10 Skjulte egenskaper av Microsoft Outlook som sjelden brukes

Hvis du bruker Outlook, vet du allerede at det er et nyttig program for å administrere e-posten din og inneholder mange flotte funksjoner. I dag skal vi dekke noen mindre kjente Outlook-funksjoner som kan bidra til å forbedre arbeidsflyten din.

1. Endre antall linjer i meldingsforhåndsvisning

I listen over e-postmeldinger viser Outlook en forhåndsvisning av hver melding. Dette inkluderer avsenderen og emnelinjen på første linje og deretter en linje fra e-postmeldingslegemet under det som standard.

Du kan endre antall linjer fra meldingen som vises i listen over meldinger.

Gå til Utsikt kategorien og klikk på Forhåndsvisning av melding knapp. Velg deretter 1 linje (misligholde), 2 linjer, eller 3 linjer. Eller velg Av hvis du ikke vil ha noen av e-postmeldingene som vises i listen.

Du blir spurt om du vil bruke denne innstillingen til bare Denne mappen eller Alle postkasser.

Antall linjer du velger inkluderer ikke avsender og emnelinje. Så hvis du velger 2 linjer, Du vil se tre linjer totalt: avsenderen og emnet på første linje og deretter to linjer i e-postmeldingen kroppen under det.

2. Velg Hvilke mappedisplayer i Outlook Launch

Hvis du har flere e-postkontoer i Outlook, kan du velge hvilken e-postkonto du vil vise som standard når du åpner Outlook. Eller du kan velge en annen mappe i tillegg til innboksen hvis du vil.

Gå til Fil> Valg og klikk Avansert i venstre rute på Outlook-alternativer dialogboks.

I Outlook starter og avslutter delen, klikk Søk. På Velg mappe dialogboksen, finn den kontoen du vil ha, og velg Innboks eller annen mappe du vil starte Outlook i.

Vi fant at denne innstillingen ikke alltid holder fast. Gi oss beskjed i kommentarene hvis det virket for deg.

3. Lag en Outlook-søkemappe

Hvis du søker etter de samme ordene og uttrykkene i Outlook ofte, kan du sette opp en virtuell søkemappe. 6 Best Practices for Outlook for å øke arbeidsflyten. 6 Best Practices for Outlook for å øke arbeidsflyten. Hvis du bruker all seriøs tid ved hjelp av Outlook, du bør undersøke arbeidsflyten din. Gjør e-postarbeidet ditt for deg og spar tid for viktige oppgaver. Les mer som viser deg en liste over alle elementer som samsvarer med bestemte søkekriterier. Outlook gir noen maler for Søkemapper, eller du kan lage din egen.

For eksempel, Ulest post Søkemappe viser deg all ulest post i en mappe, selv om de er i forskjellige mapper i e-postkontoen din. Meldingene flyttes ikke til søkemappen, de vises bare der. De opprinnelige meldingene forblir i deres respektive mapper.

Å opprette en ny Søkemappe, klikk Ny søkemappe i Ny delen på Mappe fane. Velg en ferdig søkemappe mal fra listen, eller velg Lag en tilpasset søkemappe under Tilpasset nederst på listen.

Hvis du oppretter en egendefinert søkemappe, klikker du Velge på Ny søkemappe dialogboks.

Deretter skriver du inn en Navn for søkemappen på Tilpasset søkemappe dialogboks. Klikk kriterier og spesifiser detaljene for søket på Søk mappekriterier dialogboks.

Hvis dette ikke virker for deg, har vi noen metoder du kan bruke fikse Outlook Search Slik løser du Outlook Search Når det ikke fungerer riktig Hvordan løser du Outlook Search når det ikke fungerer riktig Har du noen gang opplevd en Outlook Search-feil? ? Hvis Outlook-søket ditt ikke virker, ikke vær panikk. Bare arbeid deg gjennom disse feilsøkingstrinnene. Les mer .

