Fremtiden er her - Din guide til å ha et papirløst liv i dag

Paperless - et begrep som brukes ganske ofte nå dager. Men hva betyr det? Og i hvilken grad gjelder det? Absolutt bruker vi alle fortsatt papir til en viss grad til tross for teknologiske fremskritt, så hvordan kan vi gå helt papirløs?

Vel, sannheten er at det sannsynligvis alltid vil være noen form for papir, men problemet ligger ikke i å bruke papir selv, men i stedet å ha bevissthet for mengden brukt og metoder som det brukes til.

Alt i alt, til tross for de papirløse tipsene som presenteres for deg i denne artikkelen, er det til slutt å gjøre det skapt. Så mens du leser, tenk til deg selv hvordan du kan være i stand til å bære dette ut i livet ditt. Hvis det er noe du føler er sannsynligvis ikke for deg, i stedet for å lukke døren helt, prøv å tenke på hva det kan ta for å få det til å skje. Den første tanken er ofte at det ikke vil fungere, men vanligvis etter noen seriøs tanke og dypere undersøkelser, kan du oppdage noen ryddige måter å få det til å skje.

Alternativer til utskrift og papirnotater

Utskrift kan være gunstig, det er ingen tvil om det. Noen ganger er det fint bare å ha dokumentet i hånden og noen ganger er det nødvendig til også. Når det er tilfelle, er det viktig å vite hvordan du skal holde utskriftskostnadene så lave som mulig. Slik opprettholder du utskriftskostnadene så lite som mulig. Slik opprettholder du utskriftskostnader så lite som mulig La oss få dette rett utskrift e-post og dokumenter er opprinnelige! Ikke bare koster det penger, det spiser også ressurser, lagringsplass og tid. Faktisk er halvparten av alle trykte sider aldri brukt! ... Les mer. Men ofte klikker vi bare på utskrift uten å tenke to ganger. Hva skal vi virkelig gjøre med kvitteringen fra nettbutikkbutikken vi nettopp har skrevet ut? Det er fint å ha det til postene, men gjør det egentlig må skrives ut? Sannsynligvis ikke.

Skriv ut til PDF

“Printing” til PDF kan gjøres med en rekke verktøy - noen av dem er nettleserplugger og andre er programmer. Vi har delt et par måter på MakeUseOf å gjøre det med PDF995 Konverter noe til PDF ved hjelp av PDF995 Konverter alt til PDF ved hjelp av PDF995 Les mer og skriv ut til sider i Firefox. Personlig bruker jeg Nitro PDF og anbefaler det som PDF-leser. Den inneholder også a “skriv ut til PDF” applikasjon.

Men du kan ikke engang trenge et program som gjør dette. Google Chrome kan lagre det du skriver ut rett til en PDF-fil.

Andre alternativer er å bruke Google Cloud Print i Google Chrome for å lagre til Google Disk. Jeg kan også merke at Microsoft OneNote også har en funksjon som datamaskinen gjenkjenner som en skriver, og kan sende dokumentet der.

Lagre som WWF, lagre et tre

Du er kanskje kjent med World Wild Fund for Nature (WWF). I deres “Tenk før du skriver ut” bevegelse, de har tatt opp et stort problem - unødvendig utskrift. Sikker på at du kan gå papirløs, men hvordan kan du sikre at andre starter også?

De har opprettet et filformat kalt en WWF - en PDF som ikke kan skrives ut. Når du har installert programvaren, kan du lagre filer i dette formatet. Formatet kan åpnes med en hvilken som helst PDF-fil, men åpenbart ikke skrevet ut.

Elektronisk signere dokumenter

Hvis signering av dokumenter er en stor grunn til at du skriver ut dokumenter, kan du vurdere å signere dem på datamaskinen din. Det finnes enheter du kan kjøpe for å gjøre dette, og programmer som gjør det enkelt å gjøre det. Mange PDF-lesere, som Nitro PDF eller Adobe (eSignatures), har funksjonene innebygd i dem. Men det er mange andre verktøy som kan gjøre dette også.

