Unngå mord ved PowerPoint Hvordan gjøre presentasjonene dine dømmende og minneverdige

Har du noen gang gjort en PowerPoint-presentasjon? Selvfølgelig har du. Hvis du sa “Nei,” Jeg vil kalle deg en løgner. Ok, det kan være ekstremt. Men de fleste av oss har, ikke sant? Jeg vil si det. Så hva er poenget mitt? Mitt poeng er at her de fleste av oss har skapt en PowerPoint og gjort en presentasjon (eller vil på et tidspunkt) og likevel er det sannsynlig å være en av de dårligst ferdigstilt på en datamaskin.

Presentasjonene jeg så gjort på college, både av studenter og instruktørene, var pinlig, minst sagt. Fra latterlig lange lysbilder av instruktører til studenter som så ut som de ikke visste hvordan lese (som de ikke burde ha gjort i utgangspunktet). Bad PowerPoint-presentasjoner er en epidemi i utdanning, som deretter fortsetter inn på arbeidsplassen. Selvfølgelig handler det ikke bare om PowerPoint selv, men også presentatøren og hvor godt de snakker og formidler informasjonen. Og jeg vil også ta på det.

Begynn med en oversikt

Akkurat som når du skriver en rapport, er det nyttig å ha konkrete punkter lagt ut. Vanligvis er dette bare for deg å få tankene dine ned. I en PowerPoint skjønt, det er fint for publikum å se hva presentasjonen de skal sitte gjennom, vil gå over. Det forbinder dem litt mer og holder dem interessert, spesielt hvis det var noe i tidslinjen som fascinerte dem. Utsikten er enkel og består bare av de nøyaktige tingene du skal dekke. Noen ganger er det greit å få litt mer detaljert og utvide oversikten for å gi mer informasjon om underemner som skal dekkes. Dette avhenger imidlertid av grunden til presentasjonen og kravene til det spesifikke innholdet du dekker. Nedenfor er et eksempel på en oversikt i en presentasjon jeg gjorde på datasikkerhet.

Være i overensstemmelse med tema og layout

Det er flere aspekter ved å holde distraksjoner på et minimum og å være i samsvar med temaet ditt og layout gjennom hele PowerPoint er sikkert en viktig aktør i det. Du vil ikke lage noen tanker som vil endre publikumets fokus på innholdet ditt og hva du sier. Du kan gjøre dette ved ikke bare å holde temaet konsistent (det er ganske greit), men også oppsettet. For eksempel, hvis ett emne tar opp to lysbilder, må du merke det andre lysbildet og legge til “(Fortsettelse)” på slutten av tittelen. Dette vil raskt vise publikum du er på samme emne, til tross for å bytte lysbilder og holde fokus på emnet i stedet for å lure på hva dette lysbildet kan dreie seg om.

Glem Clip Art, Crazy Sounds And Fancy Transitions

Når det gjelder distraksjoner, er dette en annen stor spiller. Noen visuals kan være gode. Imidlertid er irrelevante visualer eller lyder (faktisk bare noen lyder) og galne overganger ikke bare veldig forstyrrende for publikum, men også det gir PowerPoint et mindre profesjonelt utseende. Jeg vil anbefale å holde seg borte fra de fleste av disse, for eksempel denne grønn-ish-gule, fluffete tingen nedenfor.

På college hadde jeg en instruktør som elsket alle disse tingene. Jeg føler at hun burde ha lært / undervisning i barnehagen, hvis det gir deg ide om hva hun (og hennes presentasjoner) var som.

Ikke les din PowerPoint. Periode.

Egentlig? Du leser fortsatt PowerPoints? Jeg håper virkelig at du ikke gjør det. Og ikke å fornærme deg hvis du gjør det, men du må stoppe - for menneskehetens gode. Ok, nå som jeg er ferdig med å ta i mot din verdighet, la meg spørre deg om dette: Har du noen gang lyttet til noen som leser noe? Hvis de er egentlig bra på det, som noen yrker krever, kan du knapt fortell. Men hvis de er gjennomsnittlige som de fleste av oss, høres det monotone og blid. Du vil ikke at andre skal tenke det om deg riktig? Dette kommer tilbake til Hvorfor du gir presentasjonen i utgangspunktet. Gir du det fordi du ha til? Fordi du nyter emnet? Eller fordi du vil at publikum skal absorbere så mye kunnskap og innhold som mulig for å gjøre positive endringer? Kanskje det er flere, men forhåpentligvis den siste er en av dem fordi, hvis ikke, er det lite sannsynlig at du formidler innholdet du jobbet så hardt for å undersøke og sette sammen på en måte at publikum ville Nyt å lære om og søke.

Til slutt er det ingen grunn til å lese hva publikum din tydeligvis kan se. Målet ditt som presentatør er å utvide seg utenfor PowerPoint selv. PowerPoint er rett og slett en veiledning og omfattende oversikt for publikum å følge med i hele presentasjonen.

Levering av innholdet er like viktig som innholdet i seg selv. Her er en løsning jeg har funnet for dette problemet, som fungerer bra for meg. Etter å ha opprettet PowerPoint, gå gjennom det og opprett et skript. Skriptet kan bestå av alt du vil ha fra en oversikt eller oppsummering av presentasjonen din til en fullstendig etterligning av hva du har tenkt å si. I hele skriptet inkluderes hvor lysbildeoverganger vil skje, slik at du ikke glemmer å bytte lysbilder mens du gir presentasjonen. Det er greit å se ned for å lese, men du bør allerede ha litt forståelse av hva du skal si allerede.

Gå til Punkt Og Assassinere Sagaen

Dette er den andre siden å ikke lese hva du skal si. Det er vanskelig å gi en meningsfylt presentasjon når alt du gjør er å lese poeng etter punkt (det er hva skriptet er for). Men ikke skriv det skriptet i lysbildene selv. Det kan høres ut som sunn fornuft, men jeg hadde en instruktør hvis lysbildene var så fullpakket, det tok alt for lang tid å få de viktigste punktene og viktig informasjon fra dem. Ganske frustrerende når du prøver å studere. Men det handler ikke bare om å studere - hva med et arbeidssted når PowerPoint trenger å være en ressurs for andre? De ønsker ikke å ta seg tid til å skure gjennom romanenes lysbilder. Så, som tittelen sier, kommer til poenget - det kalles en kraftPunkt av en grunn, ikke en “PowerSaga.”

Bruk media, men kvalitetsmedier

Tidligere snakket jeg om ikke å bruke vanlige bilder, for eksempel Clip Art, eller andre distraherende medier. Dette betyr ikke at du ikke kan bruke det i det hele tatt. Bilder, videoer, til og med lydklipp har plass når relevant. Nøkkelord der. Ikke ha et tilfeldig bilde bare for å fylle plass. I stedet finner du noe som relaterer til hva du snakker om. Det er et pluss hvis det legger til kvalitet på det du allerede sier, men hvis det bare er å gjøre lysbildet litt mindre av et sterilt utseende, så er det ok også. Bare vær sikker på at det er relevant for hva du dekker, og vil ikke ta bort publikums fokus.

Bruk ressursene som er tilgjengelige for deg

Kanskje det har vært tider hvor du hadde en ide om noe du ønsket å gjøre, men hadde ikke kunnskapen om å implementere den i PowerPoint. Ikke glem å bare søke på internett. Selvfølgelig er det mange tips og informasjon på Microsofts nettsted, og det er en stor ressurs for ting som dette. Men selv et raskt søk på din foretrukne søkemotor vil gi fantastiske resultater fordi sannsynligvis har det vært noen andre som har lurt på det samme og funnet en løsning.

Det er alt på deg, presentatøren

Å fange publikums oppmerksomhet fra get-go er avgjørende for suksessen til presentasjonen din og hvilken innvirkning den vil ha på dem. Begynn med en fengende linje, en spennende statistikk eller et spørsmål for å gnist deres nysgjerrighet. Når du har det, du må opprettholde det. Du gjør dette ved å følge de tidligere tipsene som er nevnt her og en annen ting: den stemningen du gir av. Er du nervøs? Eller er du avslappet og deg selv? Du må være den sistnevnte, uansett hva det kan være. Ikke bekymre deg hvis du føler at din personlighet er utilstrekkelig for innholdet du presenterer - ikke prøv å endre det. I stedet, stol på dine instinkter og vær deg selv. For eksempel, hvis du er morsom, kast din egen humor her inne og der. Eller hvis du er mer seriøs, gjør det i stedet. Nøkkelen er å formidle tillit til deg selv, arbeidet ditt og innholdet du presenterer.

Øve på. Øve på. Øve på. (Og ikke sett den av)

Så hvordan kan du være trygg på de tingene? Enkel - praksis. Du bør ha hele presentasjonen din (ikke din PowerPoint) som er lagret. Å gjøre dette vil forbedre informasjonsflyten, skildre tillit, forhindre tørre presentasjoner (monotone) og lese av lysbildene, og få oppmerksomheten til publikum bedre. Å sette av dette vil bare øke negativene og redusere positive. Så fortell ikke og hold deg foran spillet.

Sikkerhetskopiering (Fordi Din “Pappa lærte deg bra”)

Doh! Du har nettopp lagret PowerPoint på bare ett sted - den eneste flash-stasjonen du hadde. Og på vei inn i bygningen falt du det i en mudderpytt. Håper det fortsatt fungerer - din jobb / klasse og andre mennesker stole på deg. Hvis det ikke har skjedd noe med deg, vet vi alle om noen som det har skjedd med. Det er sunt fornuftig å sikkerhetskopiere, så gjør det! Det er gratis (for det meste) og det er egentlig ingen grunn til ikke, bortsett fra din egen dovenskap - som bare er patetisk at du lar det komme i veien. Du vet at du ville angre på disse tider, du gjorde ikke backup hvis noe som dette skjedde med deg, så hvorfor ikke hindre alt stress og bare gjøre ting helt fra starten.

Det er flere måter å gå om dette. Først har du flere steder av samme fil i forskjellige kilder. Så hvis du har filen på datamaskinen din, ha den på en flash-stasjon også. Hvis du har til hensikt bare å ta med en flash-stasjon for å koble til en annen datamaskin for å gi presentasjonen, kan du prøve å bruke en skygtjeneste. Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Disk, SkyDrive og mer Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Disk, SkyDrive & Mer Sky lagringsscenen har oppvarmet nylig, med en etterlengtet oppføring av Google og en nyskapet SkyDrive fra Microsoft. Dropbox har gått uovervåket av de store spillerne i lang tid, men det er endret ... Les mer som Dropbox, SugarSync, SkyDrive eller Google Drive. Det er også en mengde andre tjenester, men det er mine foretrukne valg, SugarSync er min personlige favoritt SugarSync: Den mest avrundede gratisfilen Sikkerhetskopiering og synkronisering Service SugarSync: Den mest avrundede gratisfilen Sikkerhetskopiering og synkronisering Service File backup er ikke en ny samtale eller emne på noen måte. Hvis du søker på Google for “sikkerhetskopiering av filer” Du vil sannsynligvis bli overveldet av tjenester og artikler om emnet. Det er et stort ... Les mer. Et annet alternativ er å ha både en bærbar harddisk og en flash-enhet (eller to av samme type enhet), på den måten hvis du ikke er sikker på påliteligheten til en Internett-tilkobling, har du fortsatt en sikkerhetskopi. Jeg er ikke kresen om hvordan du sikkerhetskopierer, like lenge som deg gjøre og dets pålitelig.

I tillegg, lagre når du skriver ditt PowerPoint og presentasjonsskript. Navngi filene fra starten og bruk deretter bare “Ctrl + S” som du skriver. Jeg kan ikke telle hvor mange ganger jeg har gjort det i denne artikkelen alene. Selv om du tenker på å redde midsentens - bare gjør det. Det tar bare et sekund og sparer timer av frustrasjon.

Konklusjon

For å samle, husk at det er mange ting du kan gjøre for å gjøre PowerPoint mer behagelig å lese og bare forstå. Når det er sagt, de andre 50% av vekten bestemmes av hvor godt du presenterer materialet. Begge må være i fellesskap for å fange opp og beholde publikums oppmerksomhet for å sikre at de fullt ut forstår innholdet du har jobbet så hardt for å forberede. Men det stopper ikke der. Du må fokusere innholdet på publikums behov og interesser. Hvis det ikke er deres spesielle interesse, kan du gjøre opp for det gjennom områdene av å presentere innholdet selv ved å bruke analogier for å forholde det så mye som mulig og din egen personlighet. Disse tingene kombinert med tilliten du oppnådde gjennom å repeterende studerer presentasjonsskriptet ditt, vil sikre at publikum forblir fascinerte. Til slutt, ikke glem å sikkerhetskopiere. Det kan virke som et problem, men husk at det er mye mer av en når du må gjenskape alt du mistet.

For mer nyttige tips, sjekk ut 10 PowerPoint-tips for å forberede en profesjonell presentasjon 10 Powerpoint-tips for å lage en profesjonell presentasjon 10 Powerpoint-tips for å forberede en profesjonell presentasjon Presentasjoner er en fin måte å støtte en samtale på. Denne veiledningen vil hjelpe deg med å lage presentasjoner med et profesjonelt utseende og konsistent innhold. Samtidig vil du unngå de vanligste presentasjonsfeilene. Les mer av Tina og The 10-20-30 Rule of PowerPoint av Guy Kawasaki.

Image Credit: Håndbryter gjennom hvitt via Shutterstock | Gul leketøy via Shutterstock | Cute Furry FerretConcentration Comic via Shutterstock | Illustrasjon av forretningsmann via Shutterstock

Utforsk mer om: Microsoft PowerPoint, Presentasjoner.