4. Rengjør en Outlook-mappe

Outlook's Clean Up Folder-funksjon fjerner overflødige meldinger i en tråd eller mappe. Redundante meldinger er tidligere meldinger i en tråd som også sitert i svarene. Lange e-posttråder kan ende opp med flere kopier av tidligere meldinger som er oppgitt i hvert svar.

De Oppryd Folder Kommandoen beveger de overflødige meldingene i den valgte mappen og dens undermapper til Slettede elementer mappen som standard.

For å bruke denne kommandoen, høyreklikk på mappen du vil rydde opp og velg Oppryd Folder.

Du kan angi alternativene for Oppryd Folder kommando ved å gå til Fil> Valg> E-post> Samtale Opprydding. Velg mappen du vil ha de rydde opp elementene som skal flyttes til, og aktiver eller deaktiver eventuelle andre opprydningsalternativer du vil ha.

5. Send en e-post til en fremtidig dato

Noen ganger må du skrive en e-post, men ikke sende den til en senere tid. Outlook's forsinket leveringsfunksjon 10 Hurtige tips for å bli bedre i Outlook 10 Hurtige tips for å bli bedre i Outlook Bruker du Outlook til fullt potensial? Bli en Outlook-mester med vårt utvalg av mindre kjente tips og triks og se produktiviteten din. Les mer lar deg enkelt gjøre dette.

Først skriv din nye e-post eller svar på en e-post. Deretter klikker du Forsinket levering i Flere valg delen på alternativer fanen i meldingsvinduet.

Under Leveringsmuligheter, Undersøk Ikke lever før boksen og velg dato og klokkeslett.

Velg andre alternativer du vil ha, og klikk Lukk.

Outlook lagrer planlagte e-postmeldinger i din utboks til de blir sendt når de blir flyttet til din Sendt mappe.

Hvis du tenker på deg og trenger å avbryte forsinket levering eller endre den til en annen dato og klokkeslett, går du til din utboks og åpne e-postmeldingen. Klikk Forsinket levering på alternativer tab igjen og endre dato og klokkeslett for Ikke lever før alternativet eller fjern markeringen i boksen for å deaktivere forsinket levering.

6. Bruk raske trinn

De Raske trinn delen av Hjem fanen i Outlook gir tilgang til en-klikk-tilgang til vanlige handlinger. Microsoft gir noen innledende Quick Steps til å begynne med, men du kan også lage din egen.

Hvis du vil opprette et tilpasset, raskt trinn, klikker du Lag ny i Raske trinn seksjon. På Rediger hurtig trinn dialogboks, Navn ditt hurtige trinn.

Deretter velger du en handling fra rullegardinlisten og klikker Legg til handling. Fortsett å legge til andre handlinger du vil ta i samme Quick Step, klikk Legg til handling etter hverandre.

For eksempel kan du sette opp et raskt trinn for å markere valgte e-postmeldinger som lest og deretter flytte dem til en bestemt mappe.

7. Åpne flere Outlook-vinduer

Hvis du bruker Outlook til e-post, planlegging og oppgaver, vil du kanskje åpne flere Outlook-vinduer. På den måten kan du se e-post, kalender og oppgaver samtidig, i stedet for å bruke navigeringsknappene for å fortsette å bytte visning.

For å åpne et annet Outlook-vindu, høyreklikk på Outlook-ikonet på oppgavelinjen og velg Outlook 2016. Plasser vinduene slik du vil.

Når du lukker Outlook, går du til Fil> Avslutt på noen av de åpne vinduene. Ikke klikk på X i øvre høyre hjørne av noen av vinduene. Outlook åpner neste gang med samme antall vinduer og i samme posisjon som de var i da du forlot Outlook.

8. Lag og administrer regler

Du kan ikke alltid like å spille av reglene, men regler i Outlook. La Outlook-regler administrere din e-postboks. La Outlook-regler administrere din e-postboks. Smarte varsler og filtre kan hjelpe deg med å holde deg over e-postboksen din. Outlook-skrivebordet og Outlook.com tilbyr en funksjon som heter "regler", og vi vil vise deg hvordan du konfigurerer den. Les mer kan være veldig nyttig. De lar deg sette opp bestemte hendelser som skjer automatisk basert på handlinger som oppstår.

