10 e-postproblemer du kan løse med Gmail-filtre

En overfylt innboks er et vanlig problem for alle. Det ser nesten ut til at disse e-postene kommer inn i en raskere hastighet enn vi kan handle på dem. Som med de fleste ting i livet, er det best å automatisere noen få oppgaver enn å sette byrden på deg selv. Det er det som Gmail-filtre er for.

Vi har vist deg hvordan du konfigurerer filtre i Gmail. Hvordan sette opp e-postfiltre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook. Hvordan sette opp e-postfiltre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook Email-filtrering er ditt beste verktøy for å holde innboksen din. ryddig og organisert. Slik konfigurerer du og bruker e-postfiltre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook. Les mer og andre e-posttjenester, og prosessen er fortsatt mer eller mindre den samme. Gmail har gjort det litt enklere nå. Ser du den store søkefeltet øverst? Klikk på den lille rullegardinpilen, og du finner denne boksen:

Fyll ut feltene med hvilke data du vil sortere innboksen din. Nederst, klikk “Opprett et filter med dette søket” å få en ny boks:

Fortell Gmail hvilken handling du vil ta den når den filtrerer en e-post basert på kriteriene dine, og slik vil du sortere gjennom innboksen din raskere enn noensinne. Tror ikke på det? Prøv noen av disse glimrende Gmail-filtrene. 4 Smart Gmail-filtre som hjelper deg med å håndtere for mye e-post. 4 Smart Gmail-filtre som hjelper deg med å for mye e-post Avbestilling og organisering av Gmail-innboksen din er en daglig oppgave. Det er en smartere måte å gjøre det på. Opprett fire grunnleggende typer filtre i Gmail for å sortere e-postene dine riktig automatisk. Les mer for å se forskjellen.

Mange av de nifty-filtre vi foreslo 5 Gmail-filtre for å hjelpe Prioritere og organisere innboksen 5 Gmail-filtre for å hjelpe Prioritere og organisere innboksen Hvilke filtre skal hver person ha i deres arsenal, slik at innboksen deres er så ordentlig som min? Jeg er her for å hjelpe deg med å komme i gang med å sette opp de fem første filtene dine, eller ... Les mer tidligere har blitt gjort overflødige av Gmails nye faner for sosiale, prioritert osv. Men det er mange andre måter som filtre kan løse din epost problemer.

Enkel måte å følge opp

Når du ikke får svar fra noen, overreager du ikke; bare følge opp Hvorfor følge opp på e-post er viktig (eller hvordan jeg overreagerte når noen ikke gjorde det) Hvorfor følge opp på e-post er viktig (eller hvordan jeg overreagerte når noen ikke gjorde det) Å følge opp på e-post er den riktige tingen å gjøre. Sikkerhetskopiering av dine krav er riktig å gjøre. Jeg trodde jeg skulle dele min erfaring med deg som noen som var på ... Les mer. Men i løpet av arbeidet har du så mange meldinger der du må følge opp med noen som du er bundet til å glemme. Det er tjenester for å automatisk følge opp uten å installere noe, men husk å bruke dem er litt vanskelig. Så opprett et enkelt filter for å løse dine problemer.

Du kjenner sikkert det gamle trikset med å opprette et Gmail-alias Dele og overvinne e-post med kraften i Gmail-aliaser Del og overvinne e-post med kraften i Gmail-aliaser Når det kommer til e-postorganisasjon, handler den umiddelbare reaksjonen ofte om mapper, tagger , filtre, prioritetsmerker og ting av den typen. Ikke at noen av dem er dårlige - faktisk, det meste av ... Les mer ved å legge til et plustegn i din e-postadresse. Yup, som fremdeles sender e-posten til deg. For eksempel, “[email protected]” vil sende e-post til “[email protected]”. Nå opprett et nytt filter med følgende:

Har ordene: [email protected] (Erstatt “Mihir” med din egen e-postadresse)

Å velge Hopp over innboksen (arkiver den)

Å velge Påfør etiketten: Følg opp (Opprett en ny etikett om nødvendig)

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Nå når du skriver en e-post til noen der du trenger svar fra dem, legger du til “følge opp” adresse (dvs. [email protected]) til BCC-feltet. Den blir automatisk sendt til Follow Up-etiketten, som du kan sjekke hver dag for å se hva som er ventet.

Lag et personlig utklippstavle eller notater

Med nesten ubegrenset lagring sender mange Gmail-brukere vedlegg, påminnelser, gjøremålslister eller notater til seg selv. Gmail-fanen er alltid åpen og enkel tilgang til hvor som helst, så det fungerer som et raskt utklippstavle.

Etter et punkt fører det til en rotete innboks. Ved å bruke det samme alias-tricket ovenfor, kan du holde innboksen ren og ryddig. Få enkle tilleggs aliaser for alle triksene dine, og gjenoppdag kraften til Gmail-etiketter. Gjenoppdag Gmail-etiketter og avslør endelig innboksen din. Gjenkjenne Gmail-etiketter og avslør endelig innboksen. Det er mange triks for å håndtere e-postoverbelastning, men det er en rett under nesen du kanskje ikke bruker: gode gamle Gmail-etiketter. Les mer for å holde dem organisert.

For eksempel, la oss si at jeg sendte meg noen bilder fra telefonen min, slik at jeg kan åpne dem på datamaskinen min. Jeg bruker i utgangspunktet Gmail som et utklippstavle. Så i stedet for å sende den til [email protected], sender jeg den til [email protected]. Og jeg lager dette filteret:

Til: [email protected]

Å velge: Påfør etiketten: Utklippstavlen (Opprett en ny etikett om nødvendig)

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Opprett lignende aliaser og etiketter for din gjøremålsliste, notater og andre ting du ofte sender til deg selv. Hver måned eller så, sjekk den etiketten, og du vil finne mange gamle ting du ikke trenger lenger, så du kan rense det lett.

Du vil kanskje også velge “Har vedlegg” kriteriene for å angi filer du har sendt til deg selv.

Giant søkeordliste for å stoppe automatiserte poster

Gmail er innebygd i spamfilter, og er briljant og hindrer mest uønskede meldinger før de når deg. Men noen få fortsatt gjennom, som de svindelene eller falske e-postene. 5 Eksempler som hjelper deg med å oppdage en svindel eller falsk e-post. 5 Eksempler som hjelper deg med å oppdage svindel eller falsk e-post Skiftet fra spam til phishing-angrep er merkbart og stiger . Hvis det er en enkelt mantra å huske på, er det dette - det første forsvaret mot phishing er bevissthet. Les mer . Deretter er det de uønskede e-postene fra tjenester du har registrert deg for, eller nyhetsbrevene du vil sjekke på et senere tidspunkt uten å tette innboksen din.

De gode menneskene på markedsføringsstrategier bloggen Kikolani lagde en gigantisk liste over søkeord for å få automatiserte e-poster. Slik lager du filteret:

Har ordene: “for å se denne e-posten som en nettside, gå her.”|”Har problemer med å lese denne e-posten”|”har du problemer med å lese denne e-posten”|”e-post vises ikke riktig”|”avslutte abonnementet | endre abonnentalternativer”|”Avslutt abonnementet på denne listen”|”avmeld straks”|”Vennligst avmeld deg”|”Oppdater preferanser for abonnement”|”e-postinnstillinger”|”Følg nettadressen nedenfor for å oppdatere dine preferanser eller avmelde”|”hvis du helst ikke vil motta fremtidig kommunikasjon fra”|”hvis du vil avslutte abonnementet”|”For å sikre at du fortsetter å motta e-postene, vennligst legg til oss i adresseboken eller i sikker liste”|”safeunsubscribe”|”Å avslutte abonnementet”|”avmeld deg fra disse e-postene”|”abonnement fra våre e-postmeldinger”|”avslutte abonnementet, klikk på”|”avmeld deg fra fremtiden”|”Du kan melde deg av her”|”å abonnere eller endre abonnentalternativer”|”Denne meldingen ble sendt til [email protected]” (erstatt med e-postadressen din) |”denne e-posten er sendt til deg av”|”å velge bort”|”velge ut med TrueRemove”|”ett-klikk-abonnement”|”ikke svar på denne e-posten”|”se denne e-posten i en nettleser”|”Vennligst ikke svar på denne meldingen”|”hvis du ikke lenger ønsker å motta våre e-postmeldinger”|”hvis du ikke ønsker å motta e-post fra”|”ikke lenger motta dette nyhetsbrevet”|”Ønsker ikke å motta nyhetsbrev”|”for å fjerne denne e-postadressen fra”|”fjernet fra denne postlisten”|”administrer e-postinnstillingene dine”|”rediger abonnementet ditt”|”du kan avslutte abonnementet”|”du kan abonnere på”|”drevet av YMLP”|”oppdater kontaktinformasjonen din”|”Oppdater kontaktinformasjonen din”|”endre abonnementsinnstillingene dine”|”administrer abonnementet ditt”|”administrer abonnementene dine”|”Oppdater epostadresse eller avmeld”|”Denne e-posten ble sendt av”|”Denne e-posten var ment for”|”du mottok denne e-posten fordi”|”du mottok denne e-posten fordi”|”du mottar denne meldingen”|”foretrekker ikke å motta invitasjoner fra”

Å velge: Hopp over innboksen (arkiver den)

Å velge: Påfør etiketten: Automatisert (Opprett en ny etikett om nødvendig)

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Du kan også velge å hoppe over etiketten og sende disse direkte til kampanjekategorien, hvis du bruker Gmail-fanene.

Automatisk videresending av regninger og finanser

“Elsk, betalte du strømregningen denne måneden?” Sjansene er at strømforetaket sender regningen til en person i huset, men noen andre trenger å vite om det for å håndtere husholdningenes økonomi. 7 Nyttige Excel-ark for å forbedre familiebudsjettet din øyeblikkelig 7 Nyttige Excel-ark til å forbedre familiebudsjettet ditt umiddelbart. Ikke alltid lett å sette opp et familiebudsjett, men disse syv maler vil gi deg strukturen du trenger for å komme i gang. Les mer, om det er romkameraten din, din betydelige andre, eller til og med din regnskapsfører. Ta et øyeblikk for å sette opp automatisk videresending for all din finansiell informasjon, fra regninger til kontoutskrifter.

Dessverre er det ingen magiske søkeord som vil få dette gjort, så du må legge til hver avsender individuelt. Det du trenger å vite her er “vilt kort” filter. Når du legger til en stjerne, gjelder den for hvilken som helst oppføring i det feltet. For eksempel vil *@americanexpress.com gjelde for hvilken epost hvor avsenderen har en “americanexpress.com” epostadresse.

Så opprett filteret tilsvarende. Finn e-posten for den siste regningen eller kontoutskriften, og klikk på søkefeltet:

Fra: *@bankemailaddress.com

Å velge: Har vedlegg

Å velge: Påfør etiketten: Regninger (Opprett ny om nødvendig)

Å velge: Videresend det: [email protected]

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Mottakeren må godta automatisk videresendte e-poster fra deg, så sørg for at du også fullfører denne verifikasjonsprosessen. De fleste regninger og kontoutskrifter gir deg et PDF-vedlegg av regningen, og derfor anbefaler jeg at du velger “Har vedlegg” alternativ. Hvis du får e-postregninger uten et vedlegg fra noen av dine leverandører, må du ikke velge dette alternativet for deres filter.

Spor kvitteringer og bestillinger

Alt du bestilte på nettet, bør gå inn i en mappe eller etikett, så det er lett å finne senere når du trenger det. Det er gode apper å skanne, administrere og spore kvitteringer 6 av de beste appene for å skanne, spore og administrere kvitteringer 6 av de beste appene for å skanne, spore og administrere kvitteringer Disse kvitteringsskannerappene hjelper deg med å skanne, lagre og Organiser hver kvittering for dine personlige eller forretningsbehov. Les mer, men når de allerede kommer digitalisert, er det enda bedre!

For det har Redditor shenannagans et utmerket filter. Slik lager du det:

Subect: “Bestillingskvittering”|”din bestilling”|”bestillingsbekreftelse”|”Din betaling”|”ditt etsy kjøp”|”Betaling av kontoen min behandlet”|”ditt kjøp”|”gavekjøpet ditt”|”thinkgeek rekkefølge”|”Din trådløse rekkefølge”|”Bestill fra Woot”|”din amazon rekkefølge”|”Returbekreftelse”|”din amazon rekkefølge”|”Din pakke”|”Bestillingen er oppdatert”|”UPS Mitt valg”|”UPS-skipsvarsling”|”Næringsordre”|”Din betaling”|”Ditt bidrag”|”bestillingen er sendt”|”Din nedlasting”|”Din Amazon.com-bestilling”|”Betaling planlagt”|”regningen er klar”|”ordrebekreftelse”|”takk for at du ble en baker”|”du har godkjent en betaling”|”endret ditt løfte”|”vellykket finansiert”|”du sendte en betaling”|”amazon.com rekkefølge”|”betaling mottatt”|”Innkjøpsbekreftelse”|”pant kvittering”|”Din TopatoCo-bestilling”|”Humble Bundle rekkefølge”|”din transaksjon”|”Pakke fra TopatoCo”|”Ditt beste tilbud har blitt sendt”|”Tilbakekallingsbudsjett”|”Du har mottatt en gavekopi”|”Din etsy-ordre”|”Takk for at du bidro til”|”Fraktbekreftelse”|”Kjøpsbevis”

Å velge: Hopp over innboksen (arkiver den)

Påfør etiketten: Ordrer (Opprett en ny etikett om nødvendig)

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Sorter Ikke-Urgent Emails

Her er en god tommelfingerregel som følger med for å administrere innboksen din: Hvis du har vært BCC-ed på en e-post, trenger den ikke din umiddelbare oppmerksomhet. Meldingen kan fortsatt være nyttig, men det er ingen grunn til at det skal ta opp verdifull oppmerksomhet øverst i innboksen din.

En BCC, selvfølgelig, er en blind karbonkopi. Det betyr at avsenderen gjemte e-postadressen din fra alle andre mottakere som fikk den e-posten, men ønsket å holde deg informert om meldingen. Sjansen er, dette er bare en “FYI” e-post. Så opprett et nytt filter:

Har ordene: BCC: [email protected]

Å velge: Hopp over innboksen (arkiver den)

Å velge: Påfør etiketten: BCC (Opprett en ny etikett om nødvendig)

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Sjekk disse e-postene på egen hånd uten å bekymre deg for mangler en viktig oppdatering.

Finn store vedlegg til å frigjøre plass

Er du tom for plass? Vi har vist deg noen måter å frigjøre lagring på Gmail. 3 måter å frigjøre lagringsplass i Gmail-kontoen. 3 måter å frigjøre lagringsplass i Gmail-kontoen din Google Mail tilbyr for tiden 7 679 MB ledig lagringsplass. For den gjennomsnittlige brukeren, er det nok plass til å vare en levetid. Men hva om du går tom for lagringsplass likevel? Hvordan kan du finne ... Les mer, som inkluderte den berømte Find Big Mail, men det er ikke noe behov for det nå.

Gmail lar deg opprette et filter for e-post med vedlegg som går over en viss størrelse:

Å velge: Har vedlegg

Størrelse: Større enn 10 MB

Å velge: Påfør etiketten: 10MB (Opprett en ny etikett om nødvendig)

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Gjør dette for noen filstørrelser (som 10 MB, 20 MB, 50 MB, 100 MB). Skann etikettene fra største til minste for å sikre at du ikke vil slette noe viktig. Og så bli kvitt de uønskede remainders i ett slag.

Opprett Vedlegg Ikoner

Du kan se den nålen ved siden av en e-post, og forteller deg at det er et vedlegg inne. Men det kan være nyttig å vite om det er en PDF, et Excel-ark eller en bildefil. Her kan du kombinere filtre og etiketter for raskt å finne e-postadresser med de riktige vedleggene. Slik finner du raskt meldinger med vedlegg i Gmail Slik finner du raskt meldinger med vedlegg i Gmail Gmail og vedlegg er knyttet til hverandre. Disse tipsene hjelper deg med å finne, administrere og slette de store vedleggene før de blir et problem. Les mer .

For eksempel, la oss se på å lage et filter for regneark:

Å velge: Har vedlegg

Har ordene: filnavn: xls eller filnavn: xlsx eller filnavn: odf

Påfør etiketten: XLS (Opprett en ny etikett om nødvendig)

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Når du er ferdig, gå til XLS-etiketten og endre fargen til grønn-som er fargen for Excel i Microsoft Office. Lag lignende filtre for DOC (blå etikett), PPT (oransje etikett), PDF (rød etikett), og så videre. E-postene dine vil bli tydelig merket med ikonlignende etiketter, og sparer deg for å åpne dem for å sjekke vedleggene.

Fange ting feil merket som spam

Noen ganger blir Gmail overjokkende og markerer meldinger som spam, selv når det fortjener oppmerksomheten. Og det kan føre til pinlige situasjoner der noen spør om du har den e-posten de sendte, og du må fortelle dem hvordan Gmail bestemte seg for at de var spam.

Det er en enkel måte å komme seg rundt denne ubehag ved å opprette dette filteret:

Søke: spam

Har ordene: Mihir ELLER MakeUseOf OR Patkar (Åpenbart, endre disse til eget navn og arbeidsinformasjon)

Påfør etiketten: Ikke spam

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Når du ser et ulest nummer ved siden av etiketten, sjekk den ut. Hvis du blir bedre til å unngå spam, får du fortsatt spam? 4 Email feil å unngå i dag fortsatt får spam? 4 Email feil å unngå i dag Å unngå spam er umulig. Men det er noen mindre kjente tips, triks og hemmeligheter som kan hjelpe deg med å bekjempe kampen mot mistenkelig e-post. Les mer, du får også bedre resultater fra denne etiketten.

Sikkerhetskopier alle vedlegg

Dette trikset av Lifehack er det smarteste du kan gjøre med filtre. Tanken er å komme over frykten for å slette et viktig vedlegg i ditt forsøk på å rydde opp innboksen din, ved å bare sikkerhetskopiere alle slike vedlegg.

Slik gjør du det filteret:

Først må du lage en ny Gmail-konto for deg selv, som ditt [email protected].

Å velge: Har vedlegg

Å velge: Videresend den til: [email protected]

Å velge: Påfør også filter til samsvarende samtaler

Så e-post med vedlegg sendes automatisk til denne andre kontoen for oppbevaring, hvis du ved et uhell sletter det fra din primære e-postkonto.

Fortell oss dine kreative filtre

Det er åpenbart at det finnes flere andre scenarier der du kan opprette Gmail-filtre for nyttige scenarier. Den nye innboksen av Gmail Google Innboksen gjennomgang: En pust av frisk luft Google Innboksen gjennomgang: En pust av frisk luft Gmail er et husstandsnavn i e-postavdelingen, men Google var ikke fornøyd med det. Møt Google Innboks, en ny måte å nærme e-post på. Les mer har også dra-og-slipp-filtre for enkelhets skyld.

Så fortell oss filtre du har opprettet som gjorde innboksen din lettere å bruke.

Utforsk mer om: E-posttips, Gmail, Produktivitet.