Bruk dette 3-tiers kommunikasjonssystemet til å motstå distraksjoner

Når du jobber, er det viktig å fokusere på oppgaven ved hånden og ikke bli avbrutt av pipetone og buzz på smarttelefonen, nettbrettet og datamaskinen.

Vi har gått så langt som å vise deg hvordan du slår av distraherende meldinger. Slik slår du av forstyrrende tekniske varsler nesten hvor som helst Slik slår du av forstyrrende tekniske varsler nesten hvor som helst. I disse dager er vi stadig barraged med e-postoppdateringer, systemvarsler og irriterende tekster fra hypotetiske naboer ved navn Brad om hvordan han fikk sitt kjæledyr chinchilla fast i tørketrommelen igjen. Men av en eller annen grunn, ... Les mer. Det er imidlertid en feilaktig antagelse som ligger til grund for denne typen tilnærming: det antas at alle meldinger er likeverdige (og ubetydelige) verdi.

Dette er ganske enkelt ikke tilfelle - så la oss ta et mer nyansert utseende på emnet.

All kommunikasjon er ikke opprettet likeverdig

Det er noen mennesker jeg vil kunne kontakte meg når som helst, uansett hva jeg gjør, uansett hvor jeg er i verden. Listen er veldig kort - min familie og nære venner. Hvis de ringer meg - ja, det er det som telefonene er for - oddsen er det er en viktig grunn til det.

Så er det andre mennesker som jeg vil være i stand til å nå meg på bestemte tider. Når jeg jobber, kommuniserer jeg kontinuerlig med redaktørene mine. På den annen side, så fin en fyr som Saikat, er jeg langt mer interessert i meldinger fra vennene mine om hvilken bar vi skal til.

Etter det faller ting bort. Meldinger om sosiale medier, pressemeldinger, e-post fra lesere og annen kommunikasjon er alt jeg vil se, men bare i min egen tid. Jeg vil ikke se sosiale medier kunngjøringer, med mindre jeg logger på tjenesten; Å reagere på alle de siste tweets er et tullspill.

Så la oss se på hvordan vi kan sette dette i praksis. Disse ideene fungerer best når de brukes på både profesjonell og personlig kommunikasjon. Jeg anbefaler å dele alt i tre nivåer.

Disse ideene fungerer best når de brukes på både profesjonell og personlig kommunikasjon. Jeg anbefaler å dele alt i tre nivåer.

Nivå 1: Alltid og uoppfordret

Tier en kommunikasjon er høy prioritet.

De er de som kommer til deg når som helst på dagen eller natten. I tillegg til ansikt til ansiktskommunikasjon er det viktigste jeg anbefaler at du bruker for første linje, telefonsamtaler til ditt personlige nummer. Nivå 1 er for nødsituasjoner. Så mye som jeg hater å bli avbrutt, hvis noe krever akutt oppmerksomhet, vil jeg ikke savne det fordi telefonen min var av.

Det er enkelt å slå telefonen til en multi-tiered kommunikasjonsenhet. IOS 7 introduserte Apple ikke forstyrr modus Alle iOS 7 trick du trenger for iPhone Utopia Hver iOS 7 trick du trenger for iPhone Utopia Fra å sette mapper i brygga for å blokkere innkommende anrop, er det mange iOS tips og funksjoner som mange nye og veteran brukere er fortsatt uvitende om. Les mer - de eneste varslingene telefonen skal gjøre er samtaler fra numre på listen Favoritter. Du kan gjøre en lignende ting med Android Den stille guiden: Ikke la din Droid forstyrre deg i løpet av natten. Den stille guiden: Ikke la din Droid forstyrre deg om natten. Mobile enheter gir mange verktøy som lar deg bli langt mer produktiv enn noen gang før. Uansett hvor du er, med et øyeblikk, kan du koble deg til omverdenen, fikse problemer ... Les mer. Dette betyr at du kan lage en kort liste over personer som alltid kan kontakte deg. Tilgang til listen bør være eksklusiv. Utenfor telefonsamtaler fra personer på listen, blir telefonen slått av.

Handlingene

• Lag en liste over personer som du vil kunne kontakte deg hele tiden. Dette kan omfatte familie, svært nær venner, en nabo og andre avhengig av omstendighetene dine.
• Bruk Ikke forstyrr på iOS - eller et av alternativene på Android - gjør det slik at alle telefonsamtaler fra denne shortlisten kan kontakte deg når som helst.
• Aktiver ikke forstyrrelsesmodusen på telefonen når du arbeider, sover eller ellers ikke vil bli forstyrret.