Inkludert, men ikke begrenset til: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign og SignNow. Valget er opp til deg hva du bruker, men jeg oppfordrer deg til å se på det hvis det er noe du ofte gjør. Hvis det er mer av “En gang hvert jubelår” slags ting, avviket kan ikke være så stort, men hvis du virkelig ønsker å gå helt papirløs og det ville gjøre organisering av dokumentene enklere, så anbefaler jeg det.

Bruk din smarttelefon til notater

Kanskje du ikke har en smarttelefon (det gjør jeg heller ikke), og hvis du ikke gjør det, vil jeg si fra førstehånds opplevelse at det går ofte vanskelig å gå helt papirløs. Men hvis du har en smarttelefon, kan du virkelig dra nytte av det “papirløse funksjoner”. Den første fordelen med å ha en smarttelefon er at du alltid har det. Dette betyr at du ikke trenger å lage klistremerker og plaster dem over hele arbeidsområdet ditt. Du kan bare lage et notat i telefonen din (det er mange apper som gjør dette), og du trenger ikke å bekymre deg for å glemme det stykket papir du dro på skrivebordet med din handleliste, så og så er telefonnummer osv..

Også det er ofte muligheten til å sette en påminnelse for notater i smarttelefonen din - klistremerker kan ikke gjøre det, spesielt hvis du mister eller glemmer å ta med dem med deg.

Selvfølgelig kan det samme brukes på tabletter, men til tross for deres bærbare fordeler, er de ikke like mobile som en smarttelefon.

Klipp websider i stedet for å skrive ut dem

Til slutt er Evernote Web Clipper et veldig nyttig verktøy for å lagre informasjon. Jeg vil utvide på Evernote litt senere, men dette verktøyet er utmerket. Den er tilgjengelig som nettleserutvidelse og bokmerke, men selvfølgelig trenger du en Evernote-konto for å bruke den - som du bør få! Web Clipper kan oppdage og lagre artikler eller valgt tekst. Dette betyr at du kan lagre akkurat det du vil lese og ingenting annet.

Skjære ned på post

Det er så mange ting som knuter postkassen din, noe som fører til at du knytter skrivebordet eller kjøkkenbordet ditt - kontoutskrifter, regninger, magasiner, aviser, for ikke å nevne nyhetsbrev og vanlig søppelpost. Hvordan blir du kvitt alt? Vel, det er flere måter du kan kutte ned på post, innkommende og utgående.

Få din bankerklæring via e-post

Det første du kan gjøre, er å varsle banken din om at du vil motta uttalelser via e-post. Jeg vet ikke om din, men banken min støtter hele tiden dette - til og med for folk som meg som allerede har aktivert det. Du trenger ikke engang å snakke med banken din, men du bør kunne få tilgang til innstillingen i din bankkonto.

Fyll ut skjemaer på nettet

I stedet for å skrive ut skjemaer, fylle ut informasjonen og utgiftskassen for å sende den, tilbyr mange tjenester, selv regjeringsorganisasjoner, muligheten til å fylle ut skjemaer og sende dem på nettet. Mange ganger foretrekker de dette egentlig, så før du går inn i de overfylte regjeringens bygninger, prøv å se om du kan fullføre oppgaven fra komforten til ditt hjem.

E-post fakturaer (for bedrifter)

Hvis du eier en bedrift, har du sannsynligvis mye mer papir for å håndtere enn gjennomsnittlig villaeiere. En måte å kutte dette ned dramatisk er å redusere mengden av utgående post, f.eks. fakturaer. Selvfølgelig er det også mange andre dokumenter, men fakturaer synes å være en av de store. Kundene dine vil sannsynligvis sette pris på din papirløse innsats også.

Få nyheter og informasjon på nettet

I stedet for å få dagsavisen, prøv å bare få det ukentlige tillegget. Eller enda bedre, klipp det ut helt. Skjønnheten på nettet er at vi har endeløs mengde informasjon på fingertuppene. Du kan sjekke alle de store nyhetene på egen hånd og få informasjonen til gratis, så hvorfor betale for det?

