Google Apps Guide Gratis e-post og mer på nettstedet ditt

Tenk deg dette scenariet, hvis du vil.

Du kjører din egen virksomhet, og du har et nettsted. Du har en e-postadresse - [email protected]. Det er flott fordi det gir deg den profesjonelle kanten. Du får mange e-postmeldinger, og du trenger en måte å lese dem på og administrere dem.

Du kan bruke stasjonære klienter som Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird eller Apple Mail, men det er en smerte å sette dem opp på alle datamaskinene dine, og du vil kunne få e-post når du er borte fra dine egne enheter.

Du prøver å bruke webmailalternativet som følger med webverten din, men det er ærlig ubrukelig. Det er sakte, og det er forvirrende. Hvis det bare var en bedre måte!

Skriv inn Google Apps.

Plutselig logger du deg på din egen e-postadresse via et fantastisk brukergrensesnitt som lar deg lese og svare på e-postmeldinger og administrere dem enkelt på hvilken som helst datamaskin med en Internett-tilkobling.

Lyder det ikke bra? Vent, det er mer!

Du har ikke bare e-post lenger. Du har en kalender som automatisk sparer seg og kan nås hvor som helst. Du har en kontorserie som du kan bruke hvor som helst for å lage dokumenter, regneark og presentasjoner som automatisk lagrer seg selv og kan nås hvor som helst, også.

“Det høres bra ut,” Jeg hører deg si, “men det må være veldig dyrt!”

Ikke i det hele tatt. Det er gratis.

Interessert? Les videre.

innledning

Hva er Google Apps?

Google er stort sett et søke- og annonseringsfirma, men det gir også en rekke andre ekstremt nyttige tjenester. Du har kanskje allerede hørt om Google Mail (eller Gmail for kort), men det er bare en av mange “Google Apps” tilgjengelig gratis.

Disse webprogrammene kan enkelt brukes direkte fra Googles nettsted. Hvis du for eksempel starter en Google Mail-konto fra mail.google.com, får du en e-postadresse som slutter i "@ gmail.com" (eller googlemail.com, avhengig av hvor du bor.)

Dette er flott, men for noen a “gmail.com” er ikke profesjonelt nok.

Heldigvis er det også mulig å knytte en konto til ditt eget domenenavn (adressen du skriver inn i nettleserens nettadresse for å besøke et nettsted som www.makeuseof.com eller www.lachlanroy.com), slik at du kan bruk det fantastiske Gmail-grensesnittet, så vel som de andre appene fra ditt eget nettsted. For eksempel sender e-postskjemaet på nettstedet mitt e-post til [email protected], men den e-postadressen administreres av Gmail.

Bundtet av apper som kan knyttes til nettstedet ditt kalles Google Apps, og er helt gratis for opptil 10 brukere. Hvor fantastisk er det?

Her er en rask oversikt over hovedapplikasjonene du får tilgang til:

Post

Google Mail er nesten helt sikkert den viktigste grunnen til at du registrerer deg for Google Apps på nettstedet ditt.

Google Mail er en nettbasert e-postklient, det vil si at det ikke krever at et program som Apple Mail, Microsoft Outlook eller Mozilla Thunderbird skal brukes (selv om det ikke er vanskelig å sette opp det på den måten hvis du vil!), Og du kan logge inn og få tilgang til e-posten din fra hvor som helst i verden, fra stort sett alle enheter med en nettleser og en Internett-tilkobling. I dette henseende er det det samme som Microsofts Hotmail (nå Live Mail) eller Yahoo Mail.

Gmail er imidlertid generelt akseptert for å være den beste nettbaserte e-postklienten tilgjengelig; e-postsøk er uten sidestykke, og brukergrensesnittet er renere, raskere og mer intuitivt enn sine konkurrenter.

Hver gratis Google Mail-konto tildeler 7 gigabyte lagringsplass, noe som er langt mer enn du noensinne vil trenge. Hvis du er en tung nok e-postbruker til å kreve mer enn det, er du mer sannsynlig at du vil bli registrert i Google Apps for Business-pakken som gir 25 GB lagringsplass.

Dokumenter

Google Docs (eller Gdocs) er en web-basert kontorserie som har en anstendig gå for å erstatte Microsoft Office og andre installerte kontorsuiter, slik at du kan opprette, redigere og laste opp tekstbehandlingsdokumenter, regneark og presentasjoner.

Selv om det ikke har så mye fleksibilitet eller kraft som sine motordeler i form av diagrammer, skrifter og annen formatering, har Google Dokumenter noen unike funksjoner som gjør det verdt å bruke. Du får samarbeid i sanntid (slik at flere brukere kan jobbe på ett enkelt dokument samtidig), øyeblikkelig lagring av endringer (med tilgang til revisjoner) og, for eksempel Gmail, muligheten til å logge inn og jobbe på et hvilket som helst dokument fra hvor som helst i verden som har en Internett-tilkobling.

Kalender

Google Kalender (eller Gcal) er et flott nettbasert kalenderprogram, som lar deg administrere flere kalendere samtidig, samt dele hendelser (og hele kalendere) med andre. Alt dette vil automatisk synkronisere, overalt.

Videre er den basert på CalDAV-protokollen, som i utgangspunktet betyr at den kan synkronisere med et kalenderprogram som støtter protokollen. Dette inkluderer Apples iCal, Microsofts Outlook, Mozilla Thunderbird og kalenderprogrammene som finnes på de fleste smarttelefoner.

Andre mindre applikasjoner

nettsteder

Bare fordi du ikke vet hvordan du lager nettsteder, betyr det ikke at du ikke kan ha en. Så lenge du har et domenenavn (mer om det senere), kan du bruke Google Nettsteder for å få deg i gang.

Google Nettsteder er veldig enkelt å bruke - bare velg en mal, opprett de forskjellige sidene for nettstedet ditt, sett inn noe innhold og voila, du har fått deg et nettsted!

Det må imidlertid nevnes at mens Google Sites er flott å skape og administrere grunnleggende nettsteder, er det definitivt en svært stor vekt på grunnleggende. Du kan bare bruke maler som Google tilbyr, og du kan ikke enkelt endre strukturen på nettstedet.

Likevel er det flott å kaste opp en mini nettside med noe grunnleggende innhold, og det er gratis!

Chat

Google Chat (Gtalk) er et godt alternativ til direktemeldinger (IM) -klienter som Windows Live Messenger og Yahoo Messenger. Gtalk er nettleserbasert og er vanligvis tilgjengelig via Gmail-grensesnittet. Imidlertid er det en Gtalk-innfødt klient (et program som kjører på datamaskinen din i stedet for gjennom nettleseren din) for Windows, og Gtalk støttes av mange IM-klienter med flere protokoller som Adium, Pidgin og Trillian.

Picasa Nettalbum

Som du sikkert kan gjette, er Picasa Web Albums nettkomponenten i Googles Picasa, et fotoadministrasjonsprogram for å konkurrere med iPhoto, Flickr og lignende.

Hvis du bruker Picasa, må du bare logge deg på Google Apps-kontoen din i Picasa, alt du trenger for å bruke Picasa på domenet ditt. Deretter kan du velge bilder eller album for å laste opp til Webalbum, og du er ferdig. Det er så enkelt.

Selv om du ikke bruker Picasa, er prosessen fortsatt relativt enkel, hvis den er litt clunkier og langsommere enn å bruke en dedikert applikasjon.

Picasa Web Albums er flott for bildevirksomhet, samt for utstillingsbilder av bilder, noe som gjør den perfekt til fotografering (og andre) porteføljer.

Kontakt

Google Kontakter er en nykommer til pakken. Selv om det pleide å være en del av Gmail, har det nå blitt en frittstående nettapp som forblir knyttet til Gmail.

Google Kontakter er ditt standard adresseprogram, om enn en som du kan få tilgang til fra hvor som helst i verden, og som automatisk synkroniserer med alle enheter du får tilgang til fra.

Hvorfor vil jeg ha Google Apps?

Google Apps er verdt å få hvis det ikke er noe annet enn Gmail. Det er en av de enkleste og beste måtene å få en e-postadresse for nettstedets domenenavn, noe som gir deg en profesjonell fordel over de som bruker en e-postadresse som slutter i hotmail.com eller yahoo.com.

Hva er fangsten?

Google Apps er gratis, men det har noen begrensninger. Først opp, vil dette ikke være for deg hvis du har mange brukere - den gratis versjonen tillater bare opptil 10.

For det andre, hvis du for øyeblikket bruker en Blackberry eller Microsoft Exchange, er den gratis versjonen av Google Apps ikke veldig kompatibel.

Til slutt må du ha tilgang til administratorinnstillinger for nettstedet ditt. Uten disse kan du ikke registrere deg riktig, og du vil ikke kunne bruke Google Apps.

Disse vil sannsynligvis bare være begrensninger hvis du er en stor bedrift, i så fall er det en betalt versjon (Google for Business), som fjerner disse begrensningene. På $ 50 per bruker per år, er det priset svært konkurransedyktig, så se på det.

Hva du trenger

Domenenavn

Du har sett uttrykket “domenenavn” nevnt noen ganger, men hva er et domenenavn?

Enkelt sagt, et domenenavn er nettadressen til et nettsted som er mye lettere å huske enn IP-adressen som det peker på (for eksempel er www.makeuseof.com mye lettere å huske enn 207.97.202.133!) Et domenenavn Endelig ender alltid på et toppnivå domene som. com, .org eller .info.

Du kan også komme over begrepet underdomene. Dette betyr bare at det er et annet nivå i adressen. Hvis vi bruker http://gapps.lachlanroy.com, “.com” er toppdomenet, “lachlanroy” er en underdomene av .com og “gapps” er en underdomene av lachlanroy.com. Ganske enkelt, nei?

Hvis du allerede har et nettsted, er det sjansen for at du allerede har et domenenavn du har kjøpt fra en forhandler som GoDaddy. Hvis du ikke har et domenenavn ennå, får du sjansen til å kjøpe en fra eNom via Google.

Tilgang til:

CNAME-poster

En CNAME-post er en ressursoppføring som i utgangspunktet lar deg bruke aliaser, noe som er nyttig når du kjører flere tjenester på samme domenenavn. CNAME-poster administreres av Domenenavnssystemet (DNS), som igjen administreres av domeneregistratoren. Imidlertid kan webverten din administrere den i stedet.

I vårt tilfelle lager vi en CNAME-plate som lar deg tildele “snarveier” til de forskjellige Google Apps, for eksempel “http://mail.your-domain.com” (i stedet for å måtte gå til “http://mail.google.com/a/your-domain.com”, som er standard.)

MX-poster

En MX-post er en annen type ressursrekord i DNS, som spesifiserer en e-postserver der e-post til domenet skal leveres. I vårt tilfelle vil vi legge til en MX-plate som sender alle e-postmeldinger til domenet ditt til Gmail.

Registrering for Google Apps

Så, jeg har vunnet deg og du vil registrere deg for Google Apps. Flott! La oss komme i gang, skal vi?

Det første du vil gjøre er å gå til http://apps.google.com. Du får se tre forskjellige alternativer: Google Apps, Google Apps for Business og Google Apps for Education.

For de aller fleste tilfeller vil den første være mer enn tilstrekkelig, så det er det vi velger. Tross alt: det er gratis.

Den neste siden gir deg bare en oversikt over hva den gratis versjonen av Google Apps har å tilby (samt fordelene med å gå til Business-versjonen). Vi vet allerede hva vi vil, så vi klikker bare på “Kom i gang”.

Deretter blir du bedt om å legge inn domenenavnet på nettstedet ditt. Hvis du ikke allerede har et domenenavn, ikke bekymre deg! Du kan kjøpe en rett fra Google for $ 10 / år. Dette kan koste litt mer enn hvis du kjøper det fra en annen forhandler som GoDaddy, men hvis du får et domenenavn fra Google, blir det satt opp klar til bruk, noe som betyr at du ikke trenger å endre noen innstillinger senere.

Når du har gjort det, må du legge inn litt informasjon om deg selv for domenet (eller underdomenet) du registrerer. Når du har angitt all nødvendig informasjon, klikk “Fortsette” å gå til det siste trinnet.

Som du kan se, er organisasjonsinformasjonen valgfri, men det er hyggelig å vite at du kan bruke den gratis versjonen av Google Apps for ikke-personlig bruk så lenge du ikke trenger de ekstra funksjonene som tilbys av Google Apps for Business..

Det siste registreringssteget innebærer bare å opprette en administrators konto. Hvis du skal være den eneste brukeren, så er dette stedet du vil legge inn kontoinformasjonen du vil bruke til å logge deg på Google Apps.

Når du har angitt disse detaljene, handler det bare om å klikke på knappen nederst på siden, som bekrefter at du godtar vilkårene og at du vil fortsette med oppsettet.

Setter opp Google Apps

Nå som du har konfigurert Google Apps-kontoen din, kan du logge inn med en gang. Adressen du må besøke, er http://google.com/a/yourdomainname. For dette eksempelet var min http://www.google.com/a/gapps.lachlanroy.com.

Der blir du møtt av et ganske blått og standard påloggingsskjermbilde:

Når du har logget på med brukernavnet og passordet du valgte da du registrerte deg, ser du dashbordet, hvor du vil administrere alle de forskjellige programmene:

Den enkleste måten å få ting opprettet på, er å bruke oppsettguiden. Du finner en knapp øverst på skjermen som ser slik ut:

Hvis du klikker på den knappen, kommer du til installasjonsveiviseren for Google Apps, som går deg gjennom hvert trinn du må ta for å få alt i gang. Bare følg instruksjonene, og du får det bra!

Etter å ha klikket neste vil du etter hvert bli bedt om dette:

Dette er bare et tilfelle av å velge domeneregistrator og følge instruksjonene. Du må gjøre dette trinnet - du vil ikke kunne bruke noen av programmene før du gjør det. Hvis du bestilte domenet fra Google, bør du ikke gjøre noe av dette - Google sørger for at alle back-end-funksjonene fungerer!

Hvis du kjenner din vei rundt nettstedet ditt, er det allerede noen alternative metoder for å ta en titt på - det kan være noe enklere for deg.

Når du har fulgt instruksjonene, blir du tatt tilbake til veiviseren for neste del - Brukere og grupper:

En bruker er noen som kan logge inn og få tilgang til applikasjonene. Hvis du vil ha mer enn bare deg selv, bruker du det, så må du legge til en konto for hver ekstra person. Husk at den gratis versjonen av Google Apps støtter opptil 10 brukere!

Google har en flott gjennomgang som forklarer hvordan du legger til nye brukere - bare klikk på “Vis meg” med den grønne pilen ved siden av den, og du vil bli satt. Hvis du ikke vil legge til noen ekstra brukere, kan du ignorere dette, fordi du heller ikke vil ha mye bruk for grupper.

Etter at du har konfigurert brukerne, vil du kanskje ha en måte å organisere dem på. Hvis du har mange brukere å ta vare på, kan gruppefunksjonen gjøre livet enklere.

Igjen er det bare et tilfelle å følge trinnvise instruksjonene. På neste skjerm vil du mest sannsynlig velge å opprette Administrator-baserte grupper (standard).

Når du klikker på “grupper” fanebladet i dashbordets navigasjonsfelt vil du bli møtt med skjermen ovenfor. Bare klikk “Opprett en ny gruppe”.

Skriv inn informasjonen din og merk av i boksen ved siden av “Legg til alle brukere i denne gruppen”. Det er det! Du blir tatt tilbake til gruppens administrasjonsside der du vil se noe som ser litt ut som dette:

Når du er fornøyd med gruppene du har satt opp, kan du klikke på “Setup” fanen i navigeringslinjen for å ta deg tilbake til veiviseren.

Så vi har aktivert domenet, lagt til ekstra brukere og administrert dem med grupper. Nå må du velge hvilke apper du vil bruke.

Det er ingen reell grunn til ikke å aktivere alle de gratis applikasjonene, men hvis det er noe du ikke vil bruke, er det bare et tilfelle av å fjerne den her. Når du er ferdig, klikk på neste.

Det neste trinnet er å få Gmail til å fungere. Dette innebærer å legge til detaljer i MX-postene som administreres av domeneregistratoren din (stedet du fikk domenenavnet ditt fra).

Hvis du har brukt e-post fra domenenavnet ditt, vil du sannsynligvis ønske å overføre de gamle e-postene til den nye kontoen. Hvis dette er tilfelle, vil du klikke på “Se alle e-postalternativer”; ellers bare gå med ekspresoppsettet og klikk “neste”.

Trinnene du må ta, avhenger av hvem som administrerer domenenavnet ditt. Heldigvis har Google instruksjoner for de fleste registrarer som er klare og enkle å følge.

Den neste tingen å gjøre er å konfigurere egendefinerte nettadresser for å gjøre det lettere å få tilgang til de forskjellige programmene. For å gjøre dette, klikk på “Tjenesteinnstillinger” i kontrollpanelets navigasjonsbrett, klikk deretter på “e-post”.

Deretter ser du en side som ser slik ut:

Du vil ønske å klikke på “Endre nettadresse”. Dette tar deg til dette skjemaet:

Som du kan se, vil dette tillate deg å legge inn en egendefinert nettadresse for Gmail-siden som “http://mail.your-domain.com”. Det er imidlertid også en link som sier “Endre nettadresser for alle domenetjenester”. Dette lar deg lage egendefinerte nettadresser for alt på en gang.

Hvis du klikker denne lenken, ser du denne siden:

Du vil velge og angi egendefinerte nettadresser for hver av domenene, og klikk deretter “Fortsett>”.

På dette punktet vil du se instruksjoner for å endre CNAME-poster:

Bare følg instruksjonene og klikk deretter på “Jeg har fullført disse trinnene”. Hvis du har problemer, har Google instruksjoner for de fleste domeneregistratorer, akkurat som for å endre MX-poster.

Endringene du gjør i CNAME- og MX-postene, kan ta opptil 24 timer for å tre i kraft. I mellomtiden kan du bruke standardadressene for hver app - “http://app_name.google.com/a/your-domain.com”. Hvis jeg for eksempel vil ha tilgang til Gmail, vil jeg bruke “http://mail.google.com/a/gapps.lachlanroy.com”.

Endelig er det sjansen for at noen ved et uhell kan mispell e-postadressen din eller på annen måte angi en adresse som ikke eksisterer. Under normale omstendigheter vil du aldri få den e-posten, men med Gmail kan du sette den opp for å automatisk sende disse e-postene til en bestemt e-postadresse.

For å gjøre dette vil du gå tilbake til e-postinnstillingene dine. Du vil da se etter “Fang-all adresse” alternativ, og velg å sende e-posten til e-postadressen din.

Det er ganske mye det! Det er noen få andre trinn i installasjonsveiviseren, men de er stort sett valgfrie tillegg som du sannsynligvis ikke vil ha bruk for (selv om ikke la det hindre deg i å se!). Alt som er igjen, er å begynne å bruke appene.

Bruke Google Apps

Post

Er du kjent med Gmail? Du vet allerede hvordan du bruker dette, da. Hvis ikke, tilbyr vi en fantastisk guide til bruk av Gmail Begynnerveiledningen til Gmail Begynnerveiledningen til Gmail Du har kanskje allerede en Gmail-konto. Eller tenker du på å registrere deg for en. Denne veiledningen har alt du trenger for å få mest mulig ut av den skinnende nye Gmail-kontoen. Les mer, som du finner over på vår Facebook-side. Du kan også finne mange andre gode tips på vårt hovedsted.

Dokumenter

Når du logger deg inn på Google Dokumenter, ser du denne siden:

Bare klikk på “Lag ny… ” og velg deretter Dokument, Regneark eller Presentasjon for å komme i gang.

Alle dokumentene dine vil dukke opp i en liste i sentrum når du lager dem. Du kan begrense disse på noen forskjellige måter - du kan stjerne dokumenter på samme måte som du stjerne e-postmeldinger i Gmail for å få tilgang til senere raskt. Du kan også bruke filterinnstillingene eller søke etter et bestemt dokument øverst på siden.

Du kan importere eksisterende dokumenter til Google Dokumenter - mest populære formater støttes og blir konvertert for bruk.

Når du oppretter et nytt dokument, ser du et grensesnitt som dette:

Som du kan se, er grensesnittet svært lik Microsoft Office og andre kontorsuiter, ned til menyene, for eksempel Fil og Rediger.

Hvis du trenger mer hjelp ved hjelp av Google Dokumenter (nå Google Disk), kan du lese dokumentasjonen.

Andre nyttige lenker:

• Slik åpner du webdokumenter direkte i Google Dokumenter Slik åpner du webdokumenter direkte i Google Dokumenter Slik åpner du webdokumenter direkte i Google Dokumenter Les mer
• Slik bruker du Google Dokumenter som et smidig spørreundersøkelsesverktøy Slik bruker du Google Dokumenter som et smidigt undersøkelsesverktøy Slik bruker du Google Dokumenter som et smalt undersøkelsesverktøy Les mer
• Slik jobber du harmonisk med Google Dokumenter fra Microsoft Outlook Slik jobber du harmonisk med Google Dokumenter fra Microsoft Outlook Slik arbeider du harmonisk med Google Dokumenter fra Microsoft Outlook Les mer
• Google Docs-tegneverktøyet gjør samarbeidstekningen enklere Google Docs-tegneverktøyet gjør samarbeidsteknologi lettere Google Docs-tegneverktøyet gjør samarbeidsteknologi lettere Les mer

Kalender

Dette ser du når du logger deg på Google Kalender:

Du kan enkelt navigere og endre visninger ved å klikke på de merkede knappene.

Det er mulig å opprette og vise flere kalendere. Bare klikk på “Legg til” under “Mine kalendere”, skriv inn dine detaljer og klikk “Opprett kalender”.

Det er også mulig å legge til kalendere som tilhører andre personer ved å klikke på “Legg til” under “Andre kalendere”. Her har du muligheten til å bla gjennom interessante offentlige kalendere, legge til kalendere til andre brukere for nettstedet ditt, eller skriv inn en nettadresse.

Du kan også dele kalenderen ved å klikke på trekanten ved siden av kalenderen under “Mine kalendere” og klikk “Del denne kalenderen”. Du blir bedt om å angi ønsket e-postadresse. Dette sender en invitasjon til den adressen via e-post, slik at de kan vise kalenderen eller legge til den i deres “andre kalendere” liste hvis de bruker Gcal.

Å lage en ny begivenhet er enkelt: bare klikk på “Lag arrangement”. Dette er hva du vil se:

Når du lagrer denne hendelsen, vises det øyeblikkelig i kalenderen din, så vel som kalenderen til noen andre som du har delt kalenderen din med.

Andre nyttige lenker:

• Glem aldri Facebook-vennens bursdag med fbCal Glem aldri Facebook vennens bursdag med fbCal Glem aldri Facebook vennens bursdag med fbCal Les mer
• Hvordan og hvorfor å synkronisere Mac OS X iCal med Google Kalender Slik synkroniserer du iCal med Google Kalender på Mac Slik synkroniserer du iCal med Google Kalender på Mac Les mer
• 10 fantastiske Google Kalender-funksjoner du bør prøve ut 10 fantastiske Google Kalender-funksjoner som du bør prøve ut 10 fantastiske Google Kalender-funksjoner som du bør prøve ut Les mer
• Slik konfigurerer du Mozilla Sunbird som en stasjonær klient for Google Kalender Slik konfigurerer du Mozilla Sunbird som en stasjonær klient for Google Kalender Slik konfigurerer du Mozilla Sunbird som en stasjonær klient for Google Kalender Les mer
• 5 nyttige Greasemonkey-skript for å forbedre Google Kalender 5 Nyttige Greasemonkey-skript for å forbedre Google Kalender 5 Nyttige Greasemonkey-skript for å forbedre Google Kalender Les mer

Les mer om: Google Apps, MakeUseOf Guides.