Nivå 2: Ofte og uoppfordret

Tier to kommunikasjon er situasjonelt relevant.

Du vil ikke motta personlig kommunikasjon mens du jobber eller jobber med kommunikasjon mens du tar deg tid. Det viktigste med tier to kommunikasjon er at de skal isoleres. Arbeids- og personlig kommunikasjon bør hver ha sin egen kanal: Jeg bruker Slack og e-post for jobbspørsmål og iMessage eller WhatsApp for personlige ting.

Når jeg jobber bruker jeg Slack for sanntids gruppeklubb Slack Makes Group Communication Raskere og enklere Slack Gjør gruppekommunikasjon Raskere og enklere gruppemeddelelser kan virkelig drepe produktiviteten. Det er på tide å legge postklienter til å hvile og bruke samarbeidstjenester som nylig lansert Slack. Les mer og hold jobben din e-postkonto åpen med telefonen min på Ikke forstyrr. Mine kolleger kan nå meg, som min klasse en kan kontakte, men ingen andre. Når jeg slutter å jobbe, tar jeg av telefonen. Ikke forstyrr og lukk ned Slack og Airmail. Min favoritt e-postklient Luftpost for Mac OS X gjør e-post vakkert igjen Luftpost for Mac OS X gjør e-post vakkert igjen Da jeg først hørte om Airmail , Må jeg innrømme at jeg spurte om jeg virkelig trengte en ny måte å sjekke min e-post på. Som mange mennesker, tilfredsstilte Mail.app alle mine e-postkrav, og jeg kjempet ... Les mer. Nå kan alle vennene mine nå meg, men mine kolleger kan ikke.

Handlingene

• Se på hvordan du kommuniserer med dine kolleger og venner. Prøv å isolere dem for å skille kommunikasjonskanaler.
• Når du arbeider, må du åpne arbeidsplassen dine, men dine personlige er stengt. Avhengig av hva du gjør, “åpen” kan bety å sjekke e-post hver time, eller det kan bety at du har det opp på en dedikert skjerm.
• Når du slutter å jobbe, slå av all arbeidskommunikasjon og slå på dine personlige kanaler.

Tier tre: sporadisk og administrert

Nivå tre er for noe viktig kommunikasjon.

Det er for arbeid eller personlig kommunikasjon. Det bør være for ting du fortsatt vil motta, men bare på dine egne betingelser.

For meg er det ting i tråd med pressemeldinger, nyhetsbrev som jeg liker, sosiale medier, og spørsmål fra leserne. Det vil være noen kombinasjoner av masse e-post og sosiale medier varsler for de fleste. Dette er ting du bare bør få beskjed om når du bestemmer deg for å sjekke dem.

Handlingene

• Gå gjennom dine sosiale medierprofiler og slå av alle e-post- og smarttelefonvarsler. For e-postkontoene dine, slår du også av alle varsler på smarttelefonen og datamaskinen.
• Hver dag - eller hvor ofte du bestemmer deg - bruker du litt tid til disse tjenestene og håndterer alle meldingene.

Wrapping Up

For at dette systemet skal virke, må du minimere mengden uønsket kommunikasjon du mottar. E-post er dårlig for dette. Jeg har skrevet tidligere om hvordan du skal håndtere innboksproblemer. 5 Handlingsskridt for å kurere innboksen. Null e-post-frenzy. 5 Handlingene for å kurere innboksen. Null e-post Frenzy Inbox Zero er et av de mest populære buzz-ordene. For å virkelig løse e-postproblemene dine må du gå utover Inbox Zero og adressere de underliggende problemene. Les mer .

Du må også holde kanalene så tydelige som mulig.

Hvis dine medarbeidere og venner begge bruker iMessage til å kontakte deg, vil du slite for å dele de to. Mens jeg har fokusert på å bruke forskjellige tjenester, kan du gjøre det innenfor de samme tjenestene. For eksempel kan du ha nivå 1, to og to tre e-postadresser.

I stedet for å ta en hardline-tilnærming, har jeg forsøkt å takle problemet med meldinger på en mer nyansert måte. Dette er en tilnærming som har fungert bra for meg.

Har du brukt noe lignende? Sliter med å sette opp ting? La oss snakke i kommentarene.

Bildekreditt: Opptatt forretningsmann Via Shutterstock, Vennforespørsel via Shutterstock

Utforsk mer om: Email Tips, Notification, Time Management.