Men hvis du fortsatt vil ha avisen (fordi den har fordelene), lar mange av de store utgiverne deg å abonnere på en elektrisk versjon. Dette gjelder også blader.

Som en bonus, hvis du har en eReader, kan du sannsynligvis få dem sendt rett til det! Jeg har faktisk skrevet en artikkel om MakeUseOf Slik lagrer du webartikler for å lese senere på din ikke-tablett-tenne Slik lagrer du web artikler for å lese senere på din ikke-tablett tenne Vi har alle vært der - du surfer på Internett og finn en flott artikkel som du vil lese. Men det er så mye å gjøre, og du vet at du ikke bør ta deg tid til å lese ... Les mer om å sende web artikler (som kanskje til og med erstatter behovet for blader helt) til din Kindle.

Avmeld fra e-postlister

Tro det eller ei, du kan bli kvitt mye av den posten. Dessverre kan det ta litt tid, men det er en utmerket ressurs på WikiHow som forklarer forskjellige måter å gjøre det på - numre å ringe, organisasjoner å skrive og teknikker å huske å gjøre.

Betal regningene dine online

Sist, men absolutt ikke minst, betaler du regningene dine. Det er sannsynligvis en av de største måtene å redusere papir og spare tid i prosessen. Ofte kan du få e-postpåminnelser fra bedrifter i stedet for mailinger, og du kan til og med automatisere prosessen, slik at du ikke engang må tenke på å foreta betalinger - bare sørg for at du har penger på kontoen din.

Skann eksisterende og nye dokumenter

Den beste måten å konvertere eksisterende dokumenter til en digital fil, er å skanne dem inn. Jeg anbefaler at du bruker PNG-formatet, fordi JPEG-formatet er mindre kvalitet. Hvis du har en stor skanner, flott, men hvis alt du har er en smarttelefon, ikke bekymre deg - faktisk kan du begynne å foretrekke det over tradisjonelle skannere.

Det er mange apper tilgjengelige for å skanne dokumenter. Hvorfor kan du ikke bare få et bilde med telefonens kamera? Vel, du kan imidlertid finne ut at mange av programmene som er laget spesielt for skanning, har flere funksjoner som vil resultere i et bedre skannet dokument.

Bruk en fil arrangør, helst med OCR

Nå som du skanner både eksisterende og nye dokumenter, må du administrere dem. Det er definitivt noen teknikker og metoder du må bruke til å gjøre dette, og jeg har skrevet en artikkel om dette på MakeUseOf også. Det er avgjørende for flyttingen din til å være papirløs for å sikre at du starter den helt fra begynnelsen - selv om du så langt ikke har vært veldig bra med å organisere.

Etter at du har grunnlaget for å organisere deg, vil programvaren være mye mer fordelaktig. Det er et par forskjellige programmer jeg anbefaler. En er den all-berømte Evernote. Etter min mening er det flott. Det er ikke bare et program for å gå papirløst, det er et program for hva du vil at det skal være - det er det jeg elsker om det - det er universelt og det overholder hvordan du arbeid.

En av de store egenskapene til Evernote er evnen til å oppdage tekst i bilder - ellers kjent som OCR eller Optical Character Recognition. Dette betyr at hvis du skanner et dokument inn og lagrer det som et bilde, søker du senere etter noe i dokumentet, vil Evernote skanne og finne teksten i bildet.

Vi har nylig publisert en hel guide om bruk av Evernote, så jeg anbefaler deg å sjekke det ut og bli kjent med de andre artiklene om det på MakeUseOf.

Det andre verktøyet er Doxo. Det er fokusert på å hjelpe deg å gå papirløs og er et utmerket verktøy for å gjøre det.

