Slik bruker du WordPress for dokumentbehandling eller filbehandling

Fra en enkel blogging-plattform har WordPress utviklet seg til et kraftig CMS-verktøy som folk bruker på sine egne unike måter. Tidligere viste vi deg hvordan du gjør samarbeidende redigering i WordPress. I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du bruker WordPress som et dokumenthåndteringssystem. Målet er å bruke WordPress som en samarbeidsplattform, slik at lagene kan jobbe på dokumenter samtidig, og håndtere filbehandling, arbeidsflyt og fil hosting.

Videoopplæring

Hvis du ikke liker videoen eller trenger mer instruksjoner, fortsett å lese.

Sette opp Document Management System

Første du trenger å gjøre er å installere og aktivere WP Document Revisions plugin. Når du har aktivert, vil plugin legge til et "Dokumenter" menyelement i WordPress admin sidebjelke. Ved å klikke på det, tar du deg til Dokumenter-siden.

Arbeide med dokumenter

For å legge til et nytt dokument, klikk på "Legg til dokument". Dette vil ta deg til Legg til nytt dokument side hvor du kan gi dette dokumentet en tittel og laste den opp til WordPress. Du kan også velge en arbeidsflytstilstand fra Workflow State nedtrekksmenyen. Som standard har du innledende utkast, pågår, avsluttende og gjennomgått tilstand. Du kan tilordne eierskapet til dokumentet til en annen bruker i WordPress. Standard publiseringsstatus for et nytt dokument er "Privat publisert", noe som betyr at dokumentet er tilgjengelig for andre brukere i systemet. Du kan også gjøre et dokumentpassord beskyttet eller gjøre det offentlig tilgjengelig på forsiden av nettstedet ditt.

WP Document Revisions lar brukerne sjekke ut et dokument. Dokumentstyringssystemet låses ned et dokument som er sjekket ut. Hvis en annen bruker forsøker å redigere det samme dokumentet, vil de se et varsel om at en annen bruker jobber for øyeblikket på dokumentet, og de har låst den. Men hvis den andre brukeren har privilegiene, kan de overstyre låsen.

Brukerrollestyring i WP-dokumentrevisjon

WP Document Revisions utnytter din eksisterende WordPress brukeradministrasjon. Mulighetene til brukere i dokumentstyringssystemet ligner evnene til brukerne i WordPress som en blogg.

bidragsytere kan lage nye dokumenter, men de kan ikke laste opp dokumenter. Bidragsytere kan også laste ned publiserte dokumenter. De kan imidlertid ikke se private publiserte dokumenter opprettet av andre brukere.

Forfattere kan opprette og laste opp nye dokumenter. De kan også laste ned offentlig publiserte dokumenter og redigere egne dokumenter.

redaktører kan fungere på alle dokumenter, slette dokumenter og administrere arbeidsflyt. De kan ikke legge til nye brukere i systemet.

administratorer kan utføre alle oppgaver, og de kan også legge til nye brukere i dokumentets styringssystem.

Dokument arbeidsflytstater

Som standard har du Initial Draft, pågår, arbeidsflytstatus for siste og gjennomgående. Gå til Dokumenter »Workflow States å opprette nye arbeidsflytstater eller redigere eksisterende stater. WP-dokumentrevisjon fungerer også bra med Rediger Flow.

WordPress som plattform og WP Document Revisions som dokumentstyringssystem gir et åpen kildekodealternativ til kostbare samarbeidsverktøy. La oss nå hva du synes om å bruke WordPress som et dokumenthåndteringssystem?