Du kan for eksempel flytte meldinger med bestemte ord i emnelinjen eller fra en bestemt person til en mappe og merk meldingene som lest samtidig. Du kan opprette en regel for å gjøre alt det på en gang mens du mottar meldinger.

For å opprette eller administrere regler klikker du regler i Bevege seg delen på Hjem fanen og velg Administrer regler og varsler. De Regler og varsler dialogboksen lar deg opprette, endre og manuelt kjøre regler.

Klikk Ny regel å opprette en regel og følg trinnene i Regelveiviseren.

En funksjon som mangler i Outlook, er evnen til automatisk å BCC deg selv på e-post. Men du kan komme seg rundt denne begrensningen ved hjelp av regler. Slik automatiserer du automatisk eller BCC deg selv i Outlook og Gmail. Hvordan automatisk CC eller BCC deg selv i Outlook og Gmail. CCing og BCCing deg selv på e-post kan være en nyttig måte å minne deg på viktige e-poster. Les mer .

9. Endre Outlook-kontonavnet ditt

Når du legger til en e-postkonto i Outlook, er standardnavnet for kontoen din e-postadresse, som vises i venstre rute. Men du kan endre kontonavnet til en mer beskrivende en som vil gjøre det raskere å få øye på kontoen du leter etter. Nyttig hvis du har mange e-postkontoer i Outlook.

For å endre et kontonavn, høyreklikk på det nåværende kontonavnet i venstre rute (ikke innboksen for kontoen) og velg Kontoegenskaper. Eller gå til Fil> Info (de Kontoinformasjon skjerm).

Så gå til Kontoinnstillinger> Kontoinnstillinger og sørg for at e-post fanen er aktiv på Kontoinnstillinger dialogboks. Det skal være som standard.

Velg kontoen i listen du vil endre navnet på (hvis den ikke allerede er valgt), og klikk deretter Endring.

Endre Brukernavn under Generelle innstillinger på Kontoinnstillinger dialogboks. Klikk neste og klikk deretter Ferdig.

10. Bruk Outlook Command Line Switches

Outlook gir kommandolinjebrytere som lar deg utføre ulike operasjoner. Hvis du foretrekker å bruke tastaturet i stedet for musen, kan du øke hastigheten på operasjonene i Outlook ved hjelp av kommandolinjebryterne. De kan også hjelpe deg med å feilsøke problemer i Outlook.

Vi har dekket 25 kommandolinjebrytere for Outlook 2016 Outlook 2016 Kommandolinjebrytere du må vite 25 Outlook 2016 Kommandolinjebrytere du må vite Du kan få mer ut av Outlook ved å lære å bruke kommandolinjebrytere. Les mer du bør vite.

For eksempel kan du opprette en ny e-postmelding med en mottaker ved å åpne Løpe dialogboks (Windows-tast + R) og skriv inn følgende kommando i Åpen boks, erstatte e-postadressen med mottakerens adresse.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Verktøy for å gjøre Outlook enda mer nyttig

Hvis alle de flotte funksjonene i Outlook, selv de mindre kjente, ikke er nok for deg, har vi dekket noen nyttige tredjeparts Outlook-verktøy som legger til funksjonalitet for Outlook eller forbedrer eksisterende funksjoner. Og ikke glem det grunnleggende, for eksempel å legge til en e-signatur. Slik legger du til en e-post-signatur i Microsoft Office 365 Slik legger du til en e-post-signatur i Microsoft Office 365 Slik kan du legge til en e-post signatur i Microsoft Outlook Web App i Microsoft Office 365. Les mer .

Ikke glem at ved siden av de flotte funksjonene er det mange Outlook-snarveier som kan hjelpe deg med å spare tid. Den essensielle listen over snarveier for Microsoft Outlook-tastatur. Den essensielle listen over snarveier for Microsoft Outlook. De mest nyttige og viktige hurtigtastene i Microsoft Outlook . Les mer .

Utforsk mer om: E-posttips, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.