Synkroniser dine dokumenter over alle enheter

Du har sannsynligvis mer enn en enhet, og en av fordelene med å gå papirløs er ikke å måtte ta det papirnotatet eller dokumentet med deg. Men å måtte kopiere og lime inn dokumentet fra enhet til enhet er nesten mer av en plage. Heldigvis er det mange skytjenester å velge fra for å hjelpe med dette problemet. Fra SugarSync SugarSync: Den mest avrundede gratisfilen Sikkerhetskopiering og synkroniseringstjeneste SugarSync: Den mest avrundede gratisfilen Sikkerhetskopiering og synkronisering Service Filbackup er ikke en ny samtale eller et emne på noen måte. Hvis du søker på Google for “sikkerhetskopiering av filer” Du vil sannsynligvis bli overveldet av tjenester og artikler om emnet. Det er et stort ... Les mer til boksen til “store tre” - Google Disk, SkyDrive og Dropbox Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Disk, SkyDrive og mer Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Disk, SkyDrive og mer Sky lagringsscenen har oppvarmet nylig, med en etterlengtet oppføring av Google og en fornyet SkyDrive fra Microsoft. Dropbox har gått uovervåket av de store spillerne i lang tid, men det er endret ... Les mer, du har mye å velge mellom.

Konklusjon: Nyttige metoder for å vedta

I tillegg til disse forskjellige tingene du kan gjøre, er det i virkeligheten alt for deg å gå papirløs. Akkurat som å administrere filene dine, hvis du ikke gjør innsatsen og har de rette tingene på plass, vil det ikke fungere veldig bra. Jeg vil henvise deg til denne artikkelen på LifeHack som adresserer det enda mer. Jeg føler det er ganske viktig å få det etablert før noen teknikker eller andre metoder blir prøvd.

Andre ting du kan gjøre for å gå papirløs er å bare gå til biblioteket og låne en bok i stedet for å kjøpe den. Gjenvinning er svært viktig og kan gjøres mer enn bare den tradisjonelle måten, men også ved å bruke begge sider av papiret i stedet for å bruke et nytt ark. Å gjenbruke den som skrappapir eller andre formål er også bra å gjøre.

Pass på at du ikke overtrykker. Huske - “tenk før du skriver ut”. Også, før du skriver ut et dokument, kan du se om du justerer skriftstørrelsen og typen, så vel som sidemarginene reduserer antall sider. Selvfølgelig krever enkelte dokumenter, uansett om de er i skole eller yrkesformål, et bestemt format og layout. Disse tingene kan ikke unngås, men husk å henvise til Tinas artikkel, som jeg refererte til tidligere, om hvordan man skal kutte utskriftskostnader.

Andre måter å kutte kostnader på når du skriver ut fra nettet, er å bruke nettsteder som PrintWhatYouLike og PrintFriendly for å fjerne alt fra siden, for eksempel annonser, flere bilder eller koblinger, etc., slik at du bare får det du vil ha på siden.

Til slutt må du sikkerhetskopiere. Nå. Ikke sett den av Disse gutta gjorde ikke sikkerhetskopiere sine filer, se nå hva som skjedde disse gutta gjorde ikke sikkerhetskopiere sine filer, se hva som skjedde. Hvis det er noe jeg lærte i de første årene med å jobbe med datamaskiner (og folkene som bruker dem), det var så kritisk at det ikke bare var å redde viktige ting, men også å ... Les mer. En av fordelene med å gå papirløs er ha sikkerhetskopier hvis det skulle skje noe med den opprinnelige filen, så sørg for at du ikke legger av det.

Jeg trodde denne videoen kunne være ganske nyttig i å komme i gang i retning av å gå papirløs. Videoen er fra SmallBusinessDoer og grunnleggeren av DocumentSnap.

Har du gått papirløs? Hvis så, hvordan har det forandret livet ditt? Hva er dine generelle tanker om å gå papirløs?

Image Credits: Bøker på laptop via Shutterstock, Paperless Keyboard Key via Shutterstock, eSignatur via Shutterstock, Smartphone Notepad via Shutterstock, Betalingsregninger via Shutterstock, Uønsket post via Shutterstock, Online News via Shutterstock, Transformasjon av papir via Shutterstock, Filer i sky via Shutterstock , Online Banking via Shutterstock, WWF

Utforsk mer om: Grønn teknologi, Notatbøker, Utskrift.