte jeg meg for å bruke to systemer som jeg bruker daglig, og det vet jeg godt - Microsoft Excel og Google Tasks.

Organiser og del dine livsmål

Hvis du er klar til å bli seriøs om å jobbe mot de store drømmene du har, er det på tide å sette seg ned og legge dem ned skriftlig. Dette re-introduserer fokus i ditt daglige liv. Det gir deg en grunn til å jobbe med de tilsynelatende verdslige og meningsløse oppgavene, fordi du vet at oppgaven er bare ett skritt mot det store bildet. Til tross for alt annet der ute som er ment for målstyring, er Microsoft Excel fortsatt det enkleste verktøyet for å gjøre dette, etter min mening.

For å komme i gang, åpne et nytt regneark og opprett et nytt ark for de 4-6 kjerneområdene i livet ditt som er viktigst for deg. I mitt tilfelle, i de siste dagene av livet mitt, vil jeg si at jeg har vært i stand til å etterlate stor rikdom til barna mine, har hatt et fantastisk forhold til hvert medlem av familien min, holdt i perfekt helse og fortsatte fantastiske eventyr. Så, mine kjerneområder er VELG, FAMILIE, HELSE og ADVENTURE.

På hver av de enkelte “Kjerne” målark, vil du bryte ned den kjerne i 4 eller 5 spesifikke storbildemål som betyr suksess i det området av livet ditt, i ditt sinn. Dette er elementene du vil liste på denne siden, og inkluderer et målår i fjern fremtid. De fleste av disse vil være nær avgang, men i noen tilfeller kan du ha et mål som å kvitte seg med gjeld som kan skje mye tidligere.

Nå som du har brutt ned de store, store målene i mindre “delmål”, de er litt mer håndterbare. Men for å gjøre dem til daglige oppgaver, må de brytes ned videre. Ta hvert av de store delmålene og oppgi de viktigste trinnene som er involvert i å komme deg dit. Disse bør ikke være daglige oppgaver - de bør være mål som vil ta deg fra seks måneder til et år for å oppnå. Hvert trinn får deg så mye nærmere det store delmålet innen kjerneverdien din.

Jeg liker også å sette en grønn “$$$” symbol ved siden av elementene som vil kreve litt investering - som en måte å planlegge for den prisen. Men viktigst av alt, hver av trinnene burde ha et bestemt år brukt som du vil oppnå dette trinnet. Gjør det realistisk, men ikke gi deg selv for mye slakk heller. Endelig skygge trinnene som er på vei innen neste år eller to - disse er elementene du trenger å planlegge med det samme.

Nå som du har dine kjerneverdier fordelt på store delmål, og da de delmålene som er oppdelt i trinn, er det på tide å lage milepæler, eller oppgaver, som du skal jobbe med for å tømme deg til mållinjen. Opprett et nytt ark ved siden av kjerneverdien med et tilsvarende navn. Jeg ringte min “Wealth_MS1”, hvor MS står for milepæler.

Innenfor dette nye arket, kopierer du over trinnene som skal betales innen neste år eller to. Du vil imidlertid få hvert trinn til å bli en topptekst. Under hvert av disse overskriftene vil du endelig opprette de spesifikke, individuelle oppgavene du kan oppnå med en uke til flere uker.

Hver av disse elementene kan bokstavelig talt kalles a “oppgave”, fordi det er noe du kan sette deg ned og virkelig jobbe med og oppnå etter flere økter. Det er ikke denne pie-in-the-sky-ideen som føles utilgjengelig. Disse er svært tilgjengelige elementer som virker som et veldig, veldig lite skritt - men hver av disse representerer en rung i stigen mot disse livstrømmene. Gi dem hver en bestemt dato - og gi den dagen en masse tanker.

Tilordne handlingsoppgaver som skal utføres

Når du har opprettet alle disse “milepæler” ark, neste trinn i målstyringssystemet ditt er å tilordne de oppgavene til din oppgaveliste. Uansett hvilke gjøremålslister Gjør det (i morgen) en ekstremt enkel online-å-gjøre-liste Gjør det (i morgen) en ekstremt enkel online-to-do-liste Hvis du elsker ideen om en online liste over ting du må gjøre , men klarer aldri å faktisk bruke en lenger enn tiden det tar for deg å legge til alle ... Les mer Jeg har prøvd, jeg kommer alltid alltid tilbake til Google Oppgaver. Så bestemte jeg meg for å bruke den til dette prosjektet også. I utgangspunktet lager du en ny liste for hver eneste av dine kjerneverdier som du definerte i starten av dette prosjektet.

Når du er ferdig, ser du alle disse kjernemålene klar til å akseptere de enkelte oppgaver du vil jobbe med for å komme dit.

Nå - gå gjennom “milepæler” ark du nettopp har opprettet, og plasser de mest presserende elementene - på grunn av det forrige - rett inn i gjeldende liste i Google Oppgaver. Ikke glem å tildele den datoen, og gi den en god beskrivelse slik at du husker nøyaktig hva du ønsket å oppnå.

Når du er ferdig - har du tildelt deg en liste over de mest presserende oppgavene.

Nå har du virkelige handlinger som du vet at du skal oppnå, fordi de er på oppgavelisten din med tidsfrister!

Spor og følg fremdriften din

Du har et veldig kult system satt opp nå. Hver uke eller hver annen uke kan du åpne regnearket ditt, oppdatere elementene du har fullført, og holde oversikt over hvor mye nærmere du kommer til de store målene

Det ville være fint å bare sjekke ut ting som gjort, men for å være ærlig, har jeg funnet ut at visuell tilbakemelding fungerer som enda bedre oppmuntring underveis. Jeg skal raskt vise deg hvordan du kan sette opp en kul kurve for å vise fremgang. Gå tilbake til “milepæler” ark du opprettet, og opprett en “fullført” kolonne ved siden av måldatoen. På bunnen av den kolonnen, opprett et felt ved hjelp av forumal, “= COUNTIF (cell1: CELL2,”Ja”) / X) * 100"

Bare erstatt “x” av antall rader (oppgaver), og lag “cell1” og “CELL2” lik celler i starten og slutten av serien.

Hva dette gjør, skaper en celle under alle oppgavene som vil oppdatere med prosentandelen av totale oppgaver du har fullført. Nå, for å gjøre det grafisk, klikk på Format og velg Betinget formatering for cellen, og velg en av datalinjene.

Dette konverterer cellen til en datafelt. Nå går du bare tilbake til det samme menyvalget igjen og velger “Rediger regel”. Angi alle elementene som vises nedenfor med en rød pil til de viste verdiene.

Dette vil gjøre baren fylt med grønn farge i prosentandelen som representerer antall oppgaver du har oppnådd så langt!

Er det kult eller hva? Ok, kanskje dette siste skrittet er litt overkill, og du kan fullføre målstyringssystemet uten denne grafiske oppmuntringen - men jeg elsker å se linjen bevege seg over cellen når jeg fullfører en oppgave om gangen. Å slå 100% betyr at du er et veldig stort skritt nærmere disse livstrømmene.

Hva synes du om et slikt tilpasset system? Tror du det kan gi deg mer makt og kontroll for å bedre håndtere dine livsmål? Hvilke systemer setter du på plass for å bryte ned dine store drømmer i håndterbare oppgaver? Del dine egne råd og tips i kommentarfeltet nedenfor!

Utforsk mer om: Google Oppgaver, GTD, Microsoft Excel, Oppgavebehandling.