Bli en Pro Outlook-bruker ved å unngå felles feil

Hvis du jobber i et typisk kontormiljø, er oddsen ganske bra at postsystemet er et Exchange-stykke, og at e-postklienten du velger, er Outlook. Vi har dekket Outlook her hos MUO fra noen få vinkler, inkludert Outlook Journal Track e-post, telefonsamtaler og oppgaver med Outlook Journal Track e-post, telefonsamtaler og oppgaver med Outlook Journal siden Outlook er omtrent like vanlig som Word og Excel på de fleste arbeid datamaskiner rundt om i verden, vil jeg gjerne dele med deg noen tips om hvordan du kan bruke den veldig kule Journal ... Les mer og sikkerhetskopiere Outlook-dataene dine 5 Enkle måter å sikkerhetskopiere Microsoft Outlook-dataene dine 5 enkle måter å gå tilbake Opp Microsoft Outlook-dataene dine, les mer. Vi dekket til og med noen kule VBA-skript i Outlook der du kunne eksportere oppgavene dine til et Excel-regneark. Slik eksporterer du Outlook-oppgaver til Excel med VBA Slik eksporterer du Outlook-oppgaver til Excel med VBA Uansett om du er en fan av Microsoft, God ting som kan sies om MS Office-produkter, er i hvert fall hvor lett det er å integrere hverandre med hverandre ... Les mer .

I denne artikkelen skal jeg se nærmere på Outlook-klienten selv og noen av de vanlige Outlook-feilene som folk ofte blir offer for. Heldigvis finnes det noen få innbyggede verktøy du kan bruke til å forsyne deg med å gjøre en av disse feilene på jobb som vil ta deg lang tid å leve ned.

Hva er noen av disse feilene? Hva med å treffe “svar alle” til en av de masse e-postene og gjøre en komplett tull ut av deg selv? Hva med å skrive noe raskt i varmen av lidenskap til sjefen din at du helt angre på det øyeblikket du klikker på “sende“? Det er så mange situasjoner at folk der ute som kan forholde seg til slike situasjoner, og mange mennesker har sine egne e-post horror historier. Så det er fornuftig at Microsoft vil legge inn noen viktige verktøy for å beskytte mot de vanlige Outlook-feilene.

Farene ved e-post

Det er tre e-postfare som jeg skal dekke i denne artikkelen - sende ut den e-postmeldingen som du angre på det øyeblikket du sender den, sender en e-post til feil person, og til slutt det gamle svaret - alt feil at så mange mennesker er skyldig i.

E-posten du beklager, sender

Du vet hva vi alle har de dagene. Du får enda en e-post fra en sjef eller kollega som bare gni deg på feil måte. Du har hatt en dårlig morgen, eller du har ikke fullført din første kopp kaffe enda, og så du slår svar og bare slippe ut all din frustrasjon og sinne i en, forferdelig e-post.

5 minutter og flere forbannelseord senere, avsluttes denne e-posten og med knapt en pause, klikker du på “Sende“. Deretter begynner det å begynne å tenke på deg nøyaktig hva du nettopp har gjort - og de potensielle konsekvensene etter at du har satt deg i tilfredsstillelse i omtrent tre eller fire sekunder. Du skjønner, med en synkende følelse av magen din, at du virkelig ikke burde ha sendt den.

Ikke vær redd, Outlook kommer med et veldig kult verktøy bare for denne typen ting - bortsett fra at du må gjøre det på klienten din før Du gjør denne følelsesmessige feilen, ikke etter. Jeg kaller det “e-postforsinkelsesforsikring”. For å aktivere det, klikker du bare på “Fil”, “info” og klikk på “Administrer regler og varsler“.

I utgangspunktet, hva du skal gjøre her, er å opprette en regel som forsinker alle dine utgående e-poster i 5 minutter. Dette gir deg en liten bit av “ro deg ned” forsikring, slik at du kan forhindre at feilene skjer før de skjer.

På skjermbildet E-postregler klikker du på “Ny regel ... ”

Klikk deretter på “Påfør regel om meldinger jeg sender“. Dette gjelder forsinkelsen til hver enkelt e-post du sender øyeblikket du klikker på “Sende” knapp.

I neste trinn i Regelveiviseren har du muligheten til å begrense antall utgående meldinger dette gjelder for. For eksempel kan det bare være viktige meldinger, eller med bestemte ord i meldingsdelen din (kanskje du sjekker etter bestemte valgbudsord som du liker å bruke?)

I dette eksemplet skal jeg bare bruke det på alle utgående meldinger, så du klikker på neste, og deretter klikker du bare på “Ja” for advarselsmeldingen.

Til slutt velger du “utsette levering med et antall minutter“, Klikk på “et tall” lenke og sett forsinkelsesperioden til hvilken tid du tror det vil ta deg av med å avkjøle og avbryte meldingen før den faktisk blir sendt.

På det siste trinnet kan du søke unntak fra denne regelen slik at den ikke vil forsinke meldinger som sendes til bestemte personer (som et eksempel). For eksempel, jeg vet at jeg ganske mye kan skrive noe som helst jeg vil ha min kompis John, og han vil ikke bli sint på meg. Vi er bestevenner etter alle - så jeg skal gjøre et unntak for disse meldingene med sin e-postadresse i “mottaker” felt.

Navngi forsinkelsesregelen, og du er god å gå (ikke glem å slå på regelen).

Nå, hver gang du sender ut en e-post, sitter den i utkassen i 5 minutter. Så, hvis du bestemmer deg etter et øyeblikk, slik at det å sende e-posten faktisk var en stor feil, kan du gå inn i utkassen din og slette meldingen - og unngå en stor krise.

Bekreft hvem din melding kommer til

Det er en vanlig feil folk gjør når du raskt sender e-post til folk - du har sikkert opplevd det selv. Du går for å sende en epost til en venn som heter, sier Ryan Dube for eksempel. Så du skriver inn “ry” og tre matchende navn fra den globale kontaktlisten til Exchange-serveren eller fra din personlige kontaktliste kommer opp.

Fordi du har det travelt, velger du ved et uhell “Bryan Dube“, og fortsett å skrive om din weekend escapade i Vegas. Du omhyggelig detaljerer alle de tingene du gjorde der - du vet, alle tingene som skulle oppholde seg i Vegas? Du klikker “Sende“, åpne din “Sendt” boks for å forsikre deg om at det gikk til din kompis ok, og da begynner det på deg at du sendte den til feil person. Enda verre - Bryan Dube skjer for å være selskapspresident som hadde sendt deg masse masse-epost i forrige uke (det var derfor han viste seg som en drop-down-kontakt).

Ja, det kalles å bli skrudd.

Bruk istedenfor et lite pro-tip, kjent som Control-K, rett etter at du skriver inn de første par bokstavene til vennens navn. Dette åpner opp “Sjekk navnene” verktøy og lar deg faktisk velge personens navn fra den offisielle kontaktlisten.

Dette kan føles som et ekstra skritt først, men for de spesielt sensitive meldingene er det et svært viktig ekstra skritt. Det lar deg bekrefte og sørge for at meldingen du skriver, kommer til den riktige personen.

La MailTips varsle deg om vanlige Outlook feil

Personlig tror jeg at MailTips er en av de største oppfinnelsene som er bygget inn i Outlook. MailTips beskytter deg mot en lang liste med problemer ved å varsle deg om ting som om mottakeren du sender en e-post til, egentlig er en gruppe med et stort antall mottakere (som vil beskytte deg mot svaret - all feil), uansett om du sender en e-post til noen utenfor firmaet, og lignende informative tips.

For å aktivere MailTips, bare gå inn i Outlook-alternativer, velg “Post” og deretter bla ned til du ser “Alternativer for posttips” knapp.

Du ser alle de tingene som MailTips gjør for deg i denne innstillingsboksen. Hvis du liker alt du ser, bekreft det “Vis automatisk” er valgt, og klikk deretter OK.

MailTips kan virkelig være en livredder. Når kritiske e-postmeldinger ruller inn, får du tips om at dette er en du kanskje vil svare på. Det forteller deg også om det har kommet fra et automatisert system som automatisk videresendte e-posten til deg - en fin funksjon for IT-folk som har satt opp automatiske regler fra forskjellige skript som overvåker datasystemer og servere.

MailTips vil også gi deg råd når du prøver å sende en e-post til en ugyldig e-postadresse, eller til en adresse som inneholder et stort antall mottakere. MailTips kan lagre deg fra å gjøre vanlige e-postfeil på mange måter å liste her.

Bare å bruke disse tre viktige proverktøyene i Outlook kan redde livet ditt - eller i det minste din stolthet. Aktiver dem og bruk dem, og redd deg selv hodepine for å gjøre disse vanlige Outlook-feilene. Det kan til og med spare karrieren din!

Har du noen gang gjort noen pinlige e-feil, hvor tips som disse ville ha reddet deg? Del dine erfaringer i kommentarfeltet nedenfor!

Bildekreditter: Distressed Woman Via Shutterstock

Utforsk mer om: Desktop Email Client, Email Tips, Microsoft